# Règlement organique du Conseil notarial, du 13 janvier 1999

## Art. 2 — En cas d'empêchement durable d'un membre du Conseil, {#art_2}

celui-ci invite le Conseil d'Etat à désigner un membre suppléant.

Convocation

## Art. 3 {#art_3}

Le Conseil est convoqué par le président ou par le
vice-président, soit à des séances ordinaires dont les dates ont été
déterminées à l'avance, soit, selon les circonstances, à des séances
extraordinaires.

Séances

## Art. 4 {#art_4}

1Le Conseil siège en principe au complet.

2Il ne peut siéger si
plus d'un membre fait défaut.

3Le cas échéant, une
seconde séance est convoquée par devoir sous 10 jours de préavis, ce délai
pouvant être écourté en cas d'urgence.

Décisions:

a) en
séance

## Art. 5 {#art_5}

Le Conseil prend ses décisions à la majorité absolue de ses membres.

b) par
voie de circulation

## Art. 6 {#art_6}

Le Conseil peut prendre une décision par voie de circulation pour autant
qu'aucun membre ne s'y oppose et qu'elle réunisse l'unanimité des voix.

Compétences

## Art. 7 {#art_7}

1Le président expédie les affaires
courantes avec le secrétaire. Celui-ci informe les membres du Conseil au plus
tard lors de sa prochaine séance.

2Toutes questions de
principe et toutes questions dont la solution pourrait apparaître comme
constituant un précédent sont de la compétence du Conseil.

Délégations

## Art. 8 {#art_8}

1Le Conseil délègue régulièrement
ou occasionnellement certaines de ses tâches, pour étude et rapport ou pour
exécution, à un ou plusieurs de ses membres.

2Le ou les délégués
renseignent le Conseil en séance sur l'exécution de leur mandat.

Procès-verbaux

## Art. 9 {#art_9}

1Le secrétaire tient un
procès-verbal succinct des séances du Conseil.

2Un membre du Conseil
peut demander que son opinion soit verbalisée.

3Les décisions prises par
voie de circulation sont relatées dans le procès-verbal de la séance suivante.

4Les procès-verbaux,
visés par le président, sont communiqués au département.

Rapport
annuel

## Art. 10 {#art_10}

Au début de chaque année, le Conseil établit son rapport annuel et le
transmet au département.

Information

## Art. 11 — Le Conseil informe régulièrement les notaires pratiquants sur {#art_11}

l'application des dispositions légales sur le notariat.

Adresse

## Art. 12 {#art_12}

Le Conseil a son adresse chez son président.

Courrier

## Art. 13 {#art_13}

1Le Conseil établit son
courrier sur papier officiel à son entête et aux armes de la République.

2Il bénéficie de
l'affranchissement postal à forfait.

Archives

## Art. 14 {#art_14}

1Le Conseil conserve ses
dossiers durant quatre ans.

2Passé ce délai, ils sont
mis en archives et déposés annuellement auprès du département.

CHAPITRE 2

Inspection des activités
notariales (art. 21 LN)

Organisation

## Art. 15 — L'inspection des activités notariales est effectuée dans chaque {#art_15}

étude, par deux notaires en exercice au moins; ceux-ci sont désignés par le
Conseil.

But et
objet

## Art. 16 {#art_16}

1Le but de l'inspection
est défini par l'article 21 al. 2 LN.

2L'inspection des études
vise également à harmoniser la pratique des notaires et à les conseiller sur
des questions méthodologiques.

3Le Conseil arrête
périodiquement une liste de points à vérifier ou de sujets particuliers à
traiter lors des inspections.

Rapport

## Art. 17 {#art_17}

Les inspecteurs font rapport au Conseil.

Décision
du Conseil

## Art. 18 {#art_18}

1Le Conseil constate le
résultat de l'inspection.

2S'il ne considère pas
pouvoir classer le rapport sans suite, il prend toutes mesures utiles, et
spécialement celles qu'il estime de nature à sauvegarder l'intérêt du public.

Mesures

## Art. 19 {#art_19}

Le Conseil peut, notamment, ordonner une inspection complémentaire ou
formuler des propositions au département.

Dénonciation

## Art. 20 {#art_20}

En cas de manquements ou d'infractions aux dispositions légales et
réglementaires régissant les activités notariales, le Conseil peut, sur la base
du rapport d'inspection, dénoncer le notaire fautif à la commission de
surveillance. Dans les cas graves, il est tenu de le faire.

Information

## Art. 21 {#art_21}

1Dans tous les cas, le
Conseil informe le notaire inspecté du résultat de l'inspection et des
mesures qu'il prend.

2Il peut lui transmettre
le rapport d'inspection, avec ou sans recommandations.

Frais

## Art. 21a — [3] 1Les frais découlant de l'inspection {#art_21a}

des activités notariales sont à la charge du notaire.

2Ces frais s'élèvent forfaitairement à 200 francs
par inspection.

3Ils sont exclusivement affectés aux dépenses
engagées par le Conseil.

CHAPITRE 3

Contrôle
financier (art. 22 LN)

Organisation

## Art. 22 {#art_22}

1Le contrôle financier
des activités professionnelles des notaires et des fonds qui leur sont confiés
est effectué, dans chaque étude, par l'organe indépendant qu'elle aura choisi
selon l'article 3 RELN (ci-après: le contrôleur).

2Chaque étude doit être
contrôlée une fois tous les quatre ans au moins.

Rôle des
contrôles

## Art. 23 {#art_23}

1Le Conseil tient le rôle
des contrôles.

2Il établit au début de
chaque année la liste des études qui seront contrôlées. Il peut, par la suite,
y apporter des adjonctions.

3Il invite les contrôleurs
des études figurant sur la liste à intervenir au cours de l'année.

Directives

## Art. 24 {#art_24}

Le Conseil émet des directives sur le contrôle financier et les
communique tant aux notaires qu'aux contrôleurs.

But

## Art. 25 {#art_25}

1Le but du contrôle est
de déterminer:

– si le notaire est solvable ou pas,

– s'il est en mesure de restituer promptement tous fonds
et dépôts qui lui ont été confiés, de quelque nature qu'ils soient.

2La solvabilité du
notaire est appréciée globalement, en tenant compte de sa situation privée.

Comptabilité
et inventaire

## Art. 26 {#art_26}

1Afin de satisfaire au
but du contrôle, le notaire tient les livres exigés par la nature et l'étendue
de toutes les activités exercées en son étude. Ces livres sont tenus avec
exactitude et doivent révéler la situation financière de l'étude et l'état des
dettes et des créances se rattachant à l'ensemble de ses activités.

2Le notaire dresse,
mensuellement, la balance de ses comptes.

3Tous biens, documents,
titres et valeurs quelconques confiés au notaire et qui ne peuvent, par nature,
entrer dans sa comptabilité, font l'objet d'un inventaire constamment tenu à
jour.

Le
contrôle ordinaire

## Art. 27 {#art_27}

Le contrôle est, dans la règle, annoncé au notaire par le contrôleur
un mois à l'avance.

Le contrôle
sans préavis

## Art. 28 {#art_28}

Si le Conseil a des raisons de penser qu'un notaire n'est pas en
mesure de tenir ses engagements, il peut ordonner, d'urgence s'il y a lieu, un
contrôle sans préavis.

Exécution
du contrôle

## Art. 29 {#art_29}

1Dans les limites de son
mandat, le contrôleur bénéficie des pouvoirs d'investigation les plus étendus.

2Il applique les
directives émises par le Conseil.

3Il est tenu au secret
professionnel.

Objet du
contrôle

## Art. 30 {#art_30}

1Le contrôleur apprécie
l'organisation comptable de l'étude, vérifie la dernière balance des comptes et
contrôle, par sondages, les mouvements financiers et leur comptabilisation,
ainsi que la tenue à jour des comptes individuels.

2Il s'assure de la
concordance entre la comptabilité et la situation de fait, compte tenu des
chevauchements, des comptes de caisse, de chèques postaux, de banques, ainsi
que des soldes bancaires en relation avec des actifs gérés pour le compte
d'autrui et des dettes envers les clients.

3Il exige toutes pièces
justificatives, ainsi qu'une attestation signée du notaire certifiant
l'intégralité et la sincérité de tous actifs, fonds déposés, engagements et
dépôts quelconques.

Limite
du contrôle

## Art. 31 {#art_31}

En règle générale, le contrôleur met fin à ses investigations dès
l'instant où il est en mesure de conclure à la solvabilité ou à l'insolvabilité
du notaire et à sa capacité de restituer promptement les fonds et dépôts qui
lui ont été confiés.

Rapport

## Art. 32 {#art_32}

1Le contrôleur transmet
immédiatement son rapport au notaire contrôlé et au Conseil.

2Si le rapport conclut
que le notaire est insolvable, ou que sa solvabilité est douteuse, ou qu'il
n'est pas en mesure de restituer promptement les dépôts qui lui ont été
confiés, ou encore qu'il a placé les fonds de ses clients dans une affaire
qu'il domine juridiquement ou économiquement, le Conseil, après avoir entendu
l'intéressé, prend sans tarder toutes mesures adéquates.

Conservation

## Art. 33 {#art_33}

Le rapport de contrôle est conservé durant 10 ans auprès du Conseil.

Frais

## Art. 34 {#art_34}

Les frais découlant du contrôle financier sont à la charge du notaire
contrôlé.

CHAPITRE 4

Dispositions
finales

Entrée
en vigueur

## Art. 35 {#art_35}

Le présent règlement organique entre en vigueur dès son approbation
par le Conseil d'Etat.

Règlement approuvé par arrêté du Conseil d'Etat, du 10 février
1999[4],
entré en vigueur le même jour.

Dans sa teneur du 14 décembre 2011, les modifications
ont été approuvées par arrêté du Conseil d'Etat, du 14 décembre 2011[5].

(*) FO 1999 No 13

[1] RSN 166.101

[2] La
désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A
fixant les attributions et l'organisation des départements et de la
chancellerie d'état, du 26
juillet 2013 (FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les
attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'état, du 27 mai 2025 (FO 2025 N° 23),
avec effet immédiat.

[3] Introduit
par A du 14 décembre 2011 (FO 2011 N° 50), approuvé par A du Conseil d'Etat du
14 décembre 2011 (FO 2011 N° 50)

[4] FO
1999 N° 13

[5] FO
2011 N° 50