# Loi sur l'archivage (LArch), du 22 février 2011

## Art. 2 — L’archivage des documents, organisé dans l’intérêt public, {#art_2}

contribue à assurer:

1.
la gestion et la traçabilité des activités des
autorités cantonales et communales mentionnées à l’article 4;

2.
la justification des droits des personnes
physiques ou morales;

3.
la sauvegarde et l’étude du patrimoine
historique, économique, social et culturel du canton de Neuchâtel;

4.
l'accès du public aux
archives.

Définitions

## Art. 3 — 1Par documents on entend toutes les informations {#art_3}

enregistrées sur quelque support que ce soit, y compris sur support
électronique, ainsi que tous les outils de travail et toutes les données
complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de
ces informations.

2Par
archives on entend les documents qui, de par leur valeur archivistique, sont
conservés définitivement.

3La valeur
archivistique des documents est définie en fonction des buts énoncés à
l’article 2.

Champ d’application

## Art. 4 {#art_4}

1La présente loi s’applique:

1.
aux autorités cantonales, à savoir:

a) le Grand Conseil, son bureau et les commissions qui en dépendent;

b) le Conseil d'Etat, l'administration cantonale et les commissions qui en dépendent;

c) le pouvoir judiciaire;

d) les établissements et corporations de droit public cantonaux, leurs
administrations ainsi que les commissions qui en dépendent;

e) les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit
public sur délégation d'une autorité cantonale;

f) les groupements d’autorités.

2.
aux autorités communales, à savoir:

a) les Conseils généraux et communaux, leurs administrations et les
commissions qui en dépendent;

b) les établissements et corporations de droit public communaux, leurs
administrations ainsi que les commissions qui en dépendent;

c) les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de
droit public sur délégation d'une autorité communale;

d) les groupements d’autorités.

2La
présente loi s’applique à l’archivage des documents des autorités énoncées à
l’alinéa 1 qui ont été dissoutes.

3La
présente loi s’applique à l’archivage des documents des institutions aux droits
desquelles les autorités énoncées à l’alinéa 1 ont succédé.

4Sont
réservées les dispositions spéciales du droit fédéral et du droit cantonal en
matière d’archivage et de consultation de documents archivés.

CHAPITRE 2

Autorités d’exécution

Conseil d’Etat

## Art. 5 — 1Le Conseil d'Etat arrête les dispositions d'exécution {#art_5}

de la présente loi.

Département et
office des archives

2Il
désigne le département chargé de son application, lequel dispose à cet effet de
l’office des archives de l’Etat (ci-après: l’office).

CHAPITRE 3

Gestion et évaluation des documents

Gestion et évaluation des documents

## Art. 6 — 1Les autorités cantonales et communales sont responsables {#art_6}

de gérer et de conserver d’une manière ordonnée leurs documents jusqu’à
l’expiration de leur délai d’utilité administrative et légale.

2L’office
détermine la valeur archivistique des documents en concertation avec les
autorités cantonales et communales.

3Les
autorités cantonales et communales tiennent compte des
exigences de l’archivage lors de la conception ou du choix de leurs systèmes de
gestion électronique des données.

4L'office supervise la gestion des documents
et leur conservation par les autorités cantonales et communales, notamment en
avalisant leur politique de gestion des documents pour lesquels le délai
d'utilité administrative et légale n'a pas encore expiré.

CHAPITRE 4

Prise en charge des documents

Section 1:
Autorités cantonales

Obligation de proposer les documents

## Art. 7 {#art_7}

Les autorités cantonales ont l’obligation de proposer à l’office
les documents dont elles n’ont plus l’utilité administrative et légale.

Détermination du sort final

## Art. 8 {#art_8}

L’office détermine, en fonction de leur valeur archivistique, le
sort final des documents qui lui sont proposés.

Versement et élimination

## Art. 9 {#art_9}

Les autorités cantonales doivent verser à l’office les documents
sélectionnés pour une conservation définitive et éliminer les autres documents
proposés.

Tâches de l’office

## Art. 10 {#art_10}

1L’office est
responsable de la conservation définitive et du classement des documents
archivés.

2Il assure
leur accès selon les dispositions prévues par la présente loi.

3Il veille
par ailleurs à la sélection et à la collecte d’archives privées d’intérêt
historique, économique, social et culturel et peut conclure des contrats
réglant les conditions de leur prise en charge.

Section 2:
Autorités communales

Obligation de proposer les documents

## Art. 11 {#art_11}

Les autorités communales ont
l’obligation de proposer au Conseil communal les documents dont elles n’ont
plus l’utilité administrative et légale.

Responsabilités

du Conseil communal

## Art. 12 {#art_12}

1Le Conseil communal
est responsable de la gestion des archives communales.

2A ce
titre il assure:

a) la
détermination du sort final des documents qui lui sont proposés, en
concertation avec l’office;

b) le
versement aux archives communales des documents sélectionnés pour une
conservation définitive et l’élimination des autres documents proposés;

c) la
conservation définitive et le classement des documents archivés;

d) l’accès
aux archives communales selon les dispositions prévues par la présente loi.

3Il peut
collecter des archives privées d’intérêt historique, économique, social et
culturel et conclure des contrats réglant les conditions de leur prise en
charge par la commune.

CHAPITRE 5

Accès aux archives

Modification du droit en vigueur

## Art. 13 {#art_13}

[1] 1Toute personne a le droit d’accéder librement aux
archives après l’expiration d’un délai de protection de 30 ans, sous réserve
des articles 14, 14a et 15.

2Le délai
de protection court à partir de la date du document le plus récent d’un même
dossier ou d’une même affaire.

Prolongation du délai de protection pour les
données personnelles

## Art. 14 {#art_14}

1Les archives classées
selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles
sensibles ou des profils de la personnalité sont soumises à un délai de
protection de 85 ans, à moins que la personne concernée n’en ait autorisé la
consultation.

2Le délai de protection prolongé expire
trois ans après le décès de la personne concernée, dans la mesure où le délai
de 30 ans au sens de l'article 13 est écoulé.

Délai de protection des dossiers de soins

## Art. 14a {#art_14a}

[2] 1Les dossiers de soins versés aux archives de l’Etat
de Neuchâtel selon la loi de santé, du 6 février 1995[3], sont soumis à un délai de protection illimité.

2Saisi par
l’archiviste cantonal-e, le-la médecin cantonal-e autorise la consultation des
dossiers de soins pour autant qu’elle ait lieu dans le cadre de projets de
recherches dont les résultats ne permettront pas d’identifier les personnes
concernées, sauf si le-la patient-e a consenti à la consultation de ses
données.

3Le-la
médecin cantonal-e peut demander l'avis de la commission d'éthique de la
recherche compétente pour évaluer la pertinence de la recherche.

Autres restrictions de l’accès

## Art. 15 — L’accès aux archives est limité ou refusé {#art_15}

si:

a) un
travail manifestement disproportionné en découle;

b) l’état
de conservation des documents archivés le requiert.

## Art. 16 {#art_16}

La consultation des documents
archivés qui, lors de leur production ou au cours de leur utilisation, étaient
accessibles au public n’est pas soumise à un délai de protection.

Documents diffusés

Consultation par les autorités

## Art. 17 {#art_17}

1Les autorités
cantonales et communales qui ont versé des documents peuvent les consulter
librement pendant le délai de protection.

2La
consultation par une autorité des documents versés par une autre autorité est
soumise aux mêmes conditions que les demandes de consultation par le public.

Renseignements donnés aux personnes
concernées et contestation

## Art. 18 {#art_18}

1La communication de
renseignements aux personnes concernées et le droit d’accès de celles-ci aux
archives sont régis par les dispositions de la loi cantonale sur la protection
des données (LCPD), du 30 septembre 2008[4].

2Les
personnes concernées ne peuvent pas exiger la destruction ni la rectification
de données; elles ne peuvent qu’en faire mentionner le caractère litigieux ou
inexact.

Consultation pendant le délai de protection

## Art. 19 {#art_19}

1L’office, respectivement le Conseil
communal, accorde à toute personne ou autorité qui en fait la demande l’accès
aux documents archivés pendant le délai de protection si aucun intérêt
prépondérant public ou privé ne s’y oppose.

2La
consultation peut être assortie de charges et de conditions; il peut en particulier être exigé que les données personnelles
soient rendues anonymes.

Gratuité et émoluments

## Art. 20 {#art_20}

1L’accès aux archives est gratuit.

2Un
émolument est perçu lorsque des copies sont émises ou que l'accès à un document
archivé nécessite un travail d'une certaine importance.

CHAPITRE 6

Utilisation des archives

Inaliénabilité et imprescriptibilité

## Art. 21 {#art_21}

1Les archives sont inaliénables.

2Elles ne
peuvent pas être acquises par prescription.

Exemplaires justificatifs

## Art. 22 {#art_22}

Les
auteurs de travaux et de publications faits à partir d’archives sont tenus d’en
indiquer précisément la source et d’en remettre gratuitement un exemplaire à
l’office ou au Conseil communal.

Utilisation à des fins commerciales

## Art. 23 — 1L’utilisation des archives à des fins {#art_23}

commerciales nécessite une autorisation de l’office ou du Conseil communal.

2Cette
autorisation est subordonnée à la conclusion d’un contrat régissant
l’utilisation des archives, la perception de frais et une éventuelle
participation aux gains du canton ou de la commune.

CHAPITRE 7

Dispositions pénales

## Art. 24 {#art_24}

1Quiconque intentionnellement ou par
négligence:

a) endommage, dissimule, aliène ou détruit des documents archivés;

b) divulgue,
sans y avoir été autorisé, des informations contenues dans des documents
archivés soumis à un délai de protection;

sera puni d'une amende pouvant aller jusqu'à
40.000 francs.

2La
complicité et la tentative sont punissables.

CHAPITRE 8

Procédure et voies de recours

Procédure et voies de recours

## Art. 25 {#art_25}

Les
décisions prises en vertu de la présente loi peuvent faire l’objet d’un recours
au département, puis au Tribunal cantonal, conformément à la loi sur la
procédure administrative (LPA), du 18 mars 2025[5].

CHAPITRE 9

Dispositions finales

Abrogation

## Art. 26 {#art_26}

La
loi sur les archives de l'Etat, du 9 octobre 1989[6], est abrogée.

Modification du droit en vigueur

## Art. 27 {#art_27}

La
modification du droit en vigueur est réglée dans l'annexe.

Disposition transitoire

## Art. 28 — Les autorités disposent d'un délai de {#art_28}

cinq ans dès l'entrée en vigueur de la présente loi pour proposer à l'office,
respectivement au Conseil communal, les documents dont, à cette date, elles
n'ont plus l'utilité administrative et légale.

Référendum

## Art. 29 — La présente loi est soumise au {#art_29}

référendum facultatif.

Entrée en vigueur et publication

## Art. 30 {#art_30}

1Le
Conseil d'Etat fixe la date d'entrée en vigueur de la présente loi.

2Il
pourvoit, s'il y a lieu, à sa promulgation et à son exécution.

Loi promulguée par le Conseil d'Etat le 6
avril 2011.

L'entrée en vigueur est fixée avec effet au 1er
janvier 2012.

Annexe

(art.
27)

Les actes législatifs ci-après sont modifiés
comme suit:

Loi sur les communes (LCo), du 21 décembre 1964[7]

## Art. 39 {#art_39}

, al. 2[8]

Loi sur la protection des biens culturels (LCPBC), du 27 mars 1995[9]

## Art. 8c {#art_8c}

; 10a, al. 2; 30, al. 3 et 30a[10]

Loi sur la protection des données (LCPD), du 30 septembre 2008[11]

## Art. 24 {#art_24}

, al. 1[12]

Loi sur l'organisation du Conseil d'Etat et de
l'administration cantonale (LCE), du 22 mars 1983[13]

## Art. 26bis — [14] {#art_26bis}

(*) FO 2011 No 10

[1] Teneur selon L du 29 septembre 2020 (FO 2020 N° 43) avec effet
au 1er janvier 2021

[2] Introduit par L du 29 septembre 2020 (FO 2020 N° 43) avec effet
au 1er janvier 2021

[3] RSN 800.1

[4] RSN 150.30

[5] RSN 152.130

[6] RLN XV 24

[7] RSN 171.1

[8] Texte inséré dans ladite L

[9] RSN 461.30

[10] Texte inséré dans ladite L

[11] RSN 150.30

[12] Texte inséré dans ladite L

[13] RSN 152.100

[14] Texte inséré dans ladite L