# Règlement d'exécution de la loi sur l'archivage, du 29 avril 2013

## Art. 2 — [2] {#art_2}

1Le Département de la sécurité, de la digitalisation et de la
culture est chargé de l'application de la LArch et de ses dispositions
d'exécution.

2Celui-ci dispose à cet effet de l'office des
archives de l'État (ci-après: l'office).

3L'office peut déléguer à des tiers spécialisés, en
particulier à des services d'archives communales, certaines des compétences qui
lui sont dévolues par la LArch et par ses dispositions d'exécution. Toute
délégation de compétence fera l'objet d'une convention spécifique.

Définitions

## Art. 3 {#art_3}

1On entend
dans le présent règlement par:

a) autorité: l'une des autorités énumérées à l'article
4 LArch;

b) délai d'utilité administrative: délai pendant
lequel le document sert à la gestion de l'activité de l'autorité et au
traitement des affaires;

c) délai d'utilité légale: délai pendant lequel le
document est valide devant la loi en application des délais de prescription;

d) documents corbeille: documents n'ayant pas
d'utilité administrative ou légale, en particulier:

1. documents reçus pour information et sans utilité pour
l'ouverture d'une procédure ou le traitement d'une affaire;

2. courriers sans importance pour l'activité de l'autorité;

3. pièces inutiles à la compréhension d'un dossier;

4. brouillons, notes et copies de travail, après
transcription du texte définitif;

5. doubles de documents conservés;

6. matériel imprimé périmé ou en surnombre.

e) support: élément matériel sur lequel est
enregistrée l'information pour produire un document et qui sert à la fois à le
transmettre et à le conserver.

2Pour le surplus, les définitions qui figurent à
l'article 3 de la loi sont applicables.

CHAPITRE 2

Gestion et évaluation des documents

Gestion
et conservation des documents (art. 6, al. 1 LArch)

## Art. 4 {#art_4}

1Chaque
autorité fixe par écrit les procédures de gestion de ses documents. Celles-ci
définissent:

a) l'organisation du classement et de la
conservation des documents;

b) les rôles et responsabilités en matière de
gestion et d'accès aux documents.

2L'autorité s'assure que les supports des documents
offrent la garantie d'une vie suffisante.

3Pour éviter toute perte, détérioration ou
falsification, elle conserve ses documents à l’abri du vol, du feu, de l’eau,
de l’humidité, et de la poussière. Elle prend toutes les mesures
organisationnelles et techniques nécessaires à cet effet.

4Elle veille à ce que les personnes non autorisées
n’aient pas accès aux documents.

5La direction de l’autorité contrôle régulièrement
l’application de ces procédures par l’ensemble de son personnel. Elle s'assure
que les documents conservés permettent de vérifier et de rendre compte des
activités de l'autorité.

Plan d'archivage
(art. 6, al. 1, 2 et 4 LArch)

## Art. 5 {#art_5}

1Chaque
autorité dresse et tient à jour un plan d'archivage de ses documents.

2Le plan
d'archivage comprend:

a) un cadre de classement des documents, établi
selon les directives de l'office et reflétant les missions et les activités de
l'autorité;

b) les prescriptions relatives à l'accessibilité et
à la confidentialité des documents;

c) les délais d'utilité administrative et légale
des documents, déterminés par l'autorité, en concertation avec l'office;

d) la valeur archivistique des documents, évaluée
par l'office, en concertation avec l'autorité.

3Le plan
d'archivage n'entre en vigueur et ne peut être modifié qu'après validation par
les deux parties.

Préposé à
la gestion des documents (art. 6, al. 1 et 4 LArch)

## Art. 6 {#art_6}

1Chaque
autorité désigne un préposé à la gestion des documents, chargé d'appliquer ou
de faire appliquer les directives en la matière. Elle en communique le nom à
l'office et l'informe sans délai de tout changement de titulaire.

2Le préposé
assure le contact avec l'office, qui lui fournit la formation, les conseils et
l’appui nécessaires. Il est en particulier chargé de la rédaction et de la
tenue à jour du plan d'archivage, ainsi que de l'organisation des éliminations
et des versements.

3Les responsabilités
du préposé sont mentionnées dans son cahier des charges. L’autorité lui accorde
le temps, les moyens et l’appui hiérarchique nécessaires à l’exercice de sa
tâche.

4Les
autorités communales peuvent déléguer la charge de préposé à la gestion des documents
à un tiers spécialisé.

Systèmes
de gestion électronique des données (art. 6, al. 3 LArch)

## Art. 7 {#art_7}

1Dès la
planification de tout nouveau système de gestion électronique des données,
l'autorité en informe l'office afin que celui-ci évalue les documents qui
seront traités par ce système. Dans la mesure exigée par la réalisation de cet
objectif, l'office doit être impliqué dans les projets et avoir accès à toutes
les informations nécessaires.

2L'office est
chargé, en collaboration avec les services informatiques concernés, de
concevoir et de mettre en application des normes, cahiers des charges,
procédures et directives permettant d’assurer la sélection, le versement ou
l’élimination des documents électroniques, sans perte, détérioration ou
falsification.

3L'autorité
met en œuvre les moyens et les procédures nécessaires pour assurer la
sélection, le versement ou l’élimination des documents électroniques
conformément aux dispositions prévues à l'alinéa 2.

Supervision
de la gestion des documents (art. 6, al. 4 LArch)

## Art. 8 {#art_8}

1L'office
règle dans des directives les détails des procédures décrites dans la loi et le
présent règlement, et contrôle leur application.

2Il fournit aux autorités des conseils en matière
de gestion des documents, notamment sous la forme de modèles d’instruments de
gestion, de guides pratiques et de cours.

3Lorsqu'il le juge utile ou à la demande de
l’autorité, il procède à l'inspection des ressources et des locaux dévolus à la
gestion et à la conservation des documents. Il a accès à toutes les
informations nécessaires à son expertise.

4En cas de constat de situation non conforme à la
loi ou à la réglementation, il fait rapport à la direction de l’autorité
concernée, avec ses recommandations; au besoin, il en informe l'autorité de
surveillance idoine.

Rappel
dans les conventions (art. 4 LArch, al. 1, chiffre 1, let. e et chiffre
2, let. c)

## Art. 9 {#art_9}

Les autorités
cantonales et communales sont tenues de mentionner dans leurs conventions avec
des personnes privées qui accomplissent une tâche de droit public que ces
dernières sont soumises à la loi sur l'archivage.

CHAPITRE 3

Prise en charge des documents

Obligation
de proposer les documents (art. 7 et art. 11 LArch)

## Art. 10 {#art_10}

1Les
autorités ont l'obligation de proposer à intervalles réguliers à l'office,
respectivement au Conseil communal, les documents dont les délais d'utilité
administrative et légale sont échus.

2Les documents doivent être proposés au plus tard
cinq ans après le terme du délai d'utilité administrative et légale mentionné
dans le plan d'archivage.

3Les documents qui, selon le plan d'archivage, ont
une valeur archivistique, sont proposés sous la forme d'un bordereau de
versement.

4Les documents qui, selon le plan d'archivage,
n'ont pas de valeur archivistique, sont proposés sous la forme d'un bordereau
d'élimination.

5Les bordereaux de versement et d'élimination
décrivent sommairement les documents concernés et précisent leurs dates
extrêmes. Ils signalent les documents contenant des données personnelles ou
sensibles ainsi que les documents librement accessibles au public selon la convention
intercantonale relative à la protection des données et à la transparence dans
les cantons de Neuchâtel et du Jura (CPDT-JUNE), des 8 et 9 mai 2012[3].
Ils sont signés par la direction de l'autorité.

Détermination
du sort final (art. 8 et art. 12, al. 2, let. a LArch)

## Art. 11 — 1L'office, {#art_11}

respectivement le Conseil communal, détermine le sort final des documents qui
lui sont proposés par le biais des bordereaux de versement et d'élimination.

2Le Conseil communal base sa décision sur les
outils mis à disposition par l'office. Il peut, si besoin, solliciter le
conseil de l'office.

Modalités
du versement (art. 9 et art. 12, al. 2, let. b LArch)

## Art. 12 {#art_12}

1Seuls
sont versés les documents dont le sort final les destine à une conservation
définitive. Le versement pour conservation temporaire de documents devant être
éliminés à terme est exclu.

2L'office, respectivement le Conseil communal,
détermine les supports sur lesquels les documents sont versés, d’entente avec
l’autorité.

3Les documents doivent être classés, clairement identifiés,
conditionnés de manière adéquate et accompagnés du bordereau de versement.

4L’autorité est responsable du classement, du
conditionnement et du transfert des documents. Elle en assume les frais.

5Le transfert intervient après validation par l'office,
respectivement par le Conseil communal, du classement et du conditionnement du
versement.

6L'autorité procède au transfert du versement au
lieu indiqué par l'office, respectivement par le Conseil communal, au plus tard
trois mois après la validation du versement.

7L'office, respectivement le Conseil communal, fixe
la date du transfert en concertation avec l'autorité.

8Après réception et contrôle du versement, l'office,
respectivement le Conseil communal, retourne un exemplaire contresigné du
bordereau à l’autorité. Le bordereau de versement sert de reçu et d’inventaire
provisoire.

Modalités
de l'élimination (art. 9 et art. 12, al. 2, let. b LArch)

## Art. 13 {#art_13}

1Les
autorités doivent procéder à la destruction des documents dont le sort final
les destine à l'élimination.

2L'élimination ne peut intervenir qu'après
autorisation par l'office, respectivement par le Conseil communal.

3L’indication dans le plan d'archivage qu’un type
de document est éliminable à terme ne dispense pas de cette autorisation.

4L'office, respectivement le Conseil communal,
accorde son autorisation en contresignant et renvoyant le bordereau
d’élimination à l'autorité.

5L'autorité conserve le bordereau d'élimination
pour faire preuve de l’autorisation et garantir la traçabilité des documents
éliminés.

6Les documents qui ne sont pas librement
accessibles au public au sens de la CPDT-JUNE doivent être éliminés par
incinération, broyage, effacement irréversible des données ou tout autre moyen
préservant définitivement la confidentialité des informations qu’ils
contiennent.

7L’autorité est responsable de l’exécution conforme
de l’élimination et en assume les frais.

Documents
corbeille (art. 9 et art. 12, al. 2, let. b LArch)

## Art. 14 {#art_14}

1Les documents
corbeille, tels que définis à l’article 3, peuvent être éliminés en tout temps
sans autorisation écrite ni bordereau d'élimination.

2L'office publie une liste générale des documents
corbeille.

3Une liste des documents corbeille spécifiques à
une autorité peut être incluse dans son plan d'archivage.

4En cas de doute lors de l'identification d'un
document corbeille, l'autorité se renseigne auprès de l'office.

Conservation
définitive (art. 10 al. 1, art. 12 al. 2 let. c LArch)

## Art. 15 — 1L'office, {#art_15}

respectivement le Conseil communal, gère un ou plusieurs locaux spécifiquement
dédiés à la conservation définitive des archives et une infrastructure
informatique conformes aux normes professionnelles.

2Cette gestion peut être mutualisée avec d'autres
collectivités publiques ou sous-traitée à un tiers spécialisé, après signature
d'une convention.

3L'office élabore un concept et des directives sur
l'archivage à long terme des documents électroniques.

Classement
des archives (art. 10 al. 1, et art. 12 al. 2 let. c LArch)

## Art. 16 {#art_16}

1Chaque
entrée d'archives est enregistrée.

2Les archives sont classées dans la mesure du
possible par provenance et selon le principe du respect des fonds.

3Les archives sont munies de cotes permettant leur
identification.

4Les archives font l'objet d'inventaires réalisés
conformément aux normes archivistiques.

Archives
privées (art. 10 al. 3, et art. 12 al. 3 LArch)

## Art. 17 — 1L'office, {#art_17}

respectivement le Conseil communal, accepte des fonds d'archives d'origine
privée s'ils présentent un intérêt cantonal ou régional suffisant.

2Ces fonds ne sont en principe acceptés qu’à titre
gratuit. Ils le sont sous le statut de la donation, exceptionnellement sous
celui du dépôt.

3La signature d’une convention précisant les
conditions de la remise du fonds et de sa consultation est obligatoire en cas
de dépôt. En cas de donation, une telle convention est en principe également
signée. En cas d’impossibilité, elle doit être remplacée par un échange de
correspondance ou tout autre document attestant au minimum du transfert de la
propriété au canton de Neuchâtel, respectivement à la commune.

CHAPITRE 4

Accès aux archives

Publicité
des archives (art. 10 al. 2 et 3, art. 12 al. 2 let. d et al. 3 LArch)

## Art. 18 — 1L'office, {#art_18}

respectivement le Conseil communal, signale au public l’existence de tous les
fonds d'archives versés par les autorités, y compris ceux qui sont encore
soumis au délai de protection ou qui ne sont pas consultables pour tout autre
motif.

2Il en va de même pour les archives privées.
Exceptionnellement, la convention de donation ou de dépôt peut prévoir que
l’existence d’un fonds d'archives privées ne sera pas signalée pendant une
durée limitée pour autant qu'un intérêt prépondérant public ou privé le justifie.

3L'office, respectivement le Conseil communal,
signale au public l’existence de tous les inventaires et autres instruments de
recherche dont il dispose.

4Sous réserve des alinéas 5 et 6, l'office, respectivement
le Conseil communal, met à disposition du public tous les inventaires et autres
instruments de recherche dont il dispose, sauf si leur état impose des
conditions de consultation particulières. Il les publie sur Internet dans la
mesure du possible.

5Les inventaires et autres instruments de recherche
qui contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la
personnalité au sens de l’article 14 LArch, ne sont consultables qu’aux
conditions prévues par celui-ci.

6Les inventaires et autres instruments de recherche
des fonds d'archives privées ayant fait l'objet d'une convention de donation ou
de dépôt ne sont consultables qu’aux conditions prévues par celle-ci.

Accès
pendant le délai de protection (art. 13, art.14, art. 17 et art. 19 LArch)

## Art. 19 {#art_19}

1Toute
demande de consultation d'archives, pendant le délai de protection défini aux
articles 13 et 14 LArch, doit être adressée par écrit à l'office,
respectivement au Conseil communal.

2Avant de prendre sa décision, l'office,
respectivement le Conseil communal, peut consulter l'autorité qui a produit le
document archivé sur lequel porte la demande de consultation, ainsi que le
préposé à la protection des données et à la transparence.

3La demande de consultation doit être examinée à la
lumière des principes régissant le traitement de données personnelles, au sens
de la CPDT-JUNE.

4Le délai de protection vaut pour l'ensemble du
dossier concerné. Il se calcule en principe à partir de la date du document le
plus récent contenu dans celui-ci. Il n'est cependant pas tenu compte des
documents qui ont été ajoutés postérieurement à la conclusion de l'affaire
concernée, et qui ne sont pas en rapport direct avec le but dans lequel le
dossier a été constitué.

Accès
aux archives privées (art. 10, al. 3 et art. 12, al. 3 LArch)

## Art. 20 {#art_20}

L'accès aux archives
privées peut être limité par l'éventuelle convention de donation ou de dépôt
dont elles font l'objet.

Modalités
de consultation (art. 13, al. 1, et art. 15)

## Art. 21 {#art_21}

1L'office
gère une salle de consultation et une bibliothèque spécialisée ouvertes au
public.

2Le Conseil communal met à disposition du public un
espace adapté à la consultation.

3La consultation dans les locaux de conservation
d'archives n'a lieu qu'à titre exceptionnel, sous la surveillance du personnel
de l'office, respectivement de l'administration communale.

4Des copies peuvent être fournies à la place des
originaux afin de préserver l'état de conservation de ceux-ci.

5Si l'état des documents archivés ou de leur
classement l'impose, leur consultation peut être restreinte, soumise à
condition ou refusée. L'office, respectivement le Conseil communal, motive sa
décision et s’efforce de proposer une solution alternative.

6Le nombre de documents archivés délivrés à chaque
usager peut être limité s’il excède la capacité d’encadrement du personnel de
surveillance ou pour des motifs de sécurité des documents.

Contestation
de données archivées (art. 18 al.2)

## Art. 22 {#art_22}

1La
demande de faire mentionner le caractère litigieux ou inexact de données
archivées doit être présentée par écrit à l'office, respectivement au Conseil
communal. La personne requérante doit justifier de son identité.

2La demande n'est recevable que dans la mesure où
le document archivé contesté concerne la personne requérante et est identifié
précisément.

3La mention du caractère litigieux ou inexact prend
la forme d'un document écrit à joindre aux données archivées contestées. Ce
document doit indiquer expressément qu'il s'agit d'une contestation, comporter
le lieu, la date, le nom et la signature de la personne requérante.

4La décision d'adjoindre ou non ce document aux
données archivées contestées appartient à l'office, respectivement au Conseil
communal. En cas d'acceptation, la rectification est jointe aux données
contestées de façon à apparaître à tout lecteur de celles-ci.

Aide aux
usagers (art. 13, al. 1 et art. 20 LArch)

## Art. 23 {#art_23}

1Le
personnel de l'office, respectivement de l'administration communale, fournit
aux usagers une aide gratuite et impartiale en les conseillant et en les orientant
dans leurs recherches.

2Il répond aux demandes de renseignements dans la
mesure où celles-ci n’entraînent pas plus d'une demi-heure de recherche.

3Des recherches supplémentaires peuvent être
effectuées contre émolument, dans la mesure compatible avec l’aide de base aux
usagers, qui est prioritaire.

4Il peut être renoncé à l’émolument dans le cas de
recherches d’intérêt public.

Règlement
de consultation et tarif des émoluments (art. 13, al.1 et art. 20 LArch)

## Art. 24 — 1L'office, {#art_24}

respectivement le Conseil communal, fixe les détails de la consultation et de
l'aide aux usagers dans un règlement de consultation.

2Le Conseil d'État arrête le tarif des émoluments
prélevés par l'office, respectivement par le Conseil communal.

Interdiction
d'accès (art. 13, al.1 et art. 20 LArch)

## Art. 25 {#art_25}

Les usagers qui
contreviennent gravement ou de façon répétée à la loi, au présent règlement ou
au règlement de consultation, peuvent se voir interdire par l'office,
respectivement par le Conseil communal, l’accès aux locaux de consultation.

CHAPITRE 5

Utilisation des archives

Mise en
valeur (art.2 ch.3 LArch)

## Art. 26 — L'office, {#art_26}

respectivement le Conseil communal, veille à la mise en valeur des archives
dont il a la charge, en particulier par le biais de publications, de dossiers
documentaires, d'expositions, de visites guidées ou d'autres manifestations.

Reproduction
par des personnes privées

## Art. 27 {#art_27}

1La reproduction
d'archives par tout moyen technique est soumise à l’autorisation de l'office,
respectivement du Conseil communal.

2La reproduction ne peut être autorisée s'il en
résulte un dommage pour les originaux.

3Les éventuels droits d’auteur sont réservés.

4La reproduction d’unités complètes (fonds, séries)
n’est pas autorisée, sauf dans le cadre de projets présentant un intérêt public
et approuvés par l'office, respectivement par le Conseil communal.

Exemplaires
justificatifs (art. 22 LArch)

## Art. 28 {#art_28}

1Les
auteurs de publications fondées entièrement ou partiellement sur des archives
conservées par l'office, respectivement par la commune, lui en remettent un
exemplaire justificatif dans l'année suivant leur parution.

2Ils indiquent leurs sources en citant les cotes
des archives consultées.

Prêt

## Art. 29 {#art_29}

1Le prêt
d'archives est exclu, en particulier le prêt à domicile. Sont réservés les cas
mentionnés aux alinéas qui suivent.

2Les documents archivés versés par une autorité lui
sont prêtés à sa demande, pour une durée déterminée qui peut être renouvelée en
cas de besoin.

3Les documents archivés d'origine privée peuvent
être prêtés à leur donateur ou déposant si la convention le prévoit.

4Des documents archivés peuvent être prêtés à une
autre institution à des fins d'exposition, de conservation préventive ou de
recherche scientifique, dans la mesure où leur traitement approprié est
garanti. La conclusion d’un contrat d’assurance est exigée.

5Le prêt à l’étranger de documents archivés est
soumis à l’autorisation du Conseil d’État, sur préavis de l'office. Pour les
communes, l'autorisation relève du Conseil communal.

CHAPITRE 6

Dispositions finales

Abrogation

## Art. 30 {#art_30}

Le présent règlement
abroge l'arrêté d'exécution de la loi sur les archives de l'Etat, du 2 mai 1990[4],
et l'arrêté sur les versements de documents au Service des archives de l'Etat,
du 23 mai 2001[5].

Entrée
en vigueur

## Art. 31 {#art_31}

1Le présent
règlement entre en vigueur le 1er juillet 2013.

2Il
fera l'objet d'une publication dans la Feuille officielle et sera inséré au
Recueil de la législation neuchâteloise.

(*) FO 2013 No 18

[1] RSN
442.20

[2] La
désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A
fixant les attributions et l'organisation des départements et de la
chancellerie d'état, du 26
juillet 2013 (FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les
attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'état, du 27 mai 2025 (FO 2025 N° 23),
avec effet immédiat.

[3] RSN 150.30

[4] RLN XV 26

[5] RLN XVII 262