Les données personnelles, y compris les données sensibles au sens de laloi fédérale du25 septembre 2020sur la protection des données (LPD)1, ainsi que les données concernant des personnes morales, y compris les données sensibles au sens de l’art. 57r , al. 2, de la présente loi, peuvent être traitées dans les systèmes de gestion des affaires dans le but:
de traiter des affaires;
d’organiser le déroulement du travail;
de constater si des données se rapportant à une personne déterminée sont traitées;
de faciliter l’accès à la documentation.
L’accès à des données personnelles, y compris des données sensibles au sens de la LPD, ainsi qu’à des données concernant des personnes morales, y compris des données sensibles au sens de l’art. 57r , al. 2, de la présente loi, peut être accordé à d’autres autorités fédérales et à des unités qui sont extérieures à l’administration fédérale si la base légale requise pour la communication existe.
Les systèmes de gestion des affaires peuvent contenir des données sensibles au sens de la LPD ainsi que des données sensibles concernant des personnes morales au sens de l’art. 57r , al. 2, de la présente loi, dans la mesure où ces données ressortent de la correspondance ou découlent de la nature d’une affaire ou d’un document.
L’accès à des données sensibles au sens de la LPD ainsi qu’à des données sensibles concernant des personnes morales au sens de l’art. 57r , al. 2, de la présente loi ne peut être accordé qu’aux personnes auxquelles cet accès est nécessaire pour l’accomplissement de leurs tâches.