(art. 42a LD)
Le système de gestion des écritures commerciales et, le cas échéant, des écritures de transport permet d’effectuer des contrôles douaniers de sécurité appropriés lorsque le requérant:
- gère ses écritures commerciales de façon réglementaire, conformément aux principes commerciaux reconnus énoncés aux art. 662 à 670 et 957 à 963 du code des obligations1ou dans l’ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes2;
- utilise un système comptable dans lequel toutes les opérations sont enregistrées de façon suivie, chronologiquement et sans lacunes, et qui permet les contrôles douaniers;
- respecte les dispositions concernant la durée de conservation, la forme de conservation, les mesures de sécurité et l’accès aux données et aux documents (art. 96 à 98);
- dispose d’une organisation administrative correspondant au type et à la taille de l’entreprise et adaptée à la gestion des flux de marchandises, ainsi que d’un système de contrôle interne permettant d’empêcher les erreurs, de les déceler et de les corriger, ainsi que de déceler les transactions illégales ou irrégulières;
- dispose le cas échéant de processus de gestion des restrictions d’importation et d’exportation en relation avec des actes législatifs autres que douaniers, permettant de distinguer les marchandises soumises à de telles restrictions des autres marchandises;
- dispose de processus d’archivage des données et des documents de l’entreprise et de protection contre la perte;
- s’assure que l’OFDF est informé lorsque la manière d’appliquer une prescription est source d’incertitude au sein de l’entreprise;
- a pris des mesures de sécurité des technologies de l’information protégeant son système informatique contre toute intrusion non autorisée et sécurisant les données de ce dernier.