601 2020 183
Arrêt du 29 avril 2021 Ie Cour administrative
Composition
Présidente : Marianne Jungo Juges : Anne-Sophie Peyraud Christian Pfammatter Greffière-stagiaire : Emmanuelle Tombez
Parties
A.________, ** recourante,**représentée par Me Joris Buhler, avocat contre Préfecture de la Sarine, autorité intimée
Objet
Loi sur l’information et l’accès aux documents - Refus - Caractère abusif de la demande d'accès - Charge de travail induite manifestement disproportionnée - Assistance de l'organe public Recours du 9 octobre 2020 contre la décision du 9 septembre 2020
attendu
que, par courriel du 16 février 2019, B.________ a abordé la Préfecture du district de la Sarine en indiquant qu'elle terminait un CAS en urbanisme et mobilité douce et qu'elle rédigeait un mémoire qui étudiait les infrastructures mobilité douce et transports publics sur le plateau d'Agy et leur utilisation lors des manifestations. Elle a demandé à consulter le concept de stationnement pour les manifestations [sur le plateau d'Agy] élaboré par le groupe de travail dirigé par M. le Préfet; elle a aussi souhaité quelques informations sur le développement du groupe de travail et sa mise en œuvre;
qu'après avoir reçu différentes précisions sur l'objet de sa requête, l'intéressée a rempli le 28 février 2019 en son nom personnel un formulaire de demande d'accès à des documents officiels, précisant que sa requête visait d'une part le concept de stationnement pour les manifestations sur le plateau d'Agy et d'autre part le règlement de fonctionnement du groupe de travail dirigé par le Préfet;
que, le 28 mars 2019, le Préfet lui a répondu que ses services n'avaient pas identifié de document correspondant à sa requête. Il lui a toutefois communiqué en particulier le rapport n° 226 du Conseil d'Etat au Grand Conseil sur un postulat qui décrit la typologie des manifestations et leur gestion. S'agissant du groupe de travail qu'il avait dirigé, le Préfet a expliqué que celui-ci avait réglé au fur et à mesure de l'avancement du chantier de la Poya les problèmes de circulation et de mobilité. Il avait certes abordé les questions de circulation, principalement en lien avec le site de St-Léonard, mais surtout les problèmes pratiques de circulation et de mobilité afférents au chantier précité. Pour appuyer ses propos, le Préfet a communiqué les documents se rapportant à une conférence de presse qui s'était tenue le 7 septembre 2007 en précisant que les travaux du groupe de travail avaient pris fin au début 2012 après deux ans de fonctionnement. Pour le surplus, il a souligné que la gestion du stationnement incombe à l'organisateur et que, par conséquent, lui-même ne dispose pas de document officiel définissant un concept de stationnement. Il a rappelé que la question du stationnement lors de manifestations sur le Plateau d'Agy constitue une tâche opérationnelle qui incombe à l'organisateur. Puis, pour les manifestations d'une certaine importance, une analyse des aspects sécuritaires et de circulation est opérée par la Police cantonale qui préavise auprès de la préfecture la bonne adéquation du dispositif prévu et, cas échéant, spécifie les moyens à engager;
que, considérant que cette réponse constituait une détermination négative du Préfet à sa demande d'accès, B.________, agissant désormais non plus en son nom propre, mais en qualité de secrétaire générale de A.________ Fribourg, a déposé une requête en médiation auprès de la Préposée cantonale à la transparence;
que, le 10 mai 2019, les parties sont parvenues à la conclusion d'un accord au terme duquel le Préfet s'est engagé:
• À rechercher jusqu'au 31 août 2019 au sein de la préfecture les documents qui donnent des informations sur la gestion mobilité et stationnement des véhicules TIM pour les principaux évènements récurrents et importants sur le plateau d'Agy (grands générateurs de trafic en matière de manifestation), en particulier les décisions et dossiers y relatifs, et plus particulièrement pour les évènements sportifs, de Gottéron et Fribourg Olympic, et pour Forum Fribourg;
• À transmettre les extraits de documents qui contiennent les informations recherchées, respectivement à se déterminer par rapport à cet accès jusqu'au 31 août 2019. Si des tiers devaient être consultés, le délai pourrait être prolongé pour l'information concernée;
qu'après avoir pris l'avis des tiers privés concernés (Fribourg Gottéron et Forum Fribourg) ainsi que celui de la Ville de Fribourg, le Préfet a transmis, le 16 octobre 2019, à A.________, le permis de construire du 15 mai 2019 pour la construction, notamment, d'un parking au chemin St-Léonard 7, une autorisation (caviardée) pour une manifestation qui s'est déroulée à Forum Fribourg au printemps 2019 et l'autorisation saisonnière (caviardée) qui a été délivrée au HC Fribourg-Gottéron SA pour la saison 2018/2019;
qu'estimant que l'accord de médiation n'était pas respecté, A.________ a déposé, le 15 novembre 2019, un recours (601 2019 207) auprès du Tribunal cantonal contre ce qu'elle estime un refus de donner accès aux documents faisant l'objet dudit accord, concluant à la transmission de tous les concepts de stationnement en cours pour les manifestations sur le plateau d'Agy;
qu'agissant le 28 novembre 2019, A.________ a ouvert, à titre subsidiaire, une action de droit administratif (601 2019 219) contre la préfecture, afin d'obtenir l'accès à tous les concepts de stationnement, de circulation et de mobilité en vigueur sur le plateau d'Agy;
que, par arrêt du 14 mai 2020, la Ie Cour administrative a jugé que le recours ainsi que l'action étaient irrecevables mais, tenant ces actes au mieux comme une demande de reconsidération, respectivement d'interprétation, de la décision constatatoire qui avait mis fin à la procédure d'accès, elle les a transmis à la Préposée à la transparence, comme objet de sa compétence;
que, le 27 mai 2020, A.________ a requis la reprise immédiate de la procédure auprès de la Préposée à la transparence et a précisé sa demande. Elle demande accès aux "concepts de stationnement, de circulation et/ou de mobilité tel[s] que validés par la Police cantonale pour les principaux organisateurs d'évènements sur le Plateau d'Agy (Forum Fribourg, Gottéron) pour les années 2017, 2018, 2019 et 2020"; par ailleurs, elle souhaite "* comprendre sur quelle base légale la gestion du stationnement des manifestations n'est pas de la responsabilité des Communes concernées (Fribourg, Granges-Paccot) qui doivent mettre en place des concepts de stationnement pour leur Commune dans le cadre du Plan d'aménagement local (PAL)*";
que, dans sa détermination du 8 juin 2020, le Préfet de la Sarine a fait parvenir à la Préposée une dizaine de classeurs fédéraux et une clé USB pouvant entrer en ligne de compte pour rechercher les documents demandés;
que la Préposée a entendu mettre ces documents à la disposition de A.________ par courriel du 10 juin 2020, ce à quoi le Préfet s'est catégoriquement refusé le 15 juin 2020;
que, le 19 juin 2020, une nouvelle séance de médiation s'est déroulée devant la Préposée qui a toutefois été interrompue en raison de propos semble-t-il inconvenants tenus par la représentante de la requérante, et l'échec de la médiation constaté;
que, par recommandation du 2 juillet 2020, la Préposée a demandé au Préfet de donner accès "au concept de sécurité et de stationnement tel que validé par la Police cantonale le 19 février 2019 et au concept de mobilité (circulation et stationnement) tel que validé par la Police cantonale le 18 juillet 2018". Elle a en outre requis du Préfet qu'il dresse une liste des documents qui peuvent potentiellement entrer en ligne de compte en lien avec la nouvelle demande de A.________, charge ensuite à cette dernière de préciser sa requête fondée sur cette liste. Il a été spécifié que le Préfet pouvait cas échéant se limiter à dresser une liste pour l'année 2019 dans un premier temps;
que, par décision du 9 septembre 2020, le Préfet a estimé que la requête du 27 mai 2020 de A.________ constituait une nouvelle demande qu'il tient pour irrecevable, dès lors qu'elle sort du cadre procédural défini par le Tribunal cantonal dans l'arrêt précité;
que, même si elle devait être recevable, elle devrait être rejetée, le Préfet refusant de se rallier à la recommandation de la Préposée, au motif que les demandes successives de A.________, en raison de leur caractère répétitif, sont abusives. En outre, croissantes et changeantes, elles impliquent une charge de travail disproportionnée pour la préfecture, d'autant plus en période de pandémie, alors que son personnel est fortement mis à contribution, et impossible à réaliser dans les brefs délais impartis par la Préposée. Le Préfet explique que la recherche doit se faire parmi une dizaine de classeurs fédéraux et de nombreux documents électroniques à passer en revue;
qu'il relève qu'une telle conclusion s'impose également au motif que la requérante, ainsi que cela ressort de sa demande du 27 mai 2020, cherche à "comprendre" les fondements des responsabilités communales en matière de gestion du stationnement des manifestations, de concept de stationnement et de plan d'aménagement local alors que les réponses à ses interrogations lui ont d'ores et déjà été données par le chef du Service de la mobilité dans son courriel du 28 février 2019 ainsi que par lui-même dans sa réponse du 28 mars 2019 et ses annexes, à savoir principalement que les fondements en question relèvent de la compétence des autorités communales et non pas de la préfecture;
que, cela étant, le Préfet a transmis à A.________ le concept de mobilité (circulation et stationnement) validé par la Police cantonale le 18 juillet 2018, ainsi que celui de sécurité et de stationnement validé par la Police cantonale le 19 février 2019, comme prévus aux chiffres 39 et 40 de la recommandation de la Préposée;
que, contre cette décision, A.________ interjette recours de droit administratif auprès du Tribunal cantonal le 9 octobre 2020, concluant, avec suite de frais et dépens, à son admission et ce que la décision soit modifiée dans les termes exacts du ch. 41 de la recommandation de la Préposée (exception faite d'un délai de 30 jours octroyé au Préfet en lieu et place du terme fixé par la Préposée échu à ce jour);
qu'elle ne remet pas en cause la transmission des documents en lien avec les chiffres 39 et 40 de la recommandation de la Préposée;
qu'à l'appui de ses conclusions, la recourante est d'avis que, le 27 mai 2020, elle n'a fait que préciser sa demande initiale en fonction des informations reçues en cours de procédure et que le courrier y relatif est parfaitement recevable. Dite reformulation le serait également s'il fallait néanmoins la tenir pour une nouvelle demande, quand bien même elle aurait été dans cette hypothèse adressée à la Préposée plutôt qu'à la préfecture, ce dont elle ne devrait subir aucun préjudice, en vertu de la transmission d'office incombant aux autorités administratives, et eu égard à ce que la Préposée était d'ores et déjà saisie d'une procédure en médiation;
qu'elle estime par ailleurs que sa formulation finale est précise et couverte par le droit d'accès. Elle relève que si des informations précises et complètes lui avaient été fournies plus rapidement, elle n'aurait pas eu besoin de reformuler sa demande. Elle conteste avoir déposé des demandes successives identiques faisant suite à une décision (de refus) de l'organe public. La recourante estime en outre que la charge de travail liée à la pandémie ne devait pas conduire le Préfet à rejeter sa demande, tout au plus aurait-il pu différer la transmission des documents demandés, si tant est que la raison invoquée eut été valable, ce qu'elle conteste également;
qu'à son sens en effet, l'on ne saurait considérer que dresser une liste des documents contenus dans une dizaine de classeurs fédéraux et sur une clé USB soit une tâche qui contraindrait la préfecture à négliger gravement l'accomplissement de ses autres obligations. Une telle démarche nécessite la mobilisation d'un ou deux collaborateurs durant une demi-journée tout au plus, ce d'autant que la recommandation limitait dans un premier temps ce travail aux documents concernant l'année 2019 uniquement;
que, dans ses observations du 19 novembre 2020, le Préfet propose le rejet du recours. Il conteste n'avoir transmis à la recourante que des bribes d'information. Se fondant sur le concept de circulation pour les matchs de hockey en 2019 ainsi que sur le concept de circulation pour la Fête du Nouvel-An kurde 2019 (transmis à la recourante le 16 septembre 2019), l'autorité intimée estime qu'ils illustrent d'un côté la diversité des mesures de circulation mises en place par les organisateurs et d'un autre qu'ils sont représentatifs des options usuelles qui se présentent à ces derniers pour gérer la circulation générée par leurs événements respectifs. A son avis, la compilation de l'intégralité des autorisations rendues par la préfecture de 2017 à ce jour ne donnera pas plus de renseignements à A.________ à cet égard. En outre, depuis 2019, la recourante reçoit systématiquement copie de chaque autorisation octroyée concernant l'utilisation du parc de la Poya à des fins de stationnement. A son sens, à supposer que la demande de A.________ soit recevable, le Préfet estime avoir tout fait ce qui était raisonnablement exigible de sa part pour répondre aux sollicitations multiples et changeantes de la recourante;
que, dans sa détermination du 9 décembre 2020, la Préposée renvoie à sa recommandation du 2 juillet 2020 ainsi qu'au procès-verbal de la séance de médiation du 24 juin 2020 et s'en remet à justice;
qu'aucun autre échange d'écritures n'a été ordonné entre parties;
qu'il sera fait état des arguments, développés par les parties à l'appui de leurs conclusions, dans les considérants de droit du présent arrêt pour autant que cela soit utile à la solution du litige;
considérant
que, déposé dans le délai et les formes prescrits, le recours est recevable en vertu de l'art. 114 al. 1 let. a du code cantonal du 23 mai 1991 de procédure et de juridiction administrative (CPJA; RSF 150.1) en relation avec l'art. 34 al. 1 de la loi cantonale du 9 septembre 2009 sur l'information et l'accès aux documents (LInf; RSF 17.5). Le Tribunal cantonal peut donc entrer en matière sur ses mérites;
que, selon l’art. 77 CPJA, le recours devant le Tribunal cantonal peut être formé pour violation du droit, y compris l’excès ou l’abus du pouvoir d’appréciation (let. a) et pour constatation inexacte ou incomplète des faits pertinents (let. b). En revanche, à défaut d’habilitation légale expresse, la Cour ne peut pas examiner en l'espèce le grief d’inopportunité (art. 78 al. 2 CPJA);
qu'en vertu de l'art. 23 al. 1 et 2 LInf, l'accès s'exerce par la consultation sur place, par l'obtention de copies, par voie électronique ou, si la personne concernée s'en satisfait, par l'obtention de renseignements sur le contenu du document. L'organe public fournit au besoin des explications complémentaires sur le contenu du document, dans la mesure qui peut raisonnablement être exigée de lui;
qu'en application de l'art. 31 al. 1 et 2 LInf, la demande d'accès à un document officiel doit contenir des indications suffisantes pour permettre l'identification du document concerné. Elle n'a pas à être motivée et n'est soumise à aucune exigence formelle, mais l'organe public peut si nécessaire exiger qu'elle soit formulée par écrit;
qu'en vertu de l'art. 32 al. 1 LInf, l'organe public assiste la personne qui demande l'accès, notamment en l'aidant dans l'identification du document recherché; il traite la demande avec diligence et tient compte des besoins particuliers des médias;
que, selon l'art. 9 de l'ordonnance cantonale du 14 décembre 2010 sur l'accès aux documents (OAD; RSF 17.54), dans la mesure du possible, la personne qui demande l'accès fournit les indications permettant l'identification du document recherché, telles que le titre du document, sa date, ses auteur-e-s ou une référence ou, à défaut, une période déterminée ou le domaine visé (al. 1). L'organe public renseigne les personnes intéressées sur les documents accessibles et les assiste dans l'identification du document recherché (al. 2). L'auteur-e de la demande peut être invité-e à fournir des indications complémentaires sur le document recherché; l'organe public peut en outre exiger la confirmation écrite d'une demande adressée par oral lorsque celle-ci soulève des difficultés particulières (al. 3);
qu'en vertu de l'art. 16 al. 1 OAD, les organes publics documentent leurs systèmes de classement des dossiers et documents et les adaptent aux exigences du droit d'accès;
que, d'après l'art. 25 al. 1 LInf, l'accès à un document officiel est différé, restreint ou refusé si et dans la mesure où un intérêt public ou privé prépondérant au sens des art. 26 à 28 l'exige;
que, selon l'art. 26 al. 2 LInf, l'organe public peut également faire valoir un intérêt public prépondérant: (a) en cas de demandes abusives, notamment en raison de leur nombre ou de leur caractère répétitif ou systématique ou (b) lorsque la charge de travail permettant de donner suite à la demande est manifestement disproportionnée;
que, d'après l'art. 8 al. 2 OAD, la charge de travail permettant de donner suite à une demande est manifestement disproportionnée au sens de l'article 26 al. 2 let. b LInf lorsque l'organe public n'est pas en mesure, avec le personnel et l'infrastructure dont il dispose ordinairement, de traiter la demande dans les délais fixés sans négliger gravement l'accomplissement de ses autres tâches;
que le point de départ de la procédure est donc une demande d'accès à un document (art. 31), qui doit tout d'abord être identifiée comme telle. En outre, le demandeur cherchera souvent des informations sans savoir si elles sont consignées ou non dans un document. C'est dans ce contexte qu'intervient le devoir d'assistance de l'organe. Même si ce dernier peut exiger du demandeur des indications suffisantes pour permettre l'identification du document (art. 31 al. 1), son devoir d'assistance porte en priorité sur cette identification (art. 32 al. 1, 1re phr.): il n'est en effet pas en droit de revendiquer du demandeur des indications dont le public ne peut avoir connaissance (cf. Vollery, La loi fribourgeoise sur l’information et l’accès aux documents, in RFJ 2009, p. 353 ss, n. 104 p. 426);
que, pour que ce devoir d'assistance puisse se concrétiser, la LInf impose aux organes publics la mise en place de systèmes de classement des documents au sein de l'administration qui tiennent compte des impératifs du droit d'accès (art. 38 al. 1). Cette exigence, qui devrait aboutir à terme à des systèmes de gestion et d'archivage électroniques des documents, n'est cependant pas couplée avec une obligation de publication des plans de classement et des répertoires de documents. Or il serait souhaitable que, à terme, la pratique aille dans ce sens, notamment parce que, à défaut d'une telle publication, le demandeur est dans l'impossibilité d'effectuer lui-même un premier travail de recherche, et qu'il devrait alors logiquement incomber à l'organe public de compenser cet inconvénient. En fait, plus le contenu et la publicité des répertoires de documents sont lacunaires, plus le devoir d'assistance de l'organe est grand (Vollery, n. 105 p. 427);
qu'à cet égard, selon le Tribunal fédéral, en cas de demande d'accès volumineuse, il y a lieu de faire préciser rapidement la requête. Si le requérant a des difficultés à la concrétiser en raison d'un manque d'informations du point de vue matériel, personnel ou temporel, l'autorité doit lui apporter son concours, par exemple en lui fournissant une liste des documents existants ou un extrait du système de documentation (arrêt TF 1C_14/2016 du 23 juin 2016 consid. 3.5. et la référence);
qu'en l'espèce, avec la décision attaquée, le Préfet a transmis à la recourante le concept de sécurité et de stationnement validé par la Police le 19 février 2019 ainsi que le concept de mobilité (circulation et stationnement) validé par la Police le 18 juillet 2018, qui correspondent au chiffre 39 de la recommandation. La recourante n'a rien à y redire;
qu'est en revanche litigieuse, la question de savoir si le Préfet doit, conformément au chiffre 41 de la recommandation, dresser une liste des documents qui entrent potentiellement en compte dans les concepts de stationnement, de circulation et/ou de mobilité sur le plateau d'Agy, au-delà des documents précités, puis de les soumettre à la recourante, cas échéant en se bornant dans un premier temps à effectuer cette tâche pour l'année 2019;
que, pour la Préposée, si la requérante a l'obligation de désigner les documents recherchés avec suffisamment de clarté, et l'autorité celle de l'aider dans la détermination des documents, lorsqu'il y a désaccord sur les documents recherchés, l'autorité doit désigner de façon générale les documents qui peuvent entrer en ligne de compte et solliciter une détermination de la requérante sur ces propositions;
que, pour l'autorité intimée, en revanche, la demande est irrecevable ou à tout le moins doit-elle être rejetée. Pour le Préfet, les multiples demandes de A.________ sont en effet abusives et elles impliquent une charge de travail disproportionnée pour la préfecture. Tous les renseignements possibles ont été donnés à la recourante. En particulier, les concepts d'ores et déjà transmis sont représentatifs des options usuelles qui se présentent pour gérer la circulation générée par les événements sur le plateau d'Agy, de sorte que la compilation de l'intégralité des autorisations rendues de 2017 à ce jour ne donnera pas plus de renseignements à A.________. Pour le reste, la demande relève des compétences communales;
que le Préfet ne prétend en revanche plus qu'aucun document correspondant à la requête n'existe;
qu'il sied d'emblée de préciser que rien ne permet d'admettre que les précisions données par la recourante à la Préposée en mai 2020 sur la demande d'accès seraient irrecevables;
qu'en effet, force est d'admettre que le courrier du 27 mai 2020 constitue une nouvelle formulation de la demande initiale, manifestement en lien avec cette dernière: celle-là porte toujours sur le concept de stationnement pour les manifestations sur le plateau d'Agy, qui va de pair avec la circulation lors de ces événements, et vise toujours la Préfecture de la Sarine. La requérante a toutefois précisé les années concernées par sa demande d'accès (à savoir 2017 à 2020), ce qui ne saurait constituer une nouvelle demande, pour ce seul motif. Par ailleurs, elle a aussi ajouté que n'étaient visés que les principaux organisateurs d'évènements sur le Plateau d'Agy, en citant nommément Forum Fribourg et Gottéron, restreignant ainsi manifestement sa requête initiale, respectivement les conclusions prises dans ses recours et action déposés en 2020. Elle s'est adressée certes à la Préposée au lieu de l'autorité. Cela étant, la recourante ne saurait, cas échéant, en subir un quelconque préjudice, en vertu de l'obligation de transmission (cf. art. 16 al. 2 CPJA), d'une part. D'autre part, la cause était à nouveau en main de la Préposée à qui l'affaire avait été renvoyée en vue d'interpréter l'accord de médiation. La procédure en matière d'accès prévue par la LInf n'a dès lors pas été bafouée et il y avait bel et bien lieu de poursuivre dite procédure puis, en raison de l'échec de la médiation une nouvelle fois tentée, il incombait bel et bien à la Préposée de s'exprimer par une recommandation sur la demande d'accès telle que reformulée le 27 mai 2020, sous la réserve suivante;
que la recourante a demandé également en 2020 à "comprendre sur quelle base légale la gestion du stationnement des manifestations n'est pas de la responsabilité des Communes concernées (…)". Il ne s'agit à l'évidence pas d'une demande d'accès à un quelconque document officiel. Partant, il n'y avait pas lieu de donner à cette partie de la demande une quelconque suite, comme en a d'ailleurs convenu implicitement la Préposée, voire la recourante elle-même qui ne s'en prévaut plus dans la présente procédure;
que, dans les circonstances évoquées ci-dessus, on ne peut pas non plus suivre le Préfet lorsqu'il affirme que les demandes de la recourante étaient abusives, multiples ou changeantes et, partant, qu'il était en droit de refuser de donner suite à la demande d'accès, au sens de l'art. 26 al. 2 let. a LInf;
que, dans le contexte décrit, il apparaît en effet bien plus que, conformément d'ailleurs à l'obligation légale de fournir à l'autorité des indications suffisantes pour permettre l'identification du document concerné (cf. art. 31 al. 1 LInf et 9 al. 1 OAD), la recourante a, au fur et à mesure des contacts et des informations reçues, tenté de spécifier ce qu'elle souhaitait consulter, ne pouvant évidemment pas savoir si les informations demandées étaient consignées ou non dans un document; la recourante n'a en particulier pas modifié la finalité de sa demande, laquelle tend toujours à avoir connaissance des concepts de stationnement et de circulation élaborés en lien avec les manifestations sur le plateau d'Agy mais l'a limité aux principaux organisateurs;
qu'on ne peut ainsi pas parler de demandes abusives ou changeantes;
qu'il n'y a pas non plus de place pour des demandes répétitives, aucune décision sur le droit d'accès de la recourante en lien avec la politique de stationnement sur le plateau d'Agy et les événements s'y déroulant n'ayant été rendue avant la décision litigieuse;
que, par ailleurs, pour pallier la problématique en lien avec des indications dont le public ne peut avoir connaissance, le législateur a prévu pour corollaire le devoir d'assistance de l'autorité (cf. art. 32 al. 1 LInf et 9 al. 2 OAD) qui repose sur l'idée que cette dernière n'est pas en droit de revendiquer du demandeur des précisions que les requérants sont dans l'impossibilité de donner (cf. Vollery, n.104 p. 426);
que c'est dès lors dans ce contexte que la Préposée a proposé à juste titre dans sa recommandation que le Préfet liste les documents qui pourraient entrer en ligne de compte puis demande à la recourante de s'exprimer;
que cette solution, outre le fait qu'elle a déjà été proposée par le Tribunal fédéral, figure expressément à l'art. 9 al. 2 et 3 OAD et paraît adéquate dans le cas particulier;
que reste à savoir si le Préfet était en droit de refuser néanmoins de suivre la recommandation;
qu'il a en effet lieu de déterminer si la charge de travail induite par la requête est manifestement disproportionnée et si le Préfet peut se prévaloir d'un intérêt public prépondérant;
qu'il convient d'abord de constater que si les intérêts de la population en lien avec la pandémie pouvaient justifier de prolonger le délai pour lui permettre de s'exécuter, on ne peut pas admettre en revanche que la participation de la préfecture à la taskforce COVID-19 puisse s'opposer purement et simplement à lister les documents pouvant entrer en considération pour la recourante;
qu'ensuite, quand bien même le Préfet évoque une dizaine de classeurs fédéraux et une clé USB, on s'étonne de l'ampleur du temps qu'il estime nécessaire pour remplir sa mission, étant relevé que la préfecture, munie des outils informatiques usuels, est à même de procéder à une simple recherche par mots clés dans ses répertoires, si d'aventure elle ne devait pas disposer (encore) d'un système de gestion électronique des documents ou d'un système de classement, tel que l'exige l'art. 16 OAD;
qu'on ne peut par ailleurs pas s'empêcher de relever que les manifestations visées par la requête sont celles mises sur pied par les principaux organisateurs d'évènements sur le Plateau d'Agy, soit Gottéron et Forum Fribourg;
qu'on peut légitimement penser que les manifestations, souvent récurrentes ou similaires, ne nécessitent pas des concepts sans cesse renouvelés, réduisant d'autant les documents recherchés;
que, par ailleurs, les manifestations ponctuelles ne sont pas englobées dans la requête;
que le listing à établir ne devrait dès lors pas induire une charge de travail manifestement disproportionnée comme le prétend le Préfet;
que les arguments contraires qu'il invoque ne convainquent guère et ne justifient pas son refus de s'exécuter;
que, par ailleurs, l'affirmation selon laquelle les deux concepts d'ores et déjà transmis illustrent à eux seuls la diversité des mesures de circulation mises en place et des options usuelles qui se présentent pour gérer la circulation générée par les événements sur le plateau d'Agy ne saurait justifier son refus, tant il est vrai qu'il n'appartient pas à l'autorité d'apprécier l'usage que veut faire la recourante des documents dont elle demande l'accès, étant rappelé que la requête n'a pas à être motivée (cf. art. 31 al. 2 LInf);
qu'il en va d'autant plus ainsi que la Préposée a suggéré, cas échéant, de se limiter dans un premier temps à une seule année;
que cette limitation à l'année 2019 réduit drastiquement la charge de travail qui incombe à l'autorité intimée et va pleinement dans le sens des intérêts défendus par cette dernière;
que, dans ces circonstances, il faut admettre que c'est à tort que le Préfet s'est refusé à suivre la recommandation de la Préposée, proportionnée en tous points, à défaut d'abus de la part de la recourante et d'intérêt public prépondérant;
qu'on ne peut pas non plus s'empêcher de relever au demeurant que le précité s'est refusé à donner libre accès à la recourante au matériel qu'il a remis à la Préposée;
qu'enfin, il est relevé qu'il ne fait pas valoir d'autre motif pour s'opposer à la recommandation de la Préposée;
que, bien fondé, le recours est dès lors admis et la décision attaquée annulée;
que, dans l'esprit du chiffre 41 de la recommandation, le Préfet est invité à dresser une liste des documents qui peuvent potentiellement entrer en ligne de compte en lien avec la demande telle que reformulée le 27 mai 2020, dans les trente jours à compter de la notification du présent arrêt, charge ensuite à A.________ de préciser sa requête fondée sur cette liste, dans les trente jours à compter de sa livraison. Il est admis que le Préfet peut cas échéant se limiter à dresser cette liste pour la seule année 2019, dans un premier temps, et à inviter la recourante à confirmer expressément son intérêt pour les autres années;
qu'il n'est pas perçu de frais de justice (cf. art. 133 CPJA);
qu'ayant obtenu gain de cause, la recourante a droit à des dépens, fixés selon la liste de frais de son mandataire du 26 avril 2021, comptabilisant 11,08 heures, à rémunérer à raison de CHF 250.-/heure, mais dont il y a toutefois lieu de corriger certains débours, les photocopies étant remboursées à raison de CHF 0.40/pièce (cf. art. 9 du tarif cantonal du 17 décembre 1991 des frais de procédure et des indemnités en matière de juridiction administrative, Tarif JA; RSF 150.12) et les frais d'ouverture de dossier n'étant pas admis (cf. arrêt TF 9C_688/2009 du 19 novembre 2009 consid. 5.3; cf. ég. arrêts TC FR 106 2013 88 du 14 octobre 2013 consid. 2; 608 2020 133 du 1er mars 2021). Les honoraires dus se montent dès lors à CHF 2'770.85 (11,08 x CHF 250.-), auxquels s'ajoutent CHF 32.70 à titre de débours, plus CHF 215.90 au titre de la TVA, pour un total de CHF 3'019.40, à charge de l'Etat de Fribourg;
(dispositif en page suivante)
la Cour arrête :
I. Le recours est admis.
Partant, la décision est annulée et le Préfet invité à dresser une liste des documents qui peuvent potentiellement entrer en ligne de compte en lien avec la demande d'accès reformulée le 27 mai 2020, dans les trente jours à compter de la notification du présent arrêt, charge ensuite à A.________ de préciser sa requête fondée sur cette liste, dans les trente jours à compter de sa livraison. Cas échéant, le Préfet peut se limiter à dresser cette liste pour la seule année 2019, dans un premier temps, et à inviter A.________ à confirmer expressément son intérêt pour les autres années.
II. Il n'est pas perçu de frais de justice.
III. Il est alloué à la recourante une indemnité de partie à verser en main de son mandataire de CHF 3'019.40, y compris CHF 215.90 de TVA, à charge de l'Etat de Fribourg.
IV. Notification.
Cette décision peut faire l'objet d'un recours auprès du Tribunal fédéral, à Lausanne, dans les 30 jours dès sa notification.
La fixation du montant de l'indemnité de partie peut, dans un délai de 30 jours, faire l'objet d'une réclamation auprès de l'autorité qui a statué, lorsque seule cette partie de la décision est contestée (art. 148 CPJA).
Fribourg, le 29 avril 2021/ape
La Présidente :
La Greffière-stagiaire :