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Access to archived personnel files requires a protected interest

ZZ.1987.23Autre juridiction6 déc. 1987Dismissed

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Extrait par Omnilex

Résumé Omnilex

A former police officer sought access to archived personnel files held by the Police Department. The department refused because he had not shown a protected interest. The Administrative Court held that the cantonal access regulation did not fully govern archived files and that, under Art. 4 BV, access to archived files also requires the requester to make a protected interest plausible. Because the appellant did not explain why he needed the files, his request failed. The appeal was dismissed, without prejudice to a new, properly substantiated request.

Regeste Omnilex

Art. 4 BV; right of access to archived files and personnel records: access to completed or non-procedural files is not unconditional. Where cantonal law is incomplete, the constitutional right to inspect files applies, but the requester must make a protected interest plausible. This requirement is particularly justified for archived personnel files, which may contain internal documents, evaluations, and third-party information not intended for disclosure. If no purpose for inspection is stated, the request may be refused; the authority need not first examine and sort the file without such a showing (consid. b).

Texte intégral

Geschäftsnummer:** ZZ.1987.23**
Instanz:Verwaltungsgericht
Entscheiddatum:07.12.1987
FindInfo-Nummer:O_VW.2015.344
Titel:** Einsicht in Personalakten**
Resümee:** Art. 4 BV. Zum Recht auf Einsicht in abgelegte Akten. Der ehemalige Beamte, der nach Auflösung des Dienstverhältnisses Einsicht in die abgelegten Personalakten verlangt, hat ein schützenswertes Interesse an der Einsichtnahme darzutun.**
SOG 1987 Nr. 23 ** Art. 4 BV.Zum Recht auf Einsicht in abgelegte Akten. - * Der ehemalige Beamte, der nach Auflösung des Dienstverhältnisses Einsicht in die abgelegten Personalakten verlangt, hat ein schützenswertes Interesse an der Einsichtnahme darzutun. X. gehörte bis 1981 dem kantonalen Polizeikorps an. 1987 stellte er beim Polizeidepartement das Gesuch, es sei ihm Einsicht in das Dossier zu geben, das die ihn betreffenden Personalakten enthält. Der Chef des Rechtsdienstes des Polizeidepartementes lehnte die Einsicht ab mit der Begründung, für die Gewährung von Akteneinsicht müsste ein schützenswertes Interesse dargetan sein. Der Gesuchsteller müsse, sofern er an seinem Begehren festhalten wolle, ein solches Interesse begründen. In der Folge gingen zwischen Herrn X. und dem Departement verschiedene Schreiben hin und her. Schliesslich verlangte X. vom Polizeidepartement den Erlass einer beschwerdefähigen Verfügung. Das Departement lehnte hierauf das Gesuch um Einsichtnahme in die ehemaligen Personalakten über Herrn X. formell ab. X. erhob gegen diese Verfügung Verwaltungsgerichtsbeschwerde. Das Verwaltungsgericht wies die Beschwerde mit folgender Begründung ab: Der Beschwerdeführer beruft sich auf die Verordnung über die Akteneinsicht und die Herausgabe von Akten der kantonalen Verwaltung vom 25.2.1975 (BGS 122.161.1).Das olizeidepartement macht demgegenüber geltend, bei den Personalakten des Beschwerdeführers handle es sich nicht um Akten eines laufenden Verfahrens, sondern um abgelegte Akten. Auf solche beziehe sich die Verordnung nicht. Diese behandle das Akteneinsichtsrecht in laufenden Verfahren, was sich daraus ergebe, dass § 3 von Parteien und parteivertretern spreche. Es trifft zu, dass § 3, zu dem das Marginale "l. Berechtigte" gehört, bezüglich Akteneinsicht (im Gegensatz zur Aktenherausgabe) als Berechtigte nur einerseits die "Parteien und Parteivertreter) und andererseits "Dritte" nennt. Inbezug auf abgelege Akten passt der Ausdruck "Partei" nicht; nach der Beendigung eines Verfahrens gibt es keine Parteien mehr. Der Ausdruck passt schon gar nicht inbezug auf Arbeitgeber-Personalakten. Solche Personalakten beziehen sich überhaupt nicht auf ein Verwaltungsverfahren mit zugehörigen Parteien, sondern sind im Rahmen des Arbeitsverhältnisses entstanden. Auf der andern Seite passt für eine ehemalige Partei oder für den Angestellten, auf den sich Personalakten beziehen, auch nicht der Ausdruck "Dritter".§ 3 Abs. 1 ist also offensichtlich nur auf laufende Verwaltungsverfahren zugeschnitten. Deswegen braucht man allerdings nicht zu sagen, die Verordnung sei auf abgelegte Akten überhaupt nicht anwendbar. Indessen ist festzustellen, dass sie inbezug auf die Frage nach den Berechtigten und inbezug auf die Frage, wer ein schützenswertes Interesse glaubhaft machen muss, um Akteneinsicht zu erhalten, lückenhaft ist, indem sie unbeantwortet lässt, wie es sich diesbezüglich bei abgelegten Akten mit ehemaligen Parteien verhält und wie es mit Akten steht, die sich -- wie das in der Regel bei Arbeitgeber-Personalakten zutrifft -- gar nie auf ein Verwaltungsverfahren bezogen haben. Es liegt nun nahe, die Lücke auf dem Weg zu schliessen, den das Verwaltungsgericht schon 1972, als die genannte Akteneinsicht Verordnung noch gar nicht existierte, gewiesen hat. Es hat damals festgestellt, dass sich das kantonale Recht über die Einsicht in abgelegte Akten nicht äussere (insbesondere ordnet das Verwaltungsrechtspflegegesetz diese Frage nicht) und dass deshalb unmittelbar die Regel anzuwenden sei, die das Bundesgericht aus Art. 4 BV abgeleitet hat (vgl. RB 1972 Nr. 27). Nach der bundesgerichtlichen Rechtsprechung besteht das aus Art. 4 BV abgeleitete Akteneinsichtsrecht auch für ein schon abgeschlossenes Verfahren, und es gilt auch ausserhalb jeglichen Verfahrens. Für beide Fälle ist aber vorausgesetzt, dass der Gesuchsteller ein schützenswertes Interesse glaubhaft machen kann. Zudem findet das Akteneinsichtsrecht seine Grenzen am öffentlichen Interesse des Staates oder an berechtigten Geheimhaltungsinteressen Dritter. (Vgl. zu all dem: BGE 113 Ia 6; 112 Ia 101; 110 Ia 85; 95 I 108).Im Zusammenhang des vorliegenden Falles ist wesentlich, dass ein schutzwürdiges Interesse an der Einsicht glaubhaft gemacht werden muss. Die Auffassung des Beschwerdeführers, man könne von ihm eine solche Glaubhaftmachung nicht verlangen, ist nicht haltbar. Dass die Glaubhaftmachung eines schützenswerten Interesses verlangt wird, ist besonders auch bei personalakten berechtigt. Solche Akten enthalten vielfach auch verwaltungsinterne Aktenstücke wie Auskünfte, Mitteilungen, Qualifikationsberichte, welche die Verwaltung nicht präsentieren muss, eventuell auch nicht präsentieren darf (BGE 113 Ia 9 E. cc und die dort zitierte Judikatur und Literatur).Die Verwaltung wird deshalb auf ein Gesuch um Einsichtnahme hin vorerst die Akten durchsehen und gegebenenfalls sortieren müssen. Diese Arbeit ist ihr nicht zuzumuten, wenn der Gesuchsteller nicht ein schützenswertes Interesse an der Einsichtnahme dartut. Die Unzumutbarkeit gilt noch besonders, wenn das Arbeitsverhältnis schon seit einiger Zeit beendet ist. (Andrerseits fragt sich allerdings, ob der Funktionär nicht Anspruch darauf hat, dass nach einer gewissen Zeitspanne die ehmaligen Personalakten vernichtet werden; auf dieses Problem ist hier aber nicht weiter einzugehen, da nicht ein Gesuch um Vernichtung der Akten, sondern eines um Einsichtnahme zur Diskussion steht). b) Aus der Beschwerdeschrift wie auch aus den Eingaben des Beschwerdeführers ans Polizeidepartement ist nicht ersichtlich, zu welchem Zweck der Beschwerdeführer die Einsichtgewährung verlangt. Sein Interesse an einer Einsichtnahme wird nicht näher erklärt. Damit fehlt es an der Glaubhaftmachung eines schützenswerten Interesses. Der Beschwerdeführer scheint anzunehmen, ein solches Interesse verstehe sich von selbst. Das ist aber gerade bei abgelegten Arbeitgeber-personalakten nicht der Fall. (In der Folge befasste sich das Gericht noch mit einem ganz speziellen Argument des Beschwerdeführers, das es als unerheblich ansah.) Nach allem ist kein schützenswertes Interesse an einer Einsichtnahme dargetan, sodass das Gesuch zurecht abgewiesen worden ist. An diesem Resultat ändern die vom Beschwerdeführer angeführten Gerichtsentscheide nichts..... Der Entscheid des Bundesgerichts vom 28.1.987, der mittlerweile in BGE 113 Ia S. 1 ff. veröffentlicht worden ist, handelt von einem Polizeiregister. Das Bundesgericht nahm -- und zwar erst auf Grund eingehender Überlegungen zum konkreten Fall -- an, bei einem Register solcher Art sei zum vornherein ein schutzwürdiges Interesse an der Einsicht in den streitigen Registereintrag gegeben. Die Überlegungen des Bundesgerichts lassen sich nicht auf den Fall von Arbeitgeber-Personalakten übertragen. Die Beschwerde ist abzuweisen. Wenn der Beschwerdeführer glaubt, ein schützenswertes Interesse an der Einsichtnahme zu haben, das er bis jetzt nicht genannt hat, steht es ihm frei, ein neues Gesuch zu stellen und dieses gebührend zu substantiieren. * Verwaltungsgericht, Urteil vom 7. Dezember 1987

Mots-clés

access to filesarchived recordspersonnel filesprotected interestadministrative lawconstitutional rights

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Questions juridiques clés extraites par Omnilex

Question juridique clé

Whether access to archived personnel files requires the requester to show a protected interest

Solution extraite

Yes. The requester had to make a protected interest plausible, and this was not done.

Motifs extraits

The cantonal access regulation was incomplete for archived files, so the court applied the constitutional access-to-files rule. Under that rule, access to completed or non-procedural files also depends on a plausible protected interest, especially for personnel files containing internal documents and third-party information.

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