(OILC)
du 5 décembre 2008 (État le 1ermai 2025)
Le Conseil fédéral suisse,
vu les art. 43, al. 2 et 3, et 47, al. 2, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1et
l’art. 35b de la loi du 4 octobre 1991 sur les EPF2,
arrête:
Chapitre 1 Dispositions générales
Section 1 Objet, objectifs stratégiques et principes
Art. 1 Objet
- La présente ordonnance règle:
- 3 les tâches et les compétences des unités de l’administration fédérale visées aux art. 7 et 7a , al. 1, let. a et b, de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (OLOGA)4, ainsi que celles du domaine des EPF, dans le domaine de la gestion de l’immobilier;
- les tâches et les compétences de l’Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL), dans le domaine de la logistique;
- la façon de procéder en cas de différend.
- Elle ne s’applique pas aux installations d’infrastructure de la Confédération liées aux routes nationales au sens de l’art. 2 de l’ordonnance du 7 novembre 2007 sur les routes nationales5; la gestion immobilière des routes nationales est régie par la loi fédérale du 8 mars 1960 sur les routes nationales6.
Art. 2 Objectifs stratégiques
- Dans sa gestion de l’immobilier et de la logistique, la Confédération assure la fourniture appropriée d’immeubles et de biens de logistique en veillant à une optimisation du rapport coûts-utilité à long terme. Elle veille à améliorer la transparence et la prise de conscience des coûts, ainsi qu’à encourager un comportement économique, compte tenu en particulier des coûts du cycle de vie.
- Dans le domaine de la gestion de l’immobilier, elle vise les objectifs stratégiques ci-après:
- concentration des unités d’organisation de l’administration fédérale dans des ouvrages polyvalents, de taille appropriée, appartenant à la Confédération lorsque cela est économique;
- création et application de normes fondées sur le développement durable en matière d’études, de construction, d’aménagement, de gestion, d’exploitation et de déconstruction; pour atteindre cet objectif, l’administration fédérale introduit un système de gestion des ressources et de l’environnement.
- Dans le domaine de la logistique, elle vise les objectifs stratégiques ci-après:
- normalisation et tenue d’assortiments;
- concentration des commandes et coopérations avec d’autres organisations publiques en matière d’achats;
- examen périodique et développement des processus et des organisations d’achat;
- 7 centralisation de la publication officielle des données sur des supports tels que médias électroniques, papier, CD, etc.;
- mise à profit et distribution8des données en tout genre de la Confédération, y compris envois en grandes quantités.
Art. 3 Principes
- Lesservices de la construction et des immeubles (SCI) dans le domaine de la gestion de l’immobilier et l’OFCL dans le domaine de la logistiqueaccomplissent leurs tâches en respectant les principes de l’opportunité, de l’économie et de la prise en considération des besoins des utilisateurs; ils tiennent compte des aspects culturels et écologiques ainsi que des besoins des personnes handicapées.
- Ils collaborent en partenariat.
Section 2 Conventions avec les autorités fédérales et d’autres institutions
Art. 4 Conventions avec l’Assemblée fédérale, les tribunaux fédéraux et la Société suisse d’utilité publique
- Le Conseil fédéral approuve les conventions passées:
- avec la délégation administrative de l’Assemblée fédérale sur la collaboration dans les domaines de la gestion de l’immobilier en faveur de l’Assemblée fédérale et des Services du Parlement;
- 9 en vertu des art. 25a de la loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral10, 18 et 62 de la loi du 19 mars 2010 sur l’organisation des autorités pénales11et 27a de la loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal administratif fédéral12;
- avec la Société suisse d’utilité publique (SSUP) sur la collaboration (notamment dans les domaines de l’administration, de l’utilisation et de l’entretien) concernant la Prairie du Grütli.
- Le Département fédéral des finances (DFF) est habilité à négocier les conventions.
- Il peut convenir lui-même d’adaptations des conventions dans la mesure où il s’agit de questions technico-administratives n’ayant pas d’incidences financières importantes.
Art. 5 Conventions avec d’autres institutions
Les SCI peuvent, par contrat et à des prix couvrant les coûts, fournir des prestations de gestion de l’immobilier:
- aux unités de l’administration fédérale visées à l’art. 7a , al. 1, let. c et d, OLOGA13;
- aux organisations ou personnes extérieures à l’administration visées à l’art. 6, al. 3, première phrase, OLOGA;
- à d’autres administrations publiques.
Chapitre 2 Gestion de l’immobilier
Section 1 Dispositions générales
Art. 6 Portefeuille immobilier
- Le portefeuille immobilier de l’OFCL comprend tous les immeubles de la Confédération qui ne font partie ni du portefeuille immobilier du DDPS, ni de celui des EPF. Font également partie du portefeuille immobilier de l’OFCL les immeubles destinés à l’accomplissement des tâches:
- de l’Assemblée fédérale et des Services du Parlement (art. 4, al. 1, let. a);
- 14 des tribunaux fédéraux et du Ministère public de la Confédération (art. 4, al. 1, let. b);
- de la Confédération à l’étranger;
- des commissions extraparlementaires visées à l’art. 57, al. 2, LOGA;
- d’autres institution en vertu de conventions selon les art. 4 et 5.
- Le portefeuille immobilier du DDPS comprend tous les immeubles du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et du sport (DDPS) utilisés et gérés par le DDPS en tant que propriétaire ou possesseur; en sont exceptés:
- les immeubles destinés à l’administration du DDPS dans la région de Berne;
- les immeubles de l’Office fédéral du sport.
- Le portefeuille immobilier des EPF comprend tous les immeubles destinés à l’accomplissement des tâches du domaine des EPF.
Art. 7 Définitions
- Au sens de la présente ordonnance, on entend par immobilier l’ensemble des biens-fonds, des bâtiments et des installations qui appartiennent à la Confédération ou qui sont en sa possession, en particulier sous forme de location, de fermage ou de leasing.
- La gestion de l’immobilier comprend l’ensemble des mesures destinées à couvrir les besoins en locaux de l’administration fédérale et à sauvegarder les intérêts de la Confédération en tant que propriétaire et possesseur d’immeubles, maître d’ouvrage, gestionnaire et exploitant d’immeubles.
- Sont désignées comme SCI les unités organisationnelles qui sont compétentes pour la gestion de l’immobilier dans les domaines indiqués à l’art. 6, al. 1.
- Sont désignées comme organisations d’utilisateurs (OU) les unités organisationnelles qui utilisent un ou plusieurs immeubles.
Section 2 Services de la construction et des immeubles
Art. 8 Organisation au sein de l’administration fédérale
- Sont responsables de la gestion de l’immobilier en tant que SCI:
- l’OFCL, pour les immeubles faisant partie de son portefeuille immobilier;
- armasuisse, pour les immeubles faisant partie du portefeuille immobilier du DDPS;
- le Conseil des EPF, pour les immeubles faisant partie du portefeuille immobilier des EPF.
- Pour les immeubles à affectation mixte, la responsabilité est définie en fonction de l’affectation principale.
- Si, dans un cas particulier, il subsiste des doutes au sujet de la responsabilité et si aucune entente n’est trouvée, les départements concernés règlent la question entre eux. S’ils n’arrivent pas à s’entendre, le chef du DFF tranche.
- Dans des instructions, le DDPS définit les tâches et les compétences des titulaires de fonction du portefeuille immobilier du DDPS et le Conseil des EPF celles des titulaires de fonction du portefeuille immobilier des EPF.
- Les instructions du Conseil des EPF se fondent sur le diagramme de fonctions de l’annexe 1; ce diagramme prime les art. 9 et 12 de la présente ordonnance en cas de contradiction.
- Dans sa gestion financière des immeubles du portefeuille du domaine des EPF qui appartiennent à la Confédération, le Conseil des EPF applique les art. 28 à 32, 34 à 39 et 49 à 52a de l’ordonnance du 5 avril 2006 sur les finances de la Confédération15,16.
Art. 9 Pilotage de la gestion de l’immobilier
- Dans leur domaine de compétence, les SCI sont responsables du pilotage stratégique, tactique et opérationnel de la gestion de l’immobilier.
1bis. Ils tiennent compte de manière équilibrée, dans toutes les phases de la gestion de l’immobilier, des trois dimensions du développement durable que sont la société, l’économie et l’environnement. Conformément à l’art. 27, le DFF édicte des instructions sur la gestion immobilière durable. Celles-ci, de même que les recommandations correspondantes de la Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics (KBOB)17, sont déterminantes pour la mise en œuvre d’une gestion immobilière durable.18
- Dans le domaine du pilotage stratégique, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:
- examen des besoins: examiner les besoins annoncés sous l’angle de la légalité, de l’opportunité, des normes, de l’optimisation des processus d’exploitation, de l’économie et du financement;
- planification et pilotage des investissements: planifier et piloter les crédits d’engagement et les crédits budgétaires;
- gestion du portefeuille immobilier: définir des stratégies, des conceptions globales, des directives et des instruments de contrôle afin d’optimiser le rapport coûts-utilité du portefeuille immobilier de la Confédération;
- transparence des coûts: créer la transparence en mettant en évidence les coûts effectifs de la Confédération en tant que propriétaire et possesseur d’immeubles, maître d’ouvrage, gestionnaire et exploitant d’immeubles;
- planification pluriannuelle et fixation d’objectifs: élaborer, dans le cadre d’une planification pluriannuelle continue, des objectifs stratégiques et, en fonction de ceux-ci, définir chaque année des objectifs opérationnels;
- 19 …
- Dans le domaine du pilotage tactique des projets, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:
a. rapport d’état: établir à un rythme défini un rapport d’état ayant la teneur suivante:
1. comparaison entre la situation actuelle et la situation visée,
2. pronostic jusqu’à la fin du projet,
3. appréciation des causes des différences entre la situation actuelle et la situation visée, ainsi que des chances et des risques,
4. propositions de mesures de pilotage visant à atteindre les objectifs,
5. éventuellement, demande de modification du projet (écarts par rapport à l’objectif, correction de l’objectif);
b. contrôle des projets: mettre en œuvre des instruments de contrôle de gestion servant à piloter chaque projet;
c. rapports périodiques: établir tous les six mois des rapports assortis d’un commentaire pour le contrôle des crédits d’engagement et des crédits budgétaires;
d. audits: réaliser, sur ordre du département d’attache du SCI, des audits pour tous les projets et processus de la gestion de l’immobilier; le DFF est compétent pour les audits concernant le portefeuille immobilier des EPF.
- Dans le domaine du pilotage opérationnel des projets, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:
- 20 fourniture d’immeubles, désinvestissement et gestion commerciale des ouvrages, comprenant notamment l’acquisition, y compris les coopérations en la matière, la gestion des locaux et des surfaces, la comptabilité des ouvrages et la gestion des contrats. L’OFCL et armasuisse respectent les dispositions relatives au controlling des achats contenues dans l’ordonnance du 24 octobre 2012 sur l’organisation des marchés publics de l’administration fédérale21;
- gestion technique des bâtiments, comprenant notamment l’entretien, l’exploitation technique ainsi que la gestion de l’énergie et de la sécurité;
- gestion de l’infrastructure des bâtiments, comprenant l’acquisition, la fourniture, la coordination et la surveillance de tous les services nécessaires à l’utilisation quotidienne de l’ouvrage;
- études préalables et études de projet, comprenant la direction des phases d’études de faisabilité, de définition de projet, de procédure de sélection, d’avant-projet, de projet de construction, de procédure d’autorisation et de projet de mise à l’enquête; l’optimisation des coûts du cycle de vie du bâtiment doit être prise en compte durant toutes les phases du projet;
- appel d’offres et réalisation, comprenant la direction des phases d’appel d’offres, de comparaison des offres, d’adjudication, de projet d’exécution, d’exécution, de mise en service et de fin des travaux, compte tenu des coûts du cycle de vie du bâtiment;
- consommation des ressources, comprenant la gestion des ressources et des aspects environnementaux, ainsi que l’établissement de rapports périodiques sur la consommation des ressources (chaleur, électricité, eau, déchets) par surface de référence énergétique et par bâtiment (compte tenu des éléments du parc immobilier permettant une évaluation probante) et sur la planification des mesures; ces renseignements sont mis à la disposition des OU intéressées dans le cadre du programme RUMBA (gestion des ressources et management environnemental de l’administration fédérale).
Art. 10 Besoins des OU
Les SCI tiennent compte, dans le cadre de leurs tâches, des besoins des OU de façon appropriée. En outre, les règles particulières visées à l’art. 21 s’appliquent à l’OFCL.
Art. 11 Désignation des interlocuteurs
- Les SCI désignent les interlocuteurs auxquels leurs OU peuvent s’adresser suivant l’opération visée.
- Les interlocuteurs pour le portefeuille immobilier de l’OFCL figurent dans l’annexe 2.
Art. 12 Compétences
- Dans les limites des crédits d’engagement et des crédits budgétaires accordés par les Chambres fédérales et conformément aux directives du département compétent, les SCI peuvent traiter eux-mêmes toutes les affaires relevant de leur domaine de compétence. Il s’agit en particulier:
- de l’achat et de la vente d’immeubles, ainsi que de la constitution, de la modification, de l’exercice et de la radiation de droits de préemption, d’emption et de rachat sur des immeubles;
- de la constitution, de la modification et de la radiation de droits de superficie et d’autres droits réels limités;
- de la location et de l’affermage d’immeubles ou de parties d’immeubles, ainsi que de l’encaissement des loyers et des frais accessoires correspondants;
- de la location et de l’affermage d’immeubles pour l’administration fédérale;
- de la conclusion d’opérations de leasing dans le cadre de l’art. 52 de l’ordonnance du 5 avril 2006 sur les finances de la Confédération22;
- de la définition imposée de standards applicables à la construction, à l’attribution de surfaces, à l’aménagement intérieur, ainsi qu’à la gestion et à l’exploitation d’immeubles;
- de l’utilisation économique et rationnelle de l’espace disponible;
- de l’attribution ferme d’immeubles et de locaux aux OU après consultation des départements concernés;
- de l’adjudication de marchés de construction, de fournitures et de services;
- de mandats confiés à des tiers.
- Les SCI peuvent confier des tâches à des OU dans le cadre de conventions.
Art. 13 Achat et vente d’immeubles
- Si un SCI envisage d’acheter un immeuble, il demande d’abord aux autres SCI s’ils disposent d’un objet approprié dans leur portefeuille.
- Si un SCI envisage de vendre un immeuble, il le propose, sous réserve de droits de préemption ou de droits de rachat, aux acheteurs potentiels ci-après dans l’ordre de priorité suivant:
- autres SCI (propres besoins de la Confédération);
- cantons;
- communes;
- particuliers.
- La vente aux cantons, aux communes ou à des particuliers se fait par principe aux prix du marché.
- Pour l’achat et la vente d’immeubles, l’Office fédéral des routes est assimilé aux SCI.23
Art. 14 Obligations de l’OFCL
Le Palais fédéral et le centre de la ville de Berne sont réservés à l’Assemblée fédérale, au Conseil fédéral et aux services qui lui sont proches, de même qu’aux unités d’organisation assumant des tâches internationales.
Section 3 OU et collaboration avec les SCI
Art. 15
- Les OU collaborent à l’exécution des tâches définies dans la présente ordonnance selon les directives des SCI.
- Les OU qui utilisent des immeubles des portefeuilles immobiliers de l’OFCL et du DDPS ne sont en principe pas habilitées à mettre à la disposition de tiers les locaux qui leur sont attribués par les SCI. Les exceptions sont soumises à une réglementation écrite entre l’OU et le SCI.
- Elles formulent et justifient leurs besoins en matière d’immobilier et remettent leurs demandes selon les instructions du SCI compétent.
- Les OU et les SCI tiennent compte de leurs droits et de leurs obligations réciproques et s’informent mutuellement de toutes les affaires importantes.
Section 4 OU du portefeuille immobilier de l’OFCL et collaboration avec l’OFCL
Art. 16 Fonctions des OU
- Les OU du portefeuille immobilier de l’OFCL et les secrétariats généraux (SG) ou les autres organes d’attache auxquels elles sont rattachées désignent des responsables de l’immobilier comme partenaire chargé de collaborer avec l’OFCL. Ils les dotent des compétences et des ressources nécessaires.
- Elles désignent les personnes chargées d’exécuter les fonctions suivantes à titre permanent:
- responsable du service de contact pour les immeubles au niveau du SG ou de l’organe d’attache de l’OU;
- logisticien de l’immobilier au niveau de l’OU (LI OU);
- logisticien de l’immobilier aux emplacements des OU (LI E).
- Dans le cadre d’un projet de construction, elles désignent la personne chargée d’exécuter la fonction temporaire de représentant de l’OU et, dans les grands projets, la fonction temporaire de chef de projet pour l’OU dans l’organisation du projet de construction.
- Les tâches à exercer par les fonctions visées aux al. 2 et 3 figurent dans l’annexe 3.
- Au besoin, les fonctions visées aux al. 2 et 3 peuvent être exercées par la même personne.
Art. 17 Demandes des OU
- Les OU formulent, justifient et annoncent leurs besoins selon les instructions de l’OFCL.
- Dans leurs demandes, elles doivent fournir la preuve économique de leurs besoins.
- Avant de remettre leurs demandes à l’OFCL, les OU demandent une appréciation et une recommandation du SG compétent ou, le cas échéant, de leur organe d’attache; font exception les demandes portant sur les petits travaux et les travaux d’entretien.
- Les SG ou les organes d’attache examinent et apprécient les demandes et fixent des priorités, les comparent avec la stratégie de développement et la planification à long terme du département ou de l’unité, émettent une recommandation et les transmettent avec une justification à l’OFCL.
Art. 18 Droits et obligations de l’OFCL dans le cadre de la collaboration
- L’OFCL tient compte des directives internes à la Confédération et des possibilités financières et veille à fournir aux OU des espaces selon des principes économiques.
- Il informe régulièrement les OU sur:
- les principes de la stratégie du portefeuille;
- la planification des investissements (planification pluriannuelle, fourchette des investissements);
- la stratégie d’affectation des bâtiments;
- les instructions, les normes et les standards relatifs à la construction, l’aménagement, l’exploitation et la construction durable;
- la stratégie de maintenance;
- l’utilisation des ressources et la charge environnementale.
- Il met à la disposition des OU, en ligne, des instruments de planification et de pilotage répondant à leurs besoins, en particulier:
- les formules de demande;
- les plans d’affectation et les données sur les surfaces pour les bâtiments administratifs;
- les instructions, les normes et les standards concernant la construction, l’aménagement, l’exploitation et la construction durable;
- la documentation sur l’organisation et les processus de l’OFCL.
- Il consulte régulièrement sa clientèle.
Art. 19 Droits et obligations des OU dans le cadre de la collaboration
- Les OU de l’administration fédérale au sens des art. 7 et 7a , al. 1, let. a et b, OLOGA24doivent commander l’ensemble de leurs prestations à l’OFCL25.
- Les OU de l’administration fédérale au sens de l’art. 7a , al. 1, let. c et d, OLOGA, les organisations ou personnes extérieures à l’administration visées à l’art. 6, al. 3, première phrase, OLOGA et les autres administrations publiques peuvent commander leurs prestations à l’OFCL par le biais d’une convention26.
- Les OU collaborent avec l’OFCL pour atteindre les objectifs visés à l’art. 2 dans les domaines suivants:
- affectation et utilisation rationnelle des espaces;
- planification et optimisation des processus d’exploitation spécifiques à l’utilisateur;
- planification et optimisation de la gestion et de l’exploitation du bâtiment;
- optimisation des besoins d’espaces et de surfaces;
- preuves du caractère économique des processus d’exploitation.
- Elles informent régulièrement l’OFCL sur:
- leur planification à court et à moyen terme;
- leur stratégie à moyen et à long terme;
- l’évolution des besoins de surfaces;
- l’évolution de l’effectif de personnel (postes à plein temps et à temps partiel);
- l’appréciation de l’emplacement et l’appropriation de l’immeuble;
- les exigences de qualité des locaux;
- les suggestions pour l’adaptation des normes des locaux.
- Elles fournissent chaque année à l’OFCL les données suivantes pour les rapports généraux et les rapports relatifs au programme RUMBA:
- effectif de personnel (postes à plein temps et à temps partiel, par emplacement);
- indicateurs d’exploitation dans la mesure où l’OU est compétente pour l’exploitation du bâtiment.
Art. 20 Modèle de location axé sur le marché et sur les coûts
- Dans le modèle de location axé sur le marché et sur les coûts pour les prestations de fourniture de surfaces, l’OFCL et les SG ou les services correspondants règlent leurs droits et obligations dans un accord général de niveau de service; ils se basent sur leurs droits et obligations définis dans la présente ordonnance.
- Les modalités de l’accord sont régies par les directives et instructions relatives à la gestion budgétaire et comptable de la Confédération qui sont émises par l’Administration fédérale des finances27.
Art. 21 Règles particulières
Des règles particulières s’appliquent à:
- la gestion des places de stationnement; elle est réglée dans l’ordonnance du 20 mai 1992 concernant l’attribution de places de stationnement dans l’administration fédérale28;
- l’utilisation et l’exploitation d’équipements de restauration; elles sont réglées dans une convention entre l’OFCL et l’Office fédéral du personnel;
- l’utilisation et l’exploitation de logements de service; elles sont réglées par l’art. 90 de l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération29;
- 30 l’utilisation et l’exploitation des bâtiments civils de la Confédération; l’OFCL édicte des directives dans ce domaine.
Section 5 Tâches particulières de l’OFCL
Art. 22 Prestations logistiques lors d’occasions particulières
L’OFCL fournit les prestations logistiques dont le Conseil fédéral, les chefs de département, le chancelier de la Confédération et les autres magistrats fédéraux du plus haut niveau ont besoin lors d’occasions particulières telles que la réception de Nouvel An, les visites d’État, les visites de travail, les honneurs militaires, l’excursion annuelle du Conseil fédéral et les conférences de presse.
Art. 23 L’art dans la construction
- Pour les projets d’art dans la construction relatifs aux bâtiments du portefeuille immobilier de l’OFCL, l’OFCL se charge des tâches suivantes:
- études;
- coordination des projets avec les autres projets de construction;
- gestion des crédits;
- organisation de concours;
- mandats directs;
- traitement des questions techniques de construction;
- administration.
- Il règle sa collaboration avec l’Office fédéral de la culture et la Commission fédérale des beaux-arts par le biais de conventions.
Art. 24 FIPOI
L’OFCL fournit des membres aux organes statutaires de la FIPOI (Fondation des immeubles pour les organisations internationales) à Genève.
Section 6 Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics et compétence du DFF
Art. 25 Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics
- La KBOB comprend au moins:
- les trois SCI visés dans la présente ordonnance;
- l’Office fédéral des routes;
- l’Office fédéral des transports.
- La KBOB peut admettre d’autres membres, en particulier d’autres offices fédéraux, ainsi que des représentants d’organes des constructions et des immeubles cantonaux et communaux.
- Elle se dote des organes suivants, dans lesquels ses membres sont représentés:
- le comité;
- les groupes spécialisés permanents;
- au besoin, des groupes ad hoc chargés de mandats de durée limitée.
- Les décisions de ses organes sont prises à la majorité simple des votants.
- Le comité doit en particulier définir les activités essentielles de la KBOB.
- L’OFCL préside la KBOB.
- Il gère le secrétariat de la KBOB.
Art. 26 Objectifs, tâches et compétences de la KBOB
- La KBOB défend les intérêts de ses membres en tant que propriétaires et possesseurs d’immeubles, maîtres d’ouvrage, gestionnaires et exploitants d’immeubles.
- Elle vise en particulier les objectifs suivants et assume les tâches suivantes:
- elle veille à ce que ses membres collaborent de façon efficace;
- elle encourage l’échange d’expériences entre ses membres et les représentants d’autres institutions de la branche de la construction et de l’immobilier;
- elle représente ses membres de façon uniforme envers d’autres institutions publiques et envers la branche de la construction;
- elle encourage l’efficacité dans la fourniture, la construction, l’aménagement, la gestion et l’exploitation de bâtiments et d’installations de la Confédération;
- elle tient compte du développement durable;
- elle tient compte des aspects culturels;
- elle organise régulièrement des cours de formation et de perfectionnement à l’intention du personnel chargé de la gestion de l’immobilier, afin d’encourager la collaboration dans le domaine immobilier de la Confédération.
- Elle assume en particulier des tâches de coordination dans les domaines suivants:
- achats et contrats;
- variations de prix;
- prestations des bureaux d’études;
- normes;
- construction durable.
- Dans le cadre de la gestion de l’immobilier, elle peut:
- émettre des recommandations communes pour ses membres;
- représenter ses membres en Suisse.
- Elle peut définir l’organisation détaillée de son domaine de compétence.
Art. 27 Compétence du DFF
Sur proposition de la KBOB, le DFF édicte, dans le domaine de la gestion de l’immobilier, des instructions pour les membres de la KBOB rattachés à l’administration fédérale et pour leurs OU.
Section 7 Régime des crédits
Art. 28 Fourniture de crédits
- Le département dont fait partie le SCI demande chaque année, pour tous les projets d’investissement de son SCI dans le domaine de la gestion de l’immobilier, un crédit d’engagement structuré comme suit:31
- un crédit d’engagement pour chaque projet qui entraîne des coûts dépassant 10 millions de francs, avec des explications pour chaque projet;
- 32 un crédit d’engagement avec une structure adéquate pour tous les autres projets de construction.
- Le crédit d’engagement est demandé dans un message sur l’immobilier séparé; pour le domaine des EPF, il est partie intégrante du message sur le budget.33
- Le département dont fait partie le SCI sollicite par la voie du budget concerné les crédits budgétaires nécessaires pour réaliser les projets prévus et exploiter les immeubles.
- Dans les messages mentionnés à l’al. 2, les coûts annuels prévus pour l’exploitation ainsi que les frais subséquents du bâtiment sont présentés pour les projets visés à l’al. 1, let a.
- Dans le cadre de la gestion de l’immobilier, les SCI peuvent:
- statuer sur les crédits d’études et sur la libération de crédits destinés à des projets d’investissement;
- statuer sur des crédits d’exploitation et sur la libération des crédits correspondants;
- gérer des crédits d’engagement et des crédits budgétaires.
Art. 29 Pilotage financier
Les SCI établissent chaque année pour leur domaine de compétence une planification des investissements continue sur quatre ans ainsi qu’une planification des investissements à plus long terme pour la gestion de l’immobilier.
Chapitre 3 Logistique
Art. 30 Champ d’application
- Le présent chapitre s’applique à l’administration fédérale au sens des art. 7 et 7a , al. 1, let. a et b, OLOGA34.
- Les bénéficiaires des prestations et les services demandeurs ci-après qui ne relèvent pas de l’al. 1 peuvent, en s’appuyant sur des conventions, obtenir de l’OFCL des produits de ses assortiments et des prestations d’édition à des prix couvrant les coûts:
- unités de l’administration fédérale visées à l’art. 7a , al. 1, let. c et d, OLOGA;
- 35 tribunaux fédéraux et Ministère public de la Confédération;
- organisations ou personnes extérieures à l’administration visées à l’art. 6, al. 3, première phrase, OLOGA;
- autres administrations publiques.
Art. 31 Tâches et compétences de l’OFCL
- L’OFCL est le fournisseur unique de prestations pour l’administration fédérale au sens des art. 7 et 7a , al. 1, let. a et b, OLOGA36durant toutes les phases du processus de logistique37.
- Il décide de sa propre production et de ses achats, y compris des coopérations d’achat.
- Il constitue un service d’achat central de la Confédération selon l’art. 3 de l’ordonnance du 22 novembre 2006 sur l’organisation des marchés publics de la Confédération38.
- Il fournit les instruments nécessaires au controlling des achats.39
- Il sert de service spécialisé et d’organe de normalisation pour les équipements de bureau et l’aménagement des locaux, ainsi que pour les publications de la Confédération.
- Il constitue le service central d’achat et de distribution des publications fédérales et des imprimés; il décide des canaux de distribution à utiliser.
- Il tient, gère et diffuse les articles normalisés dans les assortiments suivants:
- équipements de bureau (matériel et bureautique);
- équipements des locaux (mobilier, articles de ménage pour les ambassades, matériel pour le service domestique);
- informatique;
- moyens de télécommunication.
- Il examine périodiquement les processus et les organisations du marché de biens et de prestations à usage civil et les optimise.
- Il est compétent pour le conditionnement et l’édition de données officielles de la Confédération (en particulier les données à protéger, confidentielles ou secrètes).
- Il est compétent pour la personnalisation et la confection du passeport suisse et d’autres documents d’identité et de légitimation de la Confédération, sur mandat de l’Office fédéral de la police.
Chapitre 4 Procédure en cas de différend
Section 1 Généralités
Art. 32
- Les différends dans les domaines de la gestion de l’immobilier et de la logistique doivent être éliminés autant que possible par accord mutuel.
- Pour les cas où ce ne serait pas possible, une procédure d’escalade doit être prévue.
- Les SCI fixent la procédure et les niveaux d’escalade pour le domaine de la gestion de l’immobilier.
Section 2 Domaines du portefeuille immobilier de l’OFCL et de la logistique
Art. 33 Gestion de l’immobilier
- Les différends ayant trait au portefeuille immobilier de l’OFCL doivent être éliminés d’un commun accord:
- entre le gestionnaire de portefeuille de l’OFCL et un membre de la direction ou le LI OU pour les questions liées à la planification stratégique;
- entre le gestionnaire de portefeuille de l’OFCL et le LI OU pour les questions liées aux besoins immobiliers.
- Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le chef du domaine des constructions de l’OFCL tranche.
Art. 34 Projets immobiliers (projets de construction)
- Les différends dans les projets immobiliers (projets de construction) doivent être éliminés d’un commun accord entre le chef de projet de l’OFCL (maître d’ouvrage) et le chef de projet de l’OU.
- Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le gestionnaire de portefeuille de l’OFCL tranche.
- Si les parties n’acceptent pas cette décision, le gestionnaire de portefeuille de l’OFCL et l’organe d’attache du chef de projet de l’OU cherchent une solution consensuelle.
- Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le chef du domaine des constructions de l’OFCL tranche.
Art. 35 Gestion commerciale des bâtiments (imputation de prestations)
En cas de différend dans la gestion commerciale des bâtiments (imputation de prestations), la procédure d’escalade s’applique conformément aux directives et instructions relatives à la gestion budgétaire et comptable de la Confédération qui sont émises par l’Administration fédérale des finances40.
Art. 36 Exploitation des immeubles
- Les différends dans l’exploitation des immeubles (entretien ou petits travaux, exploitation du bâtiment, nettoyage) doivent être éliminés d’un commun accord entre le responsable du bâtiment de l’OFCL et le LI OU ou, le cas échéant, le LI E.
- Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le chef de la division de la gestion des ouvrages et des bâtiments de l’OFCL tranche.
- Si les parties n’acceptent pas cette décision, le chef de la division de la gestion des ouvrages et des bâtiments de l’OFCL et l’organe d’attache du LI OU ou, le cas échéant, du LI E cherchent une solution consensuelle.
- Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le chef du domaine des constructions de l’OFCL tranche.
Art. 37 Logistique
- Pour l’élimination des différends dans le domaine de la logistique, sont compétents du côté de l’OFCL, au premier niveau:
- le chef de la division de la distribution, pour les processus liés aux équipements de bureau et aux publications;
- le chef de la division des achats, pour les processus liés à l’acquisition sur mandat;
- 41 le chef de la division de la production, pour les processus liés à la production sur mandat.
- Au second niveau, le chef du domaine de la logistique est compétent dans tous les cas.
Art. 38 Procédure
Les parties décrivent le différend par écrit et soumettent une proposition pour le résoudre.
Art. 39 Autres niveaux d’escalade
- Si l’OU, le bénéficiaire de prestations ou le service demandeur n’accepte pas le résultat de la procédure, la question se règle entre le Secrétaire général du département d’attache de l’OU, du bénéficiaire de prestations ou du service demandeur et le directeur de l’OFCL.
- Si aucun consensus n’est trouvé, le chef du DFF tranche.
Art. 40 Dispositions réservées
Sont réservées les procédures de conciliation et d’arbitrage divergentes applicables aux litiges, aux différends et aux droits litigieux qui sont prévues dans une convention au sens de l’art. 4.
Chapitre 5 Dispositions finales
Art. 41 Dispositions d’exécution
- Les SCI édictent pour leur domaine de compétence les instructions relatives à l’exécution de la présente ordonnance dans le domaine de la gestion de l’immobilier. Les art. 8 et 27 sont réservés.
- L’OFCL édicte des instructions pour le domaine de la logistique. Sont réservées:
- 42 l’ordonnance du 2 avril 2025 sur la numérisation43;
- 44 l’ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l’information45.46
Art. 42 Abrogation du droit en vigueur
L’ordonnance du 14 décembre 1998 concernant la gestion de l’immobilier et la logistique de la Confédération47est abrogée.
Art. 43 Entrée en vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur le 1erjanvier 2009.
Annexe 1
(art. 8, al. 5)
Responsabilités en matière de gestion de l’immobilier dans le domaine des EPF (diagramme des fonctions)
Légende:
| A Approbation définitive | C Collaboration | P Proposition |
|---|
| D Décision / niveau de décision | i Droit à l’information | K2 Surveillance de K / contrôles par sondage |
| E Exécution | K Contrôle / système de contrôle interne | |
| Tâche / activité | Périodicité | Parlement | CF | AFF | OFCL | DEFR | Conseil des EPF |
|---|
| A. Gestion stratégique de l’immobilier | | | | | | | |
| 1. Perspectives globales concernant les locaux et leur financement, élaborées dans le cadre d’une planification à moyen / long terme de l’ensemble des besoins en matière d’immobilier (art. 7, al. 1 et 2) ainsi que des coûts d’investissement et des coûts subséquents y afférents (art. 2, al. 1); horizon de planification: 4 ans, horizon de prévision: 12 ans | continue | | | i | K2 | i | A |
| 2. Maintien de la valeur et de la fonction | | | | | | | |
| 2.1 Stratégie de base, fondée notamment sur une différenciation entre le parc essentiel et le parc à disposition | quadriennale | | | | A | i | D |
| 2.2 Planification continue de mesures | annuelle | | | | i | i | D |
| 3. Planification des investissements (4 ans) sur la base des perspectives globales concernant les locaux et leur financement | annuelle | i | i | i | K | i | D |
| 4. Normes et standards (notamment de la KBOB) | continue | | | | i | | D |
| 5. Cofinancement avec des fonds de tiers: élaboration et gestion des conventions-cadres | quadriennale | | | C/D | C/D | C/D | E/D |
| B. Budget / plan financier | | | | | | | |
| 1. Demande du crédit d’engagement par l’intermédiaire du programme des constructions intégré au message concernant le budget | annuelle | A | D4 | K | D2 | D3
Double proposition (DEFR et DFF) | E/D1/P |
| 2. Demande du crédit d’investissement (budget) et du crédit d’amortissement | annuelle | A | D3 | K | D2 | i | D1/P |
| 3. Demande de crédit de charges pour la fourniture de surfaces (location) | annuelle | A | D | K | C | P | C |
| 4. Transfert entre le crédit d’investissement et la contribution financière (± 20 % du crédit d’investissement) | annuelle | | | i | D2 | A | E/D1 |
| C. Mesures de mise en œuvre | | | | | | | |
| 1. Achat de biens-fonds | | | | | | | |
| 1.1 Achat < 10 millions de francs | selon besoins | | | | i | | E/D |
1.2 Achat > 10 millions de francs
(compris dans le programme des constructions) | selon besoins | A | D4 | K | D2 | D3
Double proposition (DEFR et DFF) | E/D1 |
| 2. Cofinancement: demande accompagnée d’une description du projet, de la convention avec les bailleurs de fonds tiers et d’une évaluation des risques | selon besoins | | | i | A | i | E/D/P |
| 3. Vente (dans le respect de l’art. 13) | selon besoins | | | | A | | E/D |
| 4. Cession de bien-fonds en droit de superficie | | | | | | | |
| 4.1 Octroi de droits de superficie à des tiers pour des utilisations sans rapport avec le mandat de prestations du domaine des EPF | selon besoins | | | | A | | E/D/P |
| 4.2 Modèles d’investissement pour les utilisations complémentaires par rapport au mandat de prestations, par exemple logements pour étudiants, hôtel, etc. (utilisations ne répondant pas aux besoins du domaine des EPF, exploitation et entretien assurés par des tiers) | selon besoins | | | | A | | E/D/P |
| 4.3 Contrats de bail directement liés à une transaction portant sur des droits réels, même sans cession en droit de superficie | selon besoins | | i | | A | | E/D/P |
| 4.4 Paiement des charges liées aux opérations susmentionnées et encaissement des revenus | continue | | | | | | E |
| 5. Copropriété / propriété commune | selon besoins | | | i | D2 | D2 | E/D1/P |
| 6. Servitudes | | | | | | | |
| 6.1 Octroi (hors droits de superficie) | selon besoins | | | | | | E/D |
| 6.2 Obtention | selon besoins | | | | | | E/D |
| 7. Droits d’emption (annotation) | | | | | | | |
| 7.1 Octroi | selon besoins | | | | A | | E/D/P |
| 7.2 Obtention | selon besoins | | | | | | E/D |
| 8. Bail à loyer / bail à ferme | | | | | | | |
| 8.1 Prise en location / prise à ferme | selon besoins | | | | | | E/D |
| 8.2 Location / affermage, paiement des charges et encaissement des revenus y compris | selon besoins | | | | | | E/D |
| D. Gestion des valeurs, comptabilité financière | | | | | | | |
| 1. Gestion détaillée des crédits d’engagement et des crédits d’investissement | continue | | | | | | E/K |
| 2. Planification des liquidités pour des investissements dans des immeubles de la Confédération (crédit d’investissement pour l’étude et de réalisation de projets de construction) | mensuelle | | | i | i | | E/K |
| 3. Versements pour des investissements dans des immeubles de la Confédération sur la base de la planification des liquidités | mensuelle | | | | E/K/D | | P |
| 4. Gestion détaillée des entrées / sorties d’immobilisations et des amortissements | continue | | | | K2 | | E/K |
| 5. Gestion détaillée des provisions et des engagements conditionnels | annuelle | | | | K2 | | E/K |
| 6. Gestion sommaire du compte des investissements et du bilan | trimestrielle | | | | E/K | | i |
| 7. Répercussion des coûts des surfaces | trimestrielle | | | | E | C | i |
| E. Rapports | | | | | | | |
| 1. Rapport concernant l’ensemble du portefeuille, chiffres-clés compris | annuelle | | | i | K2 | i | E/K/D |
| 2. Preuve du maintien de la valeur et de la fonction (art. 35b de la loi du 4 octobre 1991 sur les EPF) | annuelle | | | i | K2 | i | E/K/D |
| 3. Rapport trimestriel sur les modifications touchant le compte des investissements / bilan, engagements conditionnels et provisions y compris | trimestrielle | | | i | K2 | | E/K/D |
| 4. État des crédits d’engagement et des crédits d’investissement (compte) | semestrielle | i | | i | K2 | i | E/K/D |
| 5. Bouclement annuel: indications pour le compte d’État / bilan | annuelle | | | i | K2 | i | E/K/D |
| 6. Statistique de la construction pour l’Office fédéral de la statistique | annuelle | | | | i | | E |
Annexe 2
(art. 11, al. 2)
Portefeuille des immeubles de l’OFCL: interlocuteurs à qui l’OU peut s’adresser suivant l’opération visée
Abréviations:
Dir. = membre de la direction
CP = chef de projet
LI OU = logisticien de l’immeuble au niveau de l’OU
LI E = logisticien de l’immeuble au niveau des emplacements des OU
RB = responsable de bâtiment
| Opération | OFCL | OU |
|---|
| Gestion de l’immobilier – Études stratégiques – Besoins immobiliers | Gestionnaire de portef.
Gestionnaire de portef. | Dir. (LI OU)
LI OU |
| Projets immobiliers – Projets de construction – Prise en location | CP maître d’ouvrage
Gestionnaire immobilier | CP OU
CP OU |
| Gestion commerciale des bâtiments – Imputation de prestations | Gestionnaire grands comptes | LI OU |
| Exploitation de l’immeuble – Ligne directe – Petits travaux – Entretien – Exploitation du bâtiment et nettoyage – Mobilier de remplacement | Centre d’appels
RB
RB
Centre de services
Logistique, distribution | Tous
(utilisateurs de locaux)
LI OU
LI OU ou LI E
LI OU ou LI E
LI OU ou LI E |
Annexe 3
(art. 16, al. 4)
Tâches des différentes fonctions dans la gestion de l’immobilier des OU du portefeuille immobilier de l’OFCL
1. Tâches du responsable du service de contact des immeubles au niveau SG (ou, lorsque l’OU n’est pas rattachée à un SG, l’organe d’attache de l’OU)
1.1. représente les intérêts du département envers l’OFCL;
1.2. coordonne les demandes des offices au sein du département (besoins de locaux, de mobilier et de travaux des offices);
1.3. examine et approuve la recommandation pour les demandes des offices, les transmet à l’OFCL et informe les offices de la recommandation;
1.4. informe les offices sur la stratégie de développement et la planification à long terme du département et sur les décisions importantes pour l’OU concernant les immeubles.
2. Tâches du logisticien de l’immobilier au niveau de l’OU (LI OU)
2.1. représente l’utilisateur envers l’OFCL;
2.2. gère les surfaces louées auprès de l’OFCL ou attribuées pour utilisation (postes de travail);
2.3. sert d’interlocuteur central pour tous les besoins de locaux et d’infrastructure de l’office;
2.4. coordonne les demandes des OU (besoins de locaux, de mobilier et de travaux de l’office) à remettre à l’OFCL;
2.5. soumet les demandes (besoins de locaux, de mobilier et de travaux de l’office) à l’OFCL via le service de contact du niveau SG (ou, lorsque l’OU n’est pas rattachée à un SG, l’organe d’attache de l’OU);
2.6. demande les petits travaux et les mesures d’entretien directement à l’OFCL;
2.7. attribue les locaux et les places de travail des surfaces louées auprès de l’OFCL et les prépare;
2.8. établit des plans de disposition (pour le mobilier) et planifie les mesures telles que déménagements ou commandes d’infrastructure (mobilier de remplacement, informatique et téléphonie de poste de travail, prestations de l’OFCL);
2.9. assure l’information interne concernant le domaine immobilier.
3. Tâches du logisticien de l’immobilier aux emplacements des OU (LI E)
Le logisticien de l’immobilier aux emplacements des OU (LI E) est subordonné techniquement au LI OU et exécute ses tâches en collaboration et d’entente avec lui; il:
3.1. sert d’interlocuteur sur place pour tous les besoins de locaux et d’infrastructure;
3.2. gère toutes les surfaces louées auprès de l’OFCL ou attribuées pour utilisation (postes de travail) à son emplacement;
3.3. soumet des demandes (besoins de locaux, de mobilier et de travaux de l’emplacement) au LI OU;
3.4. demande l’exécution des petits travaux au LI OU;
3.5. demande les travaux d’entretien à l’OFCL;
3.6. attribue les locaux et les places de travail des surfaces louées auprès du SCI et les prépare;
3.7. établit des plans de disposition (pour le mobilier) et planifie les mesures, telles que déménagements ou commandes d’infrastructure (mobilier de remplacement, informatique et téléphonie pour postes de travail, prestations de l’OFCL);
3.8. assure l’information interne concernant le domaine immobilier pour l’emplacement.
4.
Tâches du représentant de l’OU dans les projets de construction (pour les grands projets, comme chef de projet de l’OU dans l’organisation du projet):
4.1. représente l’OU et défend ses intérêts dans les projets de construction;
4.2. détermine, coordonne et justifie les besoins relatifs à la construction et aux équipements dans l’optique de l’exploitation;
4.3. fait représenter les processus de travail et les flux de matériel et de personnel de façon compréhensible (disposition à l’intérieur des locaux, schémas des relations);
4.4. réunit les données de base pour les programmes des locaux et les cahiers des charges relatifs à l’exploitation et assume la responsabilité de l’établissement de l’appréciation des risques par le service de sécurité de la Confédération;
4.5. fait élaborer des schémas généraux d’exploitation s’ils sont nécessaires au projet de construction;
4.6. représente les intérêts de l’OU dans la planification de l’affectation des locaux et des délais;
4.7. dirige la commission d’exploitation dans les projets de construction exigeants;
4.8. détermine les besoins de mobilier et d’équipements;
4.9. collabore à la coordination et à l’organisation de l’ameublement, de l’aménagement des places de travail et des déménagements;
4.10. organise en interne la réception et la mise en service de l’ouvrage;
4.11. fait rédiger les listes de défauts à l’intention de l’OFCL;
4.12. assure l’information interne concernant le projet de construction.