Ordonnance sur l’organisation de la Chancellerie fédérale

(Org ChF)

du 29 octobre 2008 (État le 1^ermai 2025)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 47, al. 2, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)¹,
en application de l’art. 28 de l’ordonnance du 25 novembre 1998
sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (OLOGA)²,

arrête:

Section 1 Objectifs, fonctions essentielles et principes d’action

Art. 1 Objectifs et fonctions essentielles

1. La Chancellerie fédérale est l’état-major du gouvernement; elle joue un rôle charnière entre le gouvernement, l’administration, l’Assemblée fédérale et le public.
2. Elle œuvre auprès du Conseil fédéral et des départements afin que les décisions du gouvernement soient prises selon une démarche cohérente s’inscrivant dans une vision à long terme et afin que le principe de collégialité soit respecté.
3. Elle remplit les fonctions fixées aux art. 30 et 32 à 34 LOGA, notamment les fonctions essentielles suivantes:
   1. elle assiste le Conseil fédéral et le président de la Confédération dans leur activité gouvernementale et veille à ce que les décisions se préparent dans des conditions optimales;
   2. elle élabore en collaboration avec les départements des documents propres à permettre au gouvernement de définir une politique cohérente et prospective et examine la mise en œuvre de cette politique;
   3. ³ elle assure la coordination d’affaires interdépartementales, notamment dans le domaine de la transformation numérique et de l’informatique;
   4. elle veille à ce que la politique d’information et de communication du gouvernement soit coordonnée et s’inscrive dans une stratégie à long terme; elle fait en sorte que les informations sur les décisions du Conseil fédéral soient communiquées le plus rapidement possible.
4. Elle accomplit en outre les tâches d’exécution que lui assigne la législation, en particulier:
   1. elle veille à ce que les droits populaires puissent s’exercer conformément à la Constitution⁴et à la législation sur les droits politiques et à ce que les élections et les votations fédérales se déroulent dans les règles;
   2. elle publie les textes juridiques et les autres documents à publier en vertu de la législation sur les publications officielles dans les plus brefs délais et dans la qualité requise;
   3. ⁵ elle fournit les prestations linguistiques et de coordination prévues par l’ordonnance du 14 novembre 2012 sur les services linguistiques⁶et exécute les tâches qui lui sont déléguées par la législation sur les langues.

Art. 2 Principes d’action

La Chancellerie fédérale observe les principes généraux régissant l’activité administrative et la direction de l’administration (art. 11 et 12 OLOGA); au surplus, elle observe notamment les principes d’action suivants:

1. elle veille à ce que ses prestations répondent aux besoins de leurs destinataires et soient fournies dans le délai requis;
2. elle s’attache à élaborer des procédures et des solutions administratives simples et transparentes;
3. elle constitue un partenaire fiable pour le gouvernement, l’administration, l’Assemblée fédérale et le public et se présente de manière cohérente;
4. elle encourage la cyberadministration.

Section 2 Compétences spécifiques

Art. 3 Prestations linguistiques

1. La Chancellerie fédérale s’engage en faveur du plurilinguisme au sein de l’administration fédérale et veille au respect de l’égalité de traitement des langues officielles.
2. Elle veille à la qualité des textes visés à l’art. 10, al. 3, de l’ordonnance du
   14 novembre 2012 sur les services linguistiques⁷.⁸
3. Elle fournit les outils permettant d’assurer la qualité rédactionnelle et formelle des textes publiés par la Confédération (art. 2, al. 2, de l’ordonnance du 4 juin 2010 sur les langues⁹).¹⁰

Art. 4 Accompagnement législatif et domaines du droit

1. La Chancellerie fédérale veille à la qualité de la législation fédérale. Elle est notamment chargée:
   1. de fixer les principes applicables à la mise en forme des actes législatifs et d’en assurer le respect;
   2. d’assurer dans les langues officielles, en collaboration avec l’Office fédéral de la justice, la conformité matérielle et formelle des actes législatifs fédéraux, leur adéquation par rapport aux contenus et aux destinataires, leur cohérence et leur intelligibilité pour les citoyens.
2. Elle prépare et exécute les lois et les ordonnances relevant:
   1. du droit relatif à l’organisation de l’administration;
   2. du droit relatif à la procédure de consultation;
   3. du droit relatif aux publications;
   4. des droits politiques.
3. Au sein de l’administration fédérale, elle est responsable des questions relatives au droit parlementaire. Elle prépare notamment les avis du Conseil fédéral concernant ce domaine.

Art. 4a Transformation numérique et gouvernance de l’informatique

La Chancellerie fédérale accomplit les tâches que lui assigne l’ordonnance du 2 avril 2025 sur la numérisation¹¹.

Art. 5 Publication de répertoires et de données personnelles

1. La Chancellerie fédérale publie l’Annuaire fédéral. Celui-ci contient:
   1. les noms des membres de l’Assemblée fédérale;
   2. les noms des membres des tribunaux fédéraux;
   3. les noms des membres du Conseil fédéral et le nom du chancelier de la Confédération;
   4. les noms, la fonction, l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur et l’adresse électronique des personnes qui exercent les fonctions principales de l’administration fédérale, des Services du Parlement et des autres grandes organisations de droit public chargées de tâches administratives de la Confédération.
2. Dans le cadre de la publication électronique de l’Annuaire fédéral, la Chancellerie fédérale accorde un accès en ligne aux données relatives à d’autres personnes, pour autant que cela soit approprié et nécessaire en raison de leur fonction.
3. Elle peut publier des organigrammes et d’autres répertoires ou en déléguer la publication à d’autres unités administratives.
4. …¹²
5. Elle accorde aux personnes extérieures à l’administration un accès en ligne aux données personnelles des employés de l’administration fédérale qui sont les interlocuteurs directs de tiers, dans la mesure où cette fonction l’exige.
6. Sur proposition de la personne concernée, elle peut rendre accessibles en ligne d’autres données personnelles en rapport direct avec la fonction de cette personne. La personne concernée doit être avisée des risques inhérents à cette accessibilité. Elle peut révoquer à tout moment son consentement à la publication élargie des données la concernant.

Art. 5a Banque de données EXE-BRC

1. La Chancellerie fédérale exploite la banque de données EXE-BRC dans le but d’assurer la gestion, le contrôle et la coordination des affaires du Conseil fédéral.
2. La banque de données EXE-BRC contient des informations et des documents relatifs aux affaires du Conseil fédéral ainsi que les données personnelles suivantes:
   1. les noms et les numéros de téléphone des collaborateurs de l’administration fédérale qui sont responsables du traitement des affaires du Conseil fédéral;
   2. des informations relatives aux personnes mentionnées dans les affaires du Conseil fédéral, dans la mesure où la législation spéciale autorise le traitement de ces données.
3. La Conférence des secrétaires généraux décide, sur proposition de la Chancellerie fédérale, combien de personnes ont accès en ligne à la banque de données EXE‑BRC:
   1. dans chaque département et à la Chancellerie fédérale;
   2. au sein de la Délégation des finances et de la Délégation de gestion des Chambres fédérales;
   3. ¹³ au sein du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT);
   4. au sein du Contrôle fédéral des finances.¹⁴
4. La Chancellerie fédérale accorde les droits d’accès aux personnes concernées, dans la mesure où elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches.¹⁵

Art. 6 Publication de rapports, d’études et d’évaluations externes

1. La Chancellerie fédérale propose une plate-forme en ligne¹⁶sur laquelle peuvent être publiés des rapports, des études et des évaluations établis à l’extérieur de l’administration fédérale.
2. La publication s’accompagne d’indications, notamment sur le donneur d’ouvrage, le mandataire, les coûts et le budget auquel ces derniers sont imputés.
3. Elle a lieu de façon décentralisée et relève des départements et des offices.

Art. 6a Portail des autorités

La Chancellerie fédérale peut mettre en ligne, à la disposition du public, l’ensemble des informations et des prestations offertes par les autorités fédérales, cantonales et communales, de même que par d’autres organisations qui accomplissent des tâches étatiques. La collaboration entre la Confédération et les cantons et la participation financière de ceux-ci sont réglées dans des conventions de droit public.

Art. 7 Autres compétences dans le domaine de l’information et de la communication

1. La Chancellerie fédérale prête son assistance aux activités de communication des départements et des offices qui en font la demande.
2. Elle veille à l’uniformité de l’identité visuelle de l’administration fédérale.
3. Elle gère le Centre de presse du Palais fédéral.
4. …¹⁷
5. Elle représente les intérêts des départements auprès de la bibliothèque du Parlement.

Art. 8 Légalisations

Sont du ressort de la Chancellerie fédérale:

1. la légalisation des signatures définitives apposées sur un document par les unités de l’administration fédérale, ambassades et consulats suisses y compris, par les consulats et missions diplomatiques étrangers en Suisse, par les chancelleries d’État des cantons et par les organisations qui assument des tâches publiques dans l’intérêt du pays tout entier;
2. l’établissement des apostilles conformément à l’art. 2 de la convention internationale de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers¹⁸et de l’arrêté fédéral du 27 avril 1972¹⁹approuvant ladite convention.

Art. 9 Situations particulières ou extraordinaires

1. La Chancellerie fédérale assure la formation à la gestion des crises par l’administration fédérale. 1bis. Elle conseille et soutient les départements d’un point de vue logistique et méthodologique dans les situations particulières ou extraordinaires qui concernent plus d’un département.²⁰
2. Elle organise l’alerte des membres du Conseil fédéral et du chancelier de la Confédération en cas d’événement grave.
3. Elle veille, conjointement avec le Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports, au maintien en état de fonctionner des installations protégées de la Confédération.

Section 3 Unité de l’administration fédérale décentralisée

Art. 10

1. Le PFPDT est rattaché administrativement à la Chancellerie fédérale.²¹
2. L’organisation et les tâches du PFPDT sont régies par la législation sur la protection des données.

Section 4 Dispositions finales

Art. 11 Abrogation du droit en vigueur

L’ordonnance du 5 mai 1999 sur l’organisation de la Chancellerie fédérale²²est abrogée.

Art. 12 Modification du droit en vigueur

La modification du droit en vigueur est réglée en annexe.

Art. 13 Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^erjanvier 2009.

(art. 12)

Modification du droit en vigueur

…²³

Footnotes

1. RS 172.010 ↩

2. RS 172.010.1 ↩

3. Introduit par le ch. I de l’O du 25 nov. 2020, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2021 (RO 2020 5893). ↩

4. RS 101 ↩

5. Nouvelle teneur selon l’art. 17 de l’O du 14 nov. 2012 sur les services linguistiques, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2013 (RO 2012 6457). ↩

6. RS 172.081 ↩

7. RS 172.081 ↩

8. Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 2 de l’O du 10 nov. 2021, en vigueur depuis le 1^erjuil. 2022 (RO 2021 692). ↩

9. RS 441.11 ↩

10. Introduit par l’annexe ch. 2 de l’O du 10 nov. 2021, en vigueur depuis le 1^erjuil. 2022 (RO 2021 692). ↩

11. RS 172.019.1 ↩

12. Abrogé par l’art. 13 de l’O du 6 déc. 2013 sur les services d’annuaires de la Confédération exploités par l’OFIT, avec effet au 1^erjanv. 2014 (RO 2013 4553). ↩

13. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 22 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^ersept. 2023 (RO 2022 568). ↩

14. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 11 oct. 2017, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2018 (RO 2017 5765). ↩

15. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 11 oct. 2017, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2018 (RO 2017 5765). ↩

16. Accessible sous www.admin.ch > Documentation > Études ↩

17. Abrogé par le ch. I de l’O du 11 oct. 2017, avec effet au 1^erjanv. 2018 (RO 2017 5765). ↩

18. RS 0.172.030.4 ↩

19. RO 1973 346 ↩

20. Introduit par l’annexe ch. 2 de l’O du 29 nov. 2013 sur l’organisation du CF, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2014 (RO 2013 4561). ↩

21. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 22 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^ersept. 2023 (RO 2022 568). ↩

22. [RO 1999 1757; 2002 2827ch. III; 2004 4521; 2007 349,4477ch. IV 7] ↩

23. Les mod. peuvent être consultées auRO 2008 5153. ↩