Ordonnance du DFJP sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique

(OAAE-DFJP)

du 8 décembre 2017 (État le 15 mars 2022)

Le Département fédéral de justice et police (DFJP),

vu les art. 10, al. 5, 19, al. 3, 20, al. 2, et 26 de l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE)¹,

arrête:

Section 1 Objet

Art. 1

1. La présente ordonnance règle les aspects techniques et organisationnels de l’établissement des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques.
2. Elle règle en particulier:
   1. les exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire desquelles les données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes sont livrées au Registre suisse des officiers publics (RegOP);
   2. l’établissement de documents et l’apposition de formules de verbalisation;
   3. la représentation de la signature qualifiée de l’officier public et la procédure de signature;
   4. la forme et le contenu de la confirmation d’admission;
   5. l’obtention en ligne et l’insertion de la confirmation d’admission;
   6. la délivrance et l’insertion du cachet électronique du RegOP;
   7. l’insertion d’un cachet électronique cantonal supplémentaire;
   8. l’objet de la vérification opérée par le système de validation.

Section 2 Livraison au RegOP des données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes au moyen d'une interface

Art. 2 Exigences techniques

(art. 8, al. 4, et art. 20 OAAE) Les exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire desquelles les données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes sont livrées au RegOP sont indiquées dans l’annexe 1.

Art. 3 Demande d’autorisation pour la livraison des données

(art. 20 OAAE) La demande d’autorisation pour livrer les données doit contenir la preuve que les exigences techniques prévues à l’art. 2 sont remplies.

Section 3 Établissement de documents électroniques et formules de verbalisation

Art. 4 Numérisation d’un document sur papier

(art. 11, al. 2, let. a, 12, let. a, 13, let. a, et 15, let. a, OAAE)

Pour la numérisation d’un document sur papier, l’officier public choisit les équipements, outils et configurations, y compris la résolution, de telle façon:

1. qu’aucune information essentielle ne soit perdue ou modifiée,
2. que ne soit sollicitée que la capacité de mémoire nécessaire.

Art. 5 Page et formule de verbalisation

(art. 10, al. 1, let. b, et e, ainsi qu’al. 3, OAAE)

1. La page de verbalisation doit respecter le format DIN A4 orientation portrait.
2. Le tiers supérieur de la page de verbalisation est destiné à la formule prévue pour l’expédition ou pour la légalisation ainsi qu’à la signature électronique de l’officier public. Le deuxième tiers de cette page est destiné à la confirmation d’admission. Le tiers inférieur est libre pour un cachet cantonal supplémentaire en application de l’art. 10, al. 3, OAAE.
3. L’Office fédéral de la justice (OFJ) peut établir des modèles de formules de verbalisation en collaboration avec les organisations professionnelles d’officiers publics et les publier.

Art. 6 Formats de fichier des documents électroniques

(art. 10, al. 1, let. c, OAAE) Les documents électroniques doivent être établis et sauvegardés dans un format de fichier électronique reconnu. Les formats de fichier reconnus sont spécifiés dans l’annexe 2.

Section 4 Représentation visible de la signature de l’officier public et procédure de signature

Art. 7

1. La signature électronique de l’officier public peut être reliée à une représentation visible dans le document. Dans ce cas, celle-ci doit contenir tous les noms et prénoms de l’officier public dans le champ «Common Name» (CN) du certificat. Les polices d’écriture utilisées dans ce cadre doivent être insérées dans le document.
2. La signature doit être insérée dans le document de telle manière que le cachet électronique faisant partie de la confirmation d’admission puisse être ajouté par la suite.

Section 5 Forme et contenu de la confirmation d’admission

Art. 8 Forme et contenu technique de la confirmation d’admission

(art. 10, al. 2, OAAE)

1. Le RegOP fait apparaître les éléments visibles de la confirmation d’admission en tant qu'image graphique.
2. Le cachet électronique du RegOP contient, dans la déclaration de signature, le numéro de série du certificat que l’officier public a utilisé pour signer.

Section 6 Obtention en ligne et insertion de la confirmation d’admission

Art. 9 Obtention en ligne de la confirmation d’admission

(art. 7, al. 1, let. i, 10, al. 1, let. e, et 20 OAAE)

1. L’officier public obtient en ligne la confirmation d’admission auprès du RegOP au moyen d’un programme mis à disposition par l’OFJ ou par l’intermédiaire d’un tiers autorisé par l’OFJ.
2. Il s’identifie au moyen d’un instrument d’identification conformément à l’art. 7, al. 1, let. i, OAAE basé sur des certificats délivrés par un fournisseur reconnu au sens de la loi du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE)²ou par l’intermédiaire d’une procédure d’identification reconnue au sens de la SCSE.
3. Le programme utilisé vérifie:
   1. si le document correspond à un format de fichier reconnu conformément à l’art. 6,
   2. si la page de verbalisation respecte le format DIN A4 (210 mm en largeur × 297 mm en hauteur) avec une marge d’erreur de ± 10 mm en largeur et ± 20 mm en hauteur, et
   3. si la signature de l’officier public insérée dans le document est valable.
4. Il transmet ensuite à l’UPReg uniquement les informations suivantes:
   1. la signature extraite du document avec le timbre horodateur;
   2. le certificat de l’officier public à l’origine de la signature;
   3. les données nécessaires à l’authentification de l’officier public.

Art. 10 Transmission des requêtes en ligne au RegOP par des tiers

(art. 10, al. 4, et 20 OAAE)

1. Les exigences techniques pour transmettre les requêtes en ligne au RegOP sont spécifiées à l’annexe 3.
2. La demande de tiers les autorisant à transmettre les requêtes en ligne au RegOP contient les indications permettant d’apprécier si les exigences de l’annexe 3 sont remplies.

Art. 11 Conditions de délivrance de la confirmation d’admission

Le RegOP ne délivre la confirmation d’admission que si les conditions suivantes sont remplies:

1. l’officier public est compétent au moment de l’obtention de la confirmation d’admission conformément au RegOP pour établir des actes authentiques électroniques ou des légalisations électroniques;
2. la personne s’identifie auprès du RegOP;
3. la personne identifiée est identique à celle pour la signature de laquelle la confirmation d’admission doit être obtenue.

Art. 12 Délivrance de la confirmation d’admission

Le RegOP délivre la confirmation d’admission en tant qu’image graphique ainsi que sous une forme lisible par une machine.

Art. 13 Insertion de la confirmation d’admission

(art. 10, al. 1, let. e, OAAE)

1. Le programme utilisé par l’officier public insère l’image graphique délivrée par le RegOP.
2. Il insère la partie de la signature lisible par une machine de la confirmation d’admission dans le cachet électronique du RegOP.
3. Il établit un chiffre de contrôle cryptographique univoque pour le document et le transmet au RegOP.

Section 7 Délivrance et insertion du cachet électronique du RegOP

Art. 14 Délivrance du cachet

1. Le RegOP signe le chiffre de contrôle cryptographique, y insère un timbre horodateur qualifié conformément à l’art. 2, let. j, SCSE³, et le restitue au programme requérant.
2. Le cachet du RegOP repose sur un certificat établi au nom de l’organisation provenant d’un fournisseur reconnu de services de certification au sens de la SCSE; le champ «Common Name» doit porter l’indication «Swiss Register of Notaries» en tant qu’organisation.

Art. 15 Insertion du cachet dans le document

Le programme utilisé par l’officier public insère le cachet du RegOP dans le document et l’enregistre de cette façon.

Section 8 Certificats cantonaux

Art. 16

L’autorité compétente remet au RegOP les certificats réglementés qui sont ou ont été utilisés pour l’établissement des cachets cantonaux conformément à l’art. 10, al. 3, OAAE.

Section 9 Objet de la vérification opérée par le système de validation

Art. 17

Le système de validation vérifie les propriétés techniques suivantes des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques en application des art. 10 à 16 OAAE:

1. le document est signé valablement par l’officier public, conformément à l’art. 10, al. 1, let. d, OAAE; d’éventuelles signatures apposées précédemment ne sont pas prises en compte;
2. le document contient un cachet électronique valable du RegOP, conformément à l’art. 10, al. 2, let. b, OAAE;
3. le cachet électronique du RegOP contient, dans la déclaration de signature, le numéro de série du certificat qualifié de l’officier public;
4. le document n’a plus été signé ou modifié depuis l’insertion de la confirmation d’admission. L’éventuelle insertion d’un cachet cantonal, conformément à l’art. 10, al. 3, OAAE, est exceptée;
5. les éventuels cachets cantonaux, conformément à l’art. 10, al. 3, OAAE, sont valables et reposent sur un certificat du canton déposé auprès du RegOP.

Section 10 Dispositions finales

Art. 18

Art. 19 Disposition transitoire concernant la vérification des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques sans confirmation électronique d’admission

(art. 26 OAAE)

1. Pour les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques qui ont été établis sans confirmation d’admission entre le 1^eraoût 2013 et le 31 décembre 2013, les offices du registre du commerce et les offices du registre foncier vérifient la validité de la signature électronique et la présence d’un timbre horodateur valable au moyen du système de validation.
2. En outre, ils vérifient visuellement si:
   1. la signature autographe ainsi que le sceau ou le timbre sont reproduits de manière reconnaissable sur le document électronique;
   2. le nom de l’officier public visible sur le document électronique concorde avec celui figurant sur la signature électronique.
3. Si l’office compétent chargé de la tenue du registre a des doutes quant au droit de l’officier public à dresser des actes authentiques, il vérifie lui-même ce droit ou exige de l’officier public qu’il le prouve sur la base d’un répertoire cantonal ayant un caractère obligatoire ou d’une attestation délivrée par l’autorité d’admission.

Art. 20 Abrogation d’un autre acte

L’ordonnance du DFJP du 25 juin 2013 sur l’acte authentique électronique⁴est abrogée.

Art. 21 Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^erfévrier 2018.

Annexe 1

(art. 2)

Exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire desquelles les données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes sont livrées au RegOP (Version 2)

Annexe 2

(art. 6)

Formats de fichiers électroniques reconnus

Désignation du format de fichier	Norme technique de base5
PDF/A-1	SN EN ISO 19005-1, 2005, Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 1: Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1)
PDF/A-2	SN EN ISO 19005-2, 2011, Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 2: Utilisation de l’ISO 32000-1 (PDF/A-2)

Annexe 3

(art. 10, al. 1)

Exigences techniques pour la transmission des requêtes en ligne au RegOP (Version 2)

Footnotes

1. RS 211.435.1 ↩

2. RS 943.03 ↩

3. RS 943.03 ↩

4. [RO 2013 2347] ↩

5. Les normes techniques peuvent être consultées gratuitement ou obtenues contre paiement auprès de l’Association suisse de normalisation (SNV), Sulzerallee 70, 8404 Winterthour; www.snv.ch ou consultées auprès de l’Office fédéral de la justice, Bundesrain 20, 3003 Berne. ↩