Ordonnance sur les systèmes d’information dans le domaine de la formation professionnelle et des hautes écoles

(OSFPrHE)

du 15 septembre 2017 (État le 1^erjanvier 2024)

Le Conseil fédéral suisse,

vu les art. 56b, al. 3, 65, al. 1, et 68, al. 1, de la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la formation professionnelle (LFPr)¹,
vu l’art. 67 de la loi du 30 septembre 2011 sur l’encouragement et la coordination des hautes écoles (LEHE)²,
vu l’art. 10 de la loi fédérale du 19 juin 1987 concernant l’attribution de bourses à des étudiants et artistes étrangers en Suisse^³^,⁴

arrête:

Section 1 Objet

Art. 1

1. La présente ordonnance régit le traitement des données dans les systèmes d’information suivants du Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation (SEFRI):
   1. le système d’information selon l’art. 56b LFPr pour les subventions versées selon l’art. 56a LFPr aux personnes ayant suivi des cours préparatoires aux examens professionnels fédéraux et aux examens professionnels fédéraux supérieurs (cours préparatoires);
   2. le système d’information pour la liste des cours préparatoires visée à l’art. 66g de l’ordonnance du 19 novembre 2003 sur la formation professionnelle (OFPr)⁵(liste des cours préparatoires);
   3. le système d’information pour la reconnaissance des diplômes et des certificats étrangers (application spécialisée Reconnaissance des diplômes);
   4. le système d’information pour la liste des titres protégés de la formation professionnelle initiale et de la formation professionnelle supérieure (liste des professions) visée à l’art. 38, al. 1, OFPr;
   5. ⁶ le système d’information pour les bourses attribuées à des chercheurs et artistes étrangers en Suisse.
2. Les systèmes d’information mentionnés à l’al. 1, let. a à d, sont des sous-systèmes du système central «BerufsbildungsCompetenz-Center (BeCC)».⁷

Section 2 Système d’information pour les subventions versées aux personnes ayant suivi des cours préparatoires

Art. 2 But

Le SEFRI gère un système d’information pour:

1. contrôler le versement des subventions aux personnes ayant suivi des cours préparatoires (art. 56a LFPr);
2. établir et analyser des statistiques sur le versement de subventions au sens de la let. a.

Art. 3 Données

Le système d’information traite les données suivantes: a. données personnelles: 1. nom, prénom, 2. adresse, domicile fiscal, adresse électronique et numéro de téléphone, 3. date de naissance, sexe et lieu d’origine, 4. numéro AVS, 5. diplômes, 6. nombre d’années d’expérience professionnelle dans le domaine correspondant, 7. coordonnées bancaires; b. données sur les cours préparatoires: 1. cours fréquentés avec indication du numéro de cours, 2. prestataires; c. documents liés à la demande: 1. décision concernant la réussite ou l’échec à l’examen qui a été passé (art. 66b , let. d, OFPr⁸), 2. attestation de paiement des frais de cours pris en considération (art. 66b , let. c, OFPr), 3. attestation du domicile fiscal en Suisse (art. 66c , let. a, OFPr), 4. pour les demandes de subventions partielles au sens de l’art. 66d OFPr: – taxation fiscale de l’impôt fédéral direct du requérant au sens de l’art. 66d , al. 1, let. e, OFPr – engagement au sens de l’art. 66d , al. 1, let. b, OFPr; d. décision de subventionnement.

Art. 4 Traitement des données

Les données du système d’information sont traitées par:

1. les personnes ayant suivi des cours préparatoires et qui recourent au système de déclaration accessible sur la plateforme internet du SEFRI pour saisir les données mentionnées à l’art. 3, let. a, b et c;
2. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.

Art. 5 Transmission des données à d’autres services

Les données du système d’information mentionnées ci-après peuvent être transmises aux services suivants:

1. l’Office fédéral de la statistique: date de naissance, sexe, numéro AVS, domicile fiscal, adresse électronique, diplômes, nombre d’années d’expérience professionnelle dans le domaine correspondant, cours fréquentés avec indication du numéro de cours, prestataires, frais de cours pris en considération, examen passé, octroi des subventions avant ou après l’admission à l’examen, montant des subventions allouées;
2. les autorités fiscales cantonales: nom, prénom, adresse, date de naissance, numéro AVS, domicile fiscal et lieu d’origine des personnes ayant suivi des cours préparatoires ainsi que le montant des subventions allouées.

Art. 6 Conservation

1. La décision concernant la réussite ou l’échec à l’examen, la décision de subventionnement et le numéro AVS sont conservés durant 25 ans à des fins de contrôle de la limite supérieure des frais de cours pris en considération mentionnée à l’art. 66f , al. 2, OFPr⁹.
2. Les autres données sont rendues anonymes ou effacées dix ans après le versement de la subvention. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réservées.

Section 3 Système d’information pour la liste des cours préparatoires

Art. 7 But

Le SEFRI gère un système d’information pour la liste des cours préparatoires visée à l’art. 66g OFPr¹⁰.

Art. 8 Données

Le système d’information traite les données des prestataires de cours préparatoires mentionnées ci-après:

1. nom, adresse, personne de contact, adresse électronique, site internet;
2. preuve du siège en Suisse;
3. numéro d’entreprise (numéro d’identification des entreprises IDE) ou numéro du registre du commerce;
4. offre de cours préparatoires;
5. conditions générales;
6. décision prononçant l’inscription d’un cours sur la liste, le retrait d’un cours de la liste ou la suspension d’un prestataire.

Art. 9 Traitement des données

Les données du système d’information sont traitées par:

1. les prestataires de cours préparatoires qui recourent au système de déclaration accessible sur la plateforme internet du SEFRI pour saisir et actualiser les données mentionnées à l’art. 8, let. a à d, et confirmer chaque année les cours qui sont reconduits;
2. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.

Art. 10 Transmission des données à d’autres services de la Confédération

Le nom, l’adresse et le numéro d’entreprise (numéro d’identification des entreprises IDE) ou le numéro du registre du commerce des prestataires, ainsi que les données relatives aux cours préparatoires qu’ils ont fournies, peuvent être transmis à l’Office fédéral de la statistique.

Art. 11 Conservation

Les données sont conservées durant 25 ans à des fins d’assurance de la qualité et d’évaluation historique des cours dispensés en Suisse pour préparer à un examen fédéral et elles sont ensuite effacées. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réservées.

Section 4 Système d’information pour l’application spécialisée Reconnaissance des diplômes

Art. 12 But

Le SEFRI gère un système d’information pour: a. traiter les demandes de reconnaissance ou d’attestation de niveau des diplômes et des certificats étrangers en vertu des dispositions suivantes: 1. annexe III de l’Accord du 21 juin 1999 entre la Confédération suisse, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part, sur la libre circulation des personnes¹¹, 2. annexe K, appendice 3, de la Convention du 4 janvier 1960 instituant l’Association Européenne de Libre-Échange (AELE)¹², 3. art. 68, al. 1, LFPr, dans le domaine de la formation professionnelle, 4.¹³ art. 70 LEHE, dans le domaine des hautes écoles; b. établir et analyser des statistiques sur les activités mentionnées à la let. a.

Art. 13 Données

Le système d’information traite les données suivantes: a. données personnelles: 1. titre, nom, prénom, nom de naissance, 2. adresse, domicile, adresse électronique, numéro de téléphone, case postale, 3. date de naissance, lieu d’origine, nationalité, 4. langue maternelle, connaissances linguistiques, 5. cursus scolaire et professionnel; b. documents liés à la demande: 1. titres/diplômes/qualifications et écoles/institutions de formation, 2. copie du permis de séjour, copie du passeport, 3. justifications d’emploidélivrées par les anciens employeurs; c. noms et adresses des anciens employeurs; d. décision de reconnaissance, décision de reconnaissance assortie de mesures compensatoires, recommandation de reconnaissance, attestation de niveau.

Art. 14 Traitement des données

Les données du système d’information sont traitées par:

1. les requérants qui recourent au système de déclaration accessible sur la plateforme internet du SEFRI pour saisir et actualiser les données mentionnées à l’art. 13;
2. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes;
3. les collaborateurs de la Conférence des recteurs des hautes écoles suisses qui traitent les demandes déposées par les titulaires d’un diplôme d’une haute école en vue de l’exercice de professions non réglementées;
4. ¹⁴ les collaborateurs de la Conférence suisse des directeurs cantonaux de l’instruction publique (CDIP) qui traitent les demandes de reconnaissance pour les diplômes étrangers d’enseignement, de pédagogie spécialisée, de logopédie et de psychomotricité.

Art. 15 Conservation

1. La décision positive du SEFRI est conservée durant 50 ans pour permettre l’établissement d’un duplicata à l’intention du requérant.
2. Les autres données liées à la demande sont rendues anonymes ou effacées 15 ans après la décision. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réservées.

Section 5 Système d’information pour la liste des professions

Art. 16 But

Le SEFRI gère un système d’information pour la liste des professions visée à l’art. 38, al. 1, OFPr¹⁵.

Art. 17 Données

Le système d’information traite les données suivantes:

1. titre avec indication du numéro de la profession;
2. données sur les partenaires de la formation professionnelle en lien avec un titre:

1. nom,

2. adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse internet.

Art. 18 Traitement des données

Les données du système d’informations sont traitées par les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.

Art. 19 Conservation

Les données sont utilisées pour la gestion et l’évaluation historique des professions en Suisse et ne sont pas effacées.

Section 5a Système d’information pour les bourses attribuées à des chercheurs et artistes étrangers en Suisse

Art. 19a But

Le SEFRI gère un système d’information pour:

1. enregistrer les demandes d’octroi ou de prolongation de bourses en faveur de chercheurs et artistes étrangers au sens de la loi fédérale du 19 juin 1987 concernant l’attribution de bourses à des étudiants et artistes étrangers en Suisse, procéder à l’examen et à l’évaluation de ces demandes et statuer sur ces demandes;
2. gérer les bourses;
3. établir et analyser des statistiques sur les activités mentionnées aux let. a et b.

Art. 19b Données

1. Le système d’information traite les données relatives:
   1. au requérant;
   2. au professeur chargé de l’encadrement dans le pays d’origine (personne de référence);
   3. au professeur chargé de l’encadrement en Suisse;
   4. au projet de recherche ou au travail artistique;
   5. à l’évaluation de la demande.
2. Concernant le requérant, le système d’information traite les données suivantes: a. données personnelles: 1. nom, prénom, titre académique, photographie, numéro de passeport, état civil, nombre d’enfants, employeur, 2. adresse, domicile, adresse électronique, numéro de téléphone, personne de contact, caisse-maladie, 3. sexe, date de naissance, nationalité, 4. langue maternelle, connaissances linguistiques, 5. parcours scolaire et professionnel, diplômes, séjours de recherche, séjours à l’étranger, autres contributions à la formation, 6. projets d’avenir; b. documents: 1. copies des certificats et diplômes, 2. lettre de motivation, 3. lettre de soutien de la personne de référence: informations sur la personnalité et les compétences du requérant, description du domaine de recherche et de son importance pour la haute école ou description du travail artistique et de son importance pour la carrière de l’artiste, 4. projet de recherche pour les demandes émanant de chercheurs ou travail artistique pour les demandes émanant d’artistes, 5. évaluation et commentaires de l’expert: – pour les chercheurs: concernant la qualité scientifique, l’originalité, la méthodologie et la faisabilité du projet, de même que l’adéquation de l’institut du domaine des hautes écoles choisi par le requérant – pour les artistes: concernant l’originalité, le potentiel et la qualité du travail artistique, 6. commentaires de la représentation diplomatique suisse correspondante dans le réseau extérieur du DFAE.
3. Concernant le professeur chargé de l’encadrement en Suisse, le système d’information traite les données suivantes:
   1. nom, prénom, titre académique, adresse électronique;
   2. employeur, adresse.
4. Concernant la personne de référence, le système d’information traite les données suivantes:
   1. nom, prénom, titre académique, adresse électronique;
   2. employeur, adresse;
   3. lien avec le requérant.

Art. 19c Traitement des données

Les données du système d’information sont traitées par:

1. les requérants qui recourent au système de déclaration accessible sur la plateforme internet du SEFRI pour saisir et actualiser les données relatives à leur demande au sens de l’art. 19b ;
2. les collaborateurs des représentations diplomatiques suisses du réseau extérieur du DFAE chargés des tâches d’exécution correspondantes;
3. les collaborateurs de l’Office fédéral de la culture chargés des tâches d’exécution correspondantes qui recourent au système d’évaluation en ligne pour examiner les demandes en vue de l’octroi ou de la prolongation d’une bourse artistique;
4. les membres de la Commission fédérale des bourses pour étudiants étrangers chargés de l’examen, de l’évaluation et de la sélection des demandes de bourse qui recourent au système d’évaluation en ligne;
5. les collaborateurs des hautes écoles suisses chargés des tâches d’exécution correspondantes;
6. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.

Art. 19d Transmission des données à d’autres services

Les données suivantes concernant les requérants peuvent être transmises aux offices cantonaux des migrations concernés si les boursiers ont déposé une demande de permis de séjour:

1. nom, prénom, titre académique, numéro de passeport, état civil, nombre d’enfants;
2. adresse, domicile, adresse électronique;
3. sexe, date de naissance, nationalité;
4. langue maternelle.

Art. 19e Conservation

1. La décision positive du SEFRI est conservée durant 50 ans pour permettre l’établissement d’un duplicata à l’intention du requérant.
2. Les autres données sont rendues anonymes ou effacées 15 ans après la décision. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réservées.

Section 6 Dispositions communes

Art. 20 Droits des personnes concernées

Les droits des personnes concernées, notamment le droit d’accès et le droit à la rectification ou à la destruction de données, sont régis par la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données¹⁶et ses dispositions d’exécution.

Art. 21 Sécurité des données

1. La sécurité des données et de l’information est régie par:¹⁷
   1. ¹⁸ la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données¹⁹et ses dispositions d’exécution;
   2. ²⁰ l’ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l’information²¹.
2. Le SEFRI édicte un concept de rôles et d’accès dans lequel il définit son organisation interne, les procédures de traitement des données et de contrôle, et les mesures de sécurité.
3. Il veille à ce que les dispositions régissant la sécurité informatique du système soient intégrées dans les conventions de prestations conclues avec des tiers.

Art. 22 Octroi des droits d’accès individuels

Les droits d’accès individuels sont octroyés conformément au concept de rôles et d’accès.

Section 7 Entrée en vigueur

Art. 23

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^erjanvier 2018.

Footnotes

1. RS 412.10 ↩

2. RS 414.20 ↩

3. RS 416.2 ↩

4. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2020 (RO 2019 3225). ↩

5. RS 412.101 ↩

6. Introduite par le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2020 (RO 2019 3225). ↩

7. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2020 (RO 2019 3225). ↩

8. RS 412.101 ↩

9. RS 412.101 ↩

10. RS 412.101 ↩

11. RS 0.142.112.681 ↩

12. RS 0.632.31 ↩

13. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2020 (RO 2019 3225). ↩

14. Introduite par le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2020 (RO 2019 3225). ↩

15. RS 412.101 ↩

16. RS 235.1 ↩

17. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2024 (RO 2023 735). ↩

18. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 49 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^ersept. 2023 (RO 2022 568). ↩

19. RS 235.1 ↩

20. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1^erjanv. 2024 (RO 2023 735). ↩

21. RS 128.1 ↩