Règlement d’organisation de la Fondation Pro Helvetia

du 22 octobre 2020 (État le 1^erdécembre 2020)

Le Conseil de fondation de la Fondation Pro Helvetia,

vu l’art. 34, al. 5, let. i, de la loi du 11 décembre 2009¹sur l’encouragement de la culture (LEC),

arrête:

Section 1 Principe

Art. 1

La Fondation Pro Helvetia (Pro Helvetia) est gérée selon les principes de la transparence, de l’estime, de la confiance, de l’égalité de traitement, de l’égalité des chances et de la diversité.

Section 2 Conseil de fondation

Art. 2 Tâches

1. Le Conseil de fondation est l’organe suprême de Pro Helvetia.
2. Il élit en son sein son vice-président.
3. Outre les tâches stipulées à l’art. 34, al. 5, LEC, il a les tâches suivantes:
   1. il adopte la structure organisationnelle du Secrétariat (organigramme);
   2. il adopte la requête de financement que Pro Helvetia présente tous les quatre ans au Département fédéral de l’intérieur (DFI) en vue du Message culture de la Confédération;
   3. il fixe les lignes directrices stratégiques de l’activité de la Fondation en fonction des objectifs stratégiques fixés par le Conseil fédéral;
   4. il adopte le programme annuel;
   5. il approuve les programmes pluriannuels propres à la Fondation et les initiatives lancées par la Fondation elle-même portant sur plus de 300 000 francs;
   6. il approuve les comptes annuels;
   7. il désigne le président de la Commission d’experts;
   8. il institue des jurys et en nomme les membres;
   9. il nomme les experts externes;
   10. il édicte le règlement déterminant les compétences de la Fondation.

Art. 3 Fonctionnement

1. Le Conseil de fondation se réunit à l’invitation de son président aussi souvent que nécessaire, mais au minimum deux fois par année.
2. Trois membres peuvent demander une séance.
3. L’invitation est envoyée dix jours avant la séance. Elle comprend l’ordre du jour et les documents nécessaires à la procédure de décision. Des pièces peuvent être envoyées plus tard si les circonstances le justifient.
4. Chaque membre peut, jusqu’à deux semaines avant la séance, demander qu’un objet soit mis à l’ordre du jour.
5. Le Conseil de fondation ne peut en principe prendre de décisions que sur les objets mis à l’ordre du jour. Il peut toutefois, à la majorité simple des voix de tous les membres présents, prendre ses décisions sur des objets ne figurant pas à l’ordre du jour s’il s’agit de questions urgentes.
6. Il délibère valablement lorsque la moitié au moins de ses membres sont présents. Il prend ses décisions à la majorité simple des voix exprimées. Le président tranche en cas d’égalité des voix.
7. Lorsque le quorum n’est pas atteint, le Conseil de fondation prend ses décisions sous réserve et les communique par écrit aux membres absents. Les décisions entrent en force si aucun des membres absents ne formule d’objection dans les dix jours après la communication. En cas d’objections, l’objet doit être traité à nouveau.
8. En cas d’urgence, le président peut décréter que la décision sera prise par voie de circulation (sur papier ou par voie électronique). La décision est considérée comme prise lorsque la majorité de l’ensemble des membres l’approuve.
9. Si, en raison de l’urgence de la question, il n’est pas possible de prendre une décision par voie de circulation, le président peut, à titre exceptionnel, prendre la décision lui-même. Il en informe alors immédiatement les autres membres. Il y a urgence lorsqu’un retard dans le traitement de l’objet entraînerait un désavantage considérable pour Pro Helvetia.

Section 3 Direction et Secrétariat

Art. 4 Composition et fonctionnement de la Direction

1. La Direction est composée du directeur, du directeur adjoint et des responsables des secteurs.
2. Le directeur dirige le Secrétariat.
3. La Direction est un organe collectif et est collectivement responsable des activités opérationnelles de Pro Helvetia.
4. Elle cherche à prendre des décisions par consensus. Le cas échéant, elle prend ses décisions à la majorité simple.

Art. 5 Tâches de la Direction

La Direction a les tâches suivantes:

1. elle prépare les objets traités par le Conseil de fondation en les accompagnant de propositions;
2. elle met en œuvre les décisions du Conseil de fondation et lui rend compte de leur réalisation;
3. elle élabore à l’intention du Conseil de fondation les lignes directrices stratégiques de l’activité de la Fondation et la requête périodique de financement fondée sur ces dernières;
4. dans le cadre du budget approuvé par le Conseil de fondation, elle statue sur les programmes propres de la Fondation et les initiatives lancées par la Fondation elle-même dont le montant ne dépasse pas 300 000 francs;
5. elle veille à ce que l’activité de la Fondation soit régulièrement soumise à évaluation et à l’établissement de rapports;
6. elle édicte les lignes directrices en matière de politique du personnel;
7. elle coordonne les activités des secteurs et décide des mesures et instruments transversaux à cette fin.

Art. 6 Tâches du directeur

Outre les tâches stipulées à l’art. 35, al. 3, LEC, le directeur a en particulier les tâches et compétences suivantes:

1. il veille à la mise en œuvre des directives du Conseil de fondation;
2. il dirige le Secrétariat de manière effective et dans une logique de résultats, veille à un déroulement du travail conforme aux règles en conjuguant efficacité et efficience;
3. il assure un contrôle général en même temps qu’un système de contrôle interne;
4. il engage le personnel sous réserve des compétences du Conseil de fondation;
5. il propose au Conseil de fondation la nomination du directeur adjoint et celle des autres membres de la Direction;
6. il statue sur les requêtes visées à l’art. 10, al. 1 et 2, let. d, de l’ordonnance du 22 octobre 2020 sur les subventions de Pro Helvetia²;
7. il peut s’écarter des propositions de la Commission d’experts ou des recommandations des jurys s’il existe des motifs prévus à l’art. 10, al. 3, de l’ordonnance sur les subventions de Pro Helvetia.

Art. 7 Organisation du Secrétariat

1. Le secrétariat se compose de l’ensemble des secteurs nécessaires à l’accomplissement des tâches de la Fondation.
2. Les secteurs et leurs divisions sont indiqués dans l’organigramme. Les antennes sont considérées du point de vue organisationnel comme des divisions.

Art. 8 Tâches et collaboration des secteurs

Les secteurs assument les tâches suivantes:

1. ils préparent à l’attention de la Direction les objectifs et priorités à moyen terme de l’activité de Pro Helvetia;
2. ils préparent à l’attention de la Direction leurs programmes et budgets annuels;
3. ils préparent les objets traités par la Commission d’experts et soutiennent la Direction dans la préparation des objets traités par le Conseil de fondation;
4. ils mettent en œuvre le programme annuel de la Fondation dans leurs domaines de compétences respectifs;
5. ils veillent à la mise en œuvre des lignes directrices en matière de politique du personnel;
6. ils veillent à la collaboration interne entre les secteurs et les division;
7. ils veillent à la conception et à l’élaboration de toutes les mesures nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches;
8. ils statuent sur les requêtes conformément à l’ordonnance du 22 octobre 2020 sur les subventions de Pro Helvetia³;
9. ils évaluent leurs activités sur mandat de la Direction.

Art. 9 Tâches des divisions (antennes comprises)

1. Les divisions (antennes comprises) traitent les affaires de leur ressort et remplissent les tâches qui leur sont assignées, et conseillent les tiers dans leurs domaines.
2. Elles élaborent des plans et mesures d’encouragement et veillent à les diffuser et à les promouvoir.
3. Elles réalisent les projets propres à leur secteur, tels que projets concernant la relève, mesures de promotion ou offres de mentorat, et veillent à en assurer une évaluation régulière.
4. Elles statuent sur les requêtes conformément à l’ordonnance du 22 octobre 2020 sur les subventions de Pro Helvetia⁴, et en matière d’initiatives propres aux secteurs dans le cadre du règlement déterminant les compétences de la Fondation.
5. Lorsqu’une requête concerne une région dans laquelle Pro Helvetia gère une antenne, la décision est précédée d’une concertation entre l’antenne concernée et la division spécialisée compétente au sein du Secrétariat.
6. Les divisions respectent les budgets qui leur sont alloués.
7. Elles vérifient qu’elles respectent leurs obligations financières et que les bénéficiaires de subventions fournissent les prestations dues.

Section 4 Commission d’experts, jurys et experts externes

Art. 10 Composition et organisation de la Commission d’experts

1. La Commission d’experts est composée de manière à ce que les secteurs d’activité de la Fondation y soient représentés de manière équilibrée.
2. Les membres de la Commission disposent de connaissances particulières dans leurs domaines respectifs et font preuve d’intérêt pour la politique culturelle.
3. Les membres du Conseil de fondation ne peuvent être membres de la Commission.
4. Le Conseil de fondation peut, pour de justes motifs tels que conflits d’intérêt répétés, absences trop fréquentes ou comportement préjudiciable à la réputation de la Fondation, révoquer des membres de la Commission.
5. La Commission élit en son sein un vice-président.

Art. 11 Tâches de la Commission d’experts

1. La Commission d’experts examine les requêtes suivantes et élabore à leur sujet des propositions à l’attention du directeur:
   1. requêtes pour l’octroi d’aides financières d’un montant supérieur à 50 000 francs par année sur la base de conventions de prestations pluriannuelles;
   2. requêtes portant sur des montants de plus de 50 000 francs qui ne sont pas soumises à l’évaluation d’un jury;
   3. programmes propres de la Fondation portant sur des montants de plus de 50 000 francs.
2. Les divisions peuvent faire appel à des membres de la Commission pour des consultations de fond sur des questions touchant un domaine spécialisé.
3. Une fois par année et à l’invitation de la Direction, la Commission a des rencontres d’échanges avec les différentes divisions; elle désigne à cette occasion des délégations de cinq membres au maximum par division.
4. Une fois par année, le président présente au Conseil de fondation un rapport écrit sur l’exécution des tâches de la Commission.

Art. 12 Fonctionnement de la Commission d’experts

1. La Commission d’experts peut, s’agissant de l’examen des requêtes, instituer des délégations de cinq membres au maximum auxquelles elle délègue ses tâches.
2. Elle siège au minimum quatre fois par année. L’invitation est envoyée dix jours avant la séance. Elle comprend l’ordre du jour et les documents nécessaires à l’examen.
3. La Commission et ses délégations délibèrent valablement lorsque plus de la moitié de leurs membres sont présents. Elles prennent leurs décisions à la majorité simple des membres présents. Le président de la Commission ou de la délégation tranche en cas d’égalité des voix.
4. En cas d’urgence, le président peut décréter que la décision sera prise par voie de circulation. La décision est considérée comme prise lorsque la majorité de l’ensemble des membres l’approuve.

Art. 13 Composition et organisation des jurys

1. La Direction peut présenter au Conseil de fondation une demande de création d’un jury. Des jurys sont créés en particulier en vue de procédures sélectives d’évaluation pour lesquelles le Secrétariat ne dispose pas d’une expertise spécifique suffisante ou s’il est opportun d’avoir le point de vue extérieur de spécialistes externes lors de l’évaluation de requêtes ou projets.
2. Un jury se compose de trois personnes au minimum. Ses membres doivent être des experts. Ils ne peuvent pas faire partie du Conseil de fondation, mais peuvent être membres de la Commission d’experts. Leur durée de fonction est limitée à quatre ans.
3. Un jury élit en son sein son président.
4. Le Conseil de fondation peut, pour de justes motifs tels que conflits d’intérêt répétés, absences trop fréquentes ou comportement préjudiciable à la réputation de la Fondation, révoquer des membres d’un jury.

Art. 14 Tâches et fonctionnement des jurys

1. Un jury examine les requêtes et projets qui lui sont présentés et élabore des propositions à l’attention du directeur.
2. L’invitation à une séance est envoyée au moins dix jours à l’avance. Elle comprend l’ordre du jour et les documents nécessaires à la prise de décision.
3. Un jury délibère valablement lorsque plus de la moitié de ses membres sont présents. Il prend ses décisions à la majorité simple des membres présents. La voix du président est prépondérante en cas d’égalité des voix.

Art. 15 Experts externes

1. Les experts externes sont nommés pour quatre ans et peuvent être reconduits une fois dans leurs fonctions.
2. Ils ne peuvent pas être membres du Conseil de fondation.
3. Le Conseil de fondation peut, pour de justes motifs, révoquer des experts.
4. Sur demande, les experts conseillent les secteurs dans leurs décisions.

Art. 16 Tâches du Secrétariat pour les besoins administratifs de la Commission d’experts et des jurys

1. Le Secrétariat assume les tâches administratives et organisationnelles de la Commission d’experts et des jurys.
2. Il veille à ce que le processus décisionnel se déroule de manière correcte.

Section 5 Dispositions communes

Art. 17 Règles en matière de conflits d’intérêts et de récusation

Les collaborateurs du Secrétariat, les membres du Conseil de fondation et de la Commission d’experts, les experts externes et les membres des jurys sont soumis en matière de conflits d’intérêts et de récusation aux dispositions de l’art. 10 de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative⁵.

Art. 18 Délégation de compétences en cas de suppléance

En cas d’absence de la personne habilitée à décider, la personne qui la supplée est habilitée à décider.

Art. 19 Signatures

Toutes les décisions sont signées collectivement à deux.

Art. 20 Procès-verbaux

1. Les séances du Conseil de fondation, de la Direction, des secteurs, de la Commission d’experts et des jurys font l’objet de procès-verbaux.
2. Chaque participant à une séance peut demander qu’une intervention soit inscrite au procès-verbal sous son nom.
3. Le procès-verbal est signé par le président de la séance et par la personne qui l’établit.
4. Les procès-verbaux des séances du Conseil de fondation et de la Commission d’experts sont soumis pour approbation à l’organe concerné.

Art. 21 Levée du secret de fonction

L’autorité supérieure compétente au sens de l’art. 320, ch. 2, du code pénal⁶pour lever le secret de fonction est le DFI.

Section 6 Dispositions finales

Art. 22 Abrogation d’un autre acte

Le règlement d’organisation de la Fondation Pro Helvetia du 23 novembre 2011⁷est abrogé.

Art. 23 Entrée en vigueur

Le présent règlement d’organisation entre en vigueur le 1^erdécembre 2020.

Footnotes

1. RS 442.1 ↩

2. RS 447.12 ↩

3. RS 447.12 ↩

4. RS 447.12 ↩

5. RS 172.021 ↩

6. RS 311.0 ↩

7. [RO 2011 5875] ↩