Ordonnance sur l'archivage

(OArch) Du 04.11.2009 (état au 01.05.2026)

1 Dispositions générales

Art. 1 Objet et champ, d’application

1. La présente ordonnance règle a l'organisation, la gestion et la conservation ainsi que l'archivage des documents des organes du canton, de ses établissements et de ses collectivités, dans la mesure où il n'existe aucune autre réglementation dans une ordonnance ou un règlement en vertu des articles 10, 12 et 12a LArch, b l'archivage des documents de personnes privées dans la mesure où elles accomplissent des tâches de droit public à elles confiées, c les tâches des Archives de l’Etat, d l'accès aux archives et leur communication, e les subventions.
2. La Direction de l’intérieur et de la justice règle par voie d’ordonnance la gestion des archives a … b des communes, de leurs établissements et des collectivités soumises à la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo).

Art. 2 …

Art. 3 Définitions

1. Les supports sont tous les matériaux qui se prêtent à la conservation provisoire ou permanente d’informations analogiques ou numériques.
2. Les instruments de recherche sont des outils nécessaires pour trouver, consulter et comprendre les documents, comme les systèmes de classement comportant des métadonnées, les inventaires physiques ou numériques, les répertoires, les fichiers et les listes. Ils fournissent les renseignements complémentaires suivants sur les données primaires: a structure (division, présentation, format, etc.), b contexte de traitement (personnes, services impliqués, périphériques de sortie, transactions, etc.), c indications sur le contenu.
3. Les documents issus de systèmes numériques sont a des sous-produits, des produits dérivés ou des produits finis issus de processus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique ou analogique; b des documents accessibles exclusivement sous forme numérique et lisibles uniquement à l’aide d’outils électroniques (documents numériques).

2. Organisation de l’archivage

Art. 4 Traçabilité des activités de l’Etat

1. Les autorités s’assurent que le traitement de leurs affaires soit documenté de façon adéquate, de sorte à rendre compte à tout moment de leurs activités et à en garantir la traçabilité.
2. A cette fin, elles ne conservent que des documents complets et fiables.
3. La fiabilité des documents sera garantie par des mesures organisationnelles et techniques appropriées.

Art. 5 Valeur archivistique

1. Sont réputés avoir une valeur archivistique les documents qui présentent une valeur d'information grande et durable pour a la sauvegarde d'intérêts publics, b la sauvegarde d'intérêts privés légitimes, c l'activité administrative, la législation ou la jurisprudence, d la documentation de l’activité et de l’organisation des autorités, e la compréhension du présent et de l’histoire, f la science et la recherche.
2. Les documents dépourvus de valeur archivistique sont éliminés à l’expiration du délai de conservation, dans le respect de la législation sur la protection des données.

Art. 6 Système de classement et directives d'organisation *

1. Chaque autorité établit un système de classement servant de base au stockage de ses documents.
2. Le système de classement fixe a le cadre de classement des documents, b … c les délais de conservation, d des indications sur l'évaluation des documents, e d'autres métadonnées.
3. Le cadre de classement des documents a reflète l'ensemble des tâches des autorités; b doit être aussi simple, clair et adéquat que possible.
4. Chaque autorité élabore des directives d'organisation qui fixent pour chaque unité administrative les processus et responsabilités dans la gestion des affaires.
5. Il convient de vérifier et de mettre à jour régulièrement le système de classement et les directives d'organisation.

Art. 7 Prise en charge et conservation des documents

1. Pour la conservation des documents analogiques et numériques, l'autorité compétente veille à garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la traçabilité des documents à l'aide des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les principes de la législation sur la sécurité de l'information s'appliquent par analogie. 1a. Pour les documents analogiques, l’autorité qui gère les archives courantes s’assure que a les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et offrent la garantie d’une durée de vie suffisante; b les dépôts d’archives ferment à clé et que les documents sont protégés des effets nuisibles du feu, de l'eau, de la saleté, de l’humidité, de l’exposition au soleil et des nuisibles; c les personnes non autorisées n’ont pas accès aux documents.
2. L'autorité compétente décide à qui incombe la prise en charge et la conservation des documents.

Art. 8 Remise de publications aux Archives de l’Etat *

1. Les autorités cantonales remettent aux Archives de l’Etat un exemplaire justificatif des publications à valeur documentaire pour leur bibliothèque lorsqu'elles a les ont publié elles-mêmes ou b y ont collaboré ou apporté un soutien financier.

Art. 9 Echange et cession d’archives

1. L’échange et la cession d’archives sont autorisés dans la mesure où les archives restent en possession d’archives publiques.

Art. 10 Contestation

1. La contestation au sens de l’article 14, alinéa 4 LArch est déposée par écrit.
2. Elle indiquera explicitement qu’il s’agit d’une contestation, mentionnera le nom de la personne concernée et sera jointe, datée, aux documents à l’endroit correspondant.
3. Les alinéas 1 et 2 s'appliquent par analogie aux documents numériques.

3 Autorités soumises à l’obligation de proposer les documents

Art. 11 Compétences

1. …
2. La Chancellerie d’Etat veille à l'organisation, la gestion et la conservation des documents du Conseil-exécutif et assume en cela les tâches de l'autorité soumise à l’obligation de proposer ses documents.
3. Les Directions et la Chancellerie d’Etat veillent à ce que les documents des commissions de l’administration centrale de leur ressort soient archivés et assument en cela les tâches des autorités soumises à l’obligation de proposer leurs documents.

Art. 11a Fournisseurs de prestations psychiatriques soumis à l'obligation de proposer leurs documents

1. Les fournisseurs de prestations suivants et leurs successeurs en droit sont considérés comme fournisseurs de prestations psychiatriques importantes au sens de l'article 9, alinéa 1, lettre e1 LArch: a Services psychiatriques universitaires de Berne (SPU) SA b CPM Centre psychiatrique Münsingen SA c Réseau de l'Arc SA

Art. 12 Instructions relatives à l'organisation, la gestion et la conservation *

1. Les Archives de l’Etat peuvent édicter des instructions relatives à l'organisation, la gestion et la conservation des documents de l'administration cantonale, notamment concernant la gestion des affaires (directive GEVER).
2. Les instructions sont approuvées par le Conseil-exécutif, à moins qu'il s'agisse de modifications minimes ou de dispositions d'une moindre importance.

Art. 13 Coordination avec les Archives de l’Etat

1. Les autorités soumises à l’obligation de proposer leurs documents remettent aux Archives de l’Etat, au moment de leur première élaboration, leurs systèmes de classement et leurs directives d'organisation pour vérification et approbation.
2. Elles présentent aux Archives de l’Etat périodiquement ou selon les prescriptions de celles-ci, pour un contrôle continu, les modifications apportées aux systèmes de classement.

Art. 14 Obligation de proposer les documents et date de versement *

1. Les documents ne sont plus considérés comme régulièrement nécessaires et doivent par conséquent être proposés aux Archives de l’Etat lorsque l’autorité soumise à l’obligation de les proposer ne les utilise plus fréquemment, l’échéance étant toutefois de dix ans au plus après la clôture du dossier.
2. Les Archives de l’Etat peuvent prolonger le délai fixé à l’alinéa 1 si l’autorité soumise à l’obligation de proposer ses documents explique qu’elle en a encore fréquemment besoin.
3. Les Archives de l'Etat peuvent prendre en charge les documents numériques de façon anticipée, en règle générale cinq ans après la clôture de l'affaire, sous forme de copies (modèle du tri). Elles déterminent les modalités dans une convention de versement au sens de l'article 17, alinéa 5.

Art. 15 Evaluation par les Archives de l’Etat

1. L’autorité soumise à l’obligation de proposer ses documents désigne sous forme de proposition les documents dont elle estime qu’ils ont une valeur archivistique.
2. Elle les prépare de telle manière qu’il soit possible, sans surcroît de travail, de les évaluer et, s’ils ont été désignés comme ayant une valeur archivistique, de les archiver.
3. Les Archives de l’Etat évaluent les documents et décident s’ils doivent être archivés durablement en tenant compte des propositions de l’autorité soumise à l’obligation de proposer ses documents.
4. Elles décident si les documents seront archivés sur papier ou sous forme numérique.

Art. 16 Systèmes numériques *

1. Lorsque des documents ayant une valeur archivistique sont traités dans un système numérique, les Archives de l'Etat doivent être impliquées suffisamment tôt et de manière adéquate dans la planification de ce système.
2. Les Archives de l’Etat accèdent à tous les systèmes dont la valeur archivistique des données doit être vérifiée, en particulier à toute la documentation de projet et de système et aux notices d’utilisation, dans la mesure où elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches. L’accès par une procédure d’appel est exclu.
3. …

Art. 17 Versement

1. Lors du versement de documents analogiques, leurs instruments de recherche et d'autres outils éventuels doivent aussi être proposés aux Archives de l’Etat.
2. Un inventaire des documents versés est joint au versement. Il contient les informations suivantes: a contenu des documents décrit de manière concise, b indication quant aux données personnelles, c dates extrêmes des séries de documents versées.
3. Les autorités soumises à l’obligation de proposer leurs documents sont responsables du transfert de leurs archives. Elles concluent au préalable les accords nécessaires avec les Archives de l’Etat.
4. Les Archives de l’Etat rédigent un bordereau de versement décrivant les documents versés. Il sert d'accusé de réception à l’autorité versante. 4a. Les Archives de l'Etat peuvent renvoyer les documents qui ne satisfont pas aux exigences pour amélioration. 4b. Les alinéas 1 à 4a s'appliquent par analogie au versement de documents numériques.
5. Les Archives de l’Etat règlent les modalités de l’obligation de proposer les documents et du versement des documents dans des instructions et des conventions de versement. Des instructions sur l’archivage numérique sont édictées en accord avec les organes compétents au sens de la législation sur l'administration numérique.

4 Tâches des Archives de l’Etat

Art. 18 En général

1. Les Archives de l’Etat accomplissent les tâches qui leur sont attribuées par la loi sur l’archivage.
2. Elles veillent à la conservation des archives qui leur sont confiées et peuvent prendre les mesures nécessaires à cet effet.
3. Dans les limites de leurs moyens, elles conseillent et aident les utilisatrices et les utilisateurs des archives.
4. Elles effectuent des recherches approfondies sur mandat de l'administration cantonale et des Services parlementaires, pour autant que cela n'entraîne pas un travail disproportionné.

Art. 19 Archives numériques à long terme *

1. Les Archives de l’Etat gèrent des archives numériques à long terme pour les documents des autorités soumises à l'obligation de présenter leurs documents.

Art. 20 Surveillance spécialisée

1. Les Archives de l’Etat surveillent le domaine historique des archives communales en collaboration avec la Direction de l'intérieur et de la justice.
2. Elles sont l’organe cantonal spécialisé dans le domaine de la surveillance des archives communales.

Art. 21 Registre des armoiries des communes *

1. Les Archives de l’Etat tiennent le registre des armoiries des communes.

5 Communication des fonds des Archives de l’Etat

Art. 22 Consultation

1. Les fonds des Archives de l’Etat sont en principe consultables par le public dans une salle de lecture physique ou numérique.
2. Pour des raisons conservatoires, les Archives de l’Etat peuvent fournir les archives à consulter sur un support alternatif ou sous forme numérique. Il n'existe aucun droit à la remise des originaux.
3. Les demandes de consultation sont motivées par écrit lorsqu'elles portent sur l'accès à des données personnelles soumises à un délai de protection qui est en cours.
4. Au surplus, la procédure est régie par la législation sur l'information.

Art. 23 …

Art. 24 Restriction à la communication pour des raisons conservatoires

1. Les Archives de l’Etat peuvent restreindre ou refuser la consultation de certains fonds ou de certains documents lorsque, en raison de leur âge et de leur état, les archives concernées ne peuvent pas être consultées ou ne le peuvent qu’avec des mesures de protection particulières.

Art. 25 Restriction à la communication pour cause de travail disproportionné

1. Les Archives de l’Etat peuvent provisoirement refuser la consultation d’archives pour cause de travail disproportionné, en particulier lorsque les capacités des collaboratrices et des collaborateurs des Archives de l'Etat sont épuisées en raison du grand nombre d'utilisatrices et d’utilisateurs.
2. …

Art. 26 …

Art. 27 Prêt

1. Les Archives de l’Etat peuvent prêter des archives au service versant. Sont réservées les restrictions d'accès aux données personnelles archivées applicables selon l'article 14, alinéa 3 LArch.
2. A des fins de recherche scientifique, les Archives de l'Etat peuvent prêter des archives à d’autres Archives, dans la mesure où celles-ci offrent la garantie d’un traitement approprié de ces documents et de la protection des données personnelles.
3. Des archives peuvent sur demande être prêtées à l’extérieur afin d’être exposées a s’il n’en découle aucun risque pour leur conservation; b si la sécurité requise est garantie durant le transport et sur le lieu d’exposition; c si le but visé ne peut être atteint à l’aide de reproductions et d si les archives prêtées sont suffisamment assurées ou qu'il existe une garantie suffisante.
4. …

Art. 28 Publications

1. Lors de la publication d'archives, mention doit être faite a de leur origine (Archives de l’Etat de Berne), b de toute divergence avec l'original, telles que des modifications de contenu ou des traitements ultérieurs, c le cas échéant, du fait qu'il s'agit d'une reproduction.

Art. 29 Reproductions

1. … 1a. Les archives sont, sur demande, à disposition du public pour reproduction si a aucune raison conservatoire ne s'y oppose, b cela n'entraîne pas un travail disproportionné pour les Archives de l'Etat, c la reproduction ne sert aucun but commercial ou qu'une autorisation au sens de l'article 24 LArch a été accordée.
2. La réalisation de copies d'utilisation individuelles destinées à l'usage privé est admise dans le respect du règlement d'utilisation des Archives de l’Etat. …

Art. 30 Règlement d’utilisation

1. Les Archives de l’Etat fixent dans un règlement d’utilisation les détails de la communication de leurs fonds dans la salle de lecture physique et numérique.
2. Elles peuvent a interdire partiellement ou totalement la consultation des archives aux utilisatrices et utilisateurs qui contreviennent gravement ou de façon répétée au règlement d'utilisation ou aux instructions du personnel dans la salle de lecture physique; b prendre des mesures appropriées contre l'utilisation abusive de la salle de lecture numérique, comme le blocage du compte utilisateur.

Art. 31 Exclusion

1. Les Archives de l'Etat peuvent prendre des mesures appropriées pour garantir la sécurité et l'ordre dans leurs locaux ainsi que pour faire respecter le règlement d'utilisation, notamment renvoyer des personnes et prononcer des interdictions d'accès.

5a Subventions *

Art. 31a Aides financières

1. Le canton peut octroyer des aides financières au sens de l'article 25a, alinéas 1 et 2 LArch aux établissements de recherche d'importance nationale suivants: a Fondation Gosteli – Archives sur l'histoire du mouvement des femmes en Suisse, b Archives de l'histoire rurale (AHR).
2. Les aides financières font l'objet d'un contrat de prestations et prennent la forme de subventions annuelles à l'exploitation.
3. Le montant accordé est déterminé en fonction de la contribution fédérale et des contributions de tiers.

Art. 31b Affectation et conditions des subventions

1. Des aides financières sont octroyées notamment pour des prestations dans les domaines de l'archivage, de la médiation culturelle et de la diffusion.
2. Les archives sont en principe mises gratuitement à disposition du public pour consultation.
3. Les autres conditions pour les subventions et les différentes prestations sont fixées dans le contrat de prestations.

Art. 31c Procédure et compétence

1. La demande de subvention doit en règle générale être remise aux Archives de l'Etat jusqu'à 13 mois avant le début de la période de contribution.
2. Elle doit en règle générale comprendre les indications suivantes: a une présentation des activités en cours et planifiées, b une vue d'ensemble des prestations à fournir, c le montant et la justification de la subvention cantonale demandée, d des indications sur les subventions fédérales et d'autres fonds de tiers accordés ou demandés, ainsi que sur les fonds propres, e les comptes des trois dernières années approuvés, le budget actuel et un aperçu de la planification financière.

6. Dispositions transitoires et dispositions finales

Art. 32 Disposition transitoire

1. L’archivage des documents des tribunaux de première instance et des services de juges d’instruction est régi par les dispositions de l’ordonnance du 6 août 1943 concernant les archives de district ) jusqu’à l’entrée en vigueur des règlements de la Cour suprême et du Parquet général prévus à l’article 12 LArch.

Art. 33 Modification d’actes législatifs

1. Les actes législatifs suivants sont modifiés:
   1. Ordonnance du 18 octobre 1995 sur l’organisation et les tâches de la Chancellerie d’Etat (Ordonnance d’organisation CHA, OO CHA):
   2. Ordonnance du 16 décembre 1998 sur les communes (OCo):

Art. 34 Abrogation d’actes législatifs

1. Les actes législatifs suivants sont abrogés:
   1. ordonnance du 24 juin 1992 sur les Archives de l’Etat de Berne (RSB 421.21),
   2. ordonnance du 6 août 1943 concernant les archives de district (RSB 421.211).

Art. 35 Entrée en vigueur

1. La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2010.