Ordonnance sur l’administration numérique

(OAN) Du 11.01.2023 (état au 01.03.2023)

1 Principes

Art. 1 Gestion des affaires sous forme numérique

1. Les autorités gèrent leurs affaires et documents sous forme numérique.
2. Elles numérisent les documents qu'elles reçoivent sur papier et peuvent détruire l’original.
3. Elles détiennent des documents sur papier ou les conservent a si la législation le prescrit ou b si, à titre exceptionnel, cela est indiqué pour la conservation de preuves ou d’autres raisons objectives.
4. Pour gérer leurs affaires sous forme numérique, elles utilisent des logiciels qui a datent et rendent traçables les modifications de documents; b attribuent de façon irréfutable les documents et leurs modifications à l’auteure ou l’auteur; c empêchent que des documents soient perdus ou que ceux-ci soient vus, modifiés ou effacés par des personnes non autorisées.

Art. 2 Documents et informations sous forme numérique

1. Dans les échanges au sein et entre des autorités ainsi que dans des affaires portant sur des questions de personnel, les documents et les informations sous forme numérique font foi a s’ils sont établis et enregistrés conformément aux normes (art. 8) d’une manière qui garantit leur authenticité ou b s'il n'existe aucun doute sérieux quant à leur authenticité pour quelque raison que ce soit.
2. Pour les échanges entre des autorités et des tiers, les méthodes peuvent être encadrées par des normes certifiant l’authenticité d'un document.

Art. 3 Forme écrite

1. Les dispositions de la législation cantonale qui prescrivent qu'une procédure donnée doit être effectuée par écrit sont aussi respectées si la procédure est effectuée sous une forme numérique permettant d'établir la preuve par un texte.
2. Une signature manuscrite n'est pas requise, sous réserve de prescriptions légales contraires.

Art. 4 Factures et paiements sous forme numérique

1. Les autorités a peuvent établir des factures sous forme numérique pour des tiers et exiger des factures sous cette forme de la part de tiers; b utilisent pour ce faire des méthodes largement répandues et sûres, le cas échéant conformément aux normes (art. 8).
2. Elles peuvent subordonner la fourniture de prestations payantes à un paiement ou paiement anticipé sous forme numérique.
3. Pour ce faire, les tiers doivent a donner leur accord à des factures ou paiements sous forme numérique; b être obligés d’effectuer les échanges avec les autorités sous forme numérique (art. 8 LAN) ou c payer des prestations des autorités qui sont utilisées de façon facultative et qui ne peuvent être commandées que par voie numérique.

Art. 5 Echanges sous forme numérique dans les affaires portant sur des questions de personnel

1. Les membres, les employées et les employés des autorités échangent sous forme numérique avec les autorités dans les affaires portant sur les questions de personnel.
2. Cette disposition s’applique également à la création, à la modification et à la résiliation des rapports de travail.

Art. 6 Prestations pour l'encouragement de la numérisation (art. 9 LAN)

1. Les autorités peuvent fournir des prestations afin de permettre ou de faciliter l’accès à des prestations numériques pour les particuliers.
2. Elles peuvent percevoir des émoluments couvrant les coûts.

Art. 7 Langues (art. 11 LAN)

1. Les autorités qui travaillent dans les deux langues officielles peuvent fournir des prestations numériques dans une seule langue officielle ou, à titre exceptionnel, dans une autre langue si les prestations sont destinées à un usage interne aux autorités et s’adressent principalement à des personnes qui maîtrisent la langue en question.

Art. 8 Normes et processus (art. 14 LAN)

1. La Conférence pour l’administration numérique et les TIC (CNT) définit et publie les normes et les processus pour la numérisation.
2. La publication peut renvoyer à des processus ou à des normes qui émanent de tiers et peuvent exceptionnellement être rédigés en anglais.

Art. 9 Procédures d’identification (art. 15 LAN)

1. Les autorités a vérifient l'identité des personnes qui ont recours à des prestations numériques ou qui perçoivent des paiements des autorités, dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture de la prestation ou du paiement; b peuvent notamment exiger à cet effet la présentation de moyens d'identification et les vérifier en présence des personnes ou par voie numérique; c utilisent à cet effet des procédures qui garantissent un niveau de confiance adapté à la finalité de la prestation numérique.
2. Au moins une procédure de niveau de confiance 2, en conformité avec la norme eCH-0170 «Modèle de qualité pour l'authentification des sujets» est en règle générale requise pour les prestations numériques qui permettent a d’effectuer des paiements à des tiers; b d'établir des droits ou des obligations d'importance; c de notifier des décisions ou des décisions sur recours ou d de traiter des données personnelles particulièrement dignes de protection ou soumises à une obligation légale particulière de garder le secret.
3. Les prescriptions de la législation spéciale ou du droit fédéral sont réservées.

2 Services de base

Art. 10 Liste des services de base

1. Les services de bases sont les suivants: | 1 | BE-Net WAN | Réseau de communications longues distances | Office d’informatique et d’organisation (OIO) | autorités cantonales et autorités utilisant des prestations numériques accessibles par BE-Net WAN | mandataires des autorités avec l’accord de celles-ci | | 2 | BE-Login | Service d’identification pour les prestations numériques | OIO | autorités cantonales | autres autorités | | 3 | BE-PTC VDI | Poste de travail virtuel avec logiciels Office et outils collaboratifs | OIO | autorités cantonales | communes municipales, communes mixtes et mandataires des autorités avec l’accord de celles-ci |
2. Les descriptions des prestations au sens de l’article 26 a précisent l’utilisation des services de base; b peuvent à ce titre restreindre le droit ou, en ce qui concerne des autorités cantonales, l’obligation d’utiliser les services de base.
3. L’obligation d’utilisation s’applique dans la mesure où a la législation spéciale ne prescrit pas le recours à d’autres ressources TIC; b le Grand Conseil ne la restreint pas pour lui-même ou ses organes (art. 17, al. 6 LAN).

Art. 11 Prise en compte des communes en cas d’extension de l’obligation d’utilisation des services de base (art. 17, al. 4 LAN)

1. Les représentantes et représentants des communes au sens de l’article 17, alinéa 4, lettre b, chiffres 2 et 3 LAN relatif à l’extension de l’obligation d’utiliser les services de base expriment leur approbation dans le cadre de la consultation sur la modification de l’article 10, alinéa 1.
2. En cas d’examen par le Grand Conseil d’un projet de loi ou d’arrêté au sens de l’article 17, alinéa 4, lettre a ou lettre b, chiffre 1 LAN, le rapport contient le résultat des prises de position recueillies ou de la procédure de consultation menée auprès des représentantes et représentants des communes.

3 Organes

Art. 12 Organisation

1. Les organes au sens de l'article 21 LAN assument des tâches pour l’ensemble du canton et de l’administration dans le domaine de l’administration numérique et des TIC.
2. Les présidentes et présidents peuvent décider de faire appel à d’autres personnes que celles mentionnées dans la présente ordonnance pour traiter certaines affaires.
3. Les organes se dotent de leur propre règlement.

Art. 13 Décisions

1. Les organes prennent leurs décisions si possible de manière consensuelle.
2. Si aucun consensus n’est trouvé, les présidentes et présidents tranchent au nom de l’organe sur la base de la discussion menée. Ils peuvent procéder à un vote consultatif à cet effet.
3. Les représentantes et représentants du Contrôle des finances et du Bureau pour la surveillance de la protection des données au sein de ces organes ne participent pas aux décisions.

Art. 14 Hiérarchie et compétences particulières

1. La hiérarchie des organes est la suivante: a Conseil-exécutif, b Délégation gouvernementale à l’administration numérique et aux TIC (DGNT), c CNT, d groupes spécialisés.
2. Les organes supérieurs peuvent prendre la responsabilité d’une affaire relevant de la compétence d’organes inférieurs et statuer eux-mêmes.
3. Les organes inférieurs peuvent saisir l’organe supérieur de divergences ou de décisions d’une portée particulière.

Art. 15 Délégation gouvernementale à l’administration numérique et aux TIC (DGNT)

1. La DGNT comprend a la chancelière ou le chancelier (présidence), b la directrice ou le directeur des finances (suppléance de la présidence), c deux autres membres du Conseil-exécutif désignés par le Conseil-exécutif, d les autres membres du Comité de direction pour l’administration numérique et les TIC (CDNT).
2. La DGNT a prépare les affaires du Conseil-exécutif dans le domaine de l’administration numérique et des TIC; b définit des consignes et des priorités pour l’élaboration de stratégies; c peut commander des études et des projets.
3. Le Secrétariat à l’administration numérique (SAN) assure le secrétariat.

Art. 16 Organe de contact canton-communes pour la numérisation (OCCCN)

1. L’OCCCN comprend les membres de la DGNT ainsi que les personnes suivantes: a la présidente ou le président de l’Association des communes bernoises (ACB), b la directrice ou le directeur de l’ACB, c une délégation commune représentant les villes de Berne, de Bienne et de Thoune, d les autres membres, désignés par la DGNT, pour représenter l’administration cantonale.
2. La chancelière ou le chancelier a assume la présidence; b est suppléée ou suppléé par la directrice ou le directeur des finances.
3. L’OCCCN a assure la coopération du canton avec les communes dans le domaine de l’administration numérique et des TIC; b se prononce à titre consultatif sur des plans et des projets, et peut en recommander la réalisation; c désigne, sur proposition des représentantes et représentants des communes, les personnes qui participent à la prise de décision des autres organes au nom des communes.
4. Le SAN assure le secrétariat.

Art. 17 Comité de direction pour l’administration numérique et les TIC (CDNT)

1. Le CDNT comprend a la chancelière ou le chancelier (présidence), b la secrétaire générale ou le secrétaire général de la Direction des finances (suppléance de la présidence), c une vice-chancelière ou un vice-chancelier, d la cheffe ou le chef de l'OIO, e la ou le responsable du SAN.
2. Le CDNT a assure les échanges entre la Chancellerie d’Etat et la Direction des finances sur les questions concernant l’administration numérique et les TIC; b coordonne les affaires de la DGNT, de l’OCCCN et de la CNT; c initie des projets visant à adapter la législation sur l’administration numérique.
3. Le SAN assure le secrétariat.

Art. 18 Conférence pour l’administration numérique et les TIC (CNT)

1. La CNT comprend a la cheffe ou le chef de l’OIO (présidence), b la ou le responsable du SAN (suppléance de la présidence), c des personnes chargées de représenter les Directions, la Chancellerie d’Etat et les autorités de justice, en règle générale les subordonnées ou subordonnés directs ou la suppléante ou le suppléant de la cheffe ou du chef d’office, d d'autres personnes, désignées par la DGNT, pour représenter l’administration cantonale ou d’autres autorités.
2. La CNT a élabore la stratégie au sens de l’article 13, alinéa 2 LAN à l’attention du Conseil-exécutif et décide des sous-stratégies; b édicte sur proposition des groupes spécialisés compétents les normes et les processus au sens de l’article 14 LAN, les descriptions des rôles de l’administration dans le domaine de l’administration numérique et des TIC; c édicte des instructions pour la mise en œuvre de la législation sur l’administration numérique; d coordonne la gestion des portefeuilles des projets, les prestations, les applications et les données de l’administration; e assure le contrôle de gestion à l'échelle de l'administration; f peut commander des études, des projets, des analyses comparatives et des audits; g tranche en cas de divergences entre les Directions, la Chancellerie d’Etat et les autorités de justice sur des projets ou des affaires concernant plusieurs Directions.
3. L'OIO assure le secrétariat.

Art. 19 Groupes spécialisés

1. La CNT ou la législation spéciale institue des groupes spécialisés pour accomplir des tâches dans le domaine de l’administration numérique et des TIC.
2. Les groupes spécialisés comprennent a des personnes chargées de représenter chacune des Directions, la Chancellerie d’Etat et les autorités de justice; b si nécessaire des représentantes et représentants du Contrôle des finances et du Bureau pour la surveillance de la protection des données; c si nécessaire des représentantes et représentants des communes; d si nécessaire des représentantes et représentants des Services parlementaires; e des expertes et experts.
3. Les groupes spécialisés assument les tâches suivantes dans leur domaine de spécialité: a édicter des instructions; b édicter les processus et les normes que la CNT leur a attribués; c assurer la gestion et l’entretien des portefeuilles; d adopter des descriptions des prestations (art. 26); e conclure des conventions de prestations; f attribuer et prioriser des mandats d’études et de projets; g rendre des rapports à l’attention des organes supérieurs; h pourvoir à la coordination, à la transversalité et à la gestion des connaissances; i assumer d’autres tâches qui leur sont conférées par législation spéciale, par la CNT dans le domaine de l'administration numérique et des TIC.
4. L’OIO ou une autre unité administrative désignée par la CNT ou la législation spéciale assure le secrétariat.

4 Collaboration

Art. 20 Implication des autorités concernées (art. 21 et 22 LAN)

1. Les présidentes et présidents des organes visés aux articles 12 à 19 s’assurent que les communes en vertu de l’article 22 LAN et d’autres autorités concernées en dehors de l’administration cantonale ou leurs associations sont impliquées de manière appropriée dans la préparation des décisions des organes.
2. L'implication peut notamment s'effectuer par a la collaboration au sein de l'organisation d'un projet, b une consultation, c la participation aux délibérations des organes compétents (art. 12, al. 2), d l'appartenance à des groupes spécialisés (art. 19, al. 2).

Art. 21 Gestion des coûts TIC

1. La CNT règle la gestion des coûts TIC des autorités cantonales dans des instructions.
2. La gestion des coûts TIC a établit la transparence des coûts de revient et de l’utilisation des prestations numériques; b expose l’évolution des coûts, notamment dans un rapport annuel; c compare les économies aux besoins supplémentaires en volume et en quantité; d définit des indicateurs et des ordres de grandeur pour inciter à optimiser l’affectation des ressources.

Art. 22 Imputation des coûts TIC

1. Les autorités qui fournissent des prestations numériques ou en procurent en tant qu’intermédiaires à d’autres autorités peuvent leur imputer les coûts occasionnés par les prestations de tiers.
2. Ne sont en principe pas imputés a les coûts des prestations fournies par le personnel propre; b les coûts dont l'imputation entraîne une charge disproportionnée; c les coûts des prestations pour le Grand Conseil, ses organes et les Services parlementaires (art. 96, al. 3 de la loi du 4 juin 2013 sur le Grand Conseil [LGC]).
3. Les descriptions des prestations (art. 26) peuvent préciser l'imputation des coûts et déroger si nécessaire aux principes énoncés aux alinéas 1 et 2, lettre a. Les Directions, la Chancellerie d'Etat et la Direction administrative de la magistrature peuvent, dans des cas motivés, également déroger à ces principes.

5 Savoirs libres (art. 26 LAN)

Art. 23 Acquisition des droits d’auteur par les autorités

1. Les autorités s’assurent contractuellement qu’elles détiennent les droits d’auteur ou le droit de concéder des licences conformément à l’article 24 ou 25 en ce qui concerne les œuvres réalisées par des tiers sur mandat des autorités.
2. Elles peuvent y renoncer pour des raisons objectives.

Art. 24 Œuvres libres du canton

1. A l'exception des logiciels, les textes, images, enregistrements sonores, vidéos et autres œuvres, dont les droits d’auteur appartiennent au canton, sont soumis à la licence Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Les autorités cantonales peuvent en outre publier de telles œuvres sous d’autres licences conformément à l’article 26, alinéas 1 et 2 LAN.
2. Les œuvres visées à l’alinéa 1 peuvent être diffusées, modifiées ou utilisées de quelque autre manière que ce soit par quiconque et à toutes fins, conformément à la licence CC BY 4.0, à condition que le canton, en tant que titulaire des droits, et la licence soient mentionnés. Le canton décline toute garantie et responsabilité en rapport avec l’utilisation.
3. Sont réservées les restrictions légales à l’utilisation, notamment a la protection des données, b la protection de la personnalité, en particulier le droit à l’image, c les dispositions sur la protection des secrets.

Art. 25 Licences à code source ouvert

1. Les normes (art. 8) définissent les licences à appliquer pour la publication de logiciels libres conformément à l’article 26, alinéas 1 et 2 LAN.

6 Utilisation des ressources TIC

Art. 26 Ressources TIC des autorités cantonales (art. 32 LAN)

1. La CNT détermine dans le cadre fixé par l’article 32, alinéa 1 LAN et, le cas échéant, par la législation spéciale a l’étendue de la fourniture des services TIC de base, b les applications de groupe.
2. Les groupes spécialisés compétents adoptent et publient des descriptions des prestations pour a les services de base dans le cadre de l’article 10, b les éléments des services TIC de base, c les applications de groupe.
3. Les descriptions des prestations définissent notamment a l’autorité compétente, b le but et les fonctions essentielles des ressources TIC, c la disponibilité et d’autres caractéristiques déterminantes pour la prestation, d la répartition et l'imputation des coûts, e les modalités de commande et de recours aux prestations, f le cercle des utilisatrices et utilisateurs ou les exceptions à l’obligation d’utilisation, g l’utilisation des ressources TIC par des mandataires des autorités, h les règles d’utilisation par des tiers sur la base d’une décision ou d’un contrat de droit public.

Art. 27 Obligation d’utilisation (art. 32 al. 3 LAN)

1. Les autorités cantonales ne peuvent pas utiliser d’autres ressources TIC pour les besoins des services TIC de base et des applications de groupe.
2. Sont exemptées de l’obligation d’utiliser les services TIC de base et les applications de groupe a la Police cantonale, b les écoles moyennes, les écoles professionnelles et les écoles supérieures cantonales.
3. La CNT peut imposer l’utilisation de certaines applications de groupe aux organisations mentionnées à l’alinéa 2.

Art. 28 Traitements des données (art. 31, al. 2 LAN)

1. Pour accomplir leurs tâches, les autorités peuvent collecter et traiter les données personnelles qui leur sont nécessaires pour les échanges sous forme numérique avec des particuliers (art. 8 LAN).
2. En font partie en particulier a les données de contact telles que les adresses électroniques et numéros de téléphone fixe et mobile, b les numéros d’identification.
3. Les numéros d’identification du droit fédéral ne peuvent être traités que si les conditions du droit fédéral sont remplies.

Art. 29 Rentabilité

1. Les autorités cantonales tiennent compte de la rentabilité lors de l'utilisation des ressources pour la numérisation de leurs processus, notamment de la manière suivante: a Elles analysent le coût et l'utilité des projets pour les autorités et les particuliers concernés et donnent la priorité aux projets présentant le meilleur rapport coût-utilité. b Elles utilisent si possible les ressources TIC existantes, telles que la fourniture des services TIC de base et les applications de groupe. c Elles acquièrent et utilisent si possible des ressources TIC en commun avec d'autres autorités, y compris celles d'autres cantons ou de la Confédération.
2. Elles mettent en retrait si nécessaire leurs propres exigences et intérêts.

7 Dispositions transitoires et dispositions finales

Art. 30 Dispositions transitoires

1. Toutes les autorités adaptent leurs prestations numériques à la LAN et à la présente ordonnance dans la mesure du nécessaire lors de la prochaine acquisition ou modification, mais au plus tard six ans après l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.
2. Elles introduisent les prestations numériques dont elles doivent disposer en vertu de la LAN et de la présente ordonnance dans un délai de quatre ans après l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.
3. Elles adaptent leurs processus, actes législatifs, instructions, autres prescriptions et outils à la LAN et à la présente ordonnance, a dans la mesure où ils portent sur des prestations numériques au sens de l’alinéa 1 ou 2: dans le délai qui y est indiqué; b dans la mesure où il s’agit de cas autres que ceux visés à la lettre a: dans un délai de deux ans après l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.
4. Les Directions et la Chancellerie d’Etat soumettent au Conseil-exécutif, dans un délai de deux ans après l’entrée en vigueur de la présente ordonnance, les autres modifications d’ordonnances pour les mettre, si nécessaire, en conformité avec la LAN.

Art. 31 Modification d’actes législatifs

1. Les actes législatifs suivants sont modifiés: 1 ordonnance du 18 octobre 1995 sur l’organisation du Conseil-exécutif (ordonnance d’organisation CE; OO CE), 2 ordonnance du 13 mars 2013 sur la classification, la publication et l’archivage des documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif (ordonnance sur la classification, OCACE), 3 ordonnance du 18 octobre 1995 sur l’organisation et les tâches de la Direction des finances (ordonnance d’organisation FIN; OO FIN), 4 ordonnance du 18 mai 2005 sur le personnel (OPers), 5 ordonnance du 24 octobre 2007 sur le règlement d’organisation des conférences régionales (OROCR), 6 ordonnance du 5 août 1998 sur les exceptions à l’obligation de détruire les données de la police (ordonnance sur la destruction des données, ODestD), 7 ordonnance du 28 mars 2007 sur le statut du corps enseignant (OSE), 8 ordonnance du 26 mars 1997 sur les statistiques (OStat), 9 ordonnance du 22 août 2001 sur la péréquation financière et la compensation des charges (OPFC), 10 ordonnance cantonale du 26 octobre 2011 sur l’énergie (OCEn), 11 ordonnance cantonale du 20 octobre 2004 sur la circulation routière (OCCR), 12 ordonnance du 28 octobre 1998 sur l’imposition des véhicules routiers et la facturation par l’office compétent (OIV), 13 ordonnance du 24 novembre 2021 sur les programmes d’action sociale (OPASoc), 14 ordonnance du 5 novembre 1997 sur la préservation des bases naturelles de la vie et des paysages (OPBNP), 15 ordonnance du 13 avril 1994 sur l’hôtellerie et la restauration (OHR), 16 ordonnance cantonale du 2 décembre 2020 sur les jeux d’argent (OCJAr).

Art. 32 Abrogation d’un acte législatif

1. L’ordonnance du 24 janvier 2018 sur les technologies de l’information et de la communication dans l’administration cantonale (OTIC) est abrogée.

Art. 33 Entrée en vigueur

1. La présente ordonnance entre en vigueur en même temps que la loi du 7 mars 2022 sur l'administration numérique (LAN).