Ordonnance sur la classification, la publication et l'archivage des documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif

(Ordonnance sur la classification, OCACE) Du 13.03.2013 (état au 01.02.2025)

1 Objet et but

Art. 1

1. La présente ordonnance fixe les mesures requises pour la classification et l’archivage des documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif, et règle l’accès du public à ceux-ci.
2. Dans les limites de la législation sur la protection de l’information et sur la protection des données, elle garantit l’accès du public aux documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif et assure la protection des informations non destinées au public, notamment des données personnelles, et la protection du principe de collégialité.
3. Constituent une affaire du Conseil-exécutif tous les arrêtés du Conseil-exécutif, les documents qui servent à justifier les propositions et les autres documents éventuels qui concernent l’affaire.

2 Classification

Art. 2 Catégories de classification

1. Les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif sont classés dans l’une des catégories suivantes en fonction du niveau de protection de leur contenu: a «secret», b «confidentiel», c «interne».
2. Des catégories de classification différentes peuvent être appliquées à l’intérieur d’une même affaire si le besoin de protection diffère d’un document à l’autre.

Art. 3 Documents secrets

1. Sont classés secrets les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif dont le contenu ne peut être connu que d’un nombre très réduit de personnes, parce que a sa révélation à des personnes non autorisées pourrait considérablement entraver ultérieurement le processus de décision du Conseil-exécutif; b sa révélation à des personnes non autorisées pourrait compromettre considérablement la sécurité publique ou la sécurité de particuliers; c les documents contiennent des informations boursières sur des entreprises dont le canton détient des participations, ou d sa révélation à des personnes non autorisées pourrait d’autres manières encore causer des dommages considérables.
2. Sont également classés secrets les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif qui a doivent être rangés dans cette catégorie en raison d’obligations légales ou contractuelles de garder le secret, ou b se basent sur des documents que des autorités étrangères, fédérales ou cantonales et communales ont classés dans une catégorie comparable.

Art. 4 Documents confidentiels

1. Sont classés confidentiels les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif a dont la révélation à des personnes non autorisées pourrait sensiblement entraver le processus de décision d’une autorité ou la mise en œuvre conforme aux objectifs de mesures concrètes décidées par une autorité; b dont la révélation à des personnes non autorisées compromettrait la sécurité publique ou la sécurité de particuliers; c qui contiennent des données personnelles particulièrement dignes de protection au sens de l’article 3 LCPD; d qui contiennent des données dignes de protection sur la situation familiale ou financière de particuliers; e qui contiennent des secrets d’affaires, des secrets professionnels ou des secrets de fabrication, ou f qui concernent des procédures administratives et de recours.
2. Sont également classés confidentiels les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif qui a doivent être rangés dans cette catégorie en raison d’obligations légales ou contractuelles de garder le secret, ou b se basent sur des documents que des autorités étrangères, fédérales ou cantonales et communales ont classés dans une catégorie comparable.

Art. 5 Documents internes

1. Sont classés internes les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif qui ne relèvent ni de la catégorie «secret», ni de la catégorie «confidentiel», mais dont le contenu n’est pas publiable en raison d’intérêts dignes de protection.
2. Les documents qui servent à motiver la proposition faite au Conseil-exécutif et à forger l’avis de ses membres sont en principe classés au minimum dans la catégorie «interne» et ne sont pas publiés. En font en particulier partie la fiche signalétique approuvée par le membre du Conseil-exécutif compétent, les éventuelles lettres d’accompagnement et l’ensemble des documents du corapport.
3. La classification de documents dans la catégorie «interne» tient compte des principes de la législation sur l’information et la protection des données.

Art. 6 Documents non classifiés

1. Les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif non classifiés ou dont la classification, limitée dans le temps, est échue sont publics.

Art. 7 Compétences

1. Les Directions et la Chancellerie d’Etat sont responsables de la classification et du marquage des documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif dans leurs domaines de compétences respectifs. Elles proposent au Conseil-exécutif un marquage approprié des documents.
2. Elles définissent leurs compétences de classification dans leur règlement et enseignent les règles de traitement des documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif classifiés aux personnes qui y ont accès.
3. Si plusieurs Directions présentent une proposition conjointe, sa classification incombe à la Direction en charge.

Art. 8 Prescriptions de traitement

1. La Direction compétente ou la Chancellerie d’Etat classifie les affaires du Conseil-exécutif et leurs documents avant leur inscription à l'ordre du jour. Les documents non classifiés ne portent aucune marque distinctive.
2. Les documents et affaires du Conseil-exécutif classés secrets sont remis sous forme d’exemplaires numérotés, dans une enveloppe scellée et adressée aux personnes suivantes: a les membres du Conseil-exécutif, b le chancelier ou la chancelière.
3. Les documents et affaires du Conseil-exécutif classés confidentiels sont remis au format électronique à l’aide d’un système respectant les mesures de sécurité informatique appropriées aux personnes suivantes: a les membres du Conseil-exécutif, b les secrétaires généraux ou secrétaires générales, c le chancelier ou la chancelière, d les vice-chanceliers ou vice-chancelières, e le chef ou la cheffe de l’Office de la communication, et f tous les collaborateurs ou collaboratrices auxquels les Directions ou la Chancellerie d'Etat ont accordé un droit d'accès pour la préparation et le suivi des affaires du Conseil-exécutif. 3a. Les documents et affaires du Conseil-exécutif peuvent être classés confidentiels / distribution limitée. Ils sont remis uniquement aux personnes suivantes: a les membres du Conseil-exécutif, b les secrétaires généraux ou secrétaires générales, c le chancelier ou la chancelière, d le chef ou la cheffe de l'Office de la communication, e le responsable ou la responsable des affaires du Conseil-exécutif et du Grand Conseil, f le chef ou la cheffe du Service central de traduction.
4. L'établissement de documents et d'affaires du Conseil-exécutif classés secrets ou confidentiels, leur communication et leur mise à disposition doivent être limités au strict minimum. Les personnes habilitées à les recevoir les transmettent avec retenue et sous leur propre responsabilité.
5. Les documents et affaires du Conseil-exécutif classés internes peuvent, dans les limites de la législation sur la protection des données, être traités, transmis et conservés dans la mesure où la préparation et le suivi des affaires du Conseil-exécutif l'exigent. Les autorités compétentes au sens de l’article 7 fixent la répartition et les droits d’accès dans leurs domaines de responsabilités.
6. La Chancellerie d’Etat peut fixer des prescriptions de traitement supplémentaires dans des instructions internes.

3 Publication et consultation *

Art. 9 Principe

1. Les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif non classifiés sont accessibles sur Internet après la décision.
2. Le Conseil-exécutif peut, sur proposition de la Direction compétente ou de la Chancellerie d’Etat, ordonner la publication sur Internet de ses arrêtés et de documents s’y rapportant confidentiels ou internes si a l’arrêté est d’une importance fondamentale; b toutes les informations dignes de protection (notamment les données à caractère personnel) peuvent être facilement supprimées de l’arrêté, et c que l’arrêté n’en perde pas sa teneur informative essentielle.

Art. 10 Délai de communicabilité

1. Lorsque le contenu de documents non classifiés est digne de protection pour une durée définie après la décision, un délai de communicabilité doit être prévu.

Art. 11 Protection des données

1. Avant la classification de documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif contenant des données personnelles, les services compétents au sens de l’article 7 vérifient si la publication sur Internet pourrait engendrer un risque particulier pour les personnes concernées. Il sera renoncé à la publication si une personne concernée rend préalablement vraisemblable un intérêt privé ou public prépondérant qui s’y oppose.
2. Les personnes concernées peuvent faire valoir leurs droits au sens des articles 13 et 20 ss LCPD, notamment le droit de blocage, le droit d’accès et le droit d’exiger la rectification de données inexactes.

Art. 12 Compétences

1. La publication sur Internet est du ressort de la Chancellerie d’Etat.
2. Les Directions sont responsables de la préparation, pour leur publication sur Internet, des documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif qui relèvent de leurs domaines de compétences. Elles mettent les documents à disposition de la Chancellerie d’Etat au format électronique.

Art. 13 Consultation des documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif classifiés *

1. La consultation des documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif classifiés est régie par les dispositions sur l'accès aux informations (art. 27 ss LIAM; art. 11, al. 1 et 2 de l'ordonnance du 15.11.2023 sur l'information et l'aide aux médias [OIAM]).
2. …
3. Si la consultation de documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif classifiés est octroyée, l'autorité compétente examine s'il y a lieu de déclassifier le document.

4 Enregistrement et archivage

Art. 14 Enregistrement

1. La Chancellerie d’Etat enregistre les documents relatifs aux affaires du Conseil-exécutif dans des systèmes électroniques prévus à cet effet. Sont exclus les documents classés secrets, qui sont conservés sur support papier.
2. Elle édicte des instructions sur les mesures organisationnelles et techniques nécessaires à la protection des informations classifiées. Elle tient notamment compte des articles 4 et suivants de l’ordonnance du 22 octobre 2008 sur la protection des données (OPD).

Art. 15 Archivage

1. La Chancellerie d’Etat conserve les arrêtés du Conseil-exécutif sur support papier en sus.
2. L'archivage des arrêtés du Conseil-exécutif est régie par la législation sur l’archivage.

5 Dispositions finales

Art. 16 Modification d’actes législatifs

1. Les textes législatifs suivants sont modifiés:
   1. Ordonnance du 26 juin 1996 sur les procédures de consultation et de corapport (OPC)):
   2. Ordonnance du 18 octobre 1995 sur l’organisation du Conseil-exécutif (Ordonnance d’organisation CE; OO CE):

Art. 17 Abrogation d’un acte législatif

1. L’ordonnance du 16 décembre 2009 sur la classification, la publication et l’archivage des arrêtés du Conseil-exécutif et des rapports y relatifs (ordonnance sur la classification, OCACE) (RSB 152.17) est abrogée.

Art. 18 Entrée en vigueur

1. La présente ordonnance entre en vigueur le 1er octobre 2013.