Ordonnance sur l'organisation et les tâches de la Chancellerie d'Etat

(Ordonnance d'organisation CHA, OO CHA) Du 18.10.1995 (état au 01.01.2024)

1 Tâches de la Chancellerie d'Etat

Art. 1

1. La Chancellerie d'Etat (CHA) sert d'état-major au Grand Conseil et au Conseil-exécutif et assure les rapports entre ces deux autorités.
2. Elle assume notamment les tâches suivantes: a elle est responsable de la planification politique générale; b elle assure le déroulement des élections et des votations; b1 elle se charge de la procédure préliminaire en cas de révision totale de la Constitution; c elle coordonne la collaboration entre l'administration cantonale et la Députation, le Conseil du Jura bernois (CJB) et le Conseil des affaires francophones de l'arrondissement de Biel/Bienne (CAF); d elle traite les questions touchant aux relations extérieures du canton et à l'intégration européenne, pour autant que d'autres Directions ne soient pas compétentes; e elle est responsable pour l'ensemble du canton des activités d'information et de communication envers le public et le personnel de l’administration cantonale; e1 elle est responsable de l'aide aux médias, ainsi que de la promotion des compétences médiatiques et de la formation politique; f elle planifie et coordonne les affaires interdirectionnelles, pour autant que d'autres Directions ne soient pas compétentes; g elle accompagne l’activité législative du canton et veille à la publication des actes législatifs; h elle traite les questions touchant au bilinguisme du canton et coordonne les travaux de traduction et de terminologie effectués dans l'administration cantonale; i elle conserve les archives; k elle traite les questions touchant à l'égalité des droits entre la femme et l'homme; l elle est compétente pour les achats centralisés de matériel de bureau, d'imprimés, d'ouvrages spécialisés et de produits de presse, ainsi que de services de poste et de courrier; m elle prend, conjointement avec les Services parlementaires, les mesures nécessaires pour que le Grand Conseil et ses organes puissent accomplir leurs tâches (art. 95, al. 1 de la loi du 4 juin 2013 sur le Grand Conseil [LGC]), et accomplit les tâches décrites à l’article 95, alinéa 2 et 3 LGC ainsi qu’à l’article 95, alinéa 4 LGC en relation avec l’article 133 du règlement du Grand Conseil du 4 juin 2013 (RGC). n elle exécute les tâches relevant du domaine des armoiries et est chargée de l’exécution de la législation fédérale sur la protection des armoiries; o elle nomme la représentante ou le représentant du canton au sein de l'association «Forum politique Berne»; p elle se tient à la disposition du Conseil-exécutif pour établir des avis juridiques s'il n'y a pas d'autres unités administratives compétentes; q elle encourage la transition numérique de l'administration en collaboration avec les Directions et les communes.

2 Structure

Art. 2 Offices et Service du personnel *

1. La Chancellerie d’Etat comprend les offices suivants figurant dans l'annexe 1: a l'Office du soutien au gouvernement et des droits politiques (OGDP), b l'Office du bilinguisme, de la législation et des ressources (OBLR), c l’Office de la communication (ComBE), d les Archives de l'Etat (AEB), e le Bureau de l'égalité entre la femme et l'homme (BEFH), f …
2. Le Secrétariat à l'administration numérique et le Service du personnel sont directement subordonnés au chancelier ou à la chancelière.
3. Les offices se subdivisent au besoin en autres unités administratives.

Art. 3 …

Art. 4 Fondation des Archives de l'ancien Evêché de Bâle

1. La Fondation des Archives de l'ancien Evêché de Bâle déploie ses activités dans les domaines relevant de la Chancellerie d'Etat.
2. La Chancellerie d'Etat représente le canton envers cette fondation dans toutes les affaires. Elle veille à informer régulièrement le Conseil-exécutif de toutes les questions essentielles et présente les propositions nécessaires.

Art. 5 Commissions *

1. Les commissions permanentes attribuées à la Chancellerie d’Etat sont les suivantes: a la Commission de rédaction, b la Commission de l’égalité, c le Réseau égalité Berne francophone.

Art. 5a Commission de l'égalité, 1. Composition

1. Le Conseil-exécutif nomme les membres de la Commission de l'égalité (commission), qui sont au nombre de 15 à 21.
2. La commission est composée de représentants et de représentantes d’organisations, d’institutions et de particuliers qui s'occupent de questions concernant l'égalité des sexes. L'éventail socio-politique doit être aussi large que possible.
3. Un siège est réservé au représentant ou à la représentante du Réseau égalité Berne francophone.
4. Le CJB et le CAF sont consultés préalablement sur les candidats ou candidates issus du Jura bernois et de l'arrondissement administratif de Biel/Bienne.

Art. 5b 2. Tâches

1. La commission assiste le Bureau de l'égalité et le conseille ainsi que le Conseil-exécutif.
2. Elle veille à établir un réseau d'information et de communication entre ledit bureau et les diverses organisations et institutions qui s'occupent de questions concernant l'égalité des sexes.

Art. 6 3. Constitution et secrétariat *

1. La commission se constitue elle-même.
2. Le Bureau de l'égalité assiste aux séances de la commission avec voix consultative et il peut présenter des propositions. Il assure le secrétariat de la commission. …

Art. 6a Réseau égalité Berne francophone *

1. Le Conseil-exécutif nomme les membres du Réseau égalité Berne francophone (Réseau), qui sont au nombre de 7 à 13, sur proposition de la Chancellerie d'Etat. Le CJB et le CAF sont consultés préalablement.
2. Celui-ci est composé de représentants et de représentantes a d’organisations, d’institutions et de particuliers qui s'occupent de questions liées à l'égalité des sexes, ainsi que b d'entreprises et des partenaires sociaux actifs dans le Jura bernois et de l'arrondissement administratif de Biel/Bienne.
3. Le Bureau de l'égalité est représenté d'office dans le Réseau et en assure le secrétariat général. Il peut déléguer l'exécution de certaines tâches au Réseau.
4. Le Réseau assiste le Bureau de l'égalité et le conseille.
5. Il fait le lien entre le Bureau de l'égalité et les diverses organisations et institutions qui s'occupent de questions concernant l'égalité des sexes dans le Jura bernois et dans l'arrondissement administratif de Biel/Bienne par l'établissement d'un réseau d'information et de communication ainsi que la coordination de leurs activités.
6. Le Réseau se constitue lui-même.

3 Conduite

Art. 7 Chancelier ou chancelière, 1. Fonctions de direction

1. Le chancelier ou la chancelière dirige la Chancellerie d’Etat et prend toutes les décisions du ressort de celle-ci pour autant que la compétence de décision n’ait pas été déléguée à un office ou à une autre unité administrative par la législation ou le règlement de la Chancellerie d’Etat.
2. Il ou elle édicte le règlement de la Chancellerie d’Etat et règle les détails de l’organisation de celle-ci, en particulier a la structure des offices, b l’attribution des tâches aux unités administratives, c les pouvoirs de représentation et le droit de signature, d la suppléance, e la collaboration entre les offices, f la communication interne et externe. g …
3. Il ou elle pilote en principe les unités administratives qui lui sont directement subordonnées au moyen de contrats de prestations au sens de l’article 22 LOCA.
4. Il ou elle édicte les descriptifs des postes des collaborateurs et collaboratrices qui lui sont directement subordonnés et approuve les règlements des unités administratives qui dépendent directement de lui ou d’elle.

Art. 8 2. Tâches

1. Le chancelier ou la chancelière a dirige l'état-major du Conseil-exécutif; b seconde le Conseil-exécutif et le président ou la présidente du gouvernement dans l'accomplissement de leurs tâches; c conseille le Conseil-exécutif pour la planification générale au niveau gouvernemental; d prépare le programme gouvernemental de législature et fournit au Conseil-exécutif un rapport sur la mise en œuvre dudit programme; e assure la coordination des affaires devant être soumises au Conseil-exécutif; f seconde la présidence du Grand Conseil et celle du Conseil-exécutif dans la coordination de leurs activités; g … h assure la liaison entre le Conseil-exécutif et l'administration d'une part et le Grand Conseil d'autre part; i–k … l préside la Conférence des secrétaires généraux; m préside la Commission de rédaction; n défend les affaires de la Chancellerie d’Etat au Grand Conseil, sauf décision contraire du Conseil-exécutif.

Art. 9 Vice-chanceliers et vice-chancelières

1. Les deux vice-chanceliers ou vice-chancelières suppléent le chancelier ou la chancelière.
2. Ils conseillent et secondent le chancelier ou la chancelière dans l’accomplissement de ses tâches.
3. Ils dirigent chacun ou chacune un office de la Chancellerie d'Etat.

Art. 10 Chefs ou cheffes d’office *

1. Les chefs ou cheffes d’office veillent à l’accomplissement des tâches attribuées à leur unité administrative. Ils collaborent dans la mesure requise avec les autres unités administratives de la Chancellerie d’Etat et de l’administration ainsi qu’avec les services externes à celle-ci.
2. Ils fixent les tâches, les compétences et les responsabilités de leurs collaborateurs et collaboratrices par écrit et définissent l'organisation et la marche des affaires de leur unité administrative dans un règlement qui complète dans la mesure requise celui de la Chancellerie d'Etat.
3. Les présentes dispositions s’appliquent par analogie aux chefs et cheffes des autres unités administratives.

4 Tâches des offices *

Art. 10a–11 …

Art. 11a Office du soutien au gouvernement et des droits politiques (OGDP)

1. L'Office du soutien au gouvernement et des droits politiques a seconde le chancelier ou la chancelière dans l'examen juridique des affaires du Conseil-exécutif; b seconde le chancelier ou la chancelière dans le domaine de la planification politique générale; c coordonne les rapports entre l’administration cantonale, le Conseil-exécutif, le Grand Conseil et les organes de celui-ci; d participe à la planification et à la documentation des sessions du Grand Conseil et soutient le Grand Conseil, ses organes et les Services parlementaires dans d’autres domaines importants; e assure la préparation et le suivi des séances du Conseil-exécutif; f assure le déroulement des élections et des votations; f1 assure la promotion de la formation politique en collaboration avec les Directions; g traite les questions juridiques et fournit des renseignements juridiques ressortissant aux domaines d’activité de la Chancellerie d’Etat; h prépare la législation de la Chancellerie d’Etat pour autant que cette activité ne relève pas du domaine d’activité d’un autre office; i instruit les recours à l’intention du Conseil-exécutif et du chancelier ou de la chancelière; k veille, en collaboration avec les autres offices, à ce que les réponses aux interventions parlementaires soient préparées dans les délais et contrôle l’exécution des motions et des postulats adoptés par le Grand Conseil; l traite, en collaboration avec les autres offices, les procédures de corapport et de consultation; m gère l’informatique de la Chancellerie d’Etat, à l’inclusion de la protection des données dans ce domaine; n assure la réception et légalise les signatures officielles et notariales; o gère la vente de certains imprimés cantonaux; p coordonne, sur mandat du chancelier ou de la chancelière, les affaires et les organes concernant plusieurs offices; q organise les échanges réguliers entre les responsables des offices juridiques et des services juridiques des Directions.

Art. 12 …

Art. 12a Office du bilinguisme, de la législation et des ressources (OBLR)

1. L'Office du bilinguisme, de la législation et des ressources a est chargé des questions touchant au bilinguisme du canton; b coordonne la collaboration entre l’administration cantonale et les organes institués par la loi du 13 septembre 2004 sur le statut particulier du Jura bernois et sur la minorité francophone de l'arrondissement administratif de Biel/Bienne (loi sur le statut particulier, LStP) et assure le secrétariat général du CJB et celui du CAF; c assure le service de la Délégation du Conseil-exécutif pour les affaires jurassiennes; d assure le secrétariat de langue française de la Chancellerie d’Etat; e coordonne l’interprétation simultanée pour les séances plénières du Grand Conseil; f seconde le secrétariat de la Députation; g contrôle les textes édictés par le Grand Conseil et le Conseil-exécutif dans l’optique de la concordance des textes allemands et français et de la correction linguistique ainsi que les autres textes traduits dans les Directions, par sondage ou sur demande; h traduit pour les besoins de la Chancellerie d’Etat; i seconde et conseille les services de traduction des Directions; k dirige les travaux de terminologie et gère la banque de terminologie et le centre de documentation terminologique de l’administration cantonale; l est responsable du Service de législation, des affaires jurassiennes et du bilinguisme, à l’inclusion de la publication de la législation; m tient le secrétariat de la Commission de rédaction; n participe à la préparation administrative et au déroulement des sessions du Grand Conseil; o assure le contrôle des finances; p tient la comptabilité et gère les finances de la Chancellerie d’Etat de manière centralisée; q s’occupe de la planification intégrée des tâches et des ressources au sein de la Chancellerie d’Etat; r gère la Centrale d’achat cantonale des fournitures et des imprimés (CAC fournitures et imprimés); s est responsable au niveau cantonal de l’achat centralisé de matériel de bureau, d'imprimés, d'ouvrages spécialisés, de produits de presse ainsi que de services de poste et de courrier; t administre l'Hôtel du gouvernement et assure le service des huissiers et huissières; u assure la publication de la Feuille officielle du canton de Berne et en exerce la surveillance.
2. Le Service de législation, des affaires jurassiennes et du bilinguisme est autonome et accomplit ses tâches de manière indépendante lorsqu’il s’agit du suivi législatif.

Art. 13 Office de la communication (ComBE) *

1. L’Office de la communication a garantit l'information du public sur les décisions et les intentions du Conseil-exécutif ainsi que sur les activités de l'administration cantonale; a1 permet un échange interactif avec la population; b coordonne les activités d'information et de communication de l'administration cantonale; c coordonne l'information et la communication en cas d'événements extraordinaires; d sert d'intermédiaire dans les relations entre l'administration cantonale et les médias; e traite les affaires du Conseil-exécutif concernant les médias; e1 assure l'aide aux médias et la promotion des compétences médiatiques; f conseille le Conseil-exécutif et l'administration cantonale sur les questions touchant aux relations publiques; g se tient à la disposition du Grand Conseil, du Conseil-exécutif et de l'administration cantonale pour la formation en matière de communication; h conseille les organes du Grand Conseil sur les questions touchant à l'information du public et aux relations publiques et peut être mis à contribution pour diffuser des informations; i assure en collaboration avec les services administratifs concernés l’information du personnel de l’administration cantonale concernant les décisions du Conseil-exécutif et les activités de l’administration cantonale; k gère le site internet du Grand Conseil; l assume la responsabilité des portails internet et intranet du canton ainsi que de leur contenu; m gère le site internet et le site intranet de la Chancellerie d’Etat; n conseille et soutient les Directions et la Chancellerie d’Etat en ce qui concerne la présentation, l’architecture et le contenu des sites web de manière à ce qu’ils soient conformes à l’Image graphique du canton et édicte les instructions techniques nécessaires pour l’administration cantonale; o conseille et soutient les Directions dans la mise en œuvre de la Charte graphique du canton de Berne (Image graphique), et élabore les instructions nécessaires; p définit l’identité visuelle à respecter à l’intérieur de la Chancellerie d’Etat et vérifie sa mise en œuvre; q traite les questions touchant aux relations extérieures du canton et coordonne la représentation des intérêts du canton de Berne auprès de la Confédération, des autres cantons et des organes intercantonaux, des pays voisins, de l’Union européenne et de la Berne internationale.

Art. 14 Archives de l'Etat (AEB)

1. Les tâches des Archives de l'Etat sont régies par les dispositions de la législation sur l'archivage.

Art. 15 Bureau de l'égalité entre la femme et l'homme (BEFH), 1. Mission et tâches

1. Le Bureau de l'égalité entre la femme et l'homme défend le principe de l'égalité des chances entre la femme et l'homme, celui de leur égalité dans tous les domaines de la vie et lutte contre toutes les formes de discrimination, directe et indirecte.
2. Le Bureau de l'égalité assume notamment les tâches suivantes: a il développe des mesures et des projets destinés à l’instauration de l’égalité de fait entre les femmes et les hommes dans le canton de Berne; b il agit pour l’inclusion de la perspective de l’égalité dans tous les domaines politiques de l’administration et soutient les services compétents dans la préparation et la mise en œuvre de mesures, projets et textes législatifs déterminants en matière d’égalité; c il peut contrôler la conformité des actes législatifs cantonaux et des mesures arrêtées par le canton avec l'article 8, alinéas 2 et 3 de la Constitution fédérale et avec l’article 10, alinéas 2 et 3 de la Constitution cantonale; d il peut contrôler la pratique du canton en matière de subventions et de soumissions du point de vue de la réalisation par les particuliers de l'égalité de fait entre hommes et femmes; e … f il peut rédiger et faire rédiger des expertises sur les questions touchant à l'égalité des sexes; g il collabore avec les organisations et institutions qui s'occupent de questions concernant l'égalité des sexes; h il conseille les autorités, les organisations, les entreprises et les particuliers sur les questions touchant à l'égalité des sexes et leur soumet des recommandations ou des propositions de médiation; i … k il offre des formations continues et assure les relations publiques.
3. Le Bureau de l'égalité est autonome dans son travail.
4. Il tient le secrétariat de la Commission de l’égalité et le secrétariat général du Réseau égalité Berne francophone.

Art. 16 2. Collaboration

1. Le Bureau de l'égalité a peut, dans le cadre de sa mission, requérir l'aide de tous les services de l'administration cantonale; b est informé par les Directions, dès qu'elles les planifient, sur les affaires du Conseil-exécutif touchant à l'égalité des sexes, et peut demander à participer plus amplement à la préparation desdites affaires; c participe de manière autonome à la procédure de corapport sur les affaires touchant à l'égalité des sexes; d peut, sur mandat du Conseil-exécutif, consulter les dossiers internes de l'administration, lorsque des questions de principe concernent le statut de la femme et de l'homme au sein de l'administration cantonale; e peut demander à siéger dans les groupes de travail et commissions administratifs, extra-parlementaires et universitaires qui s'occupent de questions relevant de son champ d'activité.
2. S'il est appelé par des tiers à des fins de médiation (art. 15, 2e al., lit. h), le Bureau de l'égalité peut, avec l'accord des parties a exiger des renseignements et des documents; b interroger les employés et les personnes concernées; c procéder à des visites des lieux.

Art. 17 …

5 Personnel

Art. 18

1. La Chancellerie d'Etat dispose des postes de cadre suivants: a deux vice-chanceliers ou vice-chancelières, b … c trois chefs ou cheffes d’office, d … d1 un responsable ou une responsable du Secrétariat à l'administration numérique, e un délégué ou une déléguée aux relations extérieures, f un chef ou une cheffe du Service de législation, des affaires jurassiennes et du bilinguisme.
2. L'élection du chancelier ou de la chancelière et la nomination des vice-chanceliers ou vice-chancelières doivent répondre aux impératifs suivants: a l'une de ces trois personnes doit avoir suivi une formation juridique complète; b l'une de ces trois personnes doit être de langue maternelle française.
3. Le règlement de la Chancellerie d'Etat énumère les autres postes de cadre.

6 Dispositions finales

Art. 19 Modification d'actes législatifs

1. Les actes législatifs suivants sont modifiés:
   1. loi du 2 novembre 1993 sur l'information du public (loi sur l'information; LIn),
   2. ordonnance du 26 octobre 1994 sur l'information du public (ordonnance sur l'information; OIn),
   3. ordonnance du 24 juin 1992 sur les Archives de l'Etat de Berne.

Art. 20 Abrogation d'un acte législatif

1. L'ordonnance du 25 avril 1990 sur le Bureau de l'égalité entre la femme et l'homme et la Commission cantonale pour les questions féminines est abrogée.

Art. 21 Entrée en vigueur

1. La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 1996.

T1 Dispositions transitoires de la modification du 19.02.2014 *

Art. T1-1

1. La présente modification entre en vigueur comme suit: 1. au 1er mars 2014: a chiffre I, article 1, alinéa 2, lettres c et g, article 2, alinéa 1, lettre a, alinéas 2 et 3, article 7, article 10, article 10a, article 11, article 12, alinéa 1, lettres l à p et alinéa 2, article 13, article 18, alinéa 1, lettres e et f; b chiffre II, chiffres 3, 4 et 5.