Ordonnance sur l'organisation et le pilotage de l'administration décentralisée de la Direction de l'intérieur et de la justice

(OOPAD) Du 09.09.2009 (état au 01.05.2024)

1 Généralités

Art. 1 Objet

1. La présente ordonnance règle l’organisation et le pilotage de l’administration décentralisée de la Direction de l'intérieur et de la justice.
2. Elle fixe les droits et les devoirs du directoire des offices des poursuites et des faillites, de celui des autorités de protection de l’enfant et de l’adulte (APEA) et de celui des préfectures d’une part, et de la Direction de l'intérieur et de la justice d’autre part, dans leurs relations mutuelles selon le modèle de la Nouvelle gestion publique.
3. Elle fixe les droits et les devoirs du directeur exécutif ou de la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier d’une part, et de la Direction de l'intérieur et de la justice d’autre part, dans leurs relations mutuelles selon le modèle de la Nouvelle gestion publique.

Art. 2 Définition générale des compétences, 1. Directoires *

1. Sous réserve de la législation sur le personnel, de la législation sur les finances et de l’article 3, les directoires sont compétents dans leur domaine d’activité pour toutes les affaires qui ne sont pas attribuées à un autre organe. Ils exploitent de manière optimale les ressources mises à leur disposition dans le cadre des conventions de prestations.
2. Il leur appartient notamment d’attribuer de manière judicieuse les ressources financières et les ressources humaines disponibles aux différentes unités.
3. Les directoires soutiennent l’Office juridique pour les questions législatives.

Art. 2a Bureaux du registre foncier

1. Les bureaux du registre foncier se subdivisent en un bureau cantonal et en bureaux régionaux. Le Bureau cantonal du registre foncier est administré par une directrice exécutive ou un directeur exécutif et dispose d'un état-major et d'un organe compétent dans le domaine du notariat.
2. La directrice exécutive ou le directeur exécutif a la responsabilité de représenter les bureaux du registre foncier et d’assurer les relations avec les tiers. Il lui appartient notamment d’attribuer de manière judicieuse les ressources financières et les ressources humaines disponibles aux différentes unités.
3. Le Bureau cantonal du registre foncier soutient l'Office juridique pour les questions législatives. Au surplus, l'organisation et les compétences de chacune des unités sont régies par le règlement des bureaux du registre foncier.

Art. 3 2. Direction de l'intérieur et de la justice *

1. La Direction de l'intérieur et de la justice pilote les offices des poursuites et des faillites et le bureau cantonal du registre foncier comme des offices de l’administration centrale. Les dispositions de l’ordonnance du 18 octobre 1995 sur l’organisation et les tâches de la Direction de l'intérieur et de la justice (ordonnance d’organisation DIJ, OO DIJ) leur sont applicables par analogie.
2. La Direction de l'intérieur et de la justice conclut des conventions de prestations avec les offices et bureaux mentionnés à l’alinéa 1, les préfectures et les APEA en vue de leur pilotage.
3. Elle assume les tâches de surveillance et de contrôle prescrites aux cantons par le droit fédéral à l'égard des offices des poursuites et des faillites et des bureaux du registre foncier dans le cadre de conventions de prestations en application de l’alinéa 2.
4. Au niveau de la Direction, les tâches décrites aux alinéas 1 et 2 ressortissent au directeur ou à la directrice de l'intérieur et de la justice et peuvent être déléguées. Au niveau des offices, les tâches énoncées à l’alinéa 1 relèvent de la présidence des directoires ou de sa suppléance ainsi que de la direction exécutive du bureau cantonal du registre foncier.

2 Organisation

Art. 4 Directoires *

1. Le directoire des offices des poursuites et des faillites est composé des cheffes et chefs des offices régionaux. Si un office est dirigé par plusieurs personnes, une seule d’entre elles peut être membre ordinaire du directoire.
2. Le directoire des offices des poursuites et des faillites nomme des suppléantes ou suppléants à leurs membres ordinaires. La Direction de l'intérieur et de la justice confirme ces nominations. 2a. Le directoire du Bureau cantonal du registre foncier est composé de la directrice exécutive ou du directeur exécutif du bureau cantonal, de la conservatrice ou du conservateur en chef de chaque bureau régional du registre foncier, de la cheffe ou du chef de l’état-major ainsi que de l’inspectrice ou de l’inspecteur du notariat. Les tâches, les compétences et l'organisation du directoire sont régies par le règlement du Bureau cantonal du registre foncier. Il convient de tenir un procès-verbal des résultats des séances.
3. …
4. Les dispositions de l’article 16 LPEA s’appliquent au directoire des APEA et celles de l’article 6 LPr au directoire des préfectures.
5. Les directoires peuvent inviter d’autres personnes à participer aux séances avec voix consultative.

Art. 5 Présidence du directoire *

1. Une présidente ou un président est à la tête de chaque directoire.
2. La Direction de l'intérieur et de la justice nomme pour une période de deux ans la présidente ou le président du directoire des offices des poursuites et des faillites ainsi que ses suppléantes ou suppléants. Le mandat est renouvelable. Le directoire a un droit de proposition. 2a. La directrice exécutive ou le directeur exécutif du Bureau cantonal du registre foncier préside le directoire du Bureau cantonal du registre foncier.
3. Les dispositions de l’article 17 LPEA s’appliquent à la présidence du directoire des APEA et celles de l’article 6a LPr à la présidence du directoire des préfectures.
4. Sous réserve d'une autre réglementation, la présidente ou le président a la responsabilité de représenter le directoire et d’assurer les relations avec les tiers.

Art. 6 …

Art. 7 Décisions, droit de vote, procès-verbal

1. Le quorum des directoires des APEA et des préfectures est atteint lorsqu’au moins huit membres sont présents. Le quorum de leur comité est atteint lorsqu’au moins deux tiers des membres sont présents.
2. Le quorum du directoire des offices des poursuites et des faillites est atteint lorsqu’au moins quatre membres ou membres suppléants sont présents.
3. Les membres des directoires et des comités ont chacun une voix. En cas d’égalité, le président ou la présidente a voix prépondérante.
4. Il convient de tenir un procès-verbal des résultats des séances.

Art. 8 Décision prise par voie de circulation

1. Dans les situations urgentes, ainsi que pour des affaires de routine ou de nature purement technique, les directoires visés à l'article 4, alinéas 1 et 4 et les comités peuvent prendre des décisions par voie de circulation. Les dispositions de l’article 7 sont applicables par analogie.

3 Tâches

Art. 9 Tâches principales *

1. Les directoires et le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier sont en particulier compétents pour a conclure les conventions de prestations et garantir leur respect; b gérer les groupes de produits et assurer que leur fonctionnement est conforme à la législation; c répartir les ressources au sein du groupe de produits; d assurer la conduite dans le domaine du personnel et dans les domaines technique et organisationnel au sein du groupe de produits; e établir les rapports; f le développement du personnel et la formation des collaborateurs et des collaboratrices; g soutenir l’administration centrale, les tribunaux et le Ministère public en cas de besoin.
2. Ils peuvent édicter des directives dans leur domaine de compétences.
3. La Direction de l'intérieur et de la justice définit de manière détaillée les tâches et les responsabilités qui en découlent pour les différents groupes de produits dans des règlements et dans les conventions de prestations, après consultation des directoires.
4. L'alinéa 3 s'applique par analogie au directeur exécutif ou à la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier, qui fixe les dispositions appropriées dans le règlement des bureaux du registre foncier.

Art. 9a Notariat

1. Le bureau cantonal du registre foncier encadre le domaine du notariat et prépare la législation qui s'y rapporte.
2. L'organe compétent dans le domaine du notariat est autonome dans son travail de surveillance.

Art. 10 Comité

1. Les comités des directoires des APEA et des préfectures sont en particulier compétents pour a préparer toutes les affaires du directoire, notamment la convention de prestations, le budget par groupes de produits, le plan intégré «mission-financement», l’établissement des rapports et l’attribution des ressources aux autorités; b assurer la coordination entre les autorités, ainsi qu’entre celles-ci et le reste de l’administration cantonale; c transmettre les suggestions ou demandes émises par les autorités au Conseil-exécutif et aux Directions; d remettre des prises de position dans les domaines relevant des autorités concernées lors de procédures de corapport ou de consultation; e organiser et mettre en œuvre des cours de formation et de perfectionnement pour les collaborateurs et les collaboratrices, pour autant que la législation n’en dispose pas autrement.

3.1 Personnel

Art. 11 Conclusion et résiliation des rapports de travail

1. Sous réserve de l’article 20, alinéa 2, la compétence pour conclure et résilier les rapports de travail relève a des comités des directoires pour les collaboratrices et les collaborateurs des APEA et des préfectures; b du directoire des offices des poursuites et des faillites pour les collaboratrices et les collaborateurs de ces unités; c de la directrice exécutive ou du directeur exécutif du Bureau cantonal du registre foncier pour les collaboratrices et les collaborateurs de l'état-major et de l'organe compétent dans le domaine du notariat; d de la conservatrice ou du conservateur en chef de chaque bureau régional du registre foncier pour leurs collaboratrices et leurs collaborateurs, la directrice exécutive ou le directeur exécutif du Bureau cantonal du registre foncier devant donner son accord.
2. …
3. Les autorités d’engagement répartissent le personnel de manière optimale entre les unités administratives, en tenant compte en particulier des périodes de surcharge.

Art. 12 Autorisations prévues dans la législation sur le personnel

1. Sous réserve de dispositions contraires de la convention de prestations, le directoire des offices des poursuites et des faillites, le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier ainsi que les comités des directoires des APEA et des préfectures sont compétents pour octroyer les autorisations prévues dans la législation sur le personnel suivantes: a définition du lieu de travail effectif (art. 8, al. 2 de l’ordonnance du 18 mai 2005 sur le personnel [OPers]), b congé payé pour une cure thermale ou de convalescence prescrite par un médecin (art. 59 OPers), c conversion de la prime de fidélité en rémunération (art. 99, al. 1 OPers), d utilisation de véhicules automobiles privés pour raisons de service (art. 113, al. 1 OPers), e fixation de dérogations au cadre ordinaire de l’horaire de travail (art. 125 OPers) et à l’horaire de travail annualisé (art. 128, al. 1 et 2 OPers), f octroi de congés non payés ou de congés pour la participation à un cours de perfectionnement externe (art. 157, al. 1 et art. 175, al. 2, lit. b OPers).
2. Les services compétents peuvent déléguer les attributions prévues à l’alinéa 1, lettres d à f, d’une manière générale ou au cas par cas, à des cadres des unités administratives des régions.
3. Les autorisations relevant du droit du personnel que l’OPers octroie aux chefs et cheffes d’office sont de la compétence des chefs et cheffes des unités administratives régionales ainsi que du directeur exécutif ou de la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier. Ils peuvent déléguer cette compétence à des cadres, d’une manière générale ou au cas par cas.
4. Si le membre d’un directoire, le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier sont concernés, la compétence pour accorder les autorisations relevant du droit du personnel conformément aux alinéas 1 et 3 relève de a l’Office des mineurs (OM) pour les membres du Directoire des APEA, b la Direction de l'intérieur et de la justice pour les présidents et présidentes des autres directoires ainsi que pour le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier, c les présidents et présidentes pour les membres des autres directoires.

Art. 13 Entretien de bilan et entretien d’évaluation périodique *

1. La directrice ou le directeur mène une fois par an un entretien de bilan avec les préfètes et les préfets. 1a. Elle ou il mène l’entretien d’évaluation périodique avec la présidente ou le président du directoire des offices des poursuites et des faillites et la directrice exécutive ou le directeur exécutif du Bureau cantonal du registre foncier.
2. La cheffe ou le chef de l’OM ou une personne qu’elle ou il aura désignée mène l’entretien d’évaluation périodique avec les présidentes et présidents des APEA.
3. …
4. La présidente ou le président du directoire des offices des poursuites et des faillites mène l’entretien d’évaluation périodique avec les membres ordinaires du directoire.
5. La directrice exécutive ou le directeur exécutif du Bureau cantonal du registre foncier mène l’entretien d’évaluation périodique avec la conservatrice ou le conservateur en chef de chaque bureau régional du registre foncier, la cheffe ou le chef de l’état-major ainsi qu’avec l’inspectrice ou l’inspecteur du notariat. La cheffe ou le chef de l’état-major et l’inspectrice ou l’inspecteur du notariat mènent l’entretien d’évaluation périodique avec leurs collaboratrices et leurs collaborateurs.

3.2 Finances

Art. 14 Processus cantonaux

1. Les directoires et le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier sont responsables de la mise en œuvre des processus cantonaux dans leur domaine d’activité.
2. Les directoires et le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier sont notamment responsables de l’établissement, de la gestion et du respect de leur enveloppe budgétaire et prennent les mesures adéquates en cas d’écarts. Ils attribuent à chaque domaine les ressources nécessaires et disponibles. Ils procèdent au controlling et établissent les rapports requis.

Art. 15 Autorisations de dépenses

1. Les directoires des offices des poursuites et des faillites, des APEA et des préfectures ainsi que le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier autorisent les dépenses comme suit, les directoires des APEA et des préfectures pouvant déléguer cette compétence à leur comité entièrement ou en partie: a dépenses nouvelles uniques n’excédant pas 200'000 francs, b dépenses nouvelles périodiques n’excédant pas 50'000 francs, c dépenses liées uniques n’excédant pas 500'000 francs, d dépenses liées périodiques n’excédant pas 100'000 francs.
2. Les dépenses qui dépassent les montants fixés à l’alinéa 1 doivent être soumises à l’organe compétent en matière d’autorisation.
3. Les directoires et les comités ainsi que la directrice exécutive ou le directeur exécutif du Bureau cantonal du registre foncier peuvent déléguer les compétences énumérées à l’alinéa 1 à des cadres des régions ou des arrondissements administratifs, ainsi qu’à la cheffe ou au chef de l’état-major, d’une manière générale ou au cas par cas. La Direction de l'intérieur et de la justice doit être informée de telles délégations de compétences.

3.3 Informatique

Art. 16

1. Les directoires et le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier participent à l’évaluation et à la budgétisation des applications spécialisées requises.
2. Ils peuvent faire appel pour ces questions aux conseils du Secrétariat général (SG DIJ) ou lui confier certaines tâches dans une convention de prestations.
3. Ils attribuent à chaque domaine les moyens informatiques nécessaires et disponibles. Ils procèdent au controlling et établissent les rapports requis.

3.4 Infrastructure et logistique

Art. 17  *

1. Les directoires et le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier sont responsables de l’infrastructure et de la logistique dans le cadre des ressources financières allouées.
2. Les directoires ainsi que les conservateurs et conservatrices en chef des bureaux régionaux du registre foncier sont représentés dans les différentes commissions d’exploitation. Ils s’engagent en faveur d’une utilisation optimale des locaux et des infrastructures disponibles.

3.4a Règlement de gestion et règlement des bureaux du registre foncier *

Art. 18  *

1. Le directoire des offices des poursuites et des faillites règle les détails relatifs à sa composition et à son activité dans un règlement de gestion. 1a. Le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier règle les détails relatifs à son activité dans un règlement.
2. …
3. La Direction de l'intérieur et de la justice approuve le règlement de gestion et le règlement des bureaux du registre foncier.

3.5 Formation *

Art. 18a Organisation

1. Les directoires visés à l'article 4, alinéas 1 et 4 peuvent prévoir des formations liées à leur domaine. Pour définir l’organisation et le déroulement de ces formations, ils instituent des commissions, dont ils désignent notamment la présidence et fixent le nombre de membres.
2. Ils fixent, par voie de règlement, l’organisation, la matière, la participation, le financement et tout point ayant trait à la formation. Les frais de formation sont inscrits au budget.

Art. 18b Financement

1. L’article 10 de l’ordonnance du 20 décembre 2006 sur la formation des préposés et préposées aux poursuites et faillites (OFPr) régit par analogie les indemnités des personnes chargées de la formation.
2. Les articles 9 et 10a OFPr s’appliquent par analogie aux émoluments des participants. Les montants dépendent de la durée de la formation.
3. La commission de la formation compétente décide des montants mentionnés aux alinéas 1 et 2 et tranche sur les questions liées à la formation.

4 Compétences de la Direction de l'intérieur et de la justice *

Art. 19 Instructions et mesures provisionnelles

1. La Direction de l'intérieur et de la justice peut, d'une manière générale ou au cas par cas, édicter des instructions et ordonner des mesures provisionnelles à l’intention du directoire des offices des poursuites et des faillites, de celui des APEA et du directeur exécutif ou de la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier pour mettre fin à des situations non conformes à la loi ou risquant de l’être ainsi que pour protéger des intérêts importants, publics ou privés.

Art. 20 Personnel

1. La Direction de l'intérieur et de la justice fixe les principes de sa stratégie en matière de personnel. Ces derniers doivent être concrétisés dans les conventions de prestations.
2. Le SG DIJ est compétent pour les questions de gestion du personnel et doit s’entendre à cet égard avec les autres Directions, notamment avec la Direction des finances et la Chancellerie d’Etat. Cela vaut en particulier pour les engagements effectués en dehors de l’état des postes d’un groupe de produits, pour le reclassement de postes prévus dans l’état des postes, ainsi que pour des dispositions de la convention de prestations en la matière.
3. Le SG DIJ assure la communication et la mise en œuvre uniforme des consignes dans le domaine du personnel.
4. Il est l’interlocuteur des directoires et de leur comité ainsi que du directeur exécutif ou de la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier. Il les conseille dans le domaine du personnel.

Art. 21 Finances

1. Le SG DIJ fixe les principes de base pour toutes les unités administratives décentralisées dans le domaine des finances et de la comptabilité. Il édicte des directives en la matière et est responsable du déroulement correct des affaires dans ce domaine.
2. Il coordonne l’établissement du budget, du plan intégré «mission-financement», du plan des investissements, de l’extrapolation, de la clôture des comptes ainsi que du calcul des coûts, des prestations et des rentrées financières. Il édicte des directives techniques et veille à ce qu’une formation spécifique à la Direction soit disponible.

Art. 22 Informatique

1. La Direction de l'intérieur et de la justice fixe les principes de sa stratégie TIC. Ces derniers doivent être concrétisés dans les conventions de prestations.
2. Le SG DIJ est responsable des applications spécialisées et des applications de groupe de la Direction de l'intérieur et de la justice.
3. Il effectue les tâches TIC devant être centralisées et veille à leur mise en œuvre, en collaboration avec les directoires et avec le directeur exécutif ou la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier. Il assure en outre la communication, le conseil et le pilotage dans ce domaine.

Art. 23 Infrastructure et logistique

1. Le SG DIJ représente et coordonne les intérêts et les besoins des directoires et de leur comité ainsi que du directeur exécutif ou de la directrice exécutive du bureau cantonal du registre foncier auprès de la Direction des travaux publics et des transports. Dans le cadre de son activité de controlling, il veille au respect des consignes du Conseil-exécutif en matière de locaux et de postes de travail.

Art. 24 …

Art. 25 Abrogation d’un acte législatif

1. L’ordonnance du 26 juin 2002 sur le Comité directeur des préfets et des préfètes (RSB 152.321.3) est abrogée.

Art. 26 Entrée en vigueur

1. La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2010.