Règlement sur la conservation des documents des tribunaux civils et pénaux de première instance et d'instance supérieure

(Règlement sur la conservation, RC JCP) Du 29.11.2010 (état au 01.04.2026)

1 Généralités

Art. 1 Champ d’application

1. Le présent règlement règle l’organisation, la gestion et la conservation ainsi que le versement des documents de la Cour suprême, du Tribunal cantonal des mesures de contrainte dans la mesure où des affaires pénales sont concernées, du Tribunal pénal économique, du Tribunal des mineurs, des tribunaux régionaux, des tribunaux régionaux des mesures de contrainte ainsi que des autorités régionales de conciliation.
2. La conservation des données du droit du personnel est régie par la législation sur le personnel.

Art. 2 Définitions

1. Les définitions figurant à l'article 3 LArch et à l'article 3 de l'ordonnance du 4 novembre 2009 sur l'archivage (OArch) s'appliquent. …

2 Conservation des documents et gestion de l’archivage

Art. 3 Obligation de conservation

1. Les autorités de l’article 1, alinéa 1 conservent leurs dossiers de procédure de manière exhaustive et sauvegardent, classent et conservent les autres documents de manière à rendre compte en tout temps des processus essentiels et du résultat de leurs activités et de permettre de les vérifier.

Art. 4 Valeur archivistique

1. Sont réputés avoir une valeur archivistique les documents qui ont une valeur informative importante et durable a pour la jurisprudence, b pour la documentation de l’activité et de l’organisation des autorités, c pour la compréhension du présent et de l’histoire ou d pour la science et pour la recherche. …
2. Les documents jugés sans valeur archivistique doivent être détruits à l’expiration du délai de conservation, dans le respect de la législation sur la protection des données.

Art. 5 Systèmes de classement *

1. Chaque autorité selon l’article 1, alinéa 1 dresse et tient à jour un système de classement. Elle archive ses documents conformément à ce système.
2. Les systèmes de classement contiennent a le cadre de classement des documents, b … c les délais de conservation, d des indications pour l’évaluation des documents, e d’autres métadonnées.
3. La systématique pour le classement des documents reflète toutes les tâches de l’autorité. Elle doit être aussi simple, claire et adéquate que possible.

Art. 6 Coordination avec les Archives de l’Etat

1. Lors de la première élaboration, les autorités selon l’article 1, alinéa 1 soumettent leurs systèmes de classement aux Archives de l’Etat pour examen et approbation. Les modifications apportées aux systèmes de classement sont soumises aux Archives de l’Etat périodiquement ou selon les instructions de celles-ci pour un contrôle continu.

Art. 7 Sécurisation et conservation *

1. Lors de la conservation de documents analogiques et numériques, l’autorité compétente s’assure que la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des documents sont garanties par des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les principes de la législation sur la sécurité de l’information s’appliquent par analogie. 1a. Dans le cas de documents analogiques, l’autorité responsable de la gestion des archives courantes s’assure que a les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et offrent la garantie d’une durée de vie suffisante; b les dépôts d’archives ferment à clé et que les documents sont protégés des effets nuisibles du feu, de l'eau, de la saleté, de l’humidité, de l’exposition au soleil et des nuisibles; c les personnes non autorisées n’ont pas accès aux documents.
2. Chaque autorité selon l’article 1, alinéa 1 détermine à qui incombe la sauvegarde et la conservation des documents.
3. La personne responsable est l’interlocutrice pour tout ce qui touche à la gestion des archives.

3 Délais de conservation

Art. 8 Début de la conservation *

1. La conservation des dossiers en matière civile et pénale a lieu une fois la procédure close. Une procédure est close lorsqu’elle a acquis force de chose jugée formelle.
2. La conservation d’autres documents a lieu une fois que l’affaire concernée est terminée.

Art. 9 …

Art. 10 Dossiers de l’administration judiciaire

1. Les dossiers de l’administration judiciaire sont conservés pendant dix ans après la clôture de l’affaire.
2. Les documents concernant les examens d’avocat sont conservés pendant cinq ans.
3. Les décisions, les arrêts et les procès-verbaux sont en plus conservés dans des recueils physiques ou numériques.

Art. 11 Dossiers de la Cour suprême

1. Les dossiers de procédure de la Cour suprême sont conservés pendant dix ans à partir de l’entrée en force de chose jugée. Ils sont ensuite versés aux Archives de l’Etat.

Art. 12 Dossiers des autorités de conciliation et des tribunaux civils de première instance *

1. Les délais de conservation suivants sont applicables aux dossiers des tribunaux civils de première instance: a procédure de conciliation: conciliation, autorisation de procéder, proposition de jugement: 5 ans décision: 10 ans b procédure ordinaire: si susceptible d'appel en principe: 30 ans améliorations rurales: 40 ans affaires relevant du droit de la famille: 50 ans non susceptible d'appel: 10 ans c procédure simplifiée: si susceptible d’appel en principe: 30 ans susceptible d’appel relevant du droit de la famille: 50 ans non susceptible d’appel: 10 ans d procédure sommaire: en principe: 10 ans retrait en procédure de faillite: 2 ans autorisations de séquestre: 2 ans sursis concordataires: 40 ans interdiction judiciaire: 10 ans e commissions rogatoires: 10 ans

Art. 13 Dossiers des tribunaux pénaux de première instance

1. Les délais de conservation suivants sont applicables aux dossiers des tribunaux pénaux de première instance: a dossiers juge unique: 30 ans b dossiers tribunal collégial: 50 ans c dossiers Tribunal des mineurs: jusqu'à 30 ans révolus délinquants ayant commis des infractions avant et après l'âge de 18 ans en cas de mesure ou de peine selon le CP: délai selon le tribunal des adultes (30/50 ans) d dossiers tribunal régional et tribunal cantonal des mesures de contrainte: 10 ans e …

Art. 13a Contrôles des affaires et recueil de jugements *

1. Les contrôles des affaires sont conservés sur support physique ou numérique.
2. Les jugements et les décisions mettant fin au procès de la Cour suprême, y compris les motifs, sont conservés dans un recueil de jugements.
3. …
4. La forme de la conservation se base sur les directives des Archives de l’Etat du canton de Berne.

4 Obligation de proposer les documents et versement

Art. 14 Dossiers de la Cour suprême

1. La Cour suprême verse aux Archives de l’Etat, pour archivage, tous les documents qu’elle doit conserver selon les articles 11 et 13a, après l’écoulement de dix ans suivant l’entrée en force de chose jugée.
2. Les Archives de l’Etat ne détruisent aucun document sans l’accord de la Cour suprême.
3. Les Archives de l’Etat règlent les détails de l’obligation de proposition et du versement dans une convention de versement bilatérale contraignante.

Art. 15 Dossiers des tribunaux de première instance et des autorités de conciliation

1. Les Archives de l’Etat prennent en charge les documents des tribunaux civils et pénaux de première instance ainsi que des autorités de conciliation sous la forme d’un échantillonnage selon les décisions d’évaluation suivantes.
2. Tribunal régional de l’Oberland, section civile: a procédures relevant du droit de la famille: archivage chaque 10e année (2011, 2021, etc.) b procédures susceptibles d’appel: archivage intégral c procédures non susceptibles d’appel: archivage intégral d réquisitions de faillite sans ouverture, séquestres: pas de valeur archivistique e procédures concordataires: affaires notables d’importance historique, le reste n’a pas de valeur archivistique f procédures sommaires: archivage des mesures protectrices de l’union conjugale (dans le sens d’une sélection qualitative) chaque 10e année (2011, 2021, etc.) g commissions rogatoires: pas de valeur archivistique
3. Tribunal régional de l’Oberland, section pénale: a juge unique: archivage chaque 10e année (2011, 2021, etc.) b tribunal collégial: archivage chaque 10e année (2011, 2021, etc.) c tribunal des mesures de contrainte: archivage chaque 10e année (2011, 2021, etc.)
4. Autorité de conciliation de l’Oberland: a archivage des 500 premiers cas chaque 10e année (2011, 2021, etc.)
5. Tous les tribunaux régionaux et autorités de conciliation: a instruments de recherches et contrôles des affaires: archivage intégral b interdictions: archivage intégral c cas particuliers importants qui ont été portés à la connaissance du public au-delà de la région concernée.
6. Les tribunaux civils et pénaux de première instance et les autorités de conciliation préparent les documents à verser de manière à ce qu’ils puissent être pris en charge et exploités par les Archives de l’Etat sans travail supplémentaire.
7. Les Archives de l’Etat élaborent une convention de versement bilatérale contraignante avec tous les services producteurs de documents.
8. L’élimination de documents avec ou sans obligation préalable de proposer est régie par la convention de versement selon l’alinéa 7. Les nouvelles séries de documents d’une unité sont toujours soumises à l’obligation de proposition avant leur élimination.

Art. 16 Documents issus de systèmes numériques *

1. Lorsque des documents ayant une valeur archivistique sont traités dans des systèmes numériques, les Archives de l’Etat doivent être impliquées suffisamment tôt et de manière appropriée dans la planification des systèmes.
2. Les Archives de l’Etat ont accès à tous les systèmes dont les données doivent être évaluées quant à leur valeur archivistique, en particulier à toute la documentation de projet et de système et aux notices d’utilisation, dans la mesure où elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches. L’accès par une procédure d’appel est exclu.
3. …
4. Les Archives de l'Etat peuvent prendre en charge des documents numériques sous forme de copies de manière anticipée, en règle générale cinq ans après la clôture de l'affaire (modèle de triage). Elles en fixent les modalités dans une convention de versement.

Art. 17 Versement

1. Lors du versement de documents analogiques, il doit être proposé aux Archives de l’Etat, avec les documents, les instruments de recherche correspondants et d’autres outils éventuels pour le versement. Les autorités judiciaires conviennent au cas par cas avec les Archives de l’Etat de dispositions dérogeant à cette règle.
2. Un inventaire des documents versés est joint au versement. Il contient les informations suivantes: a contenu des documents décrit de manière concise, b indication quant aux données personnelles, c durées de vie des séries de documents versés.
3. Les autorités soumises à l’obligation de proposer leurs documents sont responsables du transfert de leurs archives.
4. Les Archives de l’Etat rédigent un bordereau de versement servant de reçu à l’autorité versante.
5. Les autorités judiciaires se mettent d’accord avec les Archives de l’Etat concernant les détails du versement.
6. Les alinéas 1 à 5 s’appliquent par analogie au versement de documents numériques.

5 Dispositions transitoires et dispositions finales

Art. 18 Dispositions transitoires

1. Pour l’archivage des dossiers de procédure établis jusqu’au 31 décembre 2010 par les autorités judiciaires de première instance et d’instance supérieure en matière civile et pénale, ainsi que par les services de juges d’instruction, les dispositions de l’ordonnance du 6 août 1943 concernant les archives de district et les directives y relatives de la Chambre de surveillance de la Cour suprême du 28 août 2009 sont applicables.
2. Pour l’archivage des dossiers de procédure établis jusqu’au 31 décembre 2010 par les tribunaux des mineurs, les dispositions de l’ordonnance du 20 décembre 2006 sur le régime applicable aux mineurs délinquants (ORM) sont applicables.

Art. 19 Entrée en vigueur

1. Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011.
2. Il est publié dans le Recueil officiel des lois bernoises.