Règlement sur la gestion des archives du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration

(RArch TA) Du 20.01.2011 (état au 01.01.2011)

1 Dispositions générales

Art. 1 Champ d’application

1. Le présent règlement règle la conservation et l’archivage de documents a du Tribunal administratif, b de la Commission des recours en matière fiscale, c de la Commission de recours contre les mesures administratives prononcées en vertu de la loi sur la circulation routière, d de la Commission d’estimation en matière d’expropriation ainsi que e de la Commission des améliorations foncières.
2. La conservation des données personnelles est régie par la législation sur le personnel et sur la protection des données.

Art. 2 Définitions

1. Sont réputés documents tous les dossiers du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration, toutes les autres informations enregistrées sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation des informations.
2. Les supports sont tous les matériaux utilisés pour l’enregistrement d’informations sous forme analogique ou numérique.
3. Les archives sont les documents pris en charge et conservés par les Archives de l’Etat ou qui doivent leur être versés.
4. Les instruments de recherche sont des outils nécessaires pour trouver, consulter et comprendre des documents, tels que les inventaires, les répertoires, les fichiers, les listes et les tableaux sommaires, sur support papier ou électronique. Ils fournissent les renseignements complémentaires suivants sur les données primaires: a structure (division, présentation, format, etc.), b contexte de traitement (personnes, services impliqués, périphériques de sortie, transactions, etc.), c indications sur le contenu.
5. Les documents électroniques sont a des sous-produits, des produits dérivés ou des produits finis issus de processus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique ou analogique, b des documents accessibles exclusivement sous forme numérique et lisibles uniquement à l’aide d’outils électroniques (documents numériques).

2 Organisation de l’archivage et conservation des documents

Art. 3 Traçabilité

1. Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration assurent que leurs documents permettent à tout moment de vérifier leur fonctionnement et d’en rendre compte.
2. La traçabilité découle des arrêts et des motifs qu’ils contiennent.
3. Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration ne conservent que des documents complets et fiables.
4. La fiabilité des documents, en particulier des documents électroniques, est garantie par des mesures organisationnelles et techniques appropriées.

Art. 4 Dossiers de procédure du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration

1. Dans le cadre des procédures dans lesquelles le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration statuent en tant qu’instances de recours, les documents suivants sont conservés: a les mémoires (sans annexes), b l’objet de la contestation, c la correspondance échangée dans le cadre de la procédure de recours de droit administratif, d la feuille de circulation, e les ordonnances et les décisions, f le jugement, g les pièces relatives à un échange de vues.
2. Les autres pièces du dossier sont retournées à leur expéditeur ou expéditrice après la clôture de la procédure ou sont détruites.

Art. 5 Documents administratifs

1. Les documents administratifs sont archivés durablement, dans la mesure où ils sont utiles pour la compréhension de l’histoire et de l’évolution du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration.
2. Les procès-verbaux et les avis émis en procédure de consultation sont conservés durablement.

Art. 6 Recueils de jugements et contrôles des affaires

1. Les jugements et les décisions mettant fin à la procédure, y compris les motifs, sont également conservés durablement dans des recueils, sur support papier ou électronique.
2. Les contrôles des affaires sont conservés durablement sur support papier ou électronique.

Art. 7 Sauvegarde des archives courantes

1. Pour l’établissement, la gestion et la conservation de leurs documents, le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration s’assurent que a les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et offrent la garantie d’une durée de vie suffisante, correspondant au moins aux délais de conservations applicables; b les dépôts d’archives ferment à clé et que les documents sont protégés dans la mesure du possible des effets nuisibles de toute sorte, en particulier du feu, de la poussière, de l’humidité et de l’exposition au soleil; c les personnes non autorisées n’ont pas accès aux documents.

Art. 8 Compétences

1. Le secrétaire général ou la secrétaire générale du Tribunal administratif est compétente pour organiser et gérer les archives courantes. Il ou elle édicte les instructions correspondantes.
2. Les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration désignent une personne compétente pour les archives courantes et pour la gestion de leurs documents.
3. Les secrétariats préparent les documents à conserver.
4. Le secrétaire général ou la secrétaire générale du Tribunal administratif est compétente pour assurer la conservation des documents et gère les locaux prévus à cet effet.

Art. 9 Plans d’archivage

1. Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration dressent et tiennent à jour un plan d’archivage de leurs archives courantes. Ils rangent leurs documents d’après ce plan d'archivage.
2. Les plans d’archivage fixent a le cadre de classement des documents, b les prescriptions relatives à la gestion des documents, c les délais de conservation, d une proposition d’évaluation de la valeur archivistique en vue de la reprise des documents par les Archives de l’Etat.
3. Le cadre de classement des documents doit être aussi simple que possible, clair et adéquat.
4. Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration s’accordent avec les Archives de l’Etat lors de l’élaboration de leurs plans d’archivage et de leurs instruments de recherche.

3 Obligation de proposer les documents, versement et délais de conservation

Art. 10 Obligation de proposer les documents et proposition d’évaluation

1. Après l’écoulement du délai de conservation, le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration proposent aux Archives de l’Etat tous les documents devant être conservés selon les articles 4, 5 et 6. Les documents devant être conservés durablement sont proposés au plus tôt dix ans après l’entrée en force de chose jugée.
2. Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration désignent aux Archives de l’Etat sous forme de proposition les documents qui ont une valeur archivistique et ceux qui peuvent être détruits. Les documents ne peuvent être détruits sans l’accord des Archives de l’Etat.
3. Les Archives de l’Etat évaluent les documents et décident s’ils doivent être archivés durablement en tenant compte des propositions du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration.
4. Elles ne détruisent aucun document sans l’accord du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration.
5. Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration se mettent d’accord avec les Archives de l’Etat sur les détails de l’obligation de proposer les documents.

Art. 11 Documents électroniques

1. Les Archives de l’Etat doivent pouvoir accéder à tous les systèmes dont les données sont soumises à l’obligation de proposer et dont la valeur archivistique doit être vérifiée, en particulier à toute documentation de projet et de système et aux notices d’utilisation, dans la mesure où elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches. L’accès par une procédure d’appel est exclu.
2. Si des documents électroniques soumis à l’obligation de proposer sont totalement conservés sur support analogique (papier ou micro-film) et que leur fiabilité soit préservée, l’autorité judiciaire administrative responsable peut être libérée de l’obligation de proposer les données contenues dans le système.

Art. 12 Versement des documents

1. Les documents sont proposés aux Archives de l’Etat accompagnés de leurs instruments de recherche et d’autres outils éventuels.
2. Un inventaire des documents versés est joint. Il contient les informations suivantes: a une brève description du contenu des documents, b les indications nécessaires quant aux données personnelles.
3. Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration sont responsables du transfert de leurs archives.
4. Les Archives de l’Etat rédigent un bordereau décrivant les documents versés. Il sert de reçu à l’autorité ayant versé les documents.
5. Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration se mettent d’accord avec les Archives de l’Etat sur le détail du versement des documents.

Art. 13 Délais de conservation et d’archivage

1. Les dossiers de procédure du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration sont conservés pour une durée de dix ans dès l’entrée en force de chose jugée formelle.
2. Après l’écoulement du délai de dix ans, les dossiers sont proposés aux Archives de l’Etat pour être archivés durablement.
3. Concernant les dossiers de la Cour des assurances sociales du Tribunal administratif et de la Commission de recours contre les mesures administratives prononcées en vertu de la loi sur la circulation routière, seul un dossier sur dix (numéros des dizaines) est proposé aux Archives de l’Etat après l’écoulement du délai de conservation de dix ans. Les autres dossiers peuvent être détruits par le Tribunal administratif.
4. L’offre et l’archivage des documents de l’administration judiciaire considérés comme étant dignes d’être conservés provisoirement ou durablement a lieu dix ans après la clôture de l’affaire en question.

4 Dispositions transitoires et dispositions finales

Art. 14 Dispositions transitoires

1. Les documents de procédure et les documents administratifs établis par le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l’administration jusqu’au 31 décembre 2010 peuvent être proposés aux Archives de l’Etat de manière simplifiée, dans le cadre d’une action unique.

Art. 15 Entrée en vigueur

1. Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011.
2. Il est publié dans le Recueil officiel des lois bernoises.