Règlement de gestion de l'Autorité régionale de conciliation du Jura bernois – Seeland

(RG AC JBS) Du 09.11.2010 (état au 01.01.2024)

1 Statut et organisation

Art. 1 Statut

1. Sous réserve des tâches et des attributions de la Direction administrative de la magistrature, de la Cour suprême et du Tribunal régional du Jura bernois-Seeland, l’Autorité de conciliation s’administre et s’organise elle-même.
2. Si nécessaire, le ou la juge en chef se concerte avec les organes de direction des autres autorités judiciaires civiles et pénales de la région du Jura bernois-Seeland ainsi qu’avec la Cour suprême.

Art. 2 Principes de l’auto-administration

1. Les organes de direction respectent par analogie les principes généraux visant à mettre l’accent sur le pilotage des finances et des prestations conformément à l’article 3 de la loi du 15 juin 2022 sur les finances (LFin).
2. L’Autorité de conciliation applique à l’interne comme à l’externe le principe de la transparence et du droit à l’information, tout en respectant le secret de fonction et la protection des données.

Art. 3 Agence

1. L’Autorité régionale de conciliation du Jura bernois-Seeland est dotée d’une agence à Moutier.
2. La notion d’autorité de conciliation englobe aussi l’agence de Moutier.
3. La conférence des présidents, le ou la juge en chef, ainsi que le greffier ou la greffière en chef sont également compétents pour l’agence de Moutier.
4. L’organisation et la suppléance sont réglées par les organes compétents de l’Autorité de conciliation, également pour l’agence de Moutier.

2 Organes de l’Autorité régionale de conciliation du Jura bernois-Seeland

Art. 4

1. Les organes de l’Autorité de conciliation sont a la conférence des présidents, b le ou la juge en chef, c le suppléant ou la suppléante du ou de la juge en chef, d le greffier ou la greffière en chef.

2.1 Conférence des présidents

Art. 5 Composition et droit de vote

1. Tous les présidents et présidentes ordinaires attribués par la Cour suprême à l’Autorité de conciliation constituent la conférence des présidents.
2. Chaque président et présidente dispose d’une voix, indépendamment de son taux d’occupation.
3. Les présidents et présidentes extraordinaires peuvent participer à la conférence des présidents avec voix consultative. A partir d’un engagement de six mois, ils ont le même droit de vote que les présidents et présidentes ordinaires.
4. Le ou la juge en chef préside la conférence des présidents.

Art. 6 Tâches

1. La conférence des présidents propose à la Cour suprême de désigner un président ou une présidente en tant que juge en chef pour une durée de trois ans (art. 86, al. 2 LOJM).
2. Elle désigne a le suppléant ou la suppléante du ou de la juge en chef, b le greffier en chef ou la greffière en chef.
3. Elle est compétente pour engager et déterminer le taux d’occupation du reste du personnel.
4. Elle détermine l’étendue, le type et l’organisation du conseil juridique.
5. Elle détermine la réduction des tâches ordinaires incombant au ou à la juge en chef et à son suppléant ou à sa suppléante.
6. Elle détermine la réduction des tâches ordinaires incombant au greffier en chef ou à la greffière en chef.
7. Elle est compétente pour élaborer la convention annuelle sur la gestion des ressources avec la Cour suprême.
8. Elle est compétente pour édicter et modifier le présent règlement, sous réserve de l’approbation de la Cour suprême.
9. Elle peut déléguer ses tâches énoncées aux alinéas 3 et 6.

Art. 7 Convocation, ordre du jour

1. La conférence des présidents est convoquée par le ou la juge en chef a dès qu’une affaire doit être traitée; b lorsque deux présidents ou présidentes l’exigent, cette demande devant alors être remise au ou à la juge en chef avec les affaires portées à l’ordre du jour; c au moins une fois par année.
2. Les personnes qui ont le droit de participer sont convoquées aux séances par écrit (ou par courriel).
3. Le greffier ou la greffière en chef participe aux séances avec voix consultative.
4. La convocation doit être envoyée en règle générale dix jours avant la séance, accompagnée de l’ordre du jour et de la documentation éventuelle.

Art. 8 Prise de décisions

1. La conférence des présidents statue à la majorité relative des voix exprimées. Pour qu’une décision soit valable, plus de la moitié de tous les membres doivent participer à la séance.
2. En cas d’égalité des voix a pour les décisions: le ou la juge en chef départage; b pour les élections: le sort décide.
3. Les décisions par voie de circulation sont admises. Dans ce cas, ces voix sont remises par écrit (ou par courriel) par déclaration au ou à la juge en chef.

2.2 Le ou la juge en chef

Art. 9 Tâches

1. Le ou la juge en chef veille à la marche régulière des affaires de l’Autorité de conciliation. Il ou elle est responsable de l’administration de l’Autorité de conciliation et est compétente pour toutes les affaires qui ne sont pas attribuées à un autre organe, en particulier pour a représenter l’Autorité de conciliation devant la Cour suprême et à l’extérieur; b élaborer et conclure la convention avec le Tribunal régional du Jura bernois-Seeland; c représenter l’Autorité de conciliation au Tribunal régional du Jura bernois-Seeland et défendre les intérêts de celle-ci au sein du directoire élargi de la Cour suprême; d gérer les ressources à disposition de l’Autorité de conciliation; e gérer le personnel de l’Autorité de conciliation, dans la mesure où la conférence des présidents n’est pas compétente; f garantir des compétences professionnelles et sociales élevées des agents et des agentes; g conduire les entretiens de bilan avec son suppléant ou sa suppléante, les présidents et les présidentes, les greffiers et les greffières et les secrétaires de tribunal; h surveiller le fonctionnement du secrétariat; i surveiller la comptabilité; k régler la répartition équilibrée de la charge de travail des présidents et présidentes; l … m demander de l’aide, désignée par la Cour suprême, à d’autres autorités; n convoquer et diriger les séances de la conférence des présidents; o exécuter les décisions de la conférence des présidents; p maintenir le contact avec les juges spécialisés et les informer; q définir les principes concernant l’enregistrement, la gestion et l’archivage des dossiers; r garantir une formation continue adaptée aux besoins; s élaborer et adopter le concept de sécurité et le règlement interne; t mettre en œuvre la législation sur la protection des données dans la mesure où elle est applicable; u garantir la sécurité des données électroniques, en particulier en édictant des restrictions d’accès et des instructions.
2. Il ou elle peut déléguer l’exécution d’affaires ou de tâches au greffier ou à la greffière en chef ou à des présidents ou présidentes.
3. L’exécution des affaires et des tâches selon l’alinéa 1, lettres g, q, r et s pour l’agence peut être déléguée au président ou à la présidente de l’agence.

Art. 10 Suppléant ou suppléante

1. Le suppléant ou la suppléante assiste le ou la juge en chef dans l’accomplissement des tâches et le ou la représente en cas d’empêchement.

2.3 Greffier ou greffière en chef

Art. 11

1. Le greffier ou la greffière en chef assiste le ou la juge en chef et tient le procès-verbal des séances de la conférence des présidents.
2. Il ou elle coordonne et délègue les tâches supplémentaires des greffiers et des greffières, ainsi que des secrétaires de tribunal.
3. Les autres tâches sont définies par la conférence des présidents, sur proposition du ou de la juge en chef.

2.4 Direction du secrétariat

Art. 12

1. Le secrétariat est dirigée par un chef ou une cheffe.
2. Le ou la cheffe est compétente pour a surveiller le secrétariat; b suivre les apprentis et les apprenties; c accomplir les autres tâches particulières qui lui sont attribuées.

2.5 Signatures et compétences financières

Art. 13 Signatures

1. Le ou la juge en chef signe les affaires relevant de la compétence de l’Autorité de conciliation.
2. Dans les autres cas, le droit de signature dépend des tâches assignées. Une délégation est possible.
3. Les autres dispositions applicables sont réservées.

Art. 14 Compétences financières pour les tâches administratives *

1. Le ou la juge en chef est seule compétente pour autoriser les dépenses pour les tâches administratives jusqu’à concurrence de 30'000 francs. Une délégation au suppléant ou à la suppléante du ou de la juge en chef ou au ou à la responsable des ressources du Tribunal régional du Jura bernois-Seeland est possible.
2. Les dépenses supérieures à 30'000 francs sont soumises à autorisation du directoire de la Cour suprême.

Art. 14a Compétences financières pour les procédures en matière civile

1. Pour les dépenses liées aux procédures en matière civile, la validation financière des pièces comptables vaut autorisation de dépenses, quel que soit le montant (art. 31, al. 1, lit. e de l’ordonnance du 16.11.2022 sur les finances [OFin]).
2. La direction de la procédure est compétente pour l’examen matériel des dépenses. Si la validation financière des pièces comptables d’une dépense lui incombe, le greffier ou la greffière en chef se charge de l’examen matériel.
3. La validation financière des pièces comptables est effectuée a pour les dépenses jusqu’à 30'000 francs, par le ou la juge en chef ou par son suppléant ou sa suppléante, b pour les dépenses supérieures à 30'000 francs, par le ou la juge en chef.

2.6 Procès-verbaux et information

Art. 15 Principe

1. Le ou la juge en chef informe de manière appropriée le personnel sur ses activités.

Art. 16 Procès-verbal

1. Les propositions et les décisions de la conférence des présidents font l’objet d’un procès-verbal qui rend également compte, dans une forme abrégée, des délibérations.
2. Il doit être envoyé par écrit (par courriel) aux présidents et présidentes dans les cinq jours suivant la séance.
3. Les éventuels compléments et corrections doivent être demandés par écrits dans les cinq jours.
4. Les décisions doivent être communiquées par le ou la juge en chef au reste du personnel au moyen d’extraits du procès-verbal ou d’une autre manière appropriée.

Art. 17 Consultation des dossiers

1. Les présidents et présidentes ont accès à tous les dossiers de la conférence des présidents.
2. Ils ont accès aux dossiers du ou de la juge en chef, dans la mesure où ils sont personnellement concernés ou s’ils en ont besoin pour l’accomplissement de leurs tâches.

3 Dispositions diverses

Art. 18 Fonctions à l’Autorité de conciliation

1. Exercent une fonction à l’Autorité de conciliation a les présidents et présidentes ordinaires, b les présidents et présidentes extraordinaires désignés par la Cour suprême, c les greffiers et les greffières, d les représentants et les représentantes paritaires pour les litiges relevant du droit du travail et du droit du bail (juges spécialisés), e les secrétaires de tribunal, f les stagiaires juristes, les apprentis et les apprenties.

Art. 19 Tâches des présidents et présidentes

1. Les présidents et présidentes veillent à ce que le conseil juridique et la conciliation soient efficaces et de haute qualité.
2. Ils accomplissent d’autres tâches qui leur sont déléguées par la législation.

Art. 20 Taux d’occupation

1. Le taux d’occupation des présidents et présidentes est déterminé lors de leur élection par le Grand Conseil. Le directoire de la Cour suprême décide, sur demande, des modifications du taux d’occupation pendant la période de fonction. Il n’existe aucun droit à la modification du taux d’occupation.

Art. 21 Activités annexes et charges publiques

1. Les demandes d’autorisation des présidents et présidentes pour l’exercice d’activités annexes ou de charges publiques doivent être remises au ou à la juge en chef avec toutes les informations nécessaires. Celui-ci ou celle-ci les transmet au directoire de la Cour suprême avec ses remarques et une éventuelle proposition.

Art. 22 Sécurité

1. Le ou la juge en chef ou pour l’agence, les présidents et présidentes affectés à l’agence, sont habilités à ordonner des mesures pour protéger des personnes et des biens, en particulier des contrôles généraux d’accès au bâtiment et aux salles du tribunal, des contrôles de personnes et d’effets, ainsi qu’à expulser des personnes du bâtiment.
2. De cas en cas, des mesures de sécurité peuvent également être ordonnées par la personne qui dirige la procédure, si possible en accord avec le ou la juge en chef.

Art. 23 Secret de fonction

1. Tous les agents et les agentes sont tenus au secret concernant les faits dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leur fonction à l’Autorité de conciliation.
2. Le secret de fonction est également valable pour les experts et expertes, les interprètes, ainsi que d’autres intervenants ou intervenantes. Ceux-ci doivent être rendus attentifs par la personne qui dirige la procédure à l’obligation de garder le secret, ainsi qu’aux conséquences pénales en cas de violation de celle-ci.
3. Le directoire de la Cour suprême décide de la levée du secret de fonction.

Art. 24 Tenue vestimentaire

1. Les présidents et les présidentes, les greffiers et les greffières, les secrétaires de tribunal, les juges spécialisés, ainsi que les représentants et les représentantes des parties se présentent aux séances de l’Autorité de conciliation en tenue convenable.

Art. 25 Règlement des conflits

1. Les conflits entre agents ou agentes doivent si possible se régler à l’interne.
2. Les personnes concernées doivent d’abord chercher le dialogue entre elles et la personne de contact nommée par le ou la juge en chef.
3. Si aucun accord ne peut être obtenu, l’affaire est soumise au ou à la juge en chef. Celui ou celle-ci prend les mesures appropriées. Il ou elle peut faire appel à la Cour suprême.
4. S’il s’agit d’une affaire pouvant revêtir de l’importance dans le cadre de la surveillance, le ou la juge en chef en informe la Cour suprême.

4 Dispositions finales

Art. 26

1. Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011.
2. Il est publié dans le Recueil officiel des lois bernoises.