Ordonnance cantonale sur l'état civil

(OCEC) Du 03.11.2021 (état au 01.01.2022)

1 Arrondissements de l'état civil

Art. 1

1. Les arrondissements de l'état civil du canton et leurs sièges sont désignés dans l'annexe 1.

2 Compétences

Art. 2 Direction de la sécurité

1. La Direction de la sécurité traite les recours au sens des articles 60 ss de la loi du 23 mai 1989 sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA) formés contre des décisions rendues par l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil et les offices de l'état civil.

Art. 3 Office de la population

1. L'Office de la population a prend les mesures disciplinaires au sens de l'article 47 du Code civil suisse du 10 décembre 1907 (CC); b traite les dénonciations à l'autorité de surveillance au sens de l'article 101 LPJA contre des actes officiels accomplis par l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil et les offices de l'état civil.
2. Il dirige le Service de l'état civil et des naturalisations.

Art. 4 Service de l'état civil et des naturalisations

1. Le Service de l'état civil et des naturalisations a compétence pour a accorder des dérogations au taux d'occupation minimal conformément à l'article 1, alinéa 2 OEC; b autoriser l'utilisation de locaux et gérer leur organisation conformément à l'article 1a OEC et aux articles 21 à 24; c créer un office de l'état civil spécialisé conformément à l'article 2 OEC; d fixer pour chaque office le nombre d'officiers et d'officières de l'état civil, nommer un ou une responsable et régler sa suppléance conformément à l'article 4, alinéa 1 OEC; e fixer les délais et rendre les décisions sur la base de l'article 4, alinéas 4 et 5 OEC; f autoriser la destruction de pièces justificatives conformément à l'article 32 OEC; g intervenir d'office dans les cas visés à l'article 86, alinéa 1 OEC; h conserver, archiver et garantir la sécurité des registres de l'état civil conformément aux articles 92a à 92c OEC et conserver, archiver et détruire des pièces justificatives conformément aux articles 31 à 33 OEC; i fixer les heures d'ouverture de l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil et des offices de l'état civil et les horaires de cérémonies.
2. Il dirige l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil et les offices de l'état civil.

Art. 5 Autorité cantonale de surveillance de l'état civil

1. L'autorité cantonale de surveillance de l'état civil a compétence pour a accomplir les tâches visées aux articles 41, 42 et 45 CC et les tâches qui lui sont attribuées en vertu de l'OEC dans la mesure où elles n'incombent pas à une autre autorité en vertu des articles 2 à 4; b statuer sur les contraventions conformément à l'article 91 OEC; c autoriser les communications systématiques aux communes bourgeoises conformément à l'article 20.

Art. 6 Offices de l'état civil

1. Les offices de l'état civil ont compétence pour a accomplir les tâches visées à l'article 44, alinéa 1 CC; b accomplir toutes les tâches qui leur incombent en vertu de l'OEC.

Art. 7 Office de l'état civil au siège du tribunal

1. L'Office de l'état civil au siège du tribunal de première instance a compétence pour a enregistrer les jugements des tribunaux du canton de Berne relatifs à l'état civil et les reconnaissances d'enfant devant un tribunal bernois; b enregistrer les jugements rendus sur recours par la Cour suprême et par le Tribunal fédéral dans le cadre des procédures mentionnées à la lettre a.

Art. 8 Office de l'état civil du lieu d'ouverture d'un testament

1. L'Office de l'état civil du lieu d'ouverture d'un testament a compétence pour enregistrer une reconnaissance d'enfant effectuée par ledit testament après que l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil a rendu une décision d'inscription.

Art. 9 Office de l'état civil de l'arrondissement de Berne-Mittelland

1. L'Office de l'état civil de l'arrondissement de Berne-Mittelland a compétence pour enregistrer les décisions d'adoption et les décisions de changement de nom.

Art. 10 Office de l'état civil du lieu d'origine

1. L'Office de l'état civil du lieu d'origine de la personne concernée a compétence pour a inscrire les décisions rendues par les autorités de protection de l'enfant et de l'adulte concernant les curatelles de portée générale (art. 398 et 449c CC); b inscrire les décisions prononcées par la Confédération et par le canton concernant le droit de cité, les autorisations d'inscription et les décisions d'inscription prononcées par l'autorité de surveillance de l'état civil concernant des décisions ou des actes étrangers relatifs à l'état civil.

3 Procédure d'enregistrement

Art. 11 Langues officielles

1. Les langues officielles sont a le français dans l'arrondissement de l'état civil du Jura bernois, b le français et l'allemand dans l'arrondissement de l'état civil du Seeland, c l'allemand dans les autres arrondissements de l'état civil.

Art. 12 Examen de décisions et d'actes étrangers relatifs à l'état civil

1. Les officiers et officières d'état civil et les agents et agentes de l'autorité de surveillance de l'état civil peuvent ordonner un examen d'authenticité ou la légalisation de décisions et d'actes étrangers relatifs à l'état civil.
2. Les frais de traduction, de vérification et de légalisation de décisions ou d’actes étrangers relatifs à l'état civil sont à la charge de la personne qui a produit les documents ou à l'intention de laquelle ils ont été recherchés d’office.

Art. 13 Examen de décisions ou d'actes

1. Lorsque les faits à enregistrer ont un lien avec un État étranger, les décisions ou actes d'état civil étrangers peuvent être soumis à l'examen de l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil.

Art. 14 Confirmation d'annonce de décès

1. L'office de l'état civil qui enregistre un décès délivre immédiatement et gratuitement une confirmation d'annonce de décès, en vue de l'inhumation ou de l'incinération en Suisse ou de la délivrance d'un laissez-passer pour le transport du cadavre à l'étranger.

Art. 15 Certificat médical de décès

1. Les frais d'établissement du certificat médical de décès sont assumés par les héritiers et héritières de la personne décédée s'ils ne peuvent pas être couverts par la masse successorale.
2. Les frais d'établissement du certificat médical de décès sont assumés par le canton s'il n'y ni héritiers ni héritières ou si tous les héritiers et héritières ont répudié la succession et que les frais ne peuvent être couverts par la masse successorale.

4 Obligations d'annoncer

Art. 16 Tribunaux et autorités administratives

1. Sous réserve des alinéas 2 et 3, les tribunaux et les autorités administratives communiquent leurs décisions entrées en force à l'office de l'état civil chargé de leur enregistrement en vertu des articles 7 à 10.
2. Les tribunaux communiquent à l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil les jugements entrés en force visés à l'article 42 CC.
3. L'autorité cantonale compétente en matière d'adoption communique ses décisions d'adoption entrées en force à l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil.

Art. 17 Enfant trouvé

1. Toute personne qui trouve un enfant dont la filiation est inconnue doit en informer immédiatement la police. La police informe l'autorité de protection de l'enfant qui a compétence à raison du lieu où l'enfant a été trouvé.
2. Les institutions du secteur de la santé qui possèdent une boîte à bébé et y trouvent un enfant dont la filiation est inconnue en informent immédiatement l'autorité de protection de l'enfant qui a compétence à raison du lieu.
3. L'autorité de protection de l'enfant a donne à l'enfant un nom de famille et un ou plusieurs prénoms; b annonce l'enfant dans les trois jours à l'office de l'état civil qui a compétence à raison du lieu où l'enfant a été trouvé.

Art. 18 Décès

1. L'annonce d'un décès doit être faite exclusivement à l'office de l'état civil compétent en vertu de l'article 20a OEC.
2. Les annonces de décès peuvent être faites, dans un premier temps, sous forme électronique avec l'accord de l'office de l'état civil. L'annonce écrite doit être faite dans les deux jours après le décès par le service tenu d'annoncer le décès, par la personne tenue de l'annoncer ou par la personne chargée de l'annoncer en vertu de l'article 34a OEC.

Art. 19 Décisions et actes étrangers relatifs à l'état civil

1. Les communes municipales et les communes mixtes sont tenues d'annoncer à l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil les décisions et les actes étrangers relatifs à l'état civil portant sur des personnes de nationalité suisse dont elles ont connaissance avant de les saisir dans le registre du contrôle des habitants afin que leur inscription au registre de l'état civil soit examinée.

5 Communications aux communes bourgeoises

Art. 20

1. Sur demande, l'office de l'état civil du lieu d'origine communique systématiquement aux communes bourgeoises du canton les modifications des données d'état civil de leurs membres, avec l'autorisation de l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil.
2. L'autorisation est donnée lorsque les communications sont impérativement nécessaires pour l'accomplissement d'une tâche légale.
3. Les communications systématiques sont soumises à émolument.
4. Les principes régissant l'observation du secret s'appliquent aux communes bourgeoises qui reçoivent les communications, conformément aux articles 44 et 56, alinéa 3 OEC.

6 Locaux officiels

Art. 21 Locaux ordinaires

1. Tout arrondissement de l'état civil doit comporter au moins un local ordinaire au siège de l'office de l'état civil conformément à l'article 1a, alinéa 3 OEC.

Art. 22 Locaux particuliers

1. Conformément à l'article 1a, alinéa 4 OEC, des locaux particuliers en dehors des offices de l'état civil peuvent être autorisés par contrat sur demande d'un ou d'une prestataire.
2. Lors de l'octroi d'une autorisation, il faut veiller à une répartition équilibrée entre les arrondissements de l'état civil et les régions et prendre en considération l'offre de cérémonies dans des locaux ordinaires.
3. Les locaux particuliers répondent notamment aux critères suivants: a château, bâtiment similaire à un château ou bâtiment historique, b emplacement particulièrement attrayant, c lieu digne des actes officiels, doté d'un ameublement attrayant ainsi que de places assises et d'un espace adéquats, d accès public pendant les horaires de cérémonies, e site accessible par les transports publics ou privés, f capacité suffisante pour permettre la tenue de plusieurs cérémonies à la suite, g forte demande de la clientèle et bonne fréquentation.

Art. 23 Organisation

1. L'ensemble des frais liés à l'aménagement et à l'exploitation d'un local vont à la charge du ou de la prestataire.
2. L'utilisation d'un local particulier ne peut être liée à l'acquisition d'autres prestations payantes.
3. Pour chacun des locaux particuliers autorisés, un contrat fixe les jours de cérémonies et le nombre de cérémonies par jour et règle les autres détails.

Art. 24 Absence de droit

1. Il n'existe pas de droit a à la conclusion d'un contrat en vertu de l'article 22, alinéa 1, b à des jours ou des horaires de cérémonies spécifiques ou à un nombre déterminé de cérémonies par jour dans les locaux visés aux articles 21 et 22.

7 Registre des bourgeois et rôle des bourgeois

Art. 25 Principes

1. Les registres des bourgeois et les rôles des bourgeois qui sont en possession d'un office de l'état civil font partie intégrante du registre de l'état civil sous réserve de l'alinéa 2; ils appartiennent au canton et les données qu'ils contiennent ont une force probante complète.
2. Les rôles des bourgeois tenus en parallèle à d'autres registres qui sont en possession d'un office de l'état civil ne font pas partie du registre de l'état civil et sont considérés comme des archives cantonales après l'expiration du délai de protection.
3. Les offices de l'état civil permettent aux organes des communes bourgeoises de consulter gratuitement les rôles des bourgeois qui leur ont été transmis.

Art. 26 Extraits des rôles des bourgeois ouverts avant 1929 et non transmis à l'office de l'état civil

1. Toute autorité en possession de rôles des bourgeois ouverts avant le 1er janvier 1929 et n'ayant pas été transmis à un office de l'état civil en produit des extraits sur demande si aucun registre des bourgeois n'a été tenu par la commune ou si les données d'état civil ne sont pas inscrites dans le registre des familles.
2. Les extraits sont produits gratuitement pour les offices de l'état civil.

Art. 27 Indication du droit de bourgeoisie dans le registre de l'état civil

1. Les droits de bourgeoisie bernois sont indiqués dans le registre de l'état civil sur la base des inscriptions correspondantes dans les registres des communes bourgeoises.

8 Protection des données

Art. 28

1. L'autorité cantonale de surveillance de l'état civil, les offices de l'état civil et l'autorité compétente en matière de changement de nom peuvent utiliser des systèmes électroniques de traitement des données pour traiter les données dans leur champ d'activité.
2. Les collaborateurs et collaboratrices de l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil, des offices de l'état civil et de l'autorité compétente en matière de changement de nom n'ont accès qu'aux données de leur champ d'activité dans les systèmes électroniques cantonaux de traitement des données.
3. Le traitement, la conservation et la destruction de données dans les systèmes électroniques de traitement des données sont régis par la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD).

9 Dispositions finales

Art. 29 Modification d'actes législatifs

1. Les actes législatifs suivants sont modifiés:
   1. ordonnance du 20 septembre 2017 sur le droit de cité cantonal et le droit de cité communal (ordonnance sur le droit de cité, ODC),
   2. ordonnance du 9 décembre 2015 portant introduction de la législation fédérale sur les épidémies (OiLEp).

Art. 30 Abrogation d'un acte législatif

1. L'ordonnance du 3 juin 2009 sur l'état civil (OCEC) est abrogée.

Art. 31 Entrée en vigueur

1. La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2022.