Ordonnance sur les communications et les transactions électroniques avec les bureaux du registre foncier et l’Office du registre du commerce

(OCTE) Du 23.01.2013 (état au 01.11.2020)

1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

1. La présente ordonnance réglemente la communication et la conduite des transactions par voie électronique avec a les bureaux du registre foncier et b l’Office du registre du commerce.

Art. 2 Champ d’application

1. Les titulaires d’un droit à un accès étendu, tel que le prévoient les dispositions du droit fédéral aux articles 28 à 34 ORF, peuvent communiquer et conduire des transactions par voie électronique avec les bureaux du registre foncier. Ces communications et ces transactions comprennent les requêtes transmises au bureau du registre foncier et la notification aux parties par le bureau du registre foncier, selon l’article 38 ORF, et répondent en principe aux conditions prévues aux articles 39 à 45 ORF.
2. Les notaires, selon l’article 21, alinéa 4 de la loi du 22 novembre 2005 sur le notariat (LN), les entités juridiques et les personnes concernées, les héritiers, les exécuteurs testamentaires, les liquidateurs de la succession selon l’article 17 ORC ainsi que les services qui ordonnent une inscription selon l’article 19 ORC peuvent communiquer et conduire des transactions par voie électronique avec l’Office du registre du commerce. Ces communications et ces transactions comprennent la réquisition électronique et l’envoi des pièces justificatives électroniques selon le titre 2, chapitre 1, sections 2 et 3 ORC.

Art. 3 Organisme désigné

1. Les communications et les transactions électroniques avec les bureaux du registre foncier et l’Office du registre du commerce s’effectuent par une plateforme de messagerie selon les articles 2 et 4 de l’ordonnance du Conseil fédéral du 18 juin 2010 sur la communication électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite, par l’intermédiaire de sites Internet de la Confédération ou d’un organisme désigné par l’Office fédéral chargé du droit du registre foncier et du droit foncier (OFRF), conformément à l’article 6, alinéa 1 ORF.

Art. 4 Organisation

1. L’Office des services et des ressources (OSR) assure le déroulement et le suivi des communications et des transactions électroniques avec les bureaux du registre foncier et l’Office du registre du commerce en collaboration avec l’autorité fédérale compétente ou un organisme désigné.
2. Il réglemente par contrat, d’entente avec l'Office de l'information géographique ainsi que le service compétent de la Direction des finances, au nom du canton, les communications et les transactions électroniques avec les utilisateurs et l’autorité fédérale compétente ou l’organisme désigné.
3. Le contrat fixe les détails, en particulier au sujet du cercle des personnes bénéficiant de droits d’accès ainsi que des données du registre foncier qui sont rendues accessibles électroniquement à ces personnes.

Art. 5 Surveillance

1. La Direction de l’intérieur et de la justice exerce la surveillance sur les communications et les transactions électroniques avec les bureaux du registre foncier et l’Office du registre du commerce.

2 Bureaux du registre foncier

Art. 6 Déroulement et automatisation

1. Le déroulement et l’automatisation des communications et des transactions électroniques avec les bureaux du registre foncier, notamment en ce qui concerne les formulaires, les formats de fichiers, les structures de données, les processus et les autres procédures de transmission, sont régis par les articles 39, 40 et 44 ORF ainsi que par les directives du Département fédéral de justice et police et de l’OFRF, conformément à l’article 41 ORF.

Art. 7 Réquisitions au bureau du registre foncier

1. Les réquisitions peuvent être transmises au bureau du registre foncier exclusivement sur support papier ou intégralement par voie électronique. L’alinéa 2 est réservé.
2. Les cédules hypothécaires sur papier rattachées à une réquisition électronique doivent être remises dans les dix jours et être munies du numéro de référence électronique.

Art. 8 Moment de la réception

1. Le moment de la réception des réquisitions électroniques est régi par l’article 43 ORF. Lors de réquisitions électroniques selon l’article 7, alinéa 2, le moment de la réception de la cédule hypothécaire sur papier n’est pas déterminant.

3 Office du registre du commerce

Art. 9 Déroulement, automatisation, moment de la réception

1. Le déroulement et l’automatisation des communications et des transactions électroniques avec l’Office du registre du commerce, notamment en ce qui concerne les formulaires, les formats de fichiers, les structures de données, les processus et les autres procédures de transmission, ainsi que le moment de réception de réquisitions électroniques sont régis par les articles 12b à 12d et 15, alinéa 3, lettre b ORC et en particulier par les directives de l’Office fédéral du registre du commerce, conformément à l’article 12c, alinéa 2 ORC.

4 Emoluments

Art. 10 Communications et transactions électroniques

1. Un émolument prévu par l’ordonnance du 22 février 1995 fixant les émoluments de l’administration cantonale (ordonnance sur les émoluments, OEmo) est perçu pour la communication et la conduite des transactions par voie électronique avec les bureaux du registre foncier et l’Office du registre du commerce.
2. Les réglementations en matière d’émoluments concernant les prestations prévues par l’ordonnance du Conseil fédéral du 3 décembre 1954 sur les émoluments en matière de registre du commerce, que l’Office du registre du commerce fournit sous forme électronique, sont réservées.

Art. 11 Gratuité

1. Le canton ne perçoit aucun émolument d’autres cantons pour les extraits électroniques du registre foncier et du registre du commerce ainsi que pour la communication et la conduite des transactions par voie électronique, sous réserve de réciprocité.

Art. 12 Encaissement

1. L’encaissement des émoluments peut être délégué à l’organisme désigné, qui veille à la facturation par voie électronique et au versement du produit des émoluments au service cantonal compétent.
2. Les détails de l’encaissement sont réglementés dans un contrat que l’OSR conclut, au nom du canton, avec l’organisme désigné, d’entente avec l'Office de l'information géographique et le service compétent de la Direction des finances.

5 Protection des données

Art. 13

1. L’OSR est l’autorité compétente pour la protection des données.
2. L’examen du traitement des données et les sanctions infligées en cas de traitement des données abusif sont régis par la législation cantonale sur la protection des données.
3. En ce qui concerne l’organisme désigné, les dispositions du droit fédéral relatives à la protection des données ainsi que la compétence des autorités fédérales dans le cadre de la haute surveillance qu’elle exerce sont réservées.

6 Procédure et voies de recours

Art. 14 Décision

1. En cas de litiges découlant de la communication et de la conduite des transactions par voie électronique ou de l’acquisition d’extraits du registre foncier ou du registre du commerce, le bureau du registre foncier compétent ou l’Office du registre du commerce rend sur demande une décision.

Art. 15 Voies de droit

1. Les décisions rendues par les bureaux du registre foncier peuvent faire l’objet d’un recours auprès de la Direction de l’intérieur et de la justice. Les décisions sur recours rendues par la Direction de l’intérieur et de la justice peuvent être attaquées devant la Cour suprême.
2. Les décisions rendues par l’Office du registre du commerce peuvent faire l’objet d’un recours devant la Cour suprême.
3. Au surplus, les dispositions de la loi du 23 mai 1989 sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA) sont applicables.

7 Dispositions transitoires et dispositions finales

Art. 16 Dispositions transitoires

1. Aucun émolument n’est perçu pour la communication et la conduite des transactions par voie électronique avec les bureaux du registre foncier et l’Office du registre du commerce jusqu’à l’entrée en vigueur de l’article 10.

Art. 17 Entrée en vigueur

1. La présente ordonnance entre en vigueur le 1er avril 2013, sous réserve de l’alinéa 2.
2. L’article 10 entre en vigueur le 1er janvier 2014.