Accord entre le Département fédéral de l'intérieur et le Conseil-exécutif du canton de Berne concernant l'archivage des dossiers établis par Pro Juventute dans le cadre de l'action «Enfants de la Grand-Route»

Du 06.03.1996 (état au 06.03.1996)

Art. 1 Livraison / conservation

1. Les documents susnommés sont déposés aux Archives fédérales pour y être conservés de manière permanente.
2. Ces documents restent propriété du canton de Berne.
3. Le canton de Berne déclare être d'accord avec le fait que ces documents sont traités de la même manière que les autres documents se trouvant aux Archives fédérales, pour ce qui est de leur conservation, de leur archivage et de leur consultation. Sont réservées les dispositions contraires contenues dans le présent accord administratif. Les Archives fédérales s'engagent à conserver ces documents de manière sûre et appropriée et, dans la mesure de leurs possibilités, à les classer et à les inventorier.
4. Il existe une liste de ces documents (établie dans le cadre des travaux de la commission chargée des dossiers).

Art. 2 Accès / consultation

1. Les personnes directement concernées ont accès en tout temps à leur dossier. Les Archives fédérales décident du type de consultation en fonction de leur pratique.
2. Si un dossier contient des données sur d'autres personnes, ces données ne doivent pas être réutilisées. L'article 2 alinéa 3 est réservé.
3. Les tiers ne peuvent en principe pas consulter les documents des Archives fédérales pendant une période de cent ans (date de référence: la clôture du dossier). Est réservé le droit de consultation des dossiers prévu dans la législation bernoise sur l'information et sur la protection des données. Les questions et les demandes à ce sujet doivent être transmises à l'Office des mineurs de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques du canton de Berne.
4. Fait exception à cette règle la consultation pour l'étude historique que doit commander le DFI avec l'accord de représentants et représentantes des personnes concernées. Le thème central de cette étude est le rôle joué par la Fondation Pro Juventute et par les autorités dans l'action «Enfants de la Grand-Route». Dans ce cadre, seules les données personnelles rendues anonymes pourront être utilisées.
5. Le DFI peut, avec l'accord des représentants et des représentantes des personnes concernées, faire d'autres exceptions pour de prochaines études scientifiques et édicter un règlement spécial concernant la consultation des documents. Les demandes à ce propos sont transmises par les Archives fédérales au Secrétariat général du DFI.
6. Les documents ne peuvent être examinés que dans la salle de lecture des Archives fédérales.

Art. 3 Protection des données (corrections / anonymat)

1. Si un dossier contient des informations erronées sur des personnes, ces dernières peuvent y joindre par écrit une remarque rectificatrice.
2. Les remarques rectificatrices sont remises aux Archives fédérales et conservées avec les dossiers correspondants.
3. Dans les cas où la destruction des données peut être exigée conformément à l'article 18 de la Constitution du canton de Berne, les personnes concernées peuvent demander en tout temps que les documents qui les concernent soient rendus totalement anonymes. Les Archives fédérales remettent dans ce cas les documents à l'Office des mineurs de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques du canton de Berne pour qu'il les rende anonymes. Les documents rendus anonymes sont ensuite conservés sous scellés aux Archives fédérales jusqu'à l'expiration du délai prévu au article 2 alinéa 3 (avec la mention: «scellé jusqu'au XXX»). Pendant cette période, leur accès est également interdit aux autorités fédérales et à celles du canton de Berne, même s'il devait y avoir un intérêt historique à les consulter.

Art. 4 Résiliation

1. Le présent contrat de dépôt peut être résilié en tout temps sous réserve d'un délai de préavis d'une année.
2. Les Archives fédérales peuvent en cas de retrait des documents demander un dédommagement pour les frais occasionnés par leur conservation et leur exploitation temporaire.

Art. 5

1. Le présent accord entre en vigueur une fois que les deux parties l'ont signé.