Ordonnance sur le traitement des données dans le domaine de l'asile, des réfugiés et des étrangers

(ODARE) Du 20.05.2020 (état au 01.02.2025)

1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

1. La présente ordonnance règle l'organisation et l'exploitation du système de traitement des données personnelles dans le domaine de l'asile, des réfugiés et des étrangers (système ARE).

Art. 2 Champ d'application

1. La présente ordonnance s'applique a aux services qui ont la compétence d'exécuter la LAAR, b aux services cantonaux et communaux qui ont la compétence d'exécuter la Li LFAE et aux organismes chargés de tâches en vertu de la Li LFAE.

2 Système ARE

2.1 Généralités

Art. 3 But

1. Le système ARE sert aux Directions et services suivants pour l'accomplissement des tâches visées aux articles 8 et 9 LAAR et aux articles 3, 4 et 8 Li LFAE: a Direction de la santé, des affaires sociales et de l'intégration et Direction de la sécurité, b autres services qui ont la compétence d'exécuter la LAAR et la Li LFAE.

Art. 4 Exploitation et responsabilité

1. L'Office de l'intégration et de l'action sociale (OIAS) exploite le système ARE conjointement avec l'Office de la population (OPOP).
2. L'OIAS est l'autorité responsable conformément à l'article 8, alinéa 2 de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD).

2.2 Structure et contenu

Art. 5 Structure

1. Le système ARE comprend les systèmes sous-jacents suivants: a un système de gestion des données personnelles, b un système de gestion des cas, c un système de gestion des documents, d un système de financement et de décompte.

Art. 6 Contenu

1. Le système ARE contient des données sur les personnes visées à l'article 2, alinéa 1 LAAR et à l'article 2 Li LFAE.
2. Concernant les personnes visées à l'alinéa 1, il contient des données relatives aux caractéristiques suivantes: a caractéristiques figurant à l'annexe 1 de l'ordonnance fédérale du 12 avril 2006 sur le système d'information central sur la migration (ordonnance SYMIC), dans la mesure où ces données sont communiquées en vertu de la législation fédérale; b autres caractéristiques figurant à l'annexe 1.

Art. 7 Accès aux données en fonction du lieu

1. Le système ARE permet de disposer de données personnelles par commune municipale, par combinaison de plusieurs communes municipales ou pour tout le territoire cantonal.

Art. 8 Données personnelles particulièrement dignes de protection et fonctionnalités

1. Les données personnelles ou caractéristiques suivantes particulièrement dignes de protection sont saisies dans le système ARE: a confession, b mesures d'aide sociale, c indications relatives à la santé, d parents nourriciers, e curatelle, f indications relatives à des procédures pénales, à des infractions pénales et aux peines et mesures qui en découlent.
2. Le système ARE contient les fonctionnalités suivantes qui permettent un profilage ou qui génèrent des données personnelles particulièrement dignes de protection sous une autre forme: a historisation des événements, b saisie des personnes dans le même ménage ou la même unité d'assistance.
3. Le traitement de données personnelles particulièrement dignes de protection et l'utilisation des fonctionnalités sont admissibles dans la mesure où l'accomplissement des tâches légales l'exige impérativement.

3 Sécurité de l'information et protection des données

3.1 Généralités

Art. 9

1. L'OIAS prend les mesures techniques et organisationnelles visées aux articles 4 à 6 de l'ordonnance du 22 octobre 2008 sur la protection des données (OPD) en vue de la protection du système ARE dans son ensemble. Il établit les documents conformément à l'ordonnance de Direction de la Direction des finances (art. 9 OPD) et les soumet pour contrôle préalable au Bureau cantonal pour la surveillance de la protection des données (art. 17a LCPD).
2. L'OIAS et l'OPOP sont au surplus responsables, chacun dans son domaine de compétences, de la sécurité de l'information et de la protection des données (SIPD) du système ARE, en application de la législation sur la protection des données et de la législation spéciale.
3. Ils édictent les directives ou prononcent les décisions visant à mettre en œuvre les mesures SIPD.
4. Ils veillent à ce que les utilisateurs et les utilisatrices du système ARE bénéficient d'une formation appropriée.

3.2 Réglementation et gestion des autorisations

Art. 10 Réglementation des autorisations pour les services d'exécution visés à l'article 2

1. Les autorisations des services d'exécution sont réglées à l'annexe 1.
2. Chaque service prévoit dans une directive que les personnes relevant de son domaine de compétences ne bénéficient, selon leur fonction, que des autorisations nécessaires à l'exécution de leurs tâches.

Art. 11 Saisie de données par l'assureur-maladie

1. Pour permettre au service d'exécution compétent de déterminer l'aide matérielle pour les frais médicaux de base selon l'article 25 de l'ordonnance du 20 mai 2020 sur l'aide sociale dans le domaine de l'asile et des réfugiés (OAAR), l'assureur-maladie compétent en vertu de l'article 82a de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l'asile (LAsi) est autorisé à saisir les données personnelles suivantes dans le système ARE: a prime d'assurance-maladie, b participation aux frais de la personne assurée, c facture du fournisseur de prestations.

3.3 Conservation, archivage et destruction des données

Art. 12 Conservation

1. Les données visées à l'annexe 1 ne sont conservées qu'aussi longtemps qu'elles sont appropriées et nécessaires à la réalisation du but de la LAAR et de la Li LFAE. La durée de conservation maximale est de a cinq ans après le décès de la personne concernée, b dix ans après la naturalisation de la personne concernée, c quinze ans après la fin du séjour en Suisse de la personne concernée ou après son départ du canton de Berne.

Art. 13 Archivage

1. L'archivage est régi par la législation sur l'archivage.

Art. 14 Destruction

1. Les données personnelles qui ne sont plus nécessaires et sont considérées comme étant dépourvues de valeur archivistique doivent être détruites à l'expiration du délai de conservation.

4 Entrée en vigueur

Art. 15

1. La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juillet 2020.