Ordonnance relative à la plate-forme informatique contenant les données des registres des habitants

Du 14.06.2010 (état au 01.02.2022)

Art. 1 Objet

1. La présente ordonnance:
   1. fixe la procédure d'autorisation et les modalités du droit d'accès aux données de la plate-forme informatique cantonale prévue à l'article 16 de la loi du 23 mai 1986 sur le contrôle des habitants;
   2. précise les règles applicables à l'annonce des personnes vivant dans les ménages collectifs mentionnés à l'article 2 let. abis de l'ordonnance fédérale du 21 novembre 2007 sur l'harmonisation de registres;
   3. définit l'autorité compétente pour déterminer les standards informatiques des échanges de données effectués par le biais de la plate-forme informatique cantonale.

Art. 2 Droit d'accès aux données de la plate-forme cantonale – Dépôt et contenu de la demande

1. Les demandes d'autorisation d'accès aux données de la plate-forme informatique cantonale sont adressées au Service de la population et des migrants (ci-après: le Service) à l'aide de la formule que ce Service met à la disposition des requérants et requérantes.
2. Chaque demande contient au moins les éléments suivants:
   1. description précise et détaillée des données pour lesquelles l'autorisation d'accès est demandée;
   2. justification de la nécessité pour le requérant ou la requérante d'accéder à ces données;
   3. précision quant au mode d'utilisation des données (consultation, téléchargement ou interfaçage);
   4. indication de la fréquence de l'accès aux données de la plate-forme.

Art. 3 Droit d'accès aux données de la plate-forme cantonale – Déroulement de la procédure

1. Lorsque la demande est complète, le Service requiert le préavis de l'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation. En cas de demande d'interfaçage, il doit également requérir le préavis du Service de l'informatique et des télécommunications quant à la faisabilité technique de la demande et à l'évaluation des coûts.
2. Il transmet ensuite la demande, accompagnée du préavis précité, à la Direction de la sécurité, de la justice et du sport (ci-après: la Direction) pour décision.
3. La décision notifiée au requérant ou à la requérante est communiquée à l'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation, au Service et au Service de l'informatique et des télécommunications.
4. La procédure est gratuite. Toutefois, si des travaux doivent être entrepris pour satisfaire à la demande, les frais y relatifs sont à la charge du requérant ou de la requérante.
5. Les frais liés à la maintenance de l'interfaçage sont à la charge du requérant ou de la requérante. Celui-ci ou celle-ci peut toutefois renoncer au maintien de l'interfaçage; dans ce cas, ce dernier est rendu inopérant.

Art. 4 Droit d'accès aux données de la plate-forme cantonale – Durée de validité et retrait de l'autorisation

1. La durée de validité de l'autorisation n'est pas limitée.
2. Le Service procède, à intervalles réguliers, au contrôle des autorisations délivrées, en collaboration avec l'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation.
3. Lorsque le droit d'accès ne correspond plus aux exigences légales, il en informe la Direction, qui peut retirer l'autorisation concernée.
4. En cas de retrait, la Direction peut délivrer une nouvelle autorisation sans exiger le dépôt d'une nouvelle demande écrite, lorsqu'elle dispose de tous les éléments nécessaires au sens des articles 2 et 3. La décision est communiquée aux organes mentionnés à l'article 3 al. 3.

Art. 5 Ménages collectifs

1. Sont inscrites dans les registres des habitants les personnes résidant dans les ménages collectifs suivants:
   1. les homes pour personnes âgées et les établissements médico-sociaux;
   2. les internats et les foyers d'étudiants et étudiantes;
   3. les établissements pour personnes handicapées;
   4. les monastères et les établissements d'hébergement de congrégations et autres associations religieuses.
2. L'annonce est faite par la direction de l'établissement. Toutefois, les personnes majeures résidant dans les ménages collectifs prévus aux lettres b et d ci-dessus se présentent en principe personnellement auprès de la personne préposée au contrôle des habitants, conformément à l'article 6 al. 2 de la loi du 23 mai 1986 sur le contrôle des habitants.
3. Les données relatives aux personnes résidant dans les autres ménages collectifs mentionnés à l'article 2 let. abis de l'ordonnance fédérale du 21 novembre 2007 sur l'harmonisation de registres sont directement transmises à l'Office fédéral de la statistique par la direction de l'établissement, conformément aux directives dudit Office.

Art. 6 Standards électroniques requis

1. Sous réserve des compétences prévues par le droit fédéral, le Service de l'informatique et des télécommunications détermine les standards électroniques des échanges de données des registres des habitants entre les communes, le canton et la Confédération. Il consulte au préalable l'Association des communes fribourgeoises.

Art. 7 Modification

1. L'arrêté du 16 décembre 1986 fixant les émoluments en matière de contrôle des habitants (RSF 114.21.16) est modifié comme il suit: ...

Art. 8 Entrée en vigueur

1. La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juillet 2010.