Directive concernant la représentation de l'Etat au sein des entreprises (gouvernance d'entreprise publique)

Du 21.06.2016 (état au 01.01.2017)

1 Dispositions générales

Art. 1 Champ d'application matériel

1. La présente directive a pour but d'assurer selon les principes de la bonne gouvernance l'exercice par l'Etat de ses droits de représentation au sein des entités de droit public ou de droit privé au capital desquelles il participe.
2. A titre subsidiaire, elle s'applique aux entités et aux unités rattachées administrativement à une Direction, dotées de la personnalité juridique, qui sont régies par une loi spéciale.
3. La présente directive ne s'applique ni aux contributions au sens de la loi sur les subventions, ni aux unités rattachées administrativement à une Direction et auxquelles la personnalité juridique fait défaut.

Art. 2 Champ d'application personnel

1. Les dispositions de la présente directive s'appliquent aux représentants et représentantes de l'Etat désignés par le Conseil d'Etat.

Art. 3 Direction responsable

1. Le Conseil d'Etat désigne au début de chaque législature la Direction responsable de chaque entité au capital de laquelle l'Etat participe (ci-après: la Direction responsable).

2 Objectifs de l'Etat

Art. 4

1. Sur la proposition de la Direction responsable, le Conseil d'Etat fixe, pour chaque entité, les objectifs stratégiques et financiers que l'Etat entend poursuivre par sa participation.
2. Ces objectifs sont réexaminés et mis à jour chaque fois que cela s'avère nécessaire, mais au moins une fois par législature.
3. Ils sont communiqués, par le biais d'une lettre de mission, aux représentants et représentantes de l'Etat. Ils peuvent également être transmis aux entités concernées.

3 Représentants et représentantes de l'Etat au sein des conseils

Art. 5 Compétence

1. Les représentants et représentantes au sein des conseils sont désignés et, le cas échéant, révoqués par le Conseil d'Etat, sur la proposition de la Direction responsable.

Art. 6 Critères de choix

1. Les représentants et représentantes sont choisis sur la base de critères qui sont notamment les suivants:
   1. compétence et expérience professionnelles;
   2. complémentarité avec les autres membres du conseil;
   3. disponibilité.
2. La Direction responsable, en collaboration avec l'entité, peut établir une liste complémentaire des compétences et connaissances nécessaires.
3. Les représentants et représentantes sont choisis en tenant compte autant que possible d'éventuels conflits d'intérêts.
4. Dans la mesure du possible, il y a lieu de favoriser une participation équilibrée des femmes et des hommes et des sensibilités politiques.

Art. 7 Durée et fin du mandat

1. Les représentants et représentantes sont nommés pour la durée prévue par les dispositions applicables à l'entité considérée ou, à défaut, pour une durée de cinq ans, renouvelable.
2. Ils sont relevés d'office de leur mission à la fin de leur troisième mandat.
3. Leur nomination est confirmée pour chaque mandat.
4. Les représentants et représentantes peuvent en tout temps être relevés de leur mission.

Art. 8 Lettre de mission

1. Les relations entre l'Etat et ses représentants et représentantes sont définies dans une lettre de mission.
2. La lettre de mission indique notamment:
   1. les objectifs stratégiques et financiers que l'Etat entend atteindre;
   2. la forme et les modalités des comptes rendus que le représentant ou la représentante est tenu-e de faire à la Direction responsable;
   3. l'étendue du pouvoir de représentation, avec l'indication notamment des circonstances dans lesquelles le représentant ou la représentante est tenu-e de requérir une instruction de la Direction responsable avant de prendre position;
   4. la désignation précise et exhaustive de l'entité ou des entités concernées par la mission de représentation;
   5. l'obligation du représentant ou de la représentante de remettre à la Direction responsable et à la Direction des finances tous les documents en relation avec l'entité ou les entités, notamment le rapport d'activité et de gestion;
   6. les conditions dans lesquelles le représentant ou la représentante peut être révoqué-e;
   7. les questions de rémunération et de remboursement des frais.
3. Elle est signée par le Conseil d'Etat et par le représentant ou la représentante.

Art. 9 Rémunération et remboursement des frais

1. Les modalités de rémunération et de remboursement des frais des représentants et représentantes ayant qualité d'agent ou agente des services publics, de tous les magistrats et toutes les magistrates de l'Etat et des personnes extérieures à l'Etat sont réglées par la législation spécifique.

4 Délégué-e-s de l'Etat au sein des assemblées générales

Art. 10 Participation aux assemblées générales

1. L'Etat se fait en principe représenter à toutes les assemblées générales des entités au capital desquelles il participe.

Art. 11 Choix des délégué-e-s

1. Le Conseil d'Etat désigne ses délégué-e-s sur la proposition de la Direction responsable soit au cas par cas, soit pour une durée déterminée en application de l'article 7 de la présente directive.
2. Les délégué-e-s doivent être indépendants des représentants et représentantes au sein des organes du conseil de l'entité.

Art. 12 Instructions et information

1. Le Conseil d'Etat donne à la personne déléguée les instructions de vote pour l'assemblée générale. Il peut déléguer cette compétence au conseiller d'Etat-Directeur ou à la conseillère d'Etat-Directrice de la Direction responsable.
2. A l'issue de l'assemblée générale, les délégué-e-s rédigent, à l'attention de la Direction responsable, un compte rendu sur les décisions prises.

5 Suivi des participations

Art. 13 Suivi de l'entité

1. La Direction responsable veille à la poursuite des objectifs stratégiques et financiers de l'entité au capital de laquelle l'Etat participe. Elle informe régulièrement la Direction des finances sur son activité de surveillance et lui remet toutes les pièces y relatives.
2. La Direction des finances est chargée du suivi financier des participations de l'Etat aux entités ainsi que de l'évaluation des risques y relatifs.
3. La Direction responsable organise des rencontres avec les représentants et représentantes et la Direction des finances aussi souvent qu'elle le juge nécessaire, mais en principe au moins une fois par année.
4. La Direction responsable rapporte aussi souvent que nécessaire au Conseil d'Etat sur son activité de surveillance. Le cas échéant, la Direction responsable ainsi que la Direction des finances proposent au Conseil d'Etat les mesures correctives nécessaires.

Art. 14 Inventaire

1. La Direction des finances tient à jour la liste des participations détenues par l'Etat. Chaque Direction lui adresse à cet effet, sans retard, toute modification relative aux participations dont le suivi lui incombe, de même que toute nouvelle participation.
2. Cette liste mentionne la Direction responsable de la participation ainsi que ses représentants et représentantes et délégué-e-s au sein des organes supérieurs de l'entité.
3. Elle tient également à jour l'inventaire des lettres de mission.

Art. 15 Responsabilité civile

1. Les représentants et représentantes ainsi que les délégué-e-s sont en principe considérés comme des agents et agentes de l'Etat au sens de la loi sur la responsabilité civile des collectivités publiques et de leurs agents.
2. Demeurent réservées les prescriptions spéciales du droit fédéral ou du droit cantonal et celles qui prévoient une responsabilité primaire des représentants et représentantes.
3. L'Etat veille à ce que sa responsabilité civile et celle de ses représentants et représentantes fassent l'objet d'une assurance.

6 Dispositions finales

Art. 16 Disposition transitoire

1. Les dispositions concernant les critères de choix des représentants et représentantes sont applicables au fur et à mesure des désignations et des renouvellements de ces personnes.
2. Les dispositions concernant l'élaboration des lettres de mission sont applicables au fur et à mesure des désignations et des renouvellements des représentants et représentantes.
3. Pour le surplus, les articles 6 et 7 al. 1 de l'ordonnance du 7 décembre 2015 modifiant certaines dispositions en matière de durée des fonctions publiques accessoires sont applicables.

Art. 17 Entrée en vigueur et publication

1. Cette directive entre en vigueur le 1er janvier 2017.
2. Elle est publiée dans le Recueil officiel fribourgeois.