Règlement sur l'organisation et le fonctionnement des commissions de l'Etat

(ROFC) Du 31.10.2005 (état au 01.01.2011)

1 Objet et champ d'application

Art. 1 Objet

1. Le présent règlement détermine les dispositions générales relatives aux commissions de l'Etat, en particulier celles qui concernent leur organisation et leur fonctionnement.
2. La durée des fonctions des membres des commissions et l'indemnisation de ceux-ci sont réglées par la législation spéciale.

Art. 2 Champ d'application – Soumission

1. Le présent règlement s'applique aux commissions instituées par un acte législatif (commissions permanentes) ou par une décision (commissions non permanentes).
2. Une commission est un organe institué pour assumer des tâches publiques pour le compte de l'Etat et dont une partie des membres au moins exercent leur fonction à titre accessoire; la dénomination effective de cet organe n'est pas déterminante.
3. Les commissions instituées en application du droit fédéral sont soumises au présent règlement dans la mesure où leur composition, leur organisation ou leur fonctionnement relève de la compétence des autorités fribourgeoises.

Art. 3 Champ d'application – Exclusion

1. Ne sont pas soumis au présent règlement:
   1. les commissions parlementaires;
   2. les commissions relevant du Pouvoir judiciaire;
   3. les commissions organiques des établissements personnalisés;
   4. les commissions reposant sur un acte intercantonal;
   5. les jurys d'examen.

Art. 4 Dispositions spéciales

1. Les dispositions du présent règlement sont applicables pour autant que la législation spéciale ne comporte pas de règles différentes.

2 Composition

Art. 5 Choix des membres

1. Les membres des commissions sont choisis avant tout en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité.
2. L'autorité de nomination assure autant que possible une participation équilibrée:
   1. des hommes et des femmes;
   2. des différentes opinions, des langues, des régions et des groupes d'âge.
3. Si la proportion d'hommes ou de femmes est inférieure à 30 %, la Direction compétente fournit une justification écrite.

Art. 6 Fin prématurée de la charge

1. Les membres informent sans délai l'autorité de nomination et la présidence de la commission lorsque des conditions qui ont prévalu lors de leur nomination se sont modifiées de manière importante.
2. L'autorité de nomination peut maintenir une personne en fonction jusqu'à ce que son remplacement soit assuré, mais au plus pendant une année.
3. Elle peut démettre une personne qui nuit au fonctionnement ou à l'image de la commission. Sauf dans les cas graves, cette décision est précédée d'un avertissement.
4. Le membre qui ne fait plus partie du groupe de personnes qu'il représente au sein de la commission est réputé démissionnaire de sa fonction. Toutefois, si l'appartenance à ce groupe n'est pas une condition posée par la législation, le groupe concerné peut proposer à l'autorité de nomination que ce membre continue d'exercer sa fonction.

Art. 7 Informations

1. La Chancellerie d'Etat tient la liste des commissions et de leurs membres.
2. Elle gère à cet effet une banque de données qui contient des données relatives:
   1. aux nom, prénom(s), sexe, langue maternelle, date de naissance, activité professionnelle et adresse des membres;
   2. à la date de désignation et à la date d'échéance du mandat;
   3. le cas échéant, à la qualité en vertu de laquelle les membres siègent dans la commission et à la fonction qu'ils y exercent;
   4. au secrétariat.
3. Ces données peuvent être transmises aux Directions et aux unités administratives concernées; elles peuvent également être consultées en ligne par ces autorités.
4. La Chancellerie d'Etat publie une version simplifiée de la liste des commissions et de leurs membres; cette version est également disponible sur l'Internet.

3 Organisation

Art. 8 Rattachement

1. Sauf disposition légale contraire, la commission est rattachée administrativement à la Direction dont elle relève.
2. Le rattachement doit apparaître dans la correspondance, sauf si la commission est indépendante dans l'exercice de ses compétences en vertu de la loi.

Art. 9 Secrétariat

1. La Direction peut confier le secrétariat à une personne extérieure à l'administration, notamment lorsqu'il y a lieu de garantir l'indépendance d'une commission ou de disposer d'une personne présentant des compétences particulières.
2. Le secrétariat assume notamment l'expédition de la correspondance, la préparation de la documentation pour les séances, la tenue des procès-verbaux, l'établissement des pièces en vue de l'indemnisation et l'exécution des tâches qui lui sont assignées par la commission ou la présidence. Il veille, en collaboration avec la Direction, à la conservation et à l'archivage des dossiers.

Art. 10 Présidence

1. La présidence veille à ce que la commission s'acquitte de ses tâches à temps et avec efficacité. Elle exerce la surveillance sur la manière dont le secrétariat fonctionne.
2. La présidence, en collaboration avec le secrétariat, a notamment les attributions suivantes:
   1. elle assure la planification et l'organisation des travaux;
   2. elle convoque les séances, propose leur ordre du jour et dirige les délibérations;
   3. elle expédie les affaires courantes;
   4. elle assure la représentation de la commission.
3. En cas d'urgence, la présidence prend les mesures et rend les décisions indispensables; elle en fait rapport à la commission. La personne touchée par une telle décision peut demander, dans les dix jours, que la commission se prononce.

Art. 11 Délégation de tâches

1. La commission peut instituer des sous-commissions pour l'examen de questions particulières. La délégation de compétences décisionnelles doit être expressément autorisée par la législation spéciale.
2. La commission peut instituer un bureau pour examiner préalablement les affaires et lui faire des propositions ainsi que pour traiter les objets d'importance secondaire ou urgents. Dans ce dernier cas, l'article 10 al. 3 est applicable par analogie.
3. Elle peut confier l'instruction de dossiers à la présidence, à un membre, à une délégation ou au secrétariat.

Art. 12 Rapport

1. Si l'information de la Direction n'est pas assurée par d'autres moyens, la commission adresse, à la fin de chaque année civile, un compte rendu à la Direction. Elle y joint, au besoin, des considérations sur la situation dans son domaine d'activité.
2. Elle informe sans tarder la Direction des faits et décisions importants pour l'exercice des attributions de cette dernière.

Art. 13 Gestion financière

1. Dans la mesure où la gestion financière ne serait pas assumée par la Direction, la commission l'assure conformément aux règles applicables aux unités administratives, en particulier sous l'angle budgétaire et comptable.
2. La Direction des finances veille, en collaboration avec la Direction concernée, à la mise en œuvre des instruments adéquats.

4 Fonctionnement

Art. 14 Séances

1. La présidence convoque la commission aussi souvent que le traitement des affaires l'exige.
2. La commission est en outre convoquée:
   1. à la demande du quart de ses membres,
   2. ou à la demande de la Direction, sauf s'il s'agit d'une commission indépendante dans l'exercice de ses attributions.
3. Dans la mesure du possible, les séances sont planifiées sur une certaine période.

Art. 15 Convocation

1. La convocation est envoyée dix jours au plus tard avant la date fixée. Les cas d'urgence sont réservés.
2. La convocation indique la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la séance ainsi que, le cas échéant, la durée prévue. Les documents nécessaires sont joints à la convocation ou mis à disposition conformément aux indications figurant sur la convocation.

Art. 16 Présence

1. Chaque membre assiste aux séances auxquelles il a été régulièrement convoqué, sauf en cas d'empêchement majeur ou de dispense accordée par la présidence.
2. Le membre qui est empêché d'assister, en tout ou partie, à une séance en informe immédiatement la présidence.
3. Un membre peut être invité à ne pas quitter la séance si le nombre de membres restants n'atteint plus le quorum, à moins qu'il n'ait informé suffisamment tôt la présidence de son empêchement.

Art. 17 Récusation

1. Un membre ne peut pas assister à la délibération d'un objet qui présente un intérêt spécial pour lui-même ou pour une personne avec laquelle il se trouve dans un rapport étroit de parenté ou d'alliance, d'obligation ou de dépendance. Cette règle n'est pas applicable lorsque la représentation de cet intérêt est le motif de sa désignation dans la commission.
2. Lorsque la commission est appelée à rendre une décision soumise au code de procédure et de juridiction administrative (CPJA), les cas et la procédure de récusation sont déterminés par ce code.
3. Ces règles s'appliquent également à la personne qui assure le secrétariat de la commission.
4. Les récusations sont mentionnées au procès-verbal.

Art. 18 Ordre du jour

1. L'ordre du jour mentionne sommairement tous les objets à traiter et l'ordre dans lequel ils seront traités.
2. Dans la mesure du possible, la présidence arrête en fin de séance l'ordre du jour de la séance suivante et le fait mentionner dans le procès-verbal; elle fixe ou rappelle également la date et le lieu de la prochaine séance.
3. Chaque membre peut proposer une modification de l'ordre du jour avant la séance ou au début de celle-ci.

Art. 19 Tierces personnes et experts ou expertes

1. Les séances de la commission ne sont pas publiques.
2. La commission peut inviter des tierces personnes à assister à tout ou partie de sa séance et, le cas échéant, à s'y exprimer avec voix consultative.
3. La commission peut consulter des experts ou expertes avec l'accord de la Direction. Celle-ci décide de leur rétribution d'entente avec la Direction des finances.
4. Les tierces personnes et les experts ou expertes sont soumis au secret particulier prévu par l'article 7 al. 2 de la loi du 9 septembre 2009 sur l'information et l'accès aux documents ; les instructions particulières relatives au maintien du secret sont données par la présidence à la fin de la séance.

Art. 20 Quorum

1. Pour que la commission puisse siéger valablement, la présence de la moitié au moins des membres est requise.
2. Toutefois, une décision soumise au CPJA ne peut être prise sur un objet ne figurant pas à l'ordre du jour que si les deux tiers des membres sont présents.

Art. 21 Délibérations

1. Les délibérations ont lieu en suivant l'ordre du jour.
2. La présidence détermine l'ordre d'intervention des membres. En principe, elle s'exprime en dernier lieu et résume, au besoin, les opinions exprimées.
3. La personne qui assure le secrétariat peut s'exprimer avec voix consultative.
4. Les prises de position des commissions consultatives incluent un résumé des avis minoritaires si un quart des membres le demande.

Art. 22 Votes – Principes

1. Les votes ont lieu à la majorité des voix exprimées; les abstentions ne comptent pas.
2. La présidence tranche en cas d'égalité.

Art. 23 Votes – Procédure

1. La présidence rappelle les propositions et indique l'ordre dans lequel elles sont mises au vote.
2. Si la commission examine un projet qui lui a été soumis préalablement, les propositions d'amendement incompatibles entre elles sont d'ordinaire mises au vote en premier lieu, la présidence les opposant deux par deux. Le texte du projet est opposé en dernier lieu à la proposition d'amendement qui l'a emporté sur toutes les autres.
3. Le vote au bulletin secret a lieu dans les cas prévus par la législation spéciale ou lorsqu'un quart des membres le demande.

Art. 24 Procès-verbal

1. Il est tenu un procès-verbal de chaque séance, qui mentionne le lieu, la date et la durée de la séance, les présences, les objets discutés, les propositions mises au vote, les décisions prises ainsi que les résultats des votes.
2. Sauf décision contraire, le procès-verbal mentionne également les délibérations sous une forme succincte; celle-ci doit permettre de dégager les principales opinions émises et la motivation des décisions prises ou des avis exprimés par la commission.
3. Le procès-verbal est mis à la disposition des membres autant que possible avant la prochaine séance. Les membres doivent proposer d'éventuelles corrections ou des compléments au plus tard au début de la séance qui suit la mise à leur disposition du procès-verbal.
4. Le procès-verbal est signé par son auteur-e.

Art. 25 Procédure hors séance

1. La commission peut procéder par consultation des membres:
   1. pour réunir des opinions en vue de préparer les délibérations;
   2. pour approuver la mise au point d'un document discuté en séance.
2. La commission peut prendre des décisions urgentes par voie de circulation. Les autres décisions ne peuvent être prises hors séance que si la législation spéciale l'autorise.

Art. 26 Secret de fonction et discrétion

1. Il est interdit aux membres de la commission de divulguer des faits dont ils ont eu connaissance dans l'exercice de leur mandat et qui doivent rester secrets en raison de leur nature, des circonstances ou d'instructions spéciales.
2. Ces obligations subsistent après la cessation du mandat.
3. Les membres sont tenus en outre à la discrétion sur les faits qui ne sont pas soumis au secret de fonction. Ils respectent notamment les compétences de la présidence et de la Direction concernée en matière d'information du public et évitent de prendre publiquement position si cela peut nuire au travail de la commission ou de l'Etat en général.
4. Ces règles s'appliquent également à la personne qui assure le secrétariat de la commission.

Art. 27 Information du public et droit d'accès

1. D'ordinaire, l'information est fournie au public par la Direction; celle-ci peut autoriser la commission à fournir elle-même des informations, y compris de caractère politique.
2. Si la commission est autorisée à fournir elle-même des informations, elle est assimilée à une unité administrative et la réglementation relative à l'information du public sur les activités de l'administration cantonale est applicable.
3. Dans ce cas, la présidence exerce les compétences attribuées aux chef-fe-s des unités administratives; le secrétariat et les membres sont soumis aux dispositions applicables aux collaborateurs et collaboratrices de ces unités.
4. La présidence est en outre compétente pour traiter, conformément à la réglementation y relative, les demandes d'accès aux documents de la commission.

5 Institution des commissions non permanentes

Art. 28 Autorités

1. Les commissions non permanentes sont instituées:
   1. par une décision du Conseil d'Etat;
   2. par une décision d'une Direction ou d'un établissement personnalisé prise en application d'une habilitation législative spéciale.

Art. 29 Contenu de l'acte

1. L'acte d'institution doit en particulier:
   1. définir le mandat de la commission et fixer le délai dans lequel celui-ci devra être exécuté;
   2. mentionner le nom des membres, leur année de naissance, leur profession et, le cas échéant, leur qualité et leur fonction au sein de la commission;
   3. fixer la manière dont la commission fera rapport de ses activités et, le cas échéant, informera le public;
   4. mentionner l'applicabilité du présent règlement et des dispositions sur l'indemnisation des membres.

Art. 30 Gestion de projets (art. 64 LOCEA)

1. L'acte instituant une commission dans le cadre d'une organisation de projet peut prévoir des dérogations au présent règlement.

6 Entrée en vigueur

Art. 31

1. Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2006.