Règlement de la Conférence des préfets relatif à son organisation

Du 07.10.2019 (état au 01.11.2019)

1 Organisation

Art. 1 Généralités

1. La Conférence des préfets réunit l'ensemble des préfets du canton de Fribourg.
2. Elle assume les tâches qui lui sont confiées par la législation.

Art. 2 Organisation

1. La Conférence des préfets élit en son sein un président ou une présidente et un vice-président ou une vice-présidente.
2. Les fonctions de président ou présidente et de vice-président ou vice-présidente peuvent être exercées pour l'entier de la législature ou pour une année, sur décision de la Conférence des préfets en début de chaque nouvelle législature.
3. Si la Conférence des préfets choisit de limiter l'exercice des fonctions de président ou présidente et de vice-président ou vice-présidente à une année, ses membres s'entendent, en début de législature, sur l'alternance des présidences et vice-présidences.
4. Le secrétariat de la Conférence des préfets est assuré par son conseiller juridique ou sa conseillère juridique.

Art. 3 Séances

1. La Conférence des préfets se réunit en principe une fois par mois, dans l'un des districts selon une alternance préétablie. Le calendrier des séances (jour et lieu) est en principe fixé en fin d'année pour l'année suivante.
2. En outre, des séances extraordinaires peuvent avoir lieu, en fonction des affaires à traiter.
3. L'invitation aux séances de la Conférence des préfets est transmise par courrier électronique à chaque préfet, avec l'ordre du jour et l'éventuelle documentation annexe.

Art. 4 Procès-verbal

1. Les séances de la Conférence des préfets font l'objet d'un procès-verbal.
2. Par principe, le procès-verbal résume les aspects importants des discussions et des décisions.
3. Le procès-verbal est assuré par le conseiller juridique ou la conseillère juridique de la Conférence des préfets. Une fois rédigé, il est mis à la disposition de tous les membres de la Conférence des préfets en vue de son approbation ultérieure.
4. La Conférence des préfets traite les propositions de modifications et approuve le procès-verbal.
5. Le procès-verbal est transmis, pour information, aux lieutenants et lieutenantes de préfet. Il n'est toutefois pas accessible au public, en application de l'article 29 al. 1 let. b de la loi du 9 septembre 2009 sur l'information et l'accès aux documents.

2 Séances

Art. 5 Ordre du jour

1. Le président ou la présidente et le conseiller juridique ou la conseillère juridique de la Conférence des préfets établissent l'ordre du jour des séances sur le vu des affaires qui ont été annoncées.
2. L'ordre du jour est adressé aux préfets simultanément à l'invitation.
3. La Conférence des préfets peut, d'entente avec tous les membres présents à la séance, entrer en matière sur des affaires ne figurant pas à l'ordre du jour.

Art. 6 Huis clos

1. Les séances de la Conférence des préfets se tiennent à huis clos, sous réserve des rencontres prévues à l'ordre du jour.

Art. 7 Direction des débats

1. Le président ou la présidente dirige les séances de la Conférence des préfets. En cas d'absence ou de récusation, cette tâche revient au vice-président ou à la vice-présidente.

Art. 8 Délibérations

1. Dans le cadre de ses activités, la Conférence des préfets privilégie la concertation.
2. Si une décision est nécessaire, elle est prise à la majorité.

3 Représentation

Art. 9 Signature

1. Les actes de la Conférence des préfets sont signés soit par son président ou sa présidente et/ou son conseiller juridique ou sa conseillère juridique, soit par le ou les préfets chargés de l'affaire.

Art. 10 Participation aux groupes de travail

1. Les préfets s'entendent, en principe en séance, sur leur participation aux différents groupes de travail et autres organisations de projet au sein desquels la Conférence des préfets est invitée à être représentée.
2. Les préfets peuvent proposer la participation d'autres représentants ou représentantes des préfectures (lieutenants ou lieutenantes de préfet et/ou autres collaborateurs et collaboratrices).

4 Conférence des lieutenants et lieutenantes de préfet

Art. 11 Généralités

1. La Conférence des lieutenants et lieutenantes de préfet réunit l'ensemble des lieutenants et lieutenantes de préfet du canton de Fribourg.
2. Elle désigne en son sein son président ou sa présidente. Pour le reste, elle s'organise librement.

Art. 12 Attributions

1. La Conférence des lieutenants et lieutenantes de préfet accomplit les missions et les attributions fixées par la Conférence des préfets.
2. Pour le reste, ses membres échangent, coordonnent et collaborent principalement pour les tâches purement administratives.