Ordonnance sur la Consultation Espace santé-social

Du 18.12.2018 (état au 01.10.2024)

1 Dispositions générales

Art. 1 Champ d'intervention

1. L'Etat de Fribourg met à la disposition de son personnel une consultation spécialisée nommée «Consultation Espace santé-social» (ci-après: CESS).
2. La CESS intervient dans les domaines suivants:
   1. atteintes à la santé physique ou psychique;
   2. risques psychosociaux au travail;
   3. problèmes financiers;
   4. questions personnelles (situations de vie difficiles).
3. La CESS est également le répondant officiel au sein du Service du personnel et d'organisation (ci-après: SPO) pour:
   1. les conflits, le harcèlement psychologique et le harcèlement sexuel;
   2. les activités liées à la réintégration de personnes atteintes dans leur santé;
   3. le traitement des demandes et le secrétariat du Fonds d'entraide sociale pour le personnel de l'Etat.

Art. 2 Mesures

1. Pour remplir sa mission, la CESS propose et/ou coordonne, dans le cadre de son champ d'intervention, les mesures suivantes:
   1. mesures de protection afin d'atténuer les causes et/ou d'empêcher la survenue de problèmes;
   2. mesures destinées à interrompre le processus lié à un problème en cours afin d'en prévenir et d'en limiter les conséquences;
   3. mesures visant à permettre aux personnes touchées par un problème de retrouver leurs capacités initiales ou d'en développer de nouvelles.

2 Organisation

Art. 3 Rattachement

1. La CESS est une entité organisationnelle du SPO. La CESS bénéficie d'une indépendance vis-à-vis de sa hiérarchie dans le choix et la mise en œuvre des prestations offertes au personnel rencontrant des difficultés.
2. Sont réservées les dispositions prévues par l'ordonnance relative au harcèlement et aux difficultés relationnelles sur le lieu de travail et par le règlement relatif au Fonds d'entraide sociale.
3. Dans le cadre de leurs interventions respectives, les intervenants et intervenantes de la CESS (ci-après: les intervenants et intervenantes santé-social) ne sont soumis aux instructions ni des autorités d'engagement, ni du SPO, sous réserve d'une législation spéciale.
4. La décision et la mise en œuvre de mesures concrètes d'application de dispositions légales ou réglementaires relatives au personnel de l'Etat reviennent à l'autorité d'engagement, avec préavis du SPO et en concertation avec l'unité administrative concernée.

Art. 4 Personnel et autres ressources

1. Pour exercer leur activité, les intervenants et intervenantes santé-social se fondent sur les codes déontologiques de la Fédération suisse des psychologues et de l'association AvenirSocial.
2. La qualité du travail fourni par la CESS est notamment garantie par la formation continue, par les intervisions ainsi que par les supervisions.
3. La CESS se sert en principe de ses ressources et structures internes. En cas de besoin, il fait appel à des partenaires externes ou oriente les personnes vers eux.

3 Principes d'activité et prestations

Art. 5 Public-cible

1. Peuvent s'adresser à la CESS:
   1. les collaborateurs et collaboratrices de l'Etat de Fribourg soumis à la loi sur le personnel de l'Etat, sans distinction de niveau hiérarchique;
   2. les bénéficiaires d'indemnités journalières perte de gain du Fonds de garantie de rémunération de l'Etat de Fribourg.
2. La présente ordonnance s'applique par analogie aux membres du Conseil d'Etat, aux juges cantonaux et aux préfets ainsi qu'aux apprenti‑e‑s et stagiaires.

Art. 6 Sollicitation de la CESS

1. Toute personne faisant partie du public-cible (ci-après: personne) peut s'adresser directement à la CESS sans devoir en référer à sa hiérarchie.
2. Chaque supérieur‑e hiérarchique ou chaque répondant ou répondante RH peut s'adresser à la CESS afin de solliciter des conseils dans le cadre du suivi de son personnel rencontrant des difficultés.
3. Un dossier concernant chaque sollicitation est constitué par les intervenants ou intervenantes santé-social en charge du suivi.
4. La démarche auprès de la CESS est volontaire et gratuite.
5. La CESS a la possibilité de refuser ou d'interrompre un suivi s'il estime que la demande n'entre pas dans son champ d'intervention ou dans ses compétences ou que son cadre d'intervention n'est pas respecté.
6. Les rendez-vous avec la CESS sont assimilables à du temps de travail et peuvent être pris durant les heures de travail.

Art. 7 Confidentialité

1. La confidentialité de la démarche et de son contenu est garantie.
2. Aucune démarche ne peut être entreprise par l'intervenant ou l'intervenante santé-social en charge du dossier sans l'accord explicite de la personne concernée. L'accord peut également être retiré en tout temps par la personne concernée.
3. Si une base légale le prévoit, les données strictement nécessaires peuvent être communiquées à des tiers sans l'accord explicite de la ou des personnes.
4. L'Etat met à la disposition de la CESS des locaux indépendants des autres lieux de l'administration et permettant de respecter un accueil confidentiel.

Art. 8 Prestations

1. La CESS propose diverses prestations et divers types d'accompagnement dans le cadre du suivi du personnel rencontrant des difficultés:
   1. suivi individuel;
   2. interventions dans des équipes (médiation, intervention de crise), sous réserve de l'accord des supérieur-e-s hiérarchiques;
   3. conseil à la conduite des personnes en difficulté pour les supérieur-e-s hiérarchiques et répondants et répondantes RH;
   4. orientation vers des services spécialisés et coordination des actions avec ces derniers;
   5. analyse et traitement des demandes de prêt du Fonds d'entraide sociale pour le personnel de l'Etat;
   6. analyse et suivi des demandes d'engagement sur le budget destiné à la réintégration de personnes atteintes dans leur santé.
2. La CESS développe et réalise des cours, séances d'information ou campagnes de prévention sur des thèmes en lien avec son champ d'intervention.
3. La CESS ne peut être mandaté pour instruire une procédure ou mener une enquête administrative selon la législation sur le personnel dans une unité administrative ou un établissement.
4. La CESS ne saurait être appelé à témoigner lors de procédures au sens de la législation sur le personnel ou à participer à des entretiens d'évaluation ou à d'éventuels réexamens de ceux-ci, ou à des auditions prévues dans le cadre de procédures de licenciement.

4 Clôture des dossiers, évaluation et rapport d'activité

Art. 9 Clôture des dossiers

1. Les dossiers traités par la CESS sont considérés comme clos:
   1. sur demande de la personne;
   2. si une personne ne donne pas suite à la démarche entreprise auprès de la CESS;
   3. si la sollicitation n'entre pas dans le champ d'activité, les compétences ou les principes d'activité de la CESS;
   4. en cas de fin des rapports de service, à l'exception des situations indiquées à l'article 5 de la présente ordonnance ou en cas de remboursement en cours d'un prêt du Fonds d'entraide sociale;
   5. en cas de cessation du versement des indemnités perte de gain du Fonds de garantie de rémunération.

Art. 10 Evaluation de la démarche

1. A la fin de la prise en charge, un formulaire d'évaluation de la démarche (ci-après: évaluation) est proposé à la personne, ainsi qu'à la ligne hiérarchique si celle-ci a été impliquée dans les démarches avec la CESS. Cette évaluation est volontaire.
2. Le formulaire d'évaluation complété fait partie du dossier de la personne auprès de la CESS.
3. Les résultats anonymisés de ces évaluations sont utilisés à des fins statistiques et d'amélioration continue de la CESS.

Art. 11 Rapport d'activité

1. La CESS rend annuellement compte de ses activités au Conseil d'Etat.
2. Les informations contenues dans le rapport sont anonymisées afin que la confidentialité des données puisse être garantie.
3. Sont réservées les dispositions prévues par l'ordonnance relative au harcèlement et aux difficultés relationnelles sur le lieu de travail et au règlement relatif au Fonds d'entraide sociale.

5 Protection des données personnelles

Art. 12 Objet

1. Les données sont collectées et traitées par la CESS afin que soit remplie la mission mentionnée dans la présente ordonnance (art. 1, 2 et 8).
2. Les données collectées et traitées par la CESS ne peuvent pas être utilisées en vue et/ou dans le cadre d'une évaluation de prestations ou d'une procédure au sens de la législation sur le personnel.

Art. 13 Nature et récolte des données

1. Chaque dossier comprend uniquement les données indispensables à l'exercice des tâches de la CESS: données personnelles, aspects contractuels de l'engagement, caractéristiques du ou des problèmes identifiés ainsi qu'interventions effectuées et documents justificatifs.
2. Les données sont recueillies par les intervenants et intervenantes santé-social en charge du dossier.
3. Des données ne sont collectées auprès d'une personne ou d'un organe tiers qu'avec l'autorisation explicite de la personne. Cette autorisation est en principe donnée par une procuration écrite. La personne peut retirer en tout temps son autorisation.

Art. 14 Traitement des données

1. Les données sont traitées de manière strictement confidentielle par la CESS, en principe sur support électronique, à l'aide d'un logiciel informatique fermé et protégé.

Art. 15 Accès et sécurité des données

1. Seuls les intervenants et intervenantes santé-social ont accès aux données collectées. Les données récoltées par la CESS ne peuvent être consultées ni par l'employeur, ni par le SPO, ni par la Caisse de prévoyance du personnel de l'Etat, sous réserve de l'autorisation de la personne concernée.
2. Les données collectées par la CESS ne font pas partie du dossier personnel du collaborateur ou de la collaboratrice, ni de celui de la ligne hiérarchique ou des collègues.
3. Toutes les mesures nécessaires visant à assurer la protection des données et l'inaccessibilité des données par des tiers sont mises en place par la CESS et relèvent de la responsabilité des intervenants et intervenantes santé-social.
4. La CESS recourt au Service de l'informatique et des télécommunications (ci-après: SITel) pour l'exploitation technique de son logiciel informatique.
5. Concernant les mesures de sécurité, le SITel évalue les risques et prend les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour sécuriser ces données sensibles.

Art. 16 Conservation, archivage et destruction

1. Les données contenues dans un dossier sont conservées par la CESS.
2. Le délai de conservation est de dix ans après la clôture du dossier en matière de conseil et de soutien dans le règlement de dettes, dans le cadre des décisions concernant les demandes de prestations relatives au Fonds d'entraide sociale et l'affectation des moyens financiers destinés à l'engagement de personnes atteintes dans leur santé.
3. Le délai de conservation est de cinq ans après la clôture du dossier pour tous les autres types d'interventions.
4. A l'issue de leur durée de conservation, les données sont détruites par la CESS.

6 Financement

Art. 17

1. Le financement de la CESS est entièrement comptabilisé dans le budget du SPO.
2. Le Conseil d'Etat et la Caisse de prévoyance du personnel de l'Etat de Fribourg conviennent des modalités de cofinancement de la CESS.

7 Disposition finale

Art. 18

1. Cette ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2019.