Directive concernant l'Annuaire téléphonique des collaborateurs et collaboratrices de l'Etat

Du 11.10.2016 (état au 01.11.2016)

1 Dispositions générales

Art. 1 Objet et but

1. La présente directive règle le contenu et la publication de l'Annuaire téléphonique des collaborateurs et collaboratrices de l'Etat de Fribourg (ci-après: l'Annuaire téléphonique) sur Intranet, pour l'administration, et sur Internet, pour le public.
2. La publication de l'Annuaire téléphonique vise:
   1. à faciliter et garantir une communication efficace à l'intérieur de l'administration entre les divers services de l'Etat, au moyen d'Intranet, et
   2. à faciliter l'accès des citoyens et citoyennes aux divers services de l'Etat, au moyen d'Internet.

Art. 2 Organisation

1. La publication de l'Annuaire téléphonique se fait uniquement sous forme électronique. Elle incombe à la Chancellerie d'Etat, en collaboration avec l'Administration des finances et le Service de l'informatique et des télécommunications.
2. Les données sont cependant collectées et mises à jour de manière décentralisée. A cet effet, une ou plusieurs personnes sont désignées dans chacune des Directions pour assumer la gestion de l'Annuaire téléphonique; le Service de la justice exerce cette fonction pour les organes judiciaires.
3. Les unités administratives, y compris les établissements personnalisés, et les organes judiciaires annoncent à leur gestionnaire les modifications avant qu'elles ne deviennent effectives. L'annonce se fait au moyen d'un formulaire électronique spécifique.

2 Diffusion de l'Annuaire téléphonique sur Intranet

Art. 3

1. Sont rendues accessibles sur Intranet les données professionnelles suivantes:
   1. le nom et le prénom;
   2. le domaine d'activité de la personne ainsi que le nom de l'entité à laquelle elle est rattachée (Direction, unité administrative, sous-unité; organe judiciaire);
   3. les numéros de téléphone direct, de téléphone officiel, de télécopieur;
   4. facultativement, le numéro de téléphone mobile;
   5. les adresses postale, de livraison et électronique;
   6. facultativement, le numéro de bureau et l'étage.

3 Diffusion de l'Annuaire téléphonique sur Internet

Art. 4 Etendue

1. Sont seules publiées sur Internet les données professionnelles des personnes occupant des fonctions dirigeantes ou celles des collaborateurs et collaboratrices ayant régulièrement des liens directs avec un grand nombre d'administré-e-s.
2. Les Directions, la Chancellerie d'Etat, les établissements personnalisés et les organes judiciaires décident quels membres du personnel figurent dans l'Annuaire téléphonique accessible au public. Ils requièrent, au préalable, le consentement des personnes concernées.
3. Ne figurent pas dans l'Annuaire téléphonique accessible au public les données professionnelles des magistrats et magistrates du Pouvoir judiciaire ainsi que celles des collaborateurs et collaboratrices de la Police cantonale. Cette restriction peut être étendue à d'autres fonctions.
4. Chaque entité doit indiquer, au moins, son adresse postale et son adresse de livraison, son adresse de courrier électronique ainsi que le numéro de téléphone d'un secrétariat ou d'une réception.

Art. 5 Contenu

1. Sont rendues accessibles sur Internet les données professionnelles suivantes:
   1. le nom et le prénom;
   2. le domaine d'activité de la personne ainsi que le nom de l'entité à laquelle elle est rattachée (Direction, unité administrative, sous-unité; organe judiciaire);
   3. un numéro de téléphone (celui du secrétariat, de la réception ou de la personne);
   4. les adresses postale et de livraison;
   5. une adresse électronique (celle de la personne ou celle de l'entité);
   6. le cas échéant, l'adresse du guichet ou du bureau destiné à la réception du public ainsi que les heures d'ouverture.

4 Prévention et sécurité

Art. 6 Information quant aux risques

1. Lors de toute communication de données professionnelles en vue de leur diffusion sur Internet, les Directions, la Chancellerie d'Etat, les établissements personnalisés et les organes judiciaires informent le collaborateur ou la collaboratrice concerné-e des risques liés à cette diffusion, notamment usage néfaste des données, réception non souhaitée de courriers électroniques, téléphones abusifs, harcèlement.

Art. 7 Mesures de sécurité

1. Les organes auxquels incombe la publication de l'Annuaire téléphonique (art. 2 al. 1) prennent toutes les mesures organisationnelles et techniques propres:
   1. à éviter les abus, notamment toute utilisation commerciale des données;
   2. à assurer la sécurité des données, notamment afin de prévenir leur perte et d'empêcher qu'elles ne soient traitées ou modifiées sans autorisation.

5 Dispositions finales

Art. 8 Abrogations

1. Sont abrogés:
   1. l'arrêté du Conseil d'Etat No 440 du 8 avril 2003 intitulé «Annuaire téléphonique des collaborateurs et collaboratrices de l'Etat de Fribourg – Contenu et publication»;
   2. l'arrêté du Conseil d'Etat No 992 du 8 septembre 2003 intitulé «Annuaire téléphonique des collaborateurs et collaboratrices de l'Etat de Fribourg – Critères de la publication sur Internet».

Art. 9 Entrée en vigueur

1. La présente directive entre en vigueur le 1er novembre 2016.