Ordonnance relative aux procédures administratives par voie électronique

(OeCPJA) Du 15.05.2017 (état au 01.06.2017)

1 Communication d'écrits (annexe 1 CPJA, ch. 1.3 et 1.4)

Le guichet de cyberadministration de l'Etat indique les autorités devant lesquelles les écrits peuvent être communiqués par voie électronique. Il précise les procédures concernées ainsi que les canaux et formats à utiliser.
L'autorité peut exclure la communication électronique des écrits dans certaines phases de la procédure ou pour certains types de documents. Elle peut aussi demander à la partie concernée de fournir en sus des exemplaires imprimés des documents qui ne peuvent pas être imprimés ou édités de manière satisfaisante sur les appareils usuellement à la disposition des parties ou de l'autorité.
Ces règles s'appliquent par analogie aux procédures qui se déroulent par le biais d'un guichet communal.

Les parties communiquent leurs écrits et les pièces qui y sont annexées dans le format spécifié pour le canal de communication utilisé.
Si un écrit ou une pièce annexe ne peut pas être consulté par l'autorité, celle-ci impartit à la partie un court délai:
1. pour réexpédier les écrits ou documents sous un format qu'elle spécifie, ou
2. pour lui remettre, après impression, tout ou partie des écrits et pièces annexes.

Lorsqu'une signature électronique est requise, l'autorité concernée indique quel type de signature est reconnu.
Si la signature électronique requise fait défaut, l'autorité peut impartir à la partie un délai pour corriger ce vice. La partie le corrige soit en réitérant l'envoi avec une signature électronique reconnue, soit en expédiant l'écrit muni de sa signature manuscrite conformément à la procédure ordinaire du CPJA.

Toute personne qui est régulièrement partie à une procédure devant une autorité déterminée ou qui représente régulièrement des parties devant elle peut demander à cette autorité de lui notifier par voie électronique les décisions afférentes à l'ensemble des procédures ou à un ensemble déterminé de procédures.
L'acceptation peut être révoquée en tout temps, moyennant un préavis d'un mois.

La notification passe par un mode de transmission qui permet:
1. d'assurer l'identification de la personne destinataire;
2. d'enregistrer de manière précise le moment de la notification;
3. et de protéger la communication jusqu'à la personne destinataire de toute modification et de toute prise de connaissance par des personnes non autorisées.
En cas de notification par le biais d'un guichet de cyberadministration, celle-là est confirmée par l'envoi d'un message électronique à la personne destinataire.
Les décisions et les pièces annexes sont transmises au format électronique fixé par les Archives de l'Etat.
Les décisions sont munies d'une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié qui émane d'un fournisseur reconnu par la Confédération ou le canton.
Lorsqu'un grand nombre de décisions qui ne peuvent pas être signées individuellement par l'autorité sont notifiées, elles peuvent être munies d'une signature électronique qui fait l'objet d'un certificat délivré par un fournisseur reconnu et qui a été créée par des moyens dont seule la personne titulaire du certificat détient le contrôle.

La notification est réputée avoir lieu au moment où l'envoi est téléchargé depuis l'emplacement de destination convenu ou est consulté d'une autre manière.
Si l'envoi n'a pas été téléchargé ou consulté d'une autre manière dans les sept jours suivant sa mise à disposition à l'emplacement de destination convenu, la notification est réputée avenue.

Si la communication électronique est admise pour la procédure en cause, les parties peuvent exiger que l'autorité leur remette par voie électronique une copie des décisions qui leur ont été notifiées sous une autre forme.
L'autorité joint au document électronique une attestation selon laquelle il est conforme à la décision.
La remise d'une copie ne fait pas courir à nouveau un éventuel délai.

Lorsqu'un document muni d'une signature électronique est imprimé à des fins officielles (par ex. envoi à une partie ou archivage), le document imprimé doit contenir l'attestation selon laquelle il est conforme à la version électronique.
L'attestation garantit:
1. l'intégrité du document;
2. l'identité de la personne qui a signé;
3. la validité et la qualité de la signature électronique, y compris celles d'éventuels attributs ayant une portée juridique;
4. la date et l'heure de la signature électronique, y compris la qualité de ces informations.
L'attestation est datée et signée, avec indication de l'identité de la personne qui l'a signée. Toutefois, les Archives de l'Etat peuvent dispenser de munir d'une signature manuscrite l'attestation concernant les documents destinés exclusivement à l'archivage ou certaines catégories de ces documents.