Directives du Tribunal administratif sur le préarchivage des dossiers judiciaires et leur versement aux Archives de l'Etat

Du 10.06.2002 (état au 01.07.2002)

1 Dispositions générales

Art. 1 Définitions

1. Les dossiers de préarchives sont constitués des documents qui ne présentent plus d'utilité immédiate et doivent être conservés par les organes, services et établissements dans des lieux adéquats.
2. Les dossiers d'archives sont constitués des documents préarchivés qui paraissent ne plus présenter d'utilité pratique, dont d'éventuels délais de conservation (fixés dans ces directives) sont échus, et qui sont conservés par les Archives de l'Etat.

Art. 2 Objet

1. Les présentes directives régissent le préarchivage et le versement aux Archives de l'Etat des dossiers du Tribunal administratif ainsi que des autorités de la juridiction administrative placées sous sa surveillance.
2. Elles s'appliquent aux documents constituant les dossiers judiciaires, après que les titres de preuves produits par les parties leur ont été restitués.
3. Elles ne s'appliquent pas aux collections de jugements, décisions, protocoles, fichiers et registres, qui sont conservés sur un support rigide pour une durée illimitée par les autorités dont ils émanent (sauf prescriptions légales contraires).
4. La conservation des documents relatifs à l'administration générale des autorités mentionnées à l'alinéa 1 est régie par le règlement concernant les Archives de l'Etat (RArch).
5. Les prescriptions spéciales de droit fédéral ou cantonal sont réservées, notamment le règlement sur la sécurité des données personnelles (RSD).

2 Modalités du préarchivage

Art. 3 Compétences

1. Chaque autorité mentionnée à l'article 2 al. 1 préarchive les dossiers issus de ses activités et en assure la conservation et la protection par toute mesure permettant de garantir leur sécurité.
2. Le Tribunal administratif veille, en collaboration avec les Archives de l'Etat, au préarchivage des documents par l'autorité concernée.

Art. 4 Classement

1. Après la liquidation définitive d'une affaire, les dossiers sont inscrits dans un livre de préarchives selon leur date d'inscription au rôle, la date de liquidation de l'affaire, le nom des parties et la matière traitée.

Art. 5 Conservation et accès

1. Les dossiers sont soigneusement conservés dans un local adéquat, fermé à clef et suffisamment protégé contre le feu et l'humidité. La sécurité des données personnelles figurant dans les dossiers de préarchives doit être assurée (art. 13 al. 1 RSD).
2. Les dossiers préarchivés ne sont pas accessibles au public. Des dérogations peuvent être accordées par l'autorité concernée, avec l'accord du Tribunal administratif, pour faciliter des recherches à caractère scientifique.

Art. 6 Durée du préarchivage

1. Les dossiers judiciaires sont conservés dix ans.
2. Les prescriptions légales fixant des délais différents sont réservées.

3 Versement aux Archives de l'Etat et destruction

Art. 7 Terme des préarchives

1. Tous les dix ans, l'autorité de préarchivage s'adresse au Tribunal administratif qui décide du dessaisissement des dossiers arrivés au terme de leur durée de préarchivage.
2. Le Tribunal administratif requiert l'intervention des Archives de l'Etat qui, avec la collaboration de l'autorité de préarchivage, décident de l'archivage ou de la destruction des dossiers.
3. Pour les dossiers préarchivés par le Tribunal administratif, l'intervention des Archives de l'Etat peut être requise à intervalles plus rapprochés, si le nombre des dossiers arrivés au terme de leur durée de préarchivage le justifie.

Art. 8 Versement aux Archives de l'Etat

1. Sont versés aux Archives de l'Etat les dossiers qui ont une valeur permanente ou historique, notamment les dossiers se rapportant:
   1. aux cas particulièrement caractéristiques du point de vue juridique;
   2. aux affaires touchant des personnalités et des lieux qui présentent un intérêt spécial;
   3. aux causes qui comprennent des indications précieuses en matière culturelle (conditions sociales, époques, facteurs d'évolution).

Art. 9 Destruction

1. Sont détruits, avec l'accord du Tribunal administratif et en accord avec les Archives de l'Etat, les dossiers dont l'archivage n'est pas prescrit par l'article 8.
2. La destruction intervient de manière appropriée pour éviter toute possibilité de reconstitution (art. 13 al. 2 RSD).

4 Dispositions finales

Art. 10

1. Ces directives entrent en vigueur le 1er juillet 2002.