Règlement d'organisation de la Haute Ecole spécialisée de Suisse occidentale//Fribourg

Du 07.12.2015 (état au 01.09.2015)

1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

1. Le présent règlement détermine l'organisation et le fonctionnement de la Haute Ecole spécialisée de Suisse occidentale//Fribourg (ci-après: HES-SO//FR) ainsi que des écoles et d'autres entités de la HES-SO//FR.
2. Le règlement arrête notamment la composition, la désignation, les attributions, la présidence, le mode de décision, le mode de communication et les obligations des membres des structures mentionnées à l'alinéa 1.
3. Les compétences des organes ou entités qui, de par la loi, s'organisent seuls sont réservées, comme aussi les dispositions contraires des règlements internes des écoles.

Art. 2 Organes

1. Les organes de la HES-SO//FR sont:
   1. le conseil de la HES-SO//FR (art. 17ss LHES-SO//FR);
   2. le comité de direction (art. 20ss LHES-SO//FR);
   3. la direction générale (art. 23ss LHES-SO//FR);
   4. le conseil représentatif du personnel et des étudiant-e-s de la HES-SO//FR (ci-après: le conseil représentatif) (art. 28ss LHES-SO//FR);
   5. la direction de l'école (art. 31s. LHES-SO//FR).
2. Les organes des écoles sont:
   1. le comité de direction (art. 31 al. 4 LHES-SO//FR);
   2. les organes participatifs des étudiants et étudiantes et des personnels (art. 31 al. 5 LHES-SO//FR);
   3. les conseils spécialisés (art. 33 LHES-SO//FR);
   4. les autres entités des écoles.

Art. 3 Séances

1. Les organes se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au minimum une fois par semestre académique.
2. Les séances ne sont pas publiques.
3. Au besoin, des tiers peuvent être conviés aux séances.
4. Les séances décisionnelles font l'objet de procès-verbaux.
5. Exceptionnellement, les membres peuvent participer aux séances à distance, par exemple par vidéoconférence.
6. Trois membres peuvent demander la convocation d'une séance extraordinaire.

Art. 4 Ordre du jour et convocation

1. Le président ou la présidente établit l'ordre du jour.
2. Chaque personne participant à la séance peut proposer les sujets à inscrire à l'ordre du jour.
3. Les propositions sont inscrites à l'ordre du jour provisoire au plus tard dix jours avant la séance.
4. L'ordre du jour définitif est porté à la connaissance des autres participants et participantes au moins une semaine à l'avance.
5. L'ordre du jour définitif tient lieu de convocation.
6. L'ordre du jour est communiqué aux membres de l'organe et, dans la mesure qui les concerne, aux tierces personnes conviées.
7. Le directeur général ou la directrice générale ainsi que les directeurs et directrices des écoles ont accès à l'ordre du jour.

Art. 5 Participation et suppléance

1. Les membres participent personnellement aux séances, sauf disposition contraire.
2. Un membre empêché de participer en informe immédiatement le président ou la présidente de l'organe concerné; il peut communiquer par écrit ses observations au président ou à la présidente.

Art. 6 Décisions

1. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents.
2. Les votes par procuration ne sont pas autorisés.
3. En cas d'égalité, la voix du président ou de la présidente l'emporte.
4. Les décisions peuvent être prises par voie de circulation.

Art. 7 Procès-verbal

1. Chaque séance donne lieu à un procès-verbal dont la tenue est assurée par une personne désignée.
2. Le procès-verbal est accessible aux membres de l'organe concerné ainsi qu'au directeur général ou à la directrice générale et aux directeurs et directrices des écoles. Il peut l'être, en entier ou en partie, aux personnes conviées à la séance.
3. Chaque personne ayant participé à la séance dispose d'une semaine pour demander des corrections, des modifications ou des ajouts.
4. Le procès-verbal est consigné électroniquement et est disponible au plus tard trois jours ouvrables après la séance.
5. Le procès-verbal définitif est approuvé à la séance suivante.

Art. 8 Communication

1. La communication des décisions prises en séance se fait par le président ou la présidente aux personnes concernées en principe par voie électronique, aux adresses officielles des écoles.
2. Les procès-verbaux et les décisions sont envoyés aux membres de l'organe concerné. Les procès-verbaux selon l'article 2 al. 1 et al. 2 let. a, b, et c sont envoyés au directeur général ou à la directrice générale.
3. Les organes des écoles ne peuvent pas communiquer spontanément au public des informations sur leurs travaux, sauf disposition légale contraire ou accord préalable du directeur ou de la directrice de l'école.

Art. 9 Principes

1. Les membres respectent les principes de la charte de la HES-SO//FR.

2 Organes de la HES-SO//FR

2.1 Conseil de la HES-SO//FR

Art. 10 Principe

1. Les principes, la composition et les compétences du conseil de la HES-SO//FR sont déterminés dans la loi (art. 17ss LHES-SO//FR).

2.2 Comité de direction

Art. 11 Principe

1. Les principes, la composition et les compétences du comité de direction de la HES-SO//FR sont déterminés dans la loi (art. 20ss LHES-SO//FR).

Art. 12 Séances

1. A l'exception des mois de juillet et août, le comité de direction se réunit en principe une fois par mois, au minimum quatre fois par an, pour une séance d'une demi-journée.
2. Les séances se tiennent, en principe, à tour de rôle dans chacune des écoles de la HES-SO//FR.

Art. 13 Participation et suppléance

1. Le directeur général ou la directrice générale et les directeurs et directrices des écoles participent personnellement aux séances.
2. Le directeur général ou la directrice générale empêché-e de participer à une séance s'y fait représenter par le suppléant ou la suppléante qu'il ou elle doit désigner pour une année civile, en accord avec le comité de direction, parmi les membres permanents de ce dernier. En cas d'absence prolongée, le Conseil d'Etat nomme un directeur ou une directrice ad interim.
3. Le directeur ou la directrice d'école empêché-e de participer à une séance en informe le directeur général ou la directrice générale et s'y fait représenter par l'un de ses directeurs adjoints ou l'une de ses directrices adjointes.
4. Le quorum pour siéger est de quatre membres. Le cas échéant, il est tenu compte de l'article 3 al. 5 du présent règlement.
5. Le comité de direction peut être convoqué en séance extraordinaire pour des objets urgents.

Art. 14 Procès-verbal

1. Chaque séance donne lieu à un procès-verbal dont la tenue est assurée en principe par l'assistant ou l'assistante du directeur général ou de la directrice générale.
2. Le procès-verbal est accessible aux personnes auxquelles le directeur général ou la directrice générale et les directeurs et directrices des écoles ont octroyé un droit d'accès. Le droit d'accès selon la législation sur l'information est réservé.

Art. 15 Autres prescriptions

1. Sur l'initiative du directeur général ou de la directrice générale, le comité de direction se réunit une fois par année en un séminaire extra-muros.
2. Les thèmes à traiter, l'endroit et la durée du séminaire sont proposés par le directeur général ou la directrice générale qui les soumet aux membres permanents du comité de direction pour approbation.

2.3 Direction générale

Art. 16 Principe

1. La composition et les compétences de la direction générale de la HES-SO//FR ainsi que les principes qui la régissent sont déterminés dans la loi (art. 23ss LHES-SO//FR).

Art. 17 Services techniques centraux

1. Les principes applicables aux responsables des services techniques centraux de la HES-SO//FR et à leurs correspondants ou correspondantes dans ces écoles sont déterminés dans la loi (art. 25ss LHES-SO//FR).
2. Le directeur général ou la directrice générale reçoit en principe une fois par mois chaque responsable des services techniques.
3. Le groupe dans son ensemble est reçu par le directeur général ou la directrice générale une fois par année.

Art. 18 Responsables de missions particulières

1. Les principes applicables aux responsables de missions particulières sont déterminés dans la loi (art. 25ss LHES-SO//FR).
2. Chaque responsable de missions particulières est reçu-e par le directeur général ou la directrice générale une fois par année.

2.4 Conseil représentatif du personnel et des étudiant-e-s de la HES-SO//FR

Art. 19 Principe

1. La composition et les compétences du conseil représentatif ainsi que les principes qui le régissent sont déterminés dans la loi (art. 28ss LHES-SO//FR).
2. Au surplus, le conseil représentatif s'organise lui-même, dans un règlement.

3 Organes des écoles de la HES-SO//FR

Art. 20 Principe

1. L'organisation et les compétences des organes des écoles de la HES-SO//FR sont déterminées par la loi (art. 31ss LHES-SO//FR).
2. Sauf dispositions contraires, les prescriptions suivantes s'appliquent à l'organisation des organes des écoles.

Art. 21 Compétences

1. Les organes des écoles se prononcent sur toutes les questions qui leur sont soumises concernant l'organisation, le fonctionnement et le développement de leur école.

Art. 22 Terminologie

1. Les noms et les compétences des organes des écoles sont uniformisés et répertoriés dans une nomenclature adoptée par le comité de direction de la HES-SO//FR.

3.1 Comité de direction

Art. 23 Organisation

1. Le comité de direction est composé, au minimum:
   1. du directeur ou de la directrice, qui le préside;
   2. des directeurs adjoints ou directrices adjointes.

3.2 Organes participatifs des étudiants et étudiantes et des personnels

Art. 24 Organisation

1. Les organes participatifs des étudiants et étudiantes et des personnels s'organisent eux-mêmes par un règlement interne approuvé par la direction de l'école.
2. Les membres de ces organes sont élus selon les dispositions topiques de la HES-SO//FR.

Art. 25 Compétences

1. Les organes participatifs, notamment le conseil participatif, donnent leur avis sur toute question soumise par la direction, en particulier sur tout règlement s'appliquant à l'ensemble de l'école concernée, sur le plan stratégique de l'école, sur les projets de développement des missions.
2. Ils peuvent formuler des propositions et déposer des interpellations sur toute question relative à l'école concernée.

Art. 26 Principes

1. Les avis fournis par les organes participatifs des étudiants et étudiantes et des personnels n'ont pas de valeur contraignante.
2. La direction de l'école se détermine, en principe, sur tous les avis des organes participatifs des étudiants et étudiantes et des personnels.

3.3 Conseils spécialisés

Art. 27 Organisation

1. L'organisation et la compétence des conseils spécialisés sont déterminées par la loi (art. 33 LHES-SO//FR).

3.4 Autres entités des écoles

Art. 28 Autres entités

1. Chaque école peut définir d'autres entités. La direction de l'école statue sur leur organisation et leur fonctionnement.

Art. 29 Terminologie

1. Les noms et les compétences des entités des écoles sont uniformisés et répertoriés dans une nomenclature adoptée par le comité de direction de la HES-SO//FR.

4 Mandats au sein des organes participatifs

Art. 30 Durée

1. La durée des mandats est de quatre ans, renouvelable une fois, sauf pour les personnes représentant les étudiants et étudiantes pour lesquelles la durée du mandat est de deux ans, non renouvelable.

Art. 31 Cumul

1. Nul ne peut siéger dans plus de deux organes participatifs, y compris ceux de la HES-SO.
2. La personne élue dispose au besoin d'un délai de deux semaines à compter de la publication des élections sur Internet pour choisir les deux mandats qu'elle entend conserver.

Art. 32 Contrepartie

1. Seuls les membres du conseil représentatif ont droit à une contrepartie. Le personnel de la HES-SO//FR a droit à une décharge de cinq jours au prorata du temps de travail. Les étudiants et étudiantes bénéficient de 2 crédits ECTS en principe hors cursus ainsi que d'une attestation.
2. Les membres issus du personnel reçoivent une dotation en temps afin de préparer les séances et d'y participer. Le cumul éventuel de mandats, au sens de l'article 31 du présent règlement, n'entraîne aucune majoration de la dotation en temps.
3. Les membres représentant les étudiants et étudiantes reçoivent une attestation de leur participation ainsi que 2 crédits ECTS qui ne sont en principe pas intégrés dans le plan d'études.

Art. 33 Récusation

1. Les membres veillent à se récuser si les circonstances ou les sujets abordés en séances le requièrent.

Art. 34 Fin du mandat

1. La qualité de membre se perd par:
   1. la démission;
   2. la fin des rapports de travail au sein de la HES-SO//FR ou de l'école représentée, pour le personnel;
   3. l'exmatriculation ou la fin de la formation au sein de la HES-SO//FR, pour les étudiants et étudiantes.

5 Dispositions finales

Art. 35 Abrogations

1. Sont abrogés:
   1. l'ordonnance du 27 janvier 2004 sur l'organisation de l'Ecole d'ingénieurs et d'architectes de Fribourg en départements et filières (RSF 426.12);
   2. le règlement du 14 juillet 1995 de la Haute Ecole de gestion de Fribourg (RSF 427.11).

Art. 36 Entrée en vigueur

1. Le présent règlement entre en vigueur avec effet rétroactif au 1er septembre 2015.