Directives DSJ sur la durée de conservation et l'élimination des données de police

Du 27.04.2009 (état au 01.05.2009)

1 Dispositions générales

Art. 1 Objet et champ d'application

1. Les présentes directives fixent la durée de conservation des données personnelles exploitées par la Police cantonale à des fins de police ainsi que la procédure et les modalités de l'élimination de ces données.
2. Elles sont applicables aux données électroniques ainsi qu'aux documents physiques, qu'ils soient rattachés ou non à des données électroniques.
3. Elles s'appliquent exclusivement aux données contenues dans les fichiers dont la Police cantonale est responsable au sens de la législation sur la protection des données; les fichiers exploités par la Confédération ou d'autres organisations publiques auxquels participe, directement ou indirectement, la Police cantonale sont régis par les dispositions spéciales qui leur sont applicables.
4. Les données personnelles traitées par la Police cantonale qui ne sont pas exploitées à des fins de police sont régies par les règles ordinaires de la protection des données.

Art. 2 Définitions

1. Sont des données personnelles exploitées à des fins de police au sens des présentes directives (ci-après: données de police) toutes les données personnelles nécessaires à l'accomplissement des tâches incombant à la Police cantonale (ci-après: tâches de police).
2. Les données de police sont contenues dans des fichiers tenus à des fins de recherche criminelle ainsi que dans d'autres fichiers de police.
3. Les fichiers tenus à des fins de recherche criminelle sont les fichiers constitués à partir de données recueillies dans le cadre d'enquêtes relatives à la commission des crimes, des délits et des contraventions, à l'exclusion des contraventions à la loi fédérale sur la circulation routière et des contraventions prévues par le droit cantonal. Ils comprennent en outre les fichiers visés à l'article 7.
4. Les autres fichiers de police sont les fichiers qui contiennent les autres données de police.

Art. 3 Liste des données de police

1. La Police cantonale dresse une liste des données exploitées à des fins de police, en distinguant, sur la base de l'événement à l'origine de la collecte des données, les données exploitées à des fins de recherche criminelle des données exploitées à d'autres fins de police.

Art. 4 Droit réservé

1. Les dispositions de la loi sur la protection des données régissant la rectification ou la destruction des données sur requête des personnes concernées sont réservées.

2 Durée de conservation

Art. 5 Principes

1. Les données de police sont conservées par la Police cantonale dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches de police.
2. Sous réserve des cas particuliers prévus à l'article 13, elles sont éliminées au terme des durées de conservation fixées aux articles 6 à 10.
3. Les délais de conservation fixés par les dispositions du droit fédéral sont réservés.

Art. 6 Données de police contenues dans les fichiers tenus à des fins de recherche criminelle – En général

1. La durée de conservation des données contenues dans les fichiers tenus à des fins de recherche criminelle est, sous réserve des alinéas 2 et 3:
   1. de huitante ans pour les crimes imprescriptibles;
   2. de vingt ans pour les crimes et les délits;
   3. de dix ans pour les contraventions.
2. Les données relatives aux personnes mineures au moment de la commission de l'infraction sont conservées durant dix ans au plus.
3. Les données personnelles relatives à une personne suspectée d'avoir commis une infraction doivent être supprimées au terme de la procédure lorsque la personne a été mise hors de cause.

Art. 7 Données de police contenues dans les fichiers tenus à des fins de recherche criminelle – Données de police contenues dans les fichiers de la Centrale de renseignements internes

1. Les fichiers de la Centrale de renseignements internes groupent des données relatives à des faits non vérifiés, qui sont conservées, hors enquête, à des fins de recherche criminelle.
2. Ces données sont enregistrées dans une banque de données indépendante, gérée séparément du système central d'information.
3. Elles sont conservées durant trois ans au plus.

Art. 8 Données de police contenues dans les autres fichiers de police – Principe

1. La durée de conservation des données contenues dans les autres fichiers de police est de cinq ans.
2. L'article 5 al. 3 est applicable par analogie.

Art. 9 Données de police contenues dans les autres fichiers de police – Cas particuliers

1. Les données relatives à la perte ou au vol d'un document d'identité sont conservées jusqu'à ce que les documents aient été retrouvés, mais au plus durant cinquante ans à compter de la déclaration d'enregistrement de la perte ou du vol.
2. Les données relatives à la disparition d'une personne sont conservées tant que la personne disparue n'a pas été retrouvée, mais au plus jusqu'à ce qu'elle atteigne l'âge de 99 ans.

Art. 10 Pluralité d'enregistrements

1. Lorsque des données de police concernant plusieurs événements sont rattachées à un auteur, toutes les données concernant cette personne sont conservées jusqu'à l'écoulement du délai de conservation le plus long.
2. En cas d'implication de plusieurs personnes dans la commission d'une infraction, les données relatives à chacune d'entre elles doivent, à la clôture de l'enquête, être traitées de manière indépendante, de sorte que la prolongation prévue à l'alinéa précédent s'applique exclusivement à la personne récidiviste.

Art. 11 Computation des délais

1. Le délai commence à courir à compter de la date de l'enregistrement. Lorsque l'inscription d'une donnée se rapporte à une situation durable, le délai commence à courir à la date à laquelle cette situation prend fin.

3 Procédure

Art. 12 Principe

1. Au terme du processus de traitement de l'événement ainsi que dans les cas de prolongation visés à l'article 13, chaque donnée de police conservée en lien avec cet événement est assortie, manuellement ou de manière automatisée, d'une date d'échéance déterminée en application des articles 6 à 10.
2. Les données dont le délai de conservation est échu sont éliminées conformément aux articles 14 et suivants.

Art. 13 Exception

1. A l'échéance du délai de conservation, le commandant ou la commandante de la Police cantonale peut, sur la base d'une analyse concrète du dossier dans un cas d'espèce, décider de prolonger la conservation pour une durée qu'il ou elle détermine.
2. La prolongation est admise dans les cas suivants:
   1. lorsque la conservation demeure nécessaire pour la prévention ou la poursuite d'infractions pénales graves;
   2. lorsque la conservation se justifie pour des motifs particuliers, par exemple pour des raisons scientifiques, didactiques ou à des fins statistiques; les données ne peuvent être utilisées que dans une forme anonymisée.
3. Dans les cas visés à l'alinéa 2 let. a, le nouveau délai ne doit pas excéder les délais initiaux prévus aux articles 6 et 8, et la prolongation n'est pas renouvelable.
4. Le commandant ou la commandante de la Police cantonale précise, dans un ordre de service, les critères de sélection des dossiers qui doivent lui être soumis pour analyse.

4 Elimination

Art. 14 En général

1. L'élimination des données de police, conservées sur support électronique et/ou dans des documents physiques, se fait par le versement de ces données aux Archives de l'Etat ou par leur destruction.

Art. 15 Versement aux Archives

1. Les données de police dont le délai de conservation est échu sont proposées aux Archives de l'Etat aux fins d'archivage conformément aux règles ordinaires.

Art. 16 Destruction

1. Les données de police jugées sans valeur archivistique par les Archives de l'Etat sont détruites de façon à écarter toute possibilité de reconstitution.

5 Dispositions finales

Art. 17 Entrée en vigueur et mise en œuvre

1. Les présentes directives entrent en vigueur le 1er mai 2009. Les personnes concernées peuvent, dès cette date, en demander l'application conformément aux règles de la législation sur la protection des données.
2. Pour le surplus, la Police cantonale procède à la mise en œuvre des directives de la manière suivante:
   1. elle élimine jusqu'au 31 décembre 2009 les documents physiques contenant des données de police collectées avant la mise en exploitation de son système de gestion informatique des données de police et dont le délai de conservation est échu en application des articles 6 à 10; dans les cas où le délai de conservation n'est pas encore échu, une date d'élimination est attribuée aux documents visés;
   2. elle prend les dispositions nécessaires pour introduire dans le système précité une gestion informatisée d'élimination des données de police, opérationnelle au plus tard le 1er janvier 2011.

Art. 18 Publication

1. En raison de leur caractère d'intérêt général, les présentes directives sont publiées dans le Recueil officiel fribourgeois.