Règlement d'exécution de la loi sur l'information du public, la protection des données et l'archivage

(RELIPDA) Du 16.12.2010 (état au 01.01.2024)

1 Dispositions générales

Art. 1 But

1. Le présent règlement détermine les modalités de l'information du public, de l'accès aux informations générales et particulières, de l'accès aux documents officiels, du traitement des données personnelles par les autorités et de l'archivage des documents officiels.
2. Des directives peuvent préciser les modalités du présent règlement.

Art. 2 Champ d'application

1. Sauf dispositions particulières, le présent règlement s'applique à toutes les autorités définies à l'article 3 alinéa 1 de la LIPDA.

2 Information du public

Art. 3 Orientation générale

1. Les autorités donnent une orientation générale sur leur action et leur politique lors de rencontres périodiques avec les représentants des médias.

Art. 4 Information régulière

1. En règle générale, les décisions des autorités de nature à intéresser le public font l'objet d'une information régulière par les vecteurs appropriés, compte tenu de son importance.

Art. 5 Information ponctuelle

1. Lorsqu'elles le jugent nécessaire, les autorités donnent une information ponctuelle par le biais d'une conférence, d'un point ou d'un communiqué de presse auquel les journalistes sont conviés.

3 Accès aux informations générales et particulières

Art. 6 Demande d'informations générales

1. Des informations générales sur l'activité des autorités peuvent faire l'objet d'une demande qui n'est soumise à aucune exigence de forme auprès de l'autorité concernée.
2. Une demande informelle est irrecevable lorsque le traitement de la demande exige un effort particulier.
3. En cas de demande informelle irrecevable, le demandeur est informé oralement de la nécessité de formuler sa demande par écrit et sur les frais éventuels.

Art. 7 Demande d'informations particulières

1. Des informations particulières sur l'activité des autorités nécessitent une demande écrite auprès de l'autorité concernée, plus précisément auprès de la personne désignée à fournir les informations.
2. La demande doit être formulée de manière précise.
3. Au cas où l'autorité ne pourrait pas déterminer sans effort disproportionné de quelle information il s'agit, elle peut demander une précision au demandeur.
4. Au cas où le demandeur n'apporterait pas la précision complémentaire nécessaire à l'identification de l'information requise dans un délai de dix jours, la demande est annulée et devient sans objet.

Art. 8 Traitement de la demande d'informations

1. L'autorité à qui la demande est adressée la traite elle-même dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la réception de la demande dans la mesure où aucune autre autorité n'est compétente pour le faire.
2. Au cas où la demande concerne manifestement des informations détenues par une autre autorité, la demande lui est transmise pour traitement.
3. Si la demande concerne des informations détenues par plusieurs autorités, celles-ci discutent de la manière dont la demande doit être traitée et examinée.

Art. 9 Réponse de l'autorité

1. Des demandes orales reçoivent une réponse orale ou par voie électronique, dans la mesure où le contenu de l'information requise le permet.
2. L'accès à des informations requises sur demande écrite s'effectue par consultation auprès de l'autorité compétente ou par mise à disposition de copies.
3. Un accès par voie électronique peut être accordé, lorsque l'information requise ne contient pas de données personnelles ou si les données personnelles peuvent être suffisamment protégées.

Art. 10 Consultation des informations

1. La consultation s'effectue auprès de l'autorité qui est compétente pour le traitement de la demande.
2. L'autorité peut se limiter à la confection de copies, en particulier lorsque des informations doivent être rendues anonymes.
3. L'autorité peut contrôler l'identité du demandeur lors de l'accès à ses locaux.
4. L'autorité assure une sécurité adéquate aux informations pendant la consultation.

Art. 11 Transmission des informations

1. L'autorité transmet les informations dans la forme où elles ont été élaborées. Elle n'est pas tenue de les faire traduire ou de les traiter d'une quelconque autre façon.
2. Si l'accès à l'information ne peut être accordé que de manière partielle, les parties du document faisant l'objet d'une limitation peuvent être couvertes ou séparées. Si cela n'est pas raisonnablement possible, un résumé de l'information peut être donné.

Art. 12 Preuve

1. L'autorité peut notamment demander au bénéficiaire d'apporter la preuve écrite de son intérêt lorsque la demande ne peut être traitée sans que l'accomplissement de ses tâches s'en trouve fortement compromis.
2. Si la preuve est apportée, l'autorité peut prolonger le délai prévu pour accorder l'accès de manière appropriée.

4 Accès aux documents officiels

4.1 Modalités

Art. 13 Contenu du droit d'accès

1. Sont consultables uniquement les documents officiels. Le document a atteint son stade définitif d'élaboration lorsque l'autorité dont il émane l'a signé ou lorsque son auteur l'a définitivement remis à son destinataire.
2. Un document est destiné à l'usage personnel lorsqu'il concerne l'accomplissement d'une tâche publique mais est utilisé exclusivement par son auteur ou par un cercle restreint de personnes comme moyen auxiliaire (notes, rapports, études, expertises, etc.).

Art. 14 Documents publiés

1. Lorsque les documents officiels sont accessibles sur l'internet ou qu'ils font l'objet d'une publication officielle, l'autorité peut se limiter à communiquer au demandeur les références nécessaires pour leur consultation.

Art. 15 …

Art. 16 Travail manifestement disproportionné

1. Le travail occasionné à l'autorité est réputé manifestement disproportionné lorsque cette autorité n'est pas en mesure, avec le personnel et l'infrastructure dont elle dispose ordinairement, de satisfaire à la demande d'accès sans entraver considérablement l'accomplissement de ses tâches.

Art. 17 Documents archivés

1. Les demandes d'accès aux documents versés aux Archives sont traitées par les Archives concernées. Lorsque la demande porte sur des documents soumis à un délai de protection, les Archives requièrent au préalable l'avis de l'autorité compétente, auteur du document.
   1. …
   2. …

4.2 Exceptions à la gratuité et émoluments

Art. 18 Champ d'application

1. Les dispositions de cette section règlent la perception d'émoluments par les autorités cantonales.
2. Les réglementations spéciales en matière d'émoluments sont réservées.

Art. 19 Exception à la gratuité, a) Information

1. Lorsque des copies sont émises ou que l'accès à un document nécessite un travail d'une certaine importance, l'autorité qui traite la demande informe immédiatement le demandeur qu'un émolument pourra lui être demandé.

Art. 20 b) Travail d'une certaine importance

1. Est considéré comme travail d'une certaine importance le traitement d'une demande d'accès dont la durée excède une demi-heure.

Art. 21 c) Renouvellement abusif d'une demande

1. Est considéré comme abusif le renouvellement d'une demande portant sur un document officiel ayant déjà été communiqué au demandeur dans les douze mois précédant la demande, alors que la teneur de ce document n'a pas été modifiée dans l'intervalle.

Art. 22 Emoluments, a) Frais d'impression, de copie et d'expédition

1. En cas d'émission de copies ou d'impression de documents officiels sur papier, les émoluments d'un franc par page sont perçus.
2. Si les documents ne sont pas retirés sur place, les frais effectifs d'expédition peuvent être perçus.

Art. 23 b) Participation équitable

1. En sus de l'émolument prévu à l'article 22, lorsque le traitement de la demande d'accès requiert un travail d'une certaine importance, une participation équitable aux frais peut être demandée, correspondant à un tarif horaire de 60 francs.

Art. 24 c) Renouvellement abusif d'une demande

1. En cas de renouvellement abusif d'une demande, une participation de 20 francs minimum par prestation peut être requise.
2. Lorsque le traitement de la demande requiert plus d'un quart d'heure de travail, le tarif horaire de 60 francs s'applique en sus.

5 Protection des données

5.1 Modalités

Art. 25 Modalités

1. Toute personne qui demande au responsable du traitement si des données la concernant sont traitées doit justifier de son identité.
2. La demande d'accès et la communication des renseignements demandés peuvent être faites par voie électronique, pour autant que le responsable du traitement le prévoie expressément et qu'il prenne des mesures adéquates afin:
   1. d'assurer l'identification de la personne concernée, et
   2. de protéger les données de la personne concernée de tout accès de tiers non autorisés lors de la communication des renseignements.
3. Les renseignements contiennent:
   1. les informations concernant le bénéficiaire qui sont disponibles dans les bases de données de l'autorité;
   2. la base juridique et le but poursuivi par le traitement des données, les autorités impliquées dans le traitement des données ainsi que les destinataires réguliers de l'information.
4. D'entente avec le responsable du traitement ou sur proposition de celui-ci, la personne concernée peut également consulter ses données sur place. Si elle y a consenti et qu'elle a été identifiée, les renseignements peuvent également lui être fournis oralement.
5. Les renseignements sont fournis dans les 30 jours suivant réception de la demande. Il en va de même d'une décision restreignant le droit d'accès; celle-ci doit être motivée. Si les renseignements ne peuvent être donnés dans les 30 jours, le responsable du traitement en avertit le requérant en lui indiquant le délai dans lequel interviendra la réponse.
6. Si plusieurs responsables du traitement gèrent en commun des données, le droit d'accès peut être exercé auprès de chacun d'eux. Si le responsable du traitement n'est pas autorisé à communiquer le renseignement demandé, il transmet la requête à qui de droit.
7. Si le traitement des données faisant l'objet d'une demande d'accès est effectué par un tiers pour le compte du responsable du traitement et que ce dernier n'est pas en mesure de fournir le renseignement demandé, il transmet la demande au tiers pour qu'il y donne suite.
8. La consultation des données d'une personne décédée est accordée lorsque le requérant justifie un intérêt à la consultation et qu'aucun intérêt prépondérant de proches de la personne décédée ou de tiers ne s'y oppose. Un intérêt est établi en cas de proche parenté ou de mariage avec la personne décédée.

Art. 26 Communication des données

1. Le responsable du traitement indique au destinataire l'actualité et la fiabilité des données qu'il communique, dans la mesure où ces informations ne ressortent pas des données elles-mêmes ou des circonstances.

5.2 Registre *

Art. 27 Exception à l’obligation d’enregistrer certains traitements *

1. Ne sont pas enregistrés les traitements qui servent exclusivement à l’accomplissement de tâches de l’administration et ne déploient pas d’effets externes, à la condition qu’ils ne soient pas susceptibles de comporter un risque pour les droits de la personne concernée.
   1. …
   2. …
   3. …
   4. …
2. Les autorités n’ont pas l’obligation d’enregistrer les traitements occasionnels ou qui ne sont pas susceptibles de comporter un risque pour les droits de la personne concernée.

5.3 Mesures techniques et organisationnelles

Art. 28 …

Art. 29 Mesures particulières

1. Le responsable du traitement prend des mesures techniques et organisationnelles propres à réaliser notamment les objectifs suivants:
   1. sensibiliser les utilisateurs aux risques liés aux libertés et à la sphère privée;
   2. authentifier les utilisateurs avant tout accès aux données et moyens de traitement;
   3. limiter les accès aux seules données nécessaires à l’utilisateur;
   4. prévoir un système de journalisation pour tracer les accès et gérer les incidents;
   5. assurer la sécurité des postes de travail, y compris les équipements mobiles, des réseaux internes, des serveurs et des sites web;
   6. effectuer des sauvegardes régulières et assurer la continuité d’activité en garantissant que les systèmes installés puissent être rétablis en cas d’interruption;
   7. archiver les données de manière sécurisée;
   8. limiter l’accès aux données pendant les opérations de maintenance et s’assurer de la destruction correcte des données;
   9. vérifier le respect de la sécurité par les sous-traitants, cas échéant par des audits;
   10. assurer la fiabilité, l’intégrité et l’authenticité des données;
   11. chiffrer ou pseudonymiser les données lorsque cela est possible;
   12. tester, analyser et évaluer régulièrement l’efficacité des mesures prises.
2. Les données doivent être organisées de manière à permettre à la personne concernée d'exercer ses droits d'accès et de rectification.

Art. 30 Journalisation

1. Le responsable du traitement journalise les traitements automatisés de données sensibles ou de profilage lorsque les mesures préventives ne suffisent pas à garantir la protection des données. Une journalisation est notamment nécessaire, lorsque, sans cette mesure, il ne serait pas possible de vérifier a posteriori que les données ont été traitées conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou communiquées. Le préposé peut recommander la journalisation pour d'autres traitements.
2. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant une année et sous une forme répondant aux exigences de la révision. Ils sont accessibles aux seules autorités de surveillance chargées de vérifier l'application des dispositions de protection des données, et ils ne sont utilisés qu'à cette fin.

5a Autorité de surveillance *

Art. 30a Composition de la commission cantonale de protection des données et de transparence

1. La commission est composée:
   1. d’un président;
   2. d’un vice-président;
   3. de 3 autres membres.

Art. 30b Statut et pouvoir d’examen et d’instruction

1. La commission statue, en qualité d’autorité judiciaire indépendante de l’administration, sur tous les cas dont elle est saisie concernant les médiations qui n’ont pas abouti ou concernant le non-respect de l’accord trouvé lors d’une médiation.
2. Elle dispose d’un pouvoir d’examen illimité en fait et en droit.
3. Elle ordonne d’office, dans le cadre de l’instruction, toutes les mesures d’enquête nécessaire.
4. Elle peut mandater un expert externe.
5. La procédure est régie à titre supplétif par la loi sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA).

6 Archivage

Art. 31 But et champ d'application

1. Les Archives cantonales sont l'autorité de référence pour toute question relative à la gestion des documents et des archives des autorités, quels qu'en soient le type et le support matériel.
2. Elles coordonnent les pratiques en matière de gestion des documents et des archives des autorités.
3. Elles édictent des directives pour la gestion des documents et des archives des autorités cantonales, en particulier sous la forme d'un guide de gestion des documents, et proposent des formations en la matière.
4. Elles rédigent des recommandations pour la gestion des documents et des archives des autres autorités.

Art. 31a Autorités communales et bourgeoisiales

1. Sur la base des recommandations des Archives cantonales, les autorités communales et bourgeoisiales organisent de manière efficiente la gestion de leurs documents et de leurs archives.
2. Les autorités communales et bourgeoisiales peuvent confier la gestion et la conservation de leurs archives de plus de 50 ans aux Archives cantonales sous la forme d’un dépôt.
3. Le dépôt des archives communales et bourgeoisiales fait l’objet d’un contrat de reprise, qui est conclu pour une durée minimale de 30 ans, renouvelable.
4. Le dépôt des archives communales et bourgeoisiales est, pour les documents sur support physique, gratuit. Les Archives cantonales peuvent, par contre, faire payer des frais pour la gestion des données et des documents électroniques.
5. Les Archives cantonales assurent la responsabilité de la conservation et de la communication des archives communales et bourgeoisiales confiées en dépôt. Le traitement des fonds déposés reste à la charge des communes municipales et bourgeoisiales, auxquelles les Archives cantonales peuvent apporter conseil et soutien.

7 Dispositions finales

Art. 32 Abrogation du droit en vigueur

1. Le présent règlement abroge:
   1. le règlement d'exécution de la loi concernant la protection des données à caractère personnel du 26 février 1986.
   2. …

Art. 33 Entrée en vigueur

1. Le présent règlement sera publié au Bulletin officiel pour entrer en vigueur en même temps que la loi.