Ordonnance d’application générale de la loi sur les bases de données référentielles et sur l’harmonisation des registres

(OgBDR) Du 03.02.2021 (état au 01.06.2022)

1 Dispositions générales

Art. 1 But

1. La présente ordonnance fixe les dispositions d’application générale de la LBDR.

Art. 2 Objet

1. La présente ordonnance règle:
   1. la constitution, l’administration, l’intendance, la distribution et l’archivage des données des bases de données référentielles (ci-après: BDR), ainsi que leur cycle de vie;
   2. les rôles des services coordinateurs administratifs et statistiques, du préposé à la protection des données et à la transparence (ci-après: préposé), ainsi que du service en charge de l’informatique;
   3. les droits et obligations en lien avec les BDR, des teneurs des registres administratifs et des fournisseurs de données sources;
   4. la gouvernance et les modalités de contrôles liées à l’accès, à la maintenance et à l’exploitation des BDR, ainsi qu’à l’accès aux données des BDR;
   5. les liens et les modalités de partage de données entre les BDR;
   6. les émoluments relatifs à l’accès aux données des BDR;
   7. l’organisation, le mode de fonctionnement, la mise à disposition des ressources et le budget du Centre de compétence BDR.
2. Une ordonnance spécifique règle le contenu de chaque BDR.

Art. 3 Champ d’application

1. La présente ordonnance est applicable à la base de données référentielles personne physique (ci-après: BDR-PP), à la base de données référentielles des entreprises et des établissements (ci-après: BDR-EE), à la base de données référentielles des bâtiments et logements (ci-après: BDR-BL), aux bases de données sources, aux registres administratifs constitutifs des BDR.

Art. 4 Définitions

1. Les définitions au sens de l’article 4 LBDR sont applicables.
2. Au sens de la présente ordonnance, on entend par:
   1. accès d’unité: accès qui définit le périmètre et les conditions d’accès d’unité d’organisation ou entité consommatrice à une BDR;
   2. accès individuel: accès qui précise les droits d’accès individuels d’un collaborateur d’une unité au bénéfice d’un accès d’unité;
   3. accès administrateur: accès qui définit le périmètre et les droits d’accès d’un administrateur à une BDR pour une unité au bénéfice d’un accès d’unité;
   4. utilisateur: personne physique au bénéfice d’un droit d’accès individuel ou administrateur;
   5. données complémentaires: données additionnelles, strictement nécessaires à la collecte administrative ou statistique;
   6. teneur de registre: personne en charge du traitement des données contenues dans un registre déterminé, de sa complétude, de son actualité et de la qualité des données qu’il contient;
   7. journalisation: enregistrement permettant la visibilité, la traçabilité et la temporalité d’un événement.

2 Centre de compétence

Art. 5 Organisation et structure

1. La présente ordonnance établit le Centre de compétence BDR (ci-après: CCBDR) selon les dispositions de l’article 8 LBDR.
2. Le Conseil d’Etat nomme les membres du Comité de direction du CCBDR composé à tout le moins des représentants des services coordinateurs administratifs. Il désigne le président parmi ses membres.
3. Le CCBDR s’appuie sur les ressources déléguées par les services.
4. Le CCBDR fixe conjointement avec le service de rattachement administratif les objectifs individuels et évalue leur réalisation.
5. Le CCBDR s’organise librement. Il se réunit à tout le moins deux fois par année avec les représentants des services producteurs, ceux des services coordinateurs statistiques et celui du service en charge de l’informatique. Dès lors qu’une thématique relative à la gestion du cycle de vie des données est à l’ordre du jour, l’archiviste cantonal participe de plein droit.
6. Le CCBDR établit un budget, un suivi périodique et un rapport annuel concernant les tâches qui lui sont confiées.

Art. 6 Tâches

1. Le CCBDR a les tâches suivantes:
   1. assurer l’établissement, la mise en œuvre et la conservation des procédures d’accès aux bases de données BDR;
   2. superviser l’intendance des données par les services coordinateurs administratifs ou statistiques;
   3. recevoir les demandes de renseignements relatifs aux BDR et en coordonner les réponses;
   4. coordonner et surveiller les relations entre les BDR;
   5. assurer le pilotage des projets relatifs aux BDR;
   6. assurer la transmission au préposé des demandes d’accès d’unité;
   7. assurer la mise à disposition annuelle des accès d’unité au préposé;
   8. s’assurer de la tenue actualisée de la liste des accès par les services coordinateurs administratifs;
   9. assurer la gestion et le suivi du budget;
   10. contrôler la perception des émoluments relatifs aux BDR;
   11. coordonner les tâches réalisées par les ressources qui lui sont déléguées et participer à l’évaluation annuelle;
   12. s’assurer de la gestion conforme du cycle de vie des données.

3 Données

Art. 7 Périmètre des informations contenues dans les BDR

1. Le périmètre des informations contenues dans les BDR est défini dans la LBDR.
2. La typologie des informations contenues dans les BDR est précisée dans les ordonnances spécifiques.
3. Le Conseil d’Etat peut prescrire l’enregistrement de données complémentaires au sens des articles 7 alinéa 2 et 10 alinéa 4 LBDR, par leur ajout dans les ordonnances spécifiques. Les autorités sont tenues de transmettre les données complémentaires à la BDR.
4. Les informations relatives aux accès et à leur journalisation font partie intégrante des données des BDR.

Art. 8 Actualisation des données

1. Les services producteurs transmettent systématiquement les mises à jour de leurs données aux BDR par une interface ad hoc.
2. Les teneurs des registres et bases de données sources sont responsables de l’exactitude, de la complétude et de l’actualité de leurs données. Si les mises à jour sont impossibles, ils en informent immédiatement le service coordinateur administratif.
3. Le service coordinateur administratif s’assure de la réception des données, de leur temporalité, de leur actualité et de leur conformité par la BDR provenant des bases de données sources, telles que transmises.
4. Le service en charge de l’informatique s’assure de la conformité technique et sécurisée de la réception des données.

4 Bases de données sources

Art. 9 Statut des bases de données sources

1. Les bases de données sources peuvent être en statut “actif“ ou “passif“.
2. Elles sont actives, lorsque la transmission des données à la BDR est autorisée et sont passives lorsque la transmission des données à la BDR est refusée.
3. Les bases de données sources actives figurent dans les ordonnances spécifiques.
4. Le service coordinateur administratif tient pour chaque BDR un inventaire actualisé des bases de données sources actives, le(s) teneur(s) de registres associés ainsi que des typologies et le périmètre des données utilisées.

Art. 10 Actualité des mises à jour

1. Les bases de données sources actives transmettent les mises à jour de leurs données conformément à l’article 8 au moins de manière hebdomadaire.
2. A défaut, le service en charge de l’informatique l’annonce au teneur de registre concerné et en avise le service coordinateur administratif.

Art. 10a Agrément des applications de gestion des bases de données sources

1. Le Conseil d’Etat précise les conditions d’agrément des applications et les délais de mise en conformité. Il fixe dans les ordonnances d'exécution les applications qui doivent être certifiées.
2. Le CCBDR peut demander aux teneurs de registres de faire certifier leurs applications, dès lors que la régularité ou la qualité des transmissions ne répond pas aux standards attendus.
3. Le service en charge de l’informatique est compétent pour certifier les applications. Il précise les standards techniques et de sécurité applicables pour la livraison de données sources.
4. Les éditeurs de solutions informatiques supportant les données sources peuvent demander l’agrément de leur solution sous réserve du respect des exigences fixées.

Art. 11 Activation d’une base de données source

1. La demande d’activation ultérieure d’une base de données source est soumise par le service coordinateur administratif au chef de département, et sur préavis du CCBDR et du préposé.
2. La demande d’activation comprend:
   1. le périmètre des données transmises;
   2. le mode de transmission;
   3. les procédures de transmission des données;
   4. la justification de la base de données source additionnelle pour le fonctionnement de la BDR.
3. Avant sa mise en service, l’activation d’une base de données source doit passer un contrôle de conformité technique et sécuritaire.
4. En cas d’autorisation, la base de données source activée est communiquée au CCBDR et au préposé.

5 Gestion des accès

Art. 12 Autorisations d'accès

1. L’accès aux données est délivré:
   1. aux unités;
   2. aux utilisateurs.
2. Toute demande d’accès nécessite une justification motivée et documentée par l’unité organisationnelle ou l’entité consommatrice.
3. Une liste actualisée des accès et des demandes d’accès spécifique pour chacune des BDR est mise à disposition du CCBDR.
4. Les utilisateurs sont informés de la journalisation de leurs accès.
5. Un accès autorisé permet également un accès aux bases de données sources de la BDR correspondante selon les conditions définies dans l’autorisation.

Art. 13 Demande d’accès d’unité

1. La demande d’accès d’unité à la BDR et aux données précise:
   1. le périmètre;
   2. la durée;
   3. le ou les types d'accès;
   4. l’application tierce que l’unité souhaite connecter, le mode de journalisation et le mode de mise à jour;
   5. la base légale autorisant l’unité à avoir accès;
   6. la justification au sens de l’article 12 alinéa 2.
2. La demande d’accès d’unité est adressée au service coordinateur administratif de la BDR concernée.
3. L’autorisation d’accès d’unité est délivrée par le chef du département en charge du service coordinateur administratif concerné et entre en force, sous réserve d’un préavis négatif du préposé dans les 20 jours. En cas de divergence, le Conseil d’Etat décide.

Art. 14 Demande d’accès individuel

1. La demande d’accès individuel à la BDR et aux données dans le cadre de l’accès d’unité autorisée précise:
   1. le périmètre;
   2. la durée;
   3. le ou les types d'accès;
   4. l’identité du collaborateur;
   5. la justification au sens de l’article 12 alinéa 2.
2. La demande d’accès individuel est adressée au service coordinateur administratif de la BDR concernée.
3. Le service coordinateur administratif délivre les autorisations d’accès individuels.

Art. 15 Demande d'accès administrateur

1. La demande d’accès administrateur à la BDR et aux données dans le cadre de l’accès d’unité autorisée précise:
   1. le périmètre;
   2. la durée;
   3. le ou les types d’accès et les droits étendus;
   4. l’identité du collaborateur;
   5. la justification au sens de l’article 12 alinéa 2.
2. La demande d’accès administrateur est adressée au service coordinateur administratif de la BDR concernée.
3. L’autorisation d’accès administrateur est délivrée par le chef du département en charge du service coordinateur administratif concerné.

6 Contrôle et révocation des accès

Art. 16 Revue périodique des accès

1. Le service en charge de l’informatique fournit annuellement la liste des accès autorisés et le journal des accès.
2. Le service coordinateur administratif assure un contrôle annuel des accès autorisés et du journal d’accès.
3. La liste des accès d’unité est mise à disposition du préposé annuellement pour un éventuel contrôle.

Art. 17 Modification ou révocation des accès

1. Les autorisations d’accès d’unité sont révoquées ou modifiées dès lors que les conditions ayant justifié cet accès ne sont plus réunies ou en cas d’utilisation abusive.
2. L’entité consommatrice au bénéfice d’une autorisation d’accès doit annoncer immédiatement au service coordinateur administratif concerné tout événement pouvant remettre en cause son autorisation d’accès d’unité.
3. L’entité consommatrice doit annoncer le plus tôt possible au service coordinateur administratif que les conditions d’accès individuels sont modifiées ou ne sont plus réunies.

7 Utilisation des accès

Art. 18 Utilisation de l’accès individuel ou administrateur

1. Dès l’octroi de l’autorisation d’accès individuel ou administrateur, le collaborateur devient un utilisateur autorisé.
2. L’utilisateur s’engage à accéder aux données des BDR uniquement dans le cadre de l’accomplissement de ses tâches.
3. Toute utilisation des données des BDR qui excède l’accomplissement des tâches de l’utilisateur engage la responsabilité personnelle de l’utilisateur. Demeurent réservées les dispositions de la loi sur le personnel de l’Etat du Valais ainsi que toute autre disposition cantonale ou fédérale applicable.

Art. 19 Utilisation de l’accès aux données à des fins statistiques

1. L’unité en charge de la statistique a accès à l’ensemble des BDR à des fins statistiques.
2. Les personnes autorisées en charge de la statistique cantonale ont un accès individuel aux BDR dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches.
3. L’unité en charge de la statistique peut apparier des données à condition de les anonymiser.

Art. 20 Interface de consultation

1. La consultation des données des BDR par l’utilisateur se fait au travers d’un outil sécurisé, capable de gérer les autorisations et les droits d’accès.
2. Le service en charge de l’informatique met à disposition l’outil de consultation, assure son exploitation et s’assure du respect des standards technologiques et sécuritaires de l’outil.
3. Le service en charge de l’informatique s’assure de la journalisation des accès de l’application BDR.

Art. 21 Consultation des données à travers une application tierce

1. Les applications tierces peuvent se connecter à une BDR conformément au périmètre défini dans l’autorisation d’accès d’unité.
2. L’application tierce doit répondre aux exigences de journalisation et de sécurité établies pour la BDR concernée.
3. Le service en charge de l’informatique établit les modalités de connexion entre les applications tierces et la BDR.
4. La mise à jour des données de l’application tierce peut se faire:
   1. par abonnement aux notifications des BDR;
   2. par réplication des données dans une base de données interne à l’application tierce;
   3. par consultation à la volée des données des BDR sans stockage desdites données.
5. L’entité consommatrice s’assure que l’application tierce autorisée dans le cadre de son accès d’unité respecte en tout temps les exigences de l’alinéa 2 et, en cas de défaillance, doit l’annoncer immédiatement au service coordinateur administratif.
6. Si l’application tierce ne répond plus aux exigences de journalisation et de sécurité la connexion à la BDR est immédiatement interrompue et l’autorisation d’accès d’unité est modifiée.
7. Le service en charge de l’informatique tient à jour un registre des applications tierces ayant accès aux BDR dans lequel il précise les modalités de connexion.

Art. 22 Gestion des accès individuels ou administrateur

1. Le service en charge de l’informatique attribue un identifiant unique à chaque utilisateur auquel sont associés ses droits et autorisations.
2. Les données d’accès individuels ou administrateur sont personnelles, incessibles, et intransmissibles.
3. Les identifiants, les droits et autorisations associés sont conservés conformément aux dispositions édictées par la fonction en charge de la sécurité de l’information de l’Etat du Valais.
4. Le service coordinateur administratif assure la gestion administrative des identifiants des utilisateurs de la BDR concernée.

8 Partage de données

Art. 23 Partage des données entre BDR

1. Les données d’une BDR peuvent être partagées avec une autre BDR selon les modalités prévues à l’article 29 de la LBDR.
2. La création et la mise en exploitation d’un nouveau lien entre les BDR sont autorisées par le préposé suite à la demande du service coordinateur administratif validée par le chef de département des services coordinateurs administratifs et suite au préavis du CCBDR.
3. La demande de création d’un lien comprend:
   1. les indications des BDR reliées;
   2. le mode d’appariement;
   3. les spécifications techniques du lien;
   4. les procédures opérationnelles de contrôle et de sécurité assurant la segmentation des informations.
4. Le nouveau lien autorisé est communiqué au CCBDR.

9 Utilisation des données

Art. 24 Téléchargement et utilisation des données

1. Les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches contenant les données des BDR pour autant que les droits de téléchargement sont octroyés.
2. L’utilisation des données téléchargées est strictement réservée à l’utilisateur pour l’accomplissement des tâches qui lui sont confiées.
3. Les utilisateurs veillent à garder une diligence particulière quant à l’utilisation des données transmises et s’assurent de leurs sécurité et confidentialité.

Art. 25 Incohérences de données et corrections

1. Si des différences sont constatées lors du contrôle et de la vérification de la mise à jour des bases de données source transmises à la BDR concernée, elles devront si possible être prises en compte par la base de données source dans les meilleurs délais. La mise à jour du registre de la base de données source suite à une modification d’une donnée de la BDR doit être autorisée par le teneur de ce registre.
2. Les utilisateurs qui constatent des erreurs et ou différences dans les données en informent le service coordinateur administratif si possible.
3. Le service coordinateur administratif analyse, partage et suit les corrections des erreurs et ou différences constatées.

10 Rôles et responsabilités

Art. 26 Tâches et responsabilités des services coordinateurs administratifs

1. Les services coordinateurs administratifs assurent pour la BDR qui les concerne:
   1. la participation au CCBDR;
   2. le suivi de la livraison des données par les teneurs de registre;
   3. l’intendance des données à savoir la qualité et l’actualité des données;
   4. l’analyse, le partage et le suivi des corrections des données ;
   5. la réception et le traitement des demandes d’accès;
   6. la délivrance des autorisations d’accès individuels;
   7. le contrôle annuel des accès autorisés et du journal d’accès ou administrateur;
   8. le suivi des modifications ou révocations des accès d’unité, individuels ou administrateur;
   9. la gestion administrative des identifiants des utilisateurs;
   10. la tenue pour chaque BDR d’un inventaire actualisé des bases de données sources actives, le(s) teneur(s) de registres associés ainsi que des typologies et le périmètre des données utilisées;
   11. la transmission d’une demande d’activation ultérieure d’une base de données source au chef de département;
   12. le traitement des demandes de renseignements pour la partie qui le concerne;
   13. la rectification des données erronées contenues dans une BDR sur demande.

Art. 27 Tâches et responsabilités des services coordinateurs statistiques

1. Les services coordinateurs statistiques sont les répondants cantonaux de l’Office fédéral de la statistique sur la BDR qui les concerne.
2. Il assure:
   1. la coordination de la livraison des données statistiques à l’Office fédéral de la statistique;
   2. la transmission au teneur de registre des erreurs identifiées dans la mesure où elles ne sont pas transmises par l’Office fédéral de la statistique.

Art. 28 Tâches et responsabilité du service en charge de l’informatique

1. Le service en charge de l’informatique est responsable:
   1. d’assurer le fonctionnement et la sécurité technique des BDR;
   2. de définir les exigences techniques pour la connexion et la transmission des données en coordination avec la fonction de la sécurité de l’information;
   3. de fournir annuellement la liste des accès autorisés et le journal des accès;
   4. de mettre à disposition l’outil de consultation;
   5. d’assurer l’exploitation et le respect des standards technologiques et sécuritaires de l’outil de consultation;
   6. d'assurer la journalisation des accès de l'application BDR;
   7. d’établir les modalités de connexion entre les applications tierces et la BDR;
   8. de tenir à jour un registre des applications tierces ayant accès aux BDR et en préciser les modalités de connexion;
   9. d’octroyer un identifiant unique à chaque utilisateur auquel sont associés ses droits et autorisations;
   10. de s’assurer de la conformité technique et sécurisée de la réception des données;
   11. de la sauvegarde des données d’après les bonnes pratiques informatiques;
   12. de soutenir le service coordinateur administratif dans l’administration de ses tâches.

Art. 29 Tâches et responsabilités du préposé

1. Le préposé a les tâches et responsabilités suivantes dans le cadre de la présente ordonnance:
   1. rendre des préavis en examinant l’application des dispositions sur la protection des données et le principe de transparence;
   2. rendre des décisions en examinant l’application des dispositions sur la protection des données et le principe de transparence;
   3. sur demande, contrôler l’application des dispositions sur la protection des données et le principe de transparence.
2. Pour le surplus, il est renvoyé aux dispositions sur la protection des données.

11 Dispositions complémentaires

Art. 30 Renseignements

1. Toute personne peut faire une demande de renseignements sur les fichiers la concernant et consulter les données qui s’y rapportent.
2. La demande de renseignements se limite au périmètre d’une seule BDR.
3. La demande de renseignements est adressée au service coordinateur administratif.
4. Les demandes de renseignements sont traitées dans les délais légaux.
5. La réponse à la demande de renseignements peut être restreinte conformément à la loi sur la protection des données.

Art. 31 Demande de rectification ou de destruction des données

1. Toute personne dont les données sont contenues dans une BDR, peut exiger du service coordinateur administratif la rectification des données erronées.
2. Le service coordinateur administratif informe la personne des corrections effectuées.

Art. 32 Elimination des données

1. L’effacement des données obsolètes des BDR ainsi que des données d’accès est réalisé à tout le moins une fois par année et donne lieu à l’établissement d’un bordereau.
2. Les données appariées ou permettant d’établir des profils de la personnalité constituées dans le cadre des tâches statistiques sont effacées une fois les travaux d’exploitation terminés.

Art. 33 Emoluments

1. Le tarif des émoluments à percevoir par le CCBDR pour recevoir les données des BDR est fixé en application analogue de la LTar ainsi que sur le volume des données transmises.
2. L’émolument de base doit être arrêté dans la fourchette de l’article 23 LTar.
3. Un émolument additionnel de 2 à 5 centimes est facturé par donnée individuelle transmise.

Art. 34 Exécution des sanctions

1. L’amende prévue à l’article 31 de la LBDR est prononcée par le Conseil d’Etat.
2. Les sanctions fondées sur d’autres dispositions légales demeurent réservées.

12 Voies de droit

Art. 35 Recours

1. La procédure est régie par la loi sur la procédure et la juridiction administratives, sous réserve de dispositions spéciales.

13 Disposition transitoire

Art. 36 Dispositions transitoires

1. La présente ordonnance est applicable dès son entrée en vigueur en lieu et place des dispositions qu’elle abroge et auxquelles la législation en vigueur se réfère.
2. Les autorités disposent d’un délai de 2 ans dès l’entrée en vigueur de la présente ordonnance pour se conformer aux dispositions des ordonnances relatives à la LBDR. Le Conseil d’Etat peut prolonger ce délai d’année en année.