Règlement sur l'archivage des dossiers judiciaires

Du 05.09.2001 (état au 01.02.2002)

1 Dispositions générales

Art. 1 But et champ d'application

1. Le présent règlement organise l'archivage des documents judiciaires:
   1. des juges de commune;
   2. des tribunaux de police;
   3. des juges d'instruction;
   4. des juges de district;
   5. du tribunal des mineurs;
   6. des tribunaux d'arrondissement;
   7. du juge d'instruction cantonal;
   8. du ministère public;
   9. du Tribunal cantonal.
2. Il fixe en outre les modalités de consultation des archives judiciaires par des tiers.

Art. 2 Principe

1. Tous les documents judiciaires qui ont une valeur archivistique sont conservés durablement.

Art. 3 Définitions

1. Sont considérés comme documents toutes les informations écrites sur papiers.
2. Les informations enregistrées sur support électronique sont régies par la loi concernant la protection des données à caractère personnel.
3. Sont réputées archives judiciaires les dossiers dont la procédure est close et les documents utiles à l'histoire des autorités judiciaires mentionnées à l'article 1 et dont elles n'ont plus besoin en permanence.
4. Ont une valeur archivistique les documents qui ont une importance juridiqueou administrative ou qui ont une grande valeur d'information.

2 Archivage et conservation des documents

Art. 4 Compétences

1. Les autorités judiciaires énumérées à l'article 1 sont responsables de l'archivage des documents qu'elles produisent.
2. Lorsque le dossier est traité par diverses instances successives, il est archivé intégralement auprès de l'autorité de jugement de première instance.
3. Les autorités collégiales désignent un responsable de la tenue des archives.
4. En principe, les chancelleries des diverses instances ou un greffier désigné à cet effet par l'autorité compétente sont chargées de la gestion des archives conformément aux principes du présent règlement.

Art. 5 Surveillance

1. Le Tribunal cantonal, en qualité d'autorité de surveillance des autorités judiciaires:
   1. contrôle l'application de ce règlement par les autorités concernées;
   2. prend toutes mesures utiles à son exécution;
   3. consulte les archives cantonales en tant qu'organe de conseil.
2. Cette surveillance est exercée par les juges de district en ce qui concerne les juges de commune et les tribunaux de police.

Art. 6 Actes de procédure

1. Sont conservés durablement tous les actes et procédures qui ne sont pas renvoyés aux parties:
   1. les mémoires des parties;
   2. les preuves recueillies en cours d'instruction;
   3. les ordonnances et décisions de procédure;
   4. l'arrêt.
2. Ces dossiers d'instruction pénale clos par une ordonnance pénale sont détruits après trente ans.

Art. 7 Autres documents

1. Les actes administratifs utiles à l'histoire ou au développement de l'institution concernée sont également conservés dans la mesure où ils ont un intérêt archivistique.
2. Les demandes de consultation sont également conservées.

Art. 8 Locaux et matériel

1. Les communes du siège doivent mettre à la disposition des tribunaux des locaux d'archives.
2. Ces locaux sont spécialement réservés à cet archivage et doivent être aménagés de façon à garantir la sécurité et la bonne conservation des documents.
3. Une place suffisante pour plusieurs années ainsi qu'un emplacement destiné à la consultation doivent être prévus.
4. La répartition des frais entre l'Etat et les communes s'effectue selon les dispositions utiles.

Art. 9 Versement aux archives cantonales

1. Les archives judiciaires de plus de 50 ans peuvent être versées aux archives cantonales. Chaque versement doit être accompagné d'un inventaire détaillé établi en deux exemplaires par les soins de l'autorité judiciaire concernée. Après enregistrement du dépôt, un exemplaire visé par le service des archives sera retourné à l'autorité judiciaire concernée.

3 Accès aux archives

Art. 10 Délai de protection

1. Les archives judiciaires peuvent être consultées librement et gratuitement par le public après l'expiration d'un délai de protection de 50 ans. Ce délai peut être prolongé par l'autorité judiciaire compétente lorsque existe un intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, s'opposant à la consultation par des tiers.

Art. 11 Calcul du délai de protection

1. Le délai de protection commence à courir à partir de la fin de l'année au cours de laquelle le dernier acte de procédure a été effectué. Pour les autres documents, la fin de l'année du dernier document figurant au dossier est déterminante.
2. Le délai de protection vaut pour l'entier du dossier ou du document concerné.

Art. 12 Consultation pendant le délai de protection

1. La consultation pendant le délai de protection peut être autorisée notamment lorsque:
   1. les parties concernées y consentent;
   2. les personnes concernées sont décédées depuis au moins dix ans;
   3. les documents sont déjà accessibles au public, sous réserve de nouveaux motifs s'opposant à la consultation.
2. La consultation peut être limitée en vue d'assurer la protection de la personnalité ou la sauvegarde d'intérêts privés ou publics importants, notamment lorsque les débats ont eu lieu à huis clos ou lorsqu'il s'agit de dossiers du Tribunal des mineurs.

Art. 13 Instruments de recherche

1. Les instruments de recherche destinés spécialement à l'archivage tels que répertoires et inventaires facilitant l'accès aux archives peuvent être librement consultés.

Art. 14 Demande de consultation

1. Une requête motivée écrite doit être adressée à l'autorité judiciaire ou au détenteur des archives dont la consultation est souhaitée.
2. La requête:
   1. précise la qualité du requérant;
   2. donne des indications relatives à l'objet de la recherche et à la détermination la plus complète possible des documents ou des dossiers dont la consultation est souhaitée.

Art. 15 Décision

1. L'autorité judiciaire compétente statue sur la demande en l'assortissant des charges et conditions utiles. Si l'autorité judiciaire est collégiale, la décision est prise par son président.
2. Les dispositions de la loi sur la procédure et la juridiction administratives sont applicables.

Art. 16 Etendue de la consultation

1. Le droit de consulter les archives comprend, sous réserve de décision contraire:
   1. la consultation des instruments de recherche;
   2. la consultation des documents;
   3. la prise de notes manuscrites;
   4. la reproduction des pièces du dossier.
2. Le droit de consulter les archives s'effectue, en règle générale, à l'emplacement prévu à cette fin.

Art. 17 Emoluments

1. La consultation des archives est gratuite. Est réservé le cas où la consultation des documents nécessite un important travail de collaboration du personnel du tribunal concerné.
2. Les reproductions sont facturées selon le tarif usuel des frais applicables devant les autorités judiciaires.

Art. 18 Recours

1. La décision des autorités judiciaires ou du détenteur des archives peut faire l'objet d'un recours auprès du Tribunal cantonal.

Art. 19 Entrée en vigueur

1. Le présent règlement, adopté en séance du Tribunal cantonal du 5 septembre 2001, entre en vigueur le 1er février 2002.