Ordonnance concernant la gestion et le contrôle financiers de la Haute école pédagogique du Valais

(OGCF-HEP-VS) Du 04.11.2020 (état au 30.12.2022)

1 Généralités

Art. 1 Champ d'application

1. La présente ordonnance précise et complète les dispositions de la loi concernant la Haute école pédagogique du Valais (LHEP) dans les domaines concernant la gestion financière, les normes comptables, ainsi que le contrôle des finances et des prestations de la Haute école pédagogique du Valais (ci-après: HEP-VS).
2. La présente ordonnance règle:
   1. les compétences financières de la HEP-VS et les modalités de délégation;
   2. la procédure relative aux rapports de controlling et aux reports de crédits/fonds de réserve;
   3. les modalités des conditions locales particulières;
   4. les modalités relatives aux infrastructures nécessaires aux missions de la HEP-VS.
3. Pour le surplus, les dispositions de la loi sur la gestion et le contrôle administratifs et financiers du canton (LGCAF) s’appliquent.

Art. 2 Principes de la gestion financière

1. La gestion financière de la HEP-VS est assurée par un système financier et comptable indépendant de la comptabilité cantonale ainsi que par des procédures de gestion transparentes, efficaces et efficientes.
2. La gestion financière répond aux exigences de la légalité, de l'équilibre budgétaire, de l'emploi économique et judicieux des fonds ainsi que de l'urgence.
3. Lors de l'exécution d'un projet, d'une tâche ou lors de la réalisation d'une prestation, la solution économique la plus efficiente, compte tenu des objectifs fixés, doit être choisie.

Art. 3 Principes de la gestion des prestations

1. Toutes les prestations fournies par la HEP-VS doivent se fonder sur une base légale.
2. Conformément au principe de transparence, toutes les prestations de la HEP-VS doivent être clairement identifiées et définies. Dans ce but, sont notamment décrits les effets et résultats attendus des prestations, ainsi que les ressources financières et humaines nécessaires à leur réalisation.
3. Le principe de qualité exige que les prestations répondent aux besoins et aux attentes légitimes de leurs destinataires, que leur réalisation soit planifiée, contrôlée et évaluée et que, en cas d'écart de résultat quantitatif ou qualitatif, des mesures d'amélioration soient mises en œuvre.

Art. 4 Principes de controlling

1. La HEP-VS définit ses principes de controlling, par analogie à la LGCAF.
2. Le controlling du mandat de prestations conclu avec le Conseil d’Etat est effectué conformément à l'article 19 de la présente ordonnance.

2 Principes de la comptabilité

Art. 5 Principes de la comptabilité

1. La comptabilité financière de la HEP-VS respecte le modèle comptable harmonisé en vigueur à l’Etat du Valais.
2. La comptabilité analytique de la HEP-VS respecte le standard unifié au niveau fédéral par swissuniversities pour les hautes écoles pédagogiques.
3. Le budget et la comptabilité de la HEP-VS sont établis par année civile et respectent le principe d’annualité des comptes.

3 Mesures en cas de déficit

Art. 6 Mesures en cas de déficit

1. En cas d'exercice déficitaire, la HEP-VS soumet au département en charge de la formation (ci-après: département) pour approbation, des mesures pour la couverture des pertes d'exploitation.
2. Si les pertes reportées au bilan dépassent les trois pour cent du budget annuel d'exploitation, des mesures d'assainissement doivent être mises en œuvre par la HEP-VS dès l'année suivante. Ces mesures sont soumises au département pour approbation.

4 Fonds de réserve

Art. 7 Fonds de réserve

1. La HEP-VS dispose des fonds de réserve suivants:
   1. un fonds de réserve pour le financement des projets stratégiques de la HEP-VS, notamment dans le domaine de la recherche et développement (R&D);
   2. un fonds de réserve pour la compensation des fluctuations des activités liées aux différentes missions prévues dans la LHEP.
2. Les montants prévisibles attribués et prélevés doivent être annoncés au budget de la HEP-VS.
3. Les comptes spécifiques intitulés “fonds de réserve“ figurent au bilan dans les fonds propres de la HEP-VS.
4. La création d'autres réserves ou provisions à caractère général n'est pas autorisée. Les fonds hors bilan ne sont pas autorisés.
5. Le fonctionnement des fonds de réserve est précisé dans un règlement interne. Il est transmis au département pour information.

Art. 8 Alimentation des fonds de réserve

1. Les excédents de recettes sont imputés aux fonds de réserve.
2. Les fonds ne portent pas d'intérêts.
3. Demeurent réservées d'autres sources de financement.

Art. 9 Prélèvements sur les fonds de réserve

1. Les excédents de dépenses doivent être prélevés sur le fonds de réserve mentionné à l'article 7 alinéa 1 lettre b de la présente ordonnance.
2. Le financement de projets spécifiques ressortant des missions de la HEP-VS ainsi que des projets prioritaires d'intérêt cantonal peut faire l'objet d'un prélèvement sur les fonds de réserve.
3. Les compétences pour les prélèvements sur les fonds de réserve sont définies dans le règlement interne cité à l'article 7 alinéa 5 de la présente ordonnance.

Art. 10 Limite supérieure

1. L'alimentation des fonds de réserve est autorisée jusqu'à concurrence de vingt pour cent des charges brutes de fonctionnement. Au-delà de ce plafond, le bénéfice éventuel est restitué à l’Etat du Valais.

Art. 11 Transparence

1. La situation financière des fonds de réserve fait l'objet d'une présentation détaillée dans les comptes annuels de la HEP-VS. L'autorité de surveillance se réserve le droit de solliciter, en tout temps, un suivi financier des fonds de réserve.
2. Les mouvements financiers effectués sur les fonds de réserve font l'objet d'une présentation distincte dans le compte de fonctionnement de la HEP-VS.

5 Ressources

Art. 12 Ressources de la HEP-VS

1. Les ressources directement perçues par la HEP-VS sont les suivantes:
   1. les contributions financières cantonales versées à titre de subvention par l’Etat du Valais, selon le mandat de prestations, pour le financement des coûts liés à l’exécution des missions de la HEP-VS;
   2. une part des subventions fédérales adressées aux cantons bilingues, en raison de l’implantation de la HEP-VS sur les deux régions linguistiques du canton et de sa mission de promotion du bilinguisme, déterminée dans le cadre du mandat de prestations;
   3. la contribution des communes sièges, en application de la loi fixant la localisation des écoles cantonales du degré tertiaire et la contribution des communes sièges et des dispositions légales s’y rapportant;
   4. les contributions extra-cantonales, en application de l’accord intercantonal sur les hautes écoles spécialisées (AHES) à partir de 2005;
   5. les autres sommes perçues directement par la HEP-VS:
   taxes d’études, autres contributions et émoluments payés par les étudiants ou toute personne ou institution bénéficiant de prestations d’enseignement délivrées par la HEP-VS, subventions cantonales, fédérales, institutionnelles ou de tiers pour des activités de recherche et développement (R&D), revenus des activités déployées hors du champ de l’enseignement, notamment pour les prestations de services, participations institutionnelles dans le cadre d’activités organisées en réseau ou en partenariat, dons ou legs, autres produits de mécénat et sponsoring.
2. La HEP-VS recherche activement des sources de financement complémentaires, publiques, institutionnelles et privées.

6 Contribution des communes sièges

Art. 13 Calcul et facturation des contributions communales

1. En application de la loi fixant la localisation des écoles cantonales du degré tertiaire et la contribution des communes sièges et des dispositions légales s'y rapportant, la HEP-VS est responsable du calcul du montant de la contribution communale.
2. Le montant de la contribution communale est communiqué par la HEP-VS aux communes sièges concernées pour information.
3. La HEP-VS facture aux communes sièges concernées les montants calculés selon l'alinéa 1 du présent article.
4. Les contributions des communes sièges sont encaissées par la HEP-VS et figurent aux comptes de fonctionnement et d'investissement de la HEP-VS. Elles sont utilisées pour le financement des tâches spécifiques définies par le Conseil d'Etat dans le cadre du mandat de prestations.

Art. 14 Voie de droit

1. La commune siège qui entend contester la facturation faite par la HEP-VS peut déposer un recours auprès du Conseil d'Etat dans les trente jours à compter de la notification.
2. La procédure de recours est réglée par la loi sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA).

7 Contributions extra-cantonales

Art. 15 Calcul et facturation des contributions extra-cantonales

1. En application de l’accord intercantonal sur les hautes écoles spécialisées (AHES) à partir de 2005 et des dispositions s'y rapportant, la HEP-VS est responsable du calcul du montant des contributions à fournir par les cantons de domicile des étudiants immatriculés à la HEP-VS et non domiciliés en Valais.
2. Le montant de la contribution extra-cantonale est communiqué par la HEP-VS au département pour information.
3. La HEP-VS facture aux instances cantonales concernées les montants calculés selon l'alinéa 1 du présent article.
4. Les contributions des instances cantonales sont encaissées par la HEP-VS et figurent au compte de fonctionnement de la HEP-VS.

8 Principes et structure de la gestion par mandat de prestations

Art. 16 Plan stratégique pluriannuel

1. Un plan stratégique pluriannuel est établi entre le département et la direction de la HEP-VS en début de législature, portant sur la période législative en cours.
2. Le contenu du plan stratégique pluriannuel peut être révisé si les circonstances le nécessitent.
3. Le plan stratégique pluriannuel est décliné en mandat de prestations.

Art. 17 Mandat de prestations

1. Les objectifs stratégiques et opérationnels ainsi que les moyens mis à disposition de la HEP-VS nécessaires au financement de la réalisation de ses missions sont définis dans le cadre d'un mandat de prestations pluriannuel, décliné par année civile.
2. Le département est compétent pour l'élaboration, le suivi et le controlling du mandat de prestations.
3. Le mandat de prestations peut être révisé annuellement si les circonstances le nécessitent.

Art. 18 Structure et contenu du mandat de prestations

1. Le contenu du mandat de prestations conclu entre le Conseil d’Etat et la HEP-VS est conforme aux dispositions de la loi sur les subventions ainsi qu'aux directives du Conseil d'Etat relatives à la conclusion de mandats de prestations entre le canton et les institutions.
2. Le mandat de prestations comprend l’enveloppe budgétaire globale pluriannuelle attribuée à la HEP-VS, déclinée par année civile, sous réserve de la décision du Grand Conseil relative au budget de l'Etat du Valais.
3. Il contient notamment, outre les missions permanentes, les priorités d’actions et les indicateurs permettant d’évaluer la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels, ainsi que les ressources humaines et financières.
4. En cas de la suppression d’une activité de formation dans le cadre d'un mandat de prestations, les étudiants qui ont débuté leur cursus avant le terme du mandat doivent être en mesure de terminer leur formation.

Art. 19 Controlling du mandat de prestations

1. Le controlling du mandat de prestations est effectué annuellement par le département.
2. Le rapport de controlling annuel fait le point sur l'état de réalisation des objectifs, priorités et indicateurs fixés.
3. Le département peut demander à la HEP-VS un controlling intermédiaire du mandat de prestations.

9 Planification intégrée pluriannuelle, budget, comptes, rapport de gestion et fonds de roulement

Art. 20 Planification intégrée pluriannuelle

1. La HEP-VS est responsable de l'élaboration d'une planification intégrée pluriannuelle portant en principe sur une période de quatre ans.
2. La HEP-VS transmet chaque année pour information au Conseil d'Etat, par l'intermédiaire du département, une planification intégrée pluriannuelle, dans les délais fixés par le département.
3. La première année de la planification intégrée pluriannuelle correspond au budget.

Art. 21 Structure et contenu de la planification intégrée pluriannuelle

1. La planification intégrée pluriannuelle donne une vue d'ensemble sur:
   1. les objectifs, les priorités et les critères de qualité et de performance à atteindre;
   2. les charges et les revenus du compte de fonctionnement nécessaires à la réalisation des objectifs, priorités et critères fixés;
   3. l'estimation des ressources humaines, des besoins financiers et des possibilités de financement;
   4. l'inventaire des investissements et des participations aux investissements ordonnés selon leur priorité;
   5. l'évolution de la fortune et de l'endettement.

Art. 22 Budget et compétence

1. La HEP-VS est responsable de l'élaboration d’un budget annuel équilibré.
2. La HEP-VS soumet chaque année au département un budget détaillé accompagné d'une synthèse, structurée conformément à l'article 23 alinéa 2 de la présente ordonnance, dans les délais fixés par le département. La synthèse de ce budget constitue le cadre financier du mandat de prestations pour l’année suivante.
3. Les contributions financières cantonales à la HEP-VS sont soumises à l’approbation du Grand Conseil dans le cadre du budget de l'Etat du Valais.
4. Le Conseil d’Etat approuve l’enveloppe budgétaire globale de la HEP-VS sous réserve de la décision du Grand Conseil relative au budget de l'Etat du Valais.
5. Le département communique au Conseil d'Etat la synthèse du budget de la HEP-VS pour information.

Art. 23 Contenu et structure du budget

1. Le budget est élaboré dans le respect des principes définis aux articles 2 et 5 alinéa 3 de la présente ordonnance, sur la base du plan stratégique pluriannuel, de la planification intégrée pluriannuelle et du mandat de prestations.
2. Il est décliné par domaine, selon la répartition en vigueur au niveau de la HEP-VS. Les différentes missions, telles que définies à l'article 4 LHEP, sont présentées individuellement.

Art. 24 Comptes et compétence

1. La HEP-VS est responsable de son bouclement comptable et de l'établissement consolidé de ses comptes et de son annexe.
2. L'annexe aux comptes mentionne notamment les éléments suivants:
   1. les règles régissant la présentation des comptes et les justifications des divergences par rapport à celles-ci;
   2. les principes relatifs à la présentation des comptes, y compris les principes essentiels de l'établissement du bilan et de son évaluation (en particulier les méthodes et les taux d'amortissement);
   3. l'état du capital propre;
   4. le tableau des provisions;
   5. la liste des participations à des personnes morales;
   6. les engagements hors bilan;
   7. le tableau des immobilisations;
   8. des indications supplémentaires permettant d'apprécier l'état de la fortune, des finances et des revenus et les risques financiers (notamment les contrats de leasing et les autres engagements financiers).
3. La HEP-VS soumet chaque année au département la synthèse de ses comptes approuvés par la direction, structurée conformément à l'article 25 alinéa 2 de la présente ordonnance, ainsi que le rapport de l'organe de révision, dans les délais fixés par le département.
4. Le département communique au Conseil d'Etat la synthèse des comptes de la HEP-VS pour approbation.
5. L'Inspection cantonale des finances est l'organe de révision de la HEP-VS. Elle examine les comptes annuels ainsi que le bilan. Elle établit un rapport de révision ainsi qu'un rapport de détail, à l'attention de la direction.

Art. 25 Contenu et structure des comptes

1. Les comptes sont établis dans le respect des principes définis aux articles 2 et 5 alinéas 1 et 3 de la présente ordonnance.
2. Ils sont déclinés par domaine, selon la répartition en vigueur au niveau de la HEP-VS. Les différentes missions, telles que définies à l'article 4 LHEP, sont présentées individuellement.

Art. 26 Rapport de gestion, compétence et contenu

1. La HEP-VS est responsable de son rapport de gestion.
2. La HEP-VS soumet chaque année au département un rapport de gestion dans les délais fixés par le département. Le département communique ce rapport de gestion pour information au Conseil d'Etat.
3. Le rapport de gestion comprend en particulier les documents suivants:
   1. le plan stratégique pluriannuel actualisé;
   2. le budget inscrit dans la planification intégrée pluriannuelle;
   3. les comptes de l’exercice écoulé et le bilan financier;
   4. les informations sur la mise en œuvre des objectifs stratégiques et opérationnels.

Art. 27 Liquidités

1. La HEP-VS est responsable de la gestion de sa trésorerie.
2. Elle n’est pas autorisée à octroyer des prêts, garanties ou cautions ni à contracter des emprunts. La HEP-VS peut solliciter l'Etat du Valais pour ses besoins de liquidités en compte courant.
3. Les demandes de paiement adressées par la HEP-VS au département déclenchent le versement à la HEP-VS d'un acompte sur le montant de la subvention annuelle accordée. Elles doivent couvrir les besoins effectifs courants de la HEP-VS.
4. Le versement de l'acompte est effectué par le département dans un délai de 30 jours à compter de la demande d’acompte.
5. Les modalités de versement sont traitées dans le cadre du mandat de prestations.
6. Tous les comptes de liquidités de la HEP-VS sont soumis à la signature collective à deux, selon les compétences financières définies à l’article 29 de la présente ordonnance.

Art. 28 Fonds de roulement

1. La HEP-VS suit l'évolution du fonds de roulement et établit régulièrement un budget de trésorerie qu'elle tient à la disposition du département.
2. La HEP-VS informe régulièrement le département, au minimum deux fois par année, sur l'évolution du fonds de roulement.

10 Compétences financières

Art. 29 Compétences financières

1. Le Conseil d'Etat approuve les compétences financières des organes de la HEP-VS définies par la direction de la HEP-VS.
2. La délégation est formalisée par la HEP-VS au moyen d'un règlement financier et de directives qui définissent les compétences financières et en matière de représentation de la HEP-VS vis-à-vis de tiers, pour chaque niveau hiérarchique ou organisationnel et qui précisent notamment les principes généraux de l'équilibre financier, de l'emploi économique et judicieux des fonds ainsi que de l'urgence. Le règlement financier est soumis au Conseil d'Etat pour approbation.
3. Dans le cadre de l’autonomie conférée à la HEP-VS, des dispositions en matière de gestion financière et comptable et quant à son organisation interne, dans les limites du mandat de prestations et de l’enveloppe budgétaire globale approuvée, la HEP-VS est compétente pour gérer ses ressources financières et en régler la répartition. A ce titre, elle peut engager toute dépense de biens et services et en matière de ressources humaines liée à son compte de fonctionnement ou aux investissements annuels.
4. En cas de participation à une personne morale la HEP-VS doit obtenir l'approbation du Grand Conseil ou du Conseil d'Etat, conformément aux dispositions de la loi sur les participations de l'Etat à des personnes morales et autres entités (LPartEt). La participation au sens de la présente ordonnance désigne toute participation financière ou non financière de la HEP-VS à une personne morale de droit privé ou de droit public. Est également considérée comme une participation, la participation de la HEP-VS à la haute direction d'une personne morale, sans engagement financier.
5. Tout engagement hors bilan est soumis à l'approbation de l'Etat du Valais.
6. La HEP-VS applique la législation sur les marchés publics.
7. La HEP-VS élabore et met en œuvre un système de contrôle interne.

11 Surveillance et contrôle de la gestion financière

Art. 30 Surveillance et contrôle de la gestion financière

1. La HEP-VS est placée sous la haute surveillance du Conseil d’Etat, qui l’exerce par l’intermédiaire du département.
2. Le département assure les tâches de surveillance et de contrôle de la gestion financière de la HEP-VS.
3. L’autorité de surveillance s'assure de l'exécution des dispositions relatives à la gestion financière de la HEP-VS de manière conforme aux bases légales cantonales, ainsi qu'au plan stratégique pluriannuel et au mandat de prestations conclu entre le Conseil d’Etat et la HEP-VS.
4. L'intervention de l'autorité de surveillance ne libère pas de leur responsabilité les organes de la HEP-VS.

Art. 31 Relations de service

1. Dans l'exécution de son mandat, l'autorité de surveillance rapporte au Chef du département, à l'intention du Conseil d'Etat, sur le résultat de ses travaux.
2. Elle est soumise au secret de fonction.

Art. 32 Documentation et renseignements

1. La HEP-VS communique à l'autorité de surveillance toutes les dispositions d'application relatives à la gestion financière, notamment les règlements et directives ayant un impact sur la gestion financière.
2. La direction de la HEP-VS ainsi que les collaborateurs responsables concernés sont tenus de lui apporter l'aide nécessaire à l'exécution de sa mission. A cet effet, ils sont expressément déliés du secret de fonction.
3. L'autorité de surveillance peut faire appel à des experts lorsqu'un mandat de contrôle nécessite des connaissances particulières, notamment les services cantonaux en charge des finances.
4. La HEP-VS communique systématiquement à l'autorité de surveillance les rapports émis par l'organe de révision ainsi que les rapports des experts mandatés par l’autorité de surveillance.

12 Mise à disposition des infrastructures

Art. 33 Mise à disposition des terrains et des bâtiments

1. Les terrains et les constructions nécessaires à l'activité de la HEP-VS mis à disposition par l'Etat du Valais restent propriété de ce dernier et font l'objet d'une rétribution financière.
2. La mise à disposition est réglée dans le cadre de la loi sur le Fonds de financement de l'investissement et de la gestion des immeubles de l'Etat (Fonds FIGI), et fait l'objet de contrats de location entre la HEP-VS et le service en charge des bâtiments de l'Etat du Valais.

Art. 34 Transfert de propriété des équipements

1. L’Etat du Valais transfère à la HEP-VS les équipements disponibles à la valeur comptable le jour de leur transfert.
2. L'acquisition de nouveaux équipements est à la charge de la HEP-VS dès l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.

Art. 35 Couverture d'assurance

1. La HEP-VS contracte les assurances choses et responsabilité civile nécessaires à son fonctionnement.

T1 Dispositions transitoires

Art. T1-1 Bilan de reprise

1. La HEP-VS reprend les actifs et passifs figurant au bilan du 31 décembre 2020 sur la base d'un inventaire détaillé et signé pour chaque poste, à l'exception des terrains et des bâtiments.
2. Les stocks et autres inventaires sont repris au maximum à leur prix d'acquisition. Si les prix d'acquisition sont supérieurs à la valeur vénale du bien, les diminutions de valeur économiquement nécessaires doivent être apportées avant la reprise par la HEP-VS.
3. Le solde ressortant du bilan de reprise de la HEP-VS au 1er janvier 2021 est enregistré au bilan de la HEP-VS dans un compte courant avec l'Etat du Valais. Le solde du compte courant ne porte pas d'intérêts.

Art. T1-2 Mesures transitoires

1. Durant la phase transitoire initialement prévue jusqu’au 31 décembre 2022 et prolongée jusqu'au 31 décembre 2023, la HEP-VS peut continuer à bénéficier des conseils et appuis des services centraux de l’Administration cantonale, notamment de l’Administration cantonale des finances (ACF), de la Section des traitements du Service des ressources humaines (SRH) et du Service immobilier et patrimoine (SIP).