Règlement concernant les teneurs des registres d'impôts dans les communes

Du 02.04.1969 (état au 01.01.2012)

1 Dispositions générales

Art. 1

1. Il y a par commune un teneur des registres d'impôt et en principe un substitut. Exceptionnellement le Conseil d'Etat peut désigner deux ou plusieurs substituts dans une commune. Ce dernier assure l'expédition des affaires en cas d'empêchement, d'absence ou de décès du principal. Il est soumis aux mêmes règles que lui.
2. Deux ou plusieurs communes peuvent se grouper pour ne désigner qu'un seul teneur des registres et qu'un seul substitut.
3. Les teneurs des registres et leurs substituts sont nommés par le Conseil d'Etat après consultation du conseil communal pour la période administrative de quatre ans commençant le 1er juillet qui suit les élections au Conseil d'Etat.
4. Les nominations intervenues en cours de période sont valables pour le reste de la période. Toutefois la fonction prend automatiquement fin au 31 décembre de l'année civile dans laquelle le titulaire a atteint l'âge de 70 ans révolus. Les teneurs des registres d'impôt et leurs substituts doivent assumer leur tâche jusqu'à l'entrée en fonctions de leurs successeurs.

Art. 2

1. Tout Suisse domicilié dans le canton et jouissant de l'exercice des droits civils peut être désigné en qualité de teneur des registres ou de substitut.
2. Une formation générale suffisante, une bonne réputation et une écriture lisible sont en outre requises.
3. Une personne qui a été condamnée à une peine ou qui se trouve dans un état d'insolvabilité notoire ne peut être désignée comme teneur des registres ou substitut.

Art. 3

1. Les postes devenus vacants sont mis au concours par la voie du Bulletin officiel du canton du Valais. Les postulants doivent formuler des offres de service manuscrites au Département des finances.
2. Lorsqu'aucun candidat ne se présente dans une commune, le Conseil d'Etat peut désigner le titulaire dans une autre commune.

Art. 4

1. Le Département des finances organise des cours d'instruction à l'intention des teneurs des registres et de leurs substituts. Ces cours peuvent être donnés dans le cadre des associations des teneurs des registres. Ils sont obligatoires pour tous les teneurs des registres et leurs substituts.
2. Toute absence non justifiée à un cours entraîne pour le défaillant le retrait provisoire ou définitif du droit de stipuler et la révocation éventuelle.
3. Tout nouveau teneur des registres et tout nouveau substitut nommés en cours de période sont convoqués individuellement au bureau du registre foncier ou du Service cantonal des contributions pour être introduits dans leurs fonctions.
4. Les participants aux cours ou qui répondent à une convocation du Département des finances touchent une indemnité journalière qui sera fixée par le Conseil d'Etat.
5. La couverture de ces dépenses incombe par moitié à l'Etat et par moitié aux communes.

2 Devoirs et obligations des teneurs des registres

Art. 5

1. Le teneur des registres est tenu de remplir consciencieusement et avec diligence les obligations de sa charge en conformité des lois, décrets, ordonnances et règlements existants, ainsi que des instructions données par les organes de surveillance: a) il doit en particulier tenir à jour les registres suivants: le registre des immeubles dans lequel sont inscrits, avec indication du propriétaire et de la taxe cadastrale, tous les immeubles situés sur le territoire de la commune, le registre d'impôt contenant la liste de tous les contribuables qui ont dans la commune leur domicile fiscal principal avec un relevé sommaire de la fortune immobilière, un registre viticole si ce registre est déclaré obligatoire par le Conseil d'Etat; b) il doit communiquer tous les deux ans pour le 1er mars aux teneurs des registres respectifs l'état détaillé des immeubles appartenant à des personnes non domiciliées dans la commune (forains). Aucune communication n'est faite pour les contribuables non domiciliés dans le canton; c) il doit communiquer tous les deux ans pour le 15 mars au Service cantonal des contributions le registre des contribuables (états sommaires); d) il tient à jour les livres du cadastre (registre des immeubles, légende et répertoire) et effectue les mutations conformément aux prescriptions arrêtées par le Conseil d'Etat sous peine des sanctions prévues à l'article 16 du présent règlement. Le Département des finances édictera toutes les dispositions utiles relatives à la mise à jour des plans cadastraux; e) il procède pour le 1er décembre de chaque année en concours avec la commission communale des taxes cadastrales à la mise à jour des taxes cadastrales selon les prescriptions valables en la matière; f) il peut être habilité à dresser en la forme authentique les actes de vente et d'échange d'immeubles, ainsi que les actes de constitution d'hypothèques dont la valeur ne dépasse pas 5'000 francs; g) il fait partie d'office de la délégation communale à la commission d'impôt de district et de la commission communale des taxes cadastrales.

Art. 6

1. Le teneur des registres ou son substitut est à la disposition du public aux jours et heures fixés par la commune, mais au minimum une fois par semaine.
2. Il ne peut assumer un autre emploi qui ne soit pas compatible avec les obligations de sa fonction. Il ne peut notamment traiter des affaires comme agent d'affaires ou courtier en immeubles. Le Conseil d'Etat peut prévoir d'autres cas d'incompatibilité.

3 De l'acte authentique dressé par le teneur des registres

Art. 7

1. Les communes qui désirent que leur teneur des registres ou son substitut ait qualité pour dresser des actes authentiques au sens de l'article 5 lettre f doivent en faire la demande écrite au Conseil d'Etat en même temps qu'elles lui communiquent le préavis du conseil communal relatif à la nomination du teneur des registres et de son substitut.
2. Dès que le prix fixé dans le contrat dépasse 5'000 francs, la compétence du teneur des registres cesse.
3. Le droit de stipuler revient au teneur des registres de la commune de situation de la totalité ou de la partie la plus étendue du ou des immeubles objets du contrat.

Art. 8

1. Les dispositions des articles 14, 15, 16 et 17 de la loi du 15 mai 1942 sur le notariat relatives aux devoirs généraux des notaires s'appliquent par analogie aux teneurs des registres.
2. En ce qui concerne la forme à observer, les dispositions des articles 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35 et 36 de la loi précitée et de l'article 31 de son règlement d'application sont également applicables par analogie.
3. Des instructions spéciales peuvent en outre être données aux teneurs des registres par le Département des finances.

Art. 9

1. Les actes doivent être établis sur papier timbré en trois exemplaires dont l'un est destiné au registre foncier, le second est délivré à l'acquéreur ou au créancier gagiste et le troisième est conservé par le teneur des registres. Le teneur des registres fait usage d'un sceau officiel qui accompagne sa signature.
2. Dans la règle, les actes sont dressés dans le local où se trouvent les registres d'impôt de la commune, mais jamais dans un débit de boissons.
3. Ils sont numérotés par rang de date et inscrits dans un registre-répertoire, avec indication du numéro, de la date, de la nature de l'acte, de la valeur qui y est mentionnée, des noms des parties, de la date de présentation et du numéro de transcription ou d'inscription au registre foncier, de la mutation et de la finance perçue comme émolument.
4. Le teneur des registres conserve le troisième exemplaire de chaque acte qui lui ou son substitut instrumente et il les classe par année dans les dossiers.
5. A la fin de son activité, le teneur des registres remet les doubles des actes à son successeur conformément à l'article 19 du règlement.

Art. 10

1. Les trois exemplaires de l'acte dûment signés sont immédiatement transmis au bureau du registre foncier où un exemplaire demeure comme pièce justificative.
2. Les autres exemplaires sont retournés au teneur des registres pour qu'il en dispose comme dit à l'article 9.
3. Lorsqu'il existe une divergence de texte entre les trois exemplaires, l'exactitude de celui du registre foncier est présumée.
4. En cas d'échange où la valeur de l'acte est déterminée par l'addition de la prestation et de la contre-prestation, un exemplaire supplémentaire est établi.
5. En dehors des cas ci-dessus, prévus, seul le conservateur du registre foncier est habilité à délivrer des expéditions (copies) des actes instrumentés par le teneur des registres.

4 Emoluments perçus par le teneur des registres

Art. 11

1. Sous réserve de l'alinéa 2, les émoluments et rétributions perçus par les teneurs des registres sont fixés par arrêté du Conseil d'Etat.
2. Pour les séances de commission d'impôt de district ou de la commission communale des taxes cadastrales, le tarif sera arrêté par la commune.
3. Si le cadastre se trouve dans un état tel que le Département des finances en exige la révision et la mise à jour complète, l'émolument se calcule conformément aux tarifs fixés par le Conseil d'Etat. Si toutefois le teneur des registres a lui-même causé le désordre, la mise à jour se fera à ses frais et sans indemnité pour lui.
4. Les tarifs des émoluments et rétributions arrêtés par le Conseil d'Etat sont rendus publics par publication dans le Bulletin officiel.

Art. 12

1. Les émoluments pour la révision générale des rôles d'impôt, pour l'établissement des états sommaires, pour les communications annuelles aux autres teneurs des registres de l'état détaillé des immeubles appartenant à des forains, sont payés par la commune. Ils doivent atteindre au minimum 100 francs par an.
2. Le paiement des émoluments pour les mutations au cadastre, pour tout extrait ou déclaration à délivrer sur la demande des particuliers, pour tous les travaux de recherche et autres au cadastre non prévus ci-dessus, pour la passation des actes authentiques, incombe aux particuliers intéressés.
3. Les frais de changement d'inscription dans les registres cadastraux qui ne concernent pas une révision des textes sont à la charge du propriétaire. Les communes pour les trois cinquièmes et les propriétaires pour les deux cinquièmes pourvoient aux frais de tenue à jour du plan cadastral.
4. En outre, l'émolument et les autres frais pour la passation des actes authentiques incombent à l'acheteur ou au débiteur qui a fourni le gage. En cas d'échange, la dépense est partagée par moitié entre les deux parties.

Art. 12a Réserve de la loi sur les subventions

1. La loi cantonale sur les subventions du 13 novembre 1995 et l'ordonnance sur les subventions du 14 février 1996 sont applicables directement et dans leur intégralité aux subventions prévues par le présent règlement. Les dispositions de ce dernier demeurent applicables dans la mesure où elles ne sont pas contraires aux textes précités.

Art. 13

1. Dans les communes où les teneurs des registres touchent un traitement fixe, tous les émoluments tombent dans la caisse municipale.

5 Responsabilités - Surveillance - Pénalités

Art. 14

1. Lorsqu'ils agissent dans l'exercice de leurs fonctions, le teneur des registres et son substitut sont personnellement responsables du dommage causé directement ou indirectement à l'Etat ou à la commune, soit intentionnellement, soit par négligence (cf. art. 56 al. 3 L.F. et art. 49 al. 3 loi d'application CC).
2. En couverture du dommage qu'ils peuvent ainsi causer, le Département des finances contractera pour chacun d'eux une assurance-cautionnement dont les primes seront payées moitié par l'Etat, moitié par la commune.

Art. 15

1. Le teneur des registres et son substitut sont placés sous la surveillance directe du Département des finances qui exerce son contrôle par l'intermédiaire de l'autorité communale et des services cantonaux des contributions et du registre foncier.
2. L'autorité communale signale sans tarder au Département des finances les manquements qu'elle constate.
3. La haute surveillance appartient au Conseil d'Etat qui est seul compétent pour prendre les sanctions prévues à l'article 16 et trancher toutes les contestations relatives à l'application du présent règlement, sauf si la compétence est expressément réservée à une autre autorité.

Art. 16

1. Le teneur des registres et son substitut qui dans l'exercice de leurs fonctions ne se conforment pas aux prescriptions du présent règlement ou aux instructions spéciales qu'ils ont reçues sont passibles:
   1. de la réprimande;
   2. d'une amende de 20 à 200 francs;
   3. de la suspension pour une durée n'excédant pas six mois;
   4. de la révocation;
   5. de la privation temporaire ou définitive du droit de dresser des actes authentiques.
2. Si le teneur des registres s'acquitte mal de sa tâche, il peut être obligé de refaire sans rémunération le travail mal exécuté ou bien il doit supporter que celui-ci soit refait par un tiers à ses frais.
3. L'application des dispositions du Code pénal suisse, de l'article 352 du Code des obligations et de l'article 129 alinéa 3 de la loi des finances demeure réservée.

6 Dispositions diverses

Art. 17

1. Le droit de stipuler n'est reconnu au teneur des registres et à son substitut que s'il est fait mention expressément dans la décision de nomination du Conseil d'Etat. Celle-ci sera portée à la connaissance des citoyens de la commune par une publication officielle qui incombe à l'autorité communale.
2. Les communes dont le teneur des registres est habilité à passer des actes authentiques devront se procurer à leurs frais auprès de la caisse d'Etat le registre-répertoire prévu à l'article 9 alinéa 3 du présent règlement.

Art. 18

1. Comme membre de la commission d'impôt du district, le teneur des registres doit fournir à celle-ci tous les renseignements relatifs à la situation financière des contribuables tant en ce qui concerne le revenu que la fortune.
2. Il est tenu au secret de fonction conformément aux dispositions de l'article 57 de la loi des finances et doit se récuser dans les cas prévus à l'article 58 de ladite loi.

Art. 19

1. A son entrée en fonctions le teneur des registres dresse immédiatement un inventaire complet du matériel (registre du cadastre, légendes, plans, répertoires, fiches, textes légaux, etc.) mis à sa disposition.
2. Cet inventaire signé par lui et son prédécesseur est établi en deux exemplaires dont il conserve un pour lui et dont l'autre est remis au Département des finances.
3. A l'expiration de sa fonction, il peut être rendu responsable du remplacement du matériel qui a disparu ou a été détérioré par sa faute.

Art. 20

1. La commune met gratuitement à disposition du teneur des registres le matériel de bureau nécessaire, ainsi qu'un local convenable d'accès facile au public, situé de préférence dans un bâtiment administratif. Elle veille à ce que les documents importants soient conservés à l'abri du feu et de l'eau.
2. Elle pourvoit à l'éclairage, au chauffage et au nettoyage des locaux, et contractera une assurance suffisante contre le risque d'incendie et de vol et contre les dégâts d'eau.
3. Si le teneur des registres fournit lui-même les locaux de service et le matériel de bureau, la commune lui doit une indemnité équitable. En cas de différend, le Département des finances fixera définitivement la valeur de location et des dépenses accessoires (frais d'éclairage, de chauffage et de nettoyage).

Art. 21

1. Le Département des finances est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur immédiatement et qui abroge le règlement du 27 septembre 1960 et les modifications intervenues le 11 novembre 1964.