rsg_e1_13p03•rsGE E 1 13.03: Règlement sur l’état civil (REC)
rsg_e1_13p03RECRèGlement1 janv. 1900
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}Données non litigieuses
Le service état civil et légalisations(19) peut admettre que la preuve de données relatives à l’état civil repose sur une déclaration faite à l’officier de l’état civil lorsqu’il ressort des documents et informations à disposition que les données en question ne sont pas litigieuses (art. 17, OEC).
1 Le service état civil et légalisations(19) statue sur les demandes d’autorisations de mariage par les fiancés étrangers et dont aucun n’est domicilié en Suisse (art. 69, al. 2, et 73, OEC).(3)
2 Le service état civil et légalisations(19) statue sur les demandes de célébrer le mariage conformément au droit national de l’un des fiancés s’il peut être célébré conformément aux conditions prévues par le droit national de l’un des fiancés et s’il est compatible avec l’ordre public suisse (art. 73, al. 3, et 74, OEC).(3)
(3) Enfant mort-né
Un certificat médical émanant d'un médecin autorisé à pratiquer dans le canton de Genève doit être établi pour chaque naissance d'un enfant mort-né (art. 35, al. 5, OEC).
Le service état civil et légalisations(19) est placé sous la surveillance directe du département des institutions et du numérique(19) (ci-après : département).
L’office cantonal de l’état civil spécialisé est rattaché administrativement au service état civil et légalisations(19).
Attributions du service état civil et légalisations(19)
Ce service(10) a, notamment les attributions suivantes :
a) surveiller que les arrondissements disposent d'un local convenable pour la célébration des mariages et l'enregistrement des partenariats, et des locaux appropriés pour les autres activités;(3)
b) surveiller que les pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil ou ont été produites en vue du mariage ou du partenariat enregistré soient conservées à l’abri du feu, de l’eau et de l’effraction; il en est de même pour les anciens registres (art. 31, OEC);(2)
c) surveiller que les arrondissements soient pourvus du matériel nécessaire et qu'ils reçoivent régulièrement les publications officielles concernant l'arrondissement;(3)
d) autoriser la suppression des pièces justificatives au bout de 10 ans si elles sont microfilmées ou enregistrées sur un support électronique (art. 32, al. 2, OEC);
e) conserver les dossiers de mariage de tous les arrondissements du canton célébrés avant le 1er janvier 2006 ou leurs microfilms (art. 31, OEC);(3)
f) conserver les anciens registres des légitimations et en délivrer des extraits sur demande justifiée;
g) veiller à ce que les arrondissements soient en possession d'originaux lisibles des registres tenus dans leur arrondissement depuis au moins 120 ans (art. 92, al. 4, OEC);(3)
h) (14)
i) mettre à jour les anciens livrets de famille;
j) inspecter les arrondissements tous les 2 ans au moins (art. 85, al. 1, OEC);(3)
k) présenter tous les 2 ans à l’Office fédéral de l’état civil un rapport sur sa propre activité, ainsi que celle des offices de l’état civil (art. 85, al. 2, OEC);(3)
l) participer, en cas de déplacement du siège de l’arrondissement, à la remise de l’office au nouveau titulaire, en présence de l’ancien officier de l’état civil (art. 1, al. 5, OEC);
m) délivrer les droits d’accès à la banque de données centrales (système informatique Infostar) (art. 79, OEC);
n) faire bloquer la divulgation de données personnelles lors d’une opposition à la divulgation (art. 46, OEC);
o) autoriser la divulgation de données personnelles à des fins de recherches scientifiques ne se rapportant pas à des personnes ou de recherches se rapportant à des personnes, en particulier la recherche généalogique (art. 60, OEC);
p) intervenir d’office dans les cas de gestion irrégulière dans les services qui lui sont subordonnés (art. 86, OEC);
q) veiller au respect de la protection et la sécurité des données (art. 83, al. 1, OEC);
r) collaborer étroitement avec l’office cantonal de la population et des migrations(10) pour les cas étrangers.
civil spécialisé
Cet office a, notamment, les attributions suivantes :
a) assurer la gestion des registres informatisés « Infostar » dans les arrondissements de l’état civil du canton et auprès du service état civil et légalisations(19);
b) assumer les tâches de support-métier auprès des officiers de l’état civil du canton pour « Infostar »;
c) assurer la formation et le support-métier du personnel des arrondissements de l’état civil et du service état civil et légalisations(19) en matière de registre des personnes;
d) contrôler les modifications du programme « Infostar », effectuées par le service intercommunal d'informatique de l'Association des communes genevoises dans les arrondissements, l'office cantonal de l'état civil spécialisé et le service état civil et légalisations(19);
e) enregistrer dans le système « Infostar » les décisions ou les actes étrangers concernant l'état civil en vertu des décisions du service état civil et légalisations(19);
f) enregistrer dans le système « Infostar » les jugements ou les décisions des tribunaux ou des autorités administratives prononcées dans le canton;(3)
g) enregistrer dans le système « Infostar » les décisions administratives de la Confédération concernant les ressortissants genevois ou les jugements du Tribunal fédéral si la décision a été prise en première instance par un tribunal genevois.(3)
(4) Frais de développement et d'exploitation du système « Infostar »
Les frais de développement et d'exploitation du système « Infostar » sont répartis comme suit :
a) 25% à charge du département;(6)
b) 75% à charge des arrondissements, en fonction de la population.
1 Conformément à l'article 2 de la loi sur l'exercice des compétences du Conseil d'Etat et l'organisation de l'administration, du 16 septembre 1993, et sur délégation du Conseil d'Etat, le département est compétent pour nommer les officiers de l'état civil, selon les propositions des autorités communales (art. 48, lettre t, de la loi sur l'administration des communes, du 13 avril 1984).(6)
2 Le nombre des officiers de l'état civil est déterminé en fonction du taux d'occupation calculé pour chaque arrondissement. Le taux d'activité d'un officier de l'état civil doit toutefois être supérieur à 40% en ce qui concerne les tâches relatives à l'état civil (art. 1, al. 1, OEC).(3)
3 S'il y a plusieurs officiers de l'état civil dans un arrondissement, l'un d'eux est désigné comme chef de l'arrondissement.(3)
4 Un officier de l’état civil peut être désigné officier de l’état civil d’un arrondissement voisin.
5 Les magistrats des communes peuvent être désignés comme officiers de l'état civil extraordinaires, exclusivement pour la célébration du mariage et la réception des déclarations de conversion de partenariats enregistrés en mariage sous forme de cérémonie (art. 96, OEC).(17)
6 Les conditions de nomination sont soumises aux dispositions de l’article 4, OEC. L’article 4, alinéa 3, lettre c, OEC ne s’applique pas aux magistrats désignés comme officiers de l’état civil extraordinaires.
(6) Officiers de l'état civil nommés pour l'ensemble des arrondissements
Si, à titre exceptionnel, les officiers de l'état civil d'un arrondissement sont tous empêchés, le directeur ou la directrice du service état civil et légalisations(19) et, avec son autorisation, les officiers d'un autre arrondissement sont habilités à fonctionner en qualité d'officiers d'état civil remplaçants.
1 La limite d’âge pour être nommé officier de l’état civil est fixée à 65 ans révolus.
2 Cette limite ne concerne pas les magistrats désignés officiers de l’état civil extraordinaires.
1 Les locaux des arrondissements doivent être installés dans un bâtiment officiel.(3)
2 Ils doivent être accessibles aux heures officielles fixées.
célébration des mariages et enregistrement des partenariats
1 Sous réserve de l'approbation du service état civil et légalisations(19), le chef de l'arrondissement arrête les heures de service de son arrondissement, de la célébration des mariages et de l'enregistrement des partenariats.(3)
2 Aucun mariage ou partenariat ne peut respectivement être célébré ou enregistré le dimanche ou les jours fériés officiels (art. 72, al. 3, OEC).
3 Les mariages et partenariats peuvent respectivement être célébrés et enregistrés entre 08h00 et 19h00.
4 Les mariages sont célébrés dans la salle des mariages de l'arrondissement de l'état civil choisi par les fiancés (art. 70, al. 1, OEC).(3)
5 Les partenariats sont enregistrés dans un local approprié de l'arrondissement de l'état civil choisi par les partenaires (art. 75i, OEC).(3)
personnel de l'état civil
1 L’officier de l’état civil est tenu d’exercer ses fonctions d’une manière strictement conforme aux dispositions du code civil suisse, de l’ordonnance fédérale sur l’état civil, de la loi genevoise sur l’état civil et du présent règlement, ainsi qu’à toutes dispositions légales et instructions édictées en la matière par les autorités fédérales et cantonales.
2 Il a en particulier l’obligation :
a) de participer aux cours organisés par le groupe de formation des cantons latins et par le service état civil et légalisations(19), afin d'acquérir la formation lui permettant d'assurer une exacte exécution de ses tâches (art. 1, al. 1, OEC); les magistrats désignés comme officiers de l'état civil extraordinaires sont astreints à un cours relatif à la célébration des mariages (art. 96, al. 1, lettre b, OEC);(6)
b) de conserver dans un dossier spécial, muni d’un répertoire, les textes législatifs (ordonnance, loi, règlement), et les circulaires fédérales et cantonales relatives à l’état civil;
c) d’être abonné à la revue de l’état civil, le coût de l’abonnement étant à la charge du budget communal;
d) de classer les pièces justificatives qui ont servi à l'enregistrement de données de l'état civil ou ont été produites en vue du mariage ou du partenariat enregistré selon les mêmes prescriptions que pour les anciens registres;(3)
e)(3)
f) d’avoir un sceau spécial portant les armoiries genevoises avec la légende « Canton de Genève – Arrondissement de l’état civil de …. ». Ce sceau doit être apposé sur toutes les pièces ayant un caractère officiel et ne peut être utilisé pour les pièces étrangères à l’état civil;
g) d'utiliser un sceau sec pour l'établissement de documents élaborés au moyen d'un support électronique;(3)
h) de conserver les pièces justificatives pendant 50 ans; si ces pièces sont microfilmées ou enregistrées sur un support électronique, elles peuvent être supprimées au bout de 10 ans avec l’autorisation du service état civil et légalisations(19) (art. 32, OEC);
i) de signaler au service état civil et légalisations(19) les inexactitudes contenues dans les inscriptions closes (art. 29, al. 3, OEC);
j) d’utiliser, pour les documents d’état civil, la qualité de papier définie dans les directives de l'Office fédéral de l'état civil (art. 6, al. 2, OEC);
k) d'établir l'identité et l'état civil des candidats à la naturalisation et de saisir la séquence de leurs données dans le registre de l'état civil.(11)
Emoluments
L’officier de l’état civil et le service état civil et légalisations(19) sont tenus d’appliquer les tarifs fixés dans l’ordonnance fédérale sur les émoluments en matière d’état civil, du 27 octobre 1999.
1 L’officier de l’état civil n’est pas autorisé à divulguer des données :
a) s’il a un intérêt personnel;
b) s’il est parent ou allié d’une partie en ligne directe ou jusqu’au quatrième degré inclusivement, en ligne collatérale ou s’il est uni par mariage, partenariat enregistré, fiançailles, adoption ou par des liens nourriciers;(2)
c) s’il représente une partie ou agi pour une partie dans la même affaire;
d) s'il existe des circonstances de nature à faire suspecter son impartialité (art. 15, al. 2, de la loi sur la procédure administrative, du 12 septembre 1985).
2 Dans ce cas, les données sont divulguées par un autre officier de l’état civil de son arrondissement ou lorsque tous sont empêchés, par un suppléant extraordinaire.
(7) Publication de faits d'état civil
1 Sont publiés dans la Feuille d’avis officielle ainsi que sur le site Internet du département, avec la mention des noms et prénoms des personnes concernées, leur date de naissance, origine et adresse, les lieux et dates des décès :
a) survenus dans le canton;
b) de ressortissants genevois décédés hors du canton;
c) de personnes résidant dans le canton.
2 Il est interdit aux officiers de l’état civil de fournir à quiconque une liste des naissances, reconnaissances, mariages, et partenariats enregistrés.
3 Le service état civil et légalisations(19) tient à jour un répertoire des personnes qu’il a autorisées à recevoir des données personnelles à des fins de recherche en application de l’article 60 de l’ordonnance fédérale sur l’état civil, du 28 avril 2004, et de l’article 6, lettre o, du présent règlement. Ce répertoire est communiqué au préposé cantonal à la protection des données et à la transparence.
1 Outre les communications prescrites par l’ordonnance fédérale sur l’état civil (art. 49 à 56, OEC), les officiers de l’état civil doivent envoyer :
a) au service état civil et légalisations(19) :
1° une copie de la déclaration concernant le nom en cas de mariage à l'étranger,(3)
2° une photocopie du certificat de capacité matrimoniale,(3)
3° une communication pour chaque décès survenu dans le canton;
b) à la direction de l’enregistrement et à la justice de paix, une communication de décès et cela dès la déclaration (art. 256 de la loi générale sur les contributions publiques, du 9 novembre 1887).
2 L'office cantonal de l'état civil spécialisé est chargé de la communication, à la direction de l'enregistrement et à la justice de paix, des décès survenus dans un autre canton ou à l'étranger, en cas de domicile dans le canton et pour autant qu'il en ait connaissance.
3 Sur demande du Tribunal de protection de l'adulte et de l'enfant, adressée par courriel, l'arrondissement de l'état civil du domicile de la personne concernée lui communique, également par courriel et dans les 4 jours ouvrables, l'existence ou l'inexistence d'un mandat pour cause d'inaptitude.(9)
(6) Recours
Les décisions de l'officier de l'état civil peuvent faire l'objet d'un recours au département dans les 30 jours dès la notification de la décision ou la connaissance de l'acte (art. 90, al. 1, OEC et art. 5 de la loi sur l'état civil, du 19 décembre 1953).
1 La formation du personnel de l'état civil est assurée par le groupe de formation des cantons latins.
2 Elle peut également être assurée par le service état civil et légalisations(19), avec la collaboration de l'association des officiers de l'état civil.
(6) Frais
Les frais relatifs à la participation au groupe de formation des cantons latins sont assurés par le département.
(6) Clause abrogatoire
Le règlement sur l’état civil, du 8 décembre 1999, est abrogé.
(6) Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication dans la Feuille d’avis officielle.