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150.401•150.401 : Règlement d'exécution de la loi sur le guichet sécurisé unique (RELGSU), du 22 décembre 2004
150.401RELGSULoi1 janv. 1900
Le service informatique de l'Entité neuchâteloise (ci-après: SIEN) est l'exploitant du guichet sécurisé unique (ci-après: GSU) et accomplit les tâches qui lui sont dévolues par la LGSU.
Commission du GSU
1La commission du GSU est nommée par le Conseil d'Etat au début de chaque période législative.
2La commission se constitue elle-même et organise ses travaux. Elle est convoquée à cet effet par la présidente ou le président, désigné par la LGSU.
3L’exploitant et la chancellerie d’Etat, en tant que gestionnaires du GSU, siègent au sein de la commission avec voix consultative.
4La présidente ou le président peut convoquer aux séances de la commission du GSU, avec voix consultative, des personnes spécialisées dans certaines questions soumises à l'étude de la commission.
5Les séances de la commission du GSU ne sont pas publiques.
Contrat de collaboration
1L'autorité cantonale ou communale qui désire offrir des prestations aux utilisatrices et utilisateurs (ci-après: utilisateurs) du GSU doit avoir signé préalablement un contrat de collaboration avec le Conseil d’Etat.
2Le contrat de collaboration précise les clauses organisationnelles, financières et techniques de collaboration entre l’autorité cantonale ou communale et l'Etat.
Chapitre 2
Conclusion du contrat d’utilisation et représentation
Apposition d'une signature
l'apposition d'une signature doit remplir les conditions suivantes :
a) les personnes habilitées à valider l'apposition d'une signature sont pour la chancellerie d'Etat, la chancelière ou le chancelier ou la secrétaire ou le secrétaire général, pour les administrations communales, la chancelière ou le chancelier communal, l’administratrice ou l'administrateur communal ou la préposée ou le préposé communal au contrôle des habitants;
b) les personnes physiques doivent se présenter personnellement à la chancellerie d'Etat ou à l'administration communale de leur domicile avec une pièce d'identité valable;
c) les personnes morales agissant par l’organe de leurs représentants statutaires, dûment légitimés et munis, s’il y a lieu, des autorisations nécessaires, doivent se présenter à la chancellerie d’Etat, avec une pièce d’identité valable;
d) par leur signature, les personnes habilitées attestent que le contrat d’utilisation a été signé personnellement devant une collaboratrice ou un collaborateur de la chancellerie d’Etat ou de l’administration communale.
Légalisation d'une signature
1La légalisation est la déclaration par laquelle un fonctionnaire ou un officier public atteste l'authenticité d'une signature apposée sur un acte.
2La légalisation est faite à la suite de la signature.
3Ont seuls qualité pour légaliser:
a) les notaires;
b) les juges du Tribunal d'instance;
c) la représentation suisse compétente pour les Suissesses et les Suisses de l’étranger.
Apostille
L’apposition de l’apostille sur les contrats signés conformément aux règles de la Convention de La Haye, du 5 octobre 1961[6] est autorisée pour les Suissesses et les Suisses de l’étranger habitant trop loin d’une représentation suisse.
Conclusion du contrat d’utilisation
1Le contrat d’utilisation, dont la signature a été valablement légalisée ou apposée, est adressé à la chancellerie d'Etat en double exemplaire.
2Après examen des conditions requises, la chancellerie d’Etat signe le contrat d’utilisation.
3Un exemplaire du contrat d’utilisation est retourné à l'utilisateur et l'autre conservé à la chancellerie d’Etat pour inscription dans le registre des utilisateurs.
Droits d'accès
a) chancellerie d'Etat
1La chancellerie d'Etat transmet à l’utilisateur les informations à mémoriser qui sont constituées d'un code utilisateur et d'un mot de passe.
2La chancellerie d'Etat informe l'exploitant de la conclusion de tout nouveau contrat d’utilisation.
b) exploitant
1L'exploitant transmet à l'utilisateur l'élément d'authentification à posséder sur soi, à savoir une carte à numéros ou un code à usage unique transmis par SMS.
2L'exploitant valide les certificats d'authentification fournis par une autorité reconnue par lui (SuisseID, AdminPKI).
Représentants légaux
Les représentants légaux qui justifient de leur pouvoir de représentation auprès de la chancellerie d’Etat se voient délivrer des droits d'accès conformément aux articles 8 et 9 du présent règlement.
Mandataires
1Conformément à l’article 22, alinéa 3, LGSU, la procuration doit, si elle ne concerne pas toutes les prestations offertes par le GSU, mentionner explicitement les thèmes qu’elle englobe au sens de l’article 20, alinéa 2, LGSU.
2La liste des thèmes disponibles est accessible sur le site Internet du GSU.
3La procuration légalisée est transmise à la chancellerie d’Etat pour examen.
4Après acceptation de la procuration, cette dernière est inscrite dans le registre des procurations et les droits d'accès sont transmis au mandataire selon la procédure définie aux articles 8 et 9 du présent règlement.
Relations avec les utilisateurs
1La chancellerie d’Etat est le seul répondant des utilisateurs pour tous les aspects de gestion des contrats d’utilisation et des droits d’accès.
2Elle communique aux utilisateurs toutes informations utiles relatives au fonctionnement et à l’évolution du GSU.
3Les partenaires sont les seuls répondants des utilisateurs pour tous les aspects liés à leurs prestations.
Registre des utilisateurs
1Le registre des utilisateurs du GSU contient au moins, pour chaque utilisateur y figurant, les indications suivantes:
a) les noms et prénoms;
b) la date de naissance;
c) l’adresse;
d) le code;
e) le type du contrat;
f) le statut du contrat;
g) les rôles autorisés;
h) les prestations autorisées.
2Le registre des utilisateurs est accessible à la chancellerie d’Etat, à l’exploitant et aux partenaires.
3Tout utilisateur peut demander à consulter les informations du registre qui le concernent.
Registre des procurations
1Le registre des procurations du GSU contient au moins les indications suivantes:
a) le mandataire;
b) le mandant;
c) la date de la procuration;
d) le statut de la procuration;
e) les domaines de droits.
2Le registre des procurations est accessible à la chancellerie d’Etat, à l’exploitant et aux partenaires.
3Tout utilisateur peut demander à consulter les informations du registre qui le concernent.
chapitre 3
Prestations
Mise en exploitation d'une prestation
Les conditions de mise en exploitation d'une prestation sont les suivantes :
a) la prestation est associée, par le partenaire, aux rôles existants ou à de nouveaux rôles à créer au sens de l'article 18 LGSU;
b) le partenaire qui fournit la prestation doit être mentionné et reconnaissable par les utilisateurs;
c) la communication de données à des tiers par le partenaire doit respecter la protection des données;
d) la prestation et les données associées doivent préalablement être installées par l'exploitant dans l'environnement de tests du GSU. Le comportement de la prestation doit être validé par écrit à l'exploitant, par le partenaire, avant toute mise en production;
e) une aide en ligne doit être associée à la prestation;
f) la commission du GSU a donné son aval à la diffusion de la prestation.
Chapitre 4
Historique temporaire des transactions
Historique temporaire des transactions
1L'historique temporaire des transactions permet de journaliser dans un fichier informatique toutes les transactions activées par les utilisateurs à l'exclusion de celles associées au vote électronique.
2Il est procédé mensuellement à l'archivage au sein du GSU de l'historique temporaire des transactions relatives au mois précédent.
3L'exploitant peut utiliser l'historique temporaire des transactions archivé à des fins de facturation des prestations et de statistique d'utilisation des prestations du GSU.
4Après 18 mois d'archivage, l'exploitant détruit l'historique temporaire des transactions.
5Aucune donnée personnelle associée aux transactions n'étant conservée, l'exploitant ne peut donner aucune information sur les données transmises par le GSU.
Chapitre 5
Sécurité
Audit de sécurité
1Le contrôle cantonal des finances est chargé d’effectuer, au minimum tous les 4 ans, un audit de sécurité du GSU.
2Le service de l’inspection des finances de l’Etat peut mandater un consultant externe spécialisé pour les audits de sécurité du GSU.
3Les buts de l'audit sont notamment:
a) d'effectuer des tests d'intrusion permettant de valider le niveau de sécurité d'accès au GSU;
b) d'analyser les vulnérabilités et d’évaluer les menaces associées au GSU;
c) d'effectuer une revue de l'architecture du GSU et des processus liés.
4Les rapports d'audit sont confidentiels et réservés au Conseil d'Etat, au département compétent, à la commission du GSU, à la chancellerie d'Etat et à l'exploitant.
5Le Conseil d'Etat peut, à tout moment, ordonner un audit de sécurité auprès d'un tiers.
Personnes autorisées
1Les personnes autorisées au sens de l'article 15 LGSU sont nommées par le Conseil d'Etat.
2Les personnes autorisées doivent remettre tout document justifiant qu'elles remplissent les conditions légales prévues par l'article 15, alinéa 2, LGSU.
3Chaque candidate ou candidat doit indiquer sous réserve du secret professionnel ses liens d'intérêts, à savoir:
a) son activité professionnelle;
b) ses fonctions au sein d’organes de direction ou de surveillance de fondations, de sociétés et d’établissements importants, suisses ou étrangers, de droit public ou de droit privé;
c) ses fonctions permanentes de direction ou de consultation pour le compte de groupes d’intérêts importants, suisses ou étrangers;
d) ses fonctions au sein de commissions ou d’autres organes de la Confédération, du canton et des communes;
e) ses fonctions politiques.
4Les modifications intervenues sont indiquées chaque année par les personnes autorisées.
5Le Conseil d'Etat procède à l'assermentation de ces personnes avant leur entrée en fonction.
6La prestation de serment s'énonce par la formule: "Je jure (ou je promets) de remplir fidèlement et consciencieusement les devoirs de ma charge".
Serveurs extrêmement sensibles
1Les serveurs extrêmement sensibles au sens de l'article 16 LGSU sont:
a) les serveurs qui enregistrent les votes cryptés;
b) les serveurs qui gèrent les données liées aux droits d'accès des utilisateurs du GSU.
2Au sens de l'article 16, alinéa 2, LGSU, les conditions d'intervention sur ces serveurs sont:
a) chaque intervention est ordonnée, par écrit, par l'exploitant ou la chancellerie d’Etat;
b) les personnes autorisées doivent intervenir à deux;
c) le rapport d'intervention, contresigné par les deux personnes autorisées, doit être déposé dans un délai de 15 jours auprès de la chancellerie d'Etat;
d) les rapports d'intervention sont archivés durant 18 mois, puis détruits par la chancellerie d'Etat.
Environnement
L'environnement dans lequel est installée l'infrastructure sécurisée du GSU doit répondre aux normes de sécurité suivantes:
a) l'alimentation électrique des serveurs s'effectue par un onduleur;
b) la salle est équipée d'un système de contrôle d'effraction;
c) la salle est équipée d'un système de détection d'incendie;
d) l'accès aux locaux est contrôlé de manière électronique.
Chapitre 6
Émoluments
Signature du contrat d’utilisation
1L’apposition de la signature sur le contrat d’utilisation devant la chancellerie d’Etat ou l'administration communale est gratuite.
2L'émolument perçu pour la légalisation de la signature par les notaires est déterminé par l'article 13 de l'arrêté fixant le tarif des émoluments des notaires, du 20 janvier 1982[10].
3L'émolument perçu pour la légalisation de la signature par les juges du Tribunal d'instance est déterminé par l'article 23, lettre b, de l'arrêté temporaire fixant les tarifs des frais, des émoluments de chancellerie et des dépens en matière civile, pénale et administrative du 22 décembre 2010[11].
Gestion administrative
1Aucun émolument n’est perçu auprès des utilisateurs par la chancellerie d’Etat et l’exploitant pour l’enregistrement du contrat d’utilisation et l’envoi des droits d’accès.
2Pour chaque attribution de droits d’accès supplémentaires aux personnes dûment autorisées par les utilisateurs signataires des personnes morales, un émolument de 21 francs sera perçu par la chancellerie d’Etat.
3Pour toute demande de renouvellement des droits d’accès perdus, un émolument de 20 francs sera perçu auprès de l’utilisateur par la chancellerie d’Etat.
Coûts des prestations
1Les coûts des prestations sont fixés et facturés par les partenaires aux utilisateurs, sur la base d'émoluments déterminés.
2Ces coûts font l'objet d'une réglementation spéciale.
Emoluments dus par les partenaires
Le contrat de collaboration fixe les émoluments dus par le partenaire à l’exploitant.
chapitre 7
Dispositions finales
Ouverture du GSU
Le département, sur préavis de la commission du GSU, détermine la date d'ouverture du GSU aux utilisateurs.
Entrée en vigueur et publication
1Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2005.
2Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.
(*) FO 2004 No 101
[1] RSN 150.40
[2] La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'état, du 26 juillet 2013 (FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'état, du 27 mai 2025 (FO 2025 N° 23), avec effet immédiat.
[3] Teneur selon A du 10 décembre 2007 (FO 2007 N° 94)
[4] Teneur selon A du 10 décembre 2007 (FO 2007 N° 94)
[5] Introduit par A du 10 décembre 2007 (FO 2007 N° 94)
[6] RS 0.172.030.4
[7] Modifié par A du 14 novembre 2012 (FO 2012 N°46) avec effet rétroactif au 1er décembre 2012
[8] Teneur selon A du 10 décembre 2007 (FO 2007 N° 94)
[9] Teneur selon A du 22 décembre 2010 (FO 2010 N° 51) avec effet au 1er janvier 2011
[10] RSN 166.31
[11] RSN 164.11
[12] Teneur selon A du 2 mai 2018 (FO 2018 N° 18) avec effet au lendemain de sa publication dans la FO, soit le 5 mai 2018
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