212.120 : Règlement sur l’état civil (REC), du 22 novembre 2023

Art. 2

La langue officielle des offices de l'état civil (ci-après : offices) est le français.

Émoluments

Art. 3

Le tarif des émoluments est fixé par l’ordonnance fédérale sur les émoluments en matière d'état civil (OEEC), du 27 octobre 1999.

CHAPITRE 2

Organisation

Section 1 : Autorités cantonales

Autorité de surveillance

Art. 4 — [5]

Le Département de la sécurité, de la digitalisation et de la culture (ci-après : le département) est l'autorité de surveillance. Ses tâches découlent de la législation fédérale.

Autorité de recours

Art. 5

Les décisions des officières et officiers de l'état civil peuvent faire l'objet d'un recours auprès de l'autorité de surveillance, celles de cette dernière auprès du Tribunal cantonal.

Section 2 : Arrondissements

Organisation

Art. 6

Le Canton de Neuchâtel est divisé en cinq arrondissements de l'état civil :

a) Boudry (Boudry, Cortaillod, La Grande Béroche, Milvignes, Rochefort) ;

b) Le Locle (Le Locle, Brot-Plamboz, La Brévine, Le Cerneux-Péquignot, La Chaux-de-Fonds, La Chaux-du-Milieu, Les Planchettes, Les Ponts-de-Martel, La Sagne) ;

c) Neuchâtel (Neuchâtel, Cressier, Cornaux, Enges, Hauterive, Le Landeron, La Tène, Lignières, Saint-Blaise) ;

d) Val-de-Travers (Les Verrières, La Côte-aux-Fées, Val-de-Travers) ;

e) Val-de-Ruz (Val-de-Ruz).

Regroupement d’arrondissements

Art. 7

Lorsque le taux d'occupation des officières et officiers de l'état civil n'est plus adapté à la législation fédérale, ou pour d'autres raisons, le Conseil d'État peut procéder à des regroupements d’arrondissements après avoir consulté les communes intéressées.

Siège de l’arrondissement

Art. 8

1Lorsqu'un arrondissement de l'état civil comprend plusieurs communes, celles-ci fixent d’un commun accord le siège de l’office de l’arrondissement.

2La décision des communes est soumise à l’approbation du Conseil d’État.

3En cas de désaccord entre les communes d'un arrondissement sur le siège de l’office de l’arrondissement, le Conseil d'État statue.

Changement de siège

Art. 9

1Lorsqu’un office change de siège au sein d’un même arrondissement, le Conseil communal du futur siège de l’arrondissement demande l’approbation à l’autorité de surveillance.

2Le déplacement des locaux d’un office dans la même commune est également soumis à l’approbation de l’autorité de surveillance.

Obligations des communes

Art. 10

1La commune du siège de l'arrondissement est tenue de mettre à disposition des officières et officiers de l'état civil :

a) le personnel et le matériel nécessaires à l’exécution de leur travail ;

b) des locaux accessibles à chacun, y compris aux personnes à mobilité réduite, qui permettent la célébration de mariages et la conversion de partenariats enregistrés en mariages sous forme de cérémonie aux jours et heures convenus entre la commune et l’office ;

c) des locaux pour l'audition des fiancés, la réception de déclarations de changement de sexe ainsi que les reconnaissances d’enfants.

2Elle pourvoit au surplus à l’aménagement des locaux en prenant les mesures de confidentialité et de sécurité imposées par la législation fédérale.

3Elle veille à ce que les registres et autres documents de l’état civil soient à l’abri du feu, de l'humidité et de l’effraction.

Heures d’ouverture

Art. 11

1Les heures d’ouverture des offices sont soumises à l’approbation de l’autorité de surveillance.

2En cas de modification ponctuelle, les offices informent l’autorité de surveillance.

Offices de l’état civil spécialisés

Art. 12

Les tâches confiées aux offices spécialisés en application de l'ordonnance fédérale sur l'état civil (OEC), du 28 avril 2004 sont attribuées aux offices ordinaires.

Section 3 : Officières et officiers de l’état civil

Organisation et nomination

Art. 13

1Chaque office est composé d’officières et d’officiers de l’état civil avec à leur tête une officière cheffe d’office ou un officier chef d’office.

2Les officières et officiers de l’état civil sont nommés par le Conseil communal ou les Conseils communaux de la ou des communes de l'arrondissement.

3Ces nominations sont soumises à la ratification du Conseil d'État et publiées dans la feuille officielle.

Conditions

Art. 14 — 1Les conditions pour être nommé-e en qualité d’officière

ou d’officier de l'état civil sont régies par la législation fédérale.

2Les frais liés à la formation des personnes qui ne sont pas encore titulaires du brevet d’officière ou d’officier de l’état civil sont à la charge de la ou des communes de l’arrondissement qui les engage.

Remplacement

Art. 15

En cas d'empêchement de l’officière ou de l’officier de l'état civil, l'autorité de surveillance, sur proposition des Conseils communaux concernés, désigne un-e suppléant-e extraordinaire, titulaire du brevet d’officière ou d’officier de l’état civil.

Traitement

Art. 16

1Le traitement des officières et officiers de l'état civil est fixé par la ou les communes de l'arrondissement.

2En cas de contestation entre les communes d'un arrondissement sur le montant de ces traitements, le Conseil d'État statue.

Mission

Art. 17

Les officières et officiers de l'état civil accomplissent leur fonction en se conformant aux législations fédérales et cantonales ainsi qu’aux directives, circulaires et instructions émises par l’autorité fédérale compétente en matière d’état civil et l'autorité de surveillance.

Formation continue

Art. 18

1Les officières et officiers de l’état civil ont l’obligation de suivre une formation continue.

2L'autorité de surveillance détermine quels cours doivent être suivis.

3Les frais sont à la charge des communes des arrondissements.

Inspections

Art. 19

Les offices sont inspectés par l’autorité de surveillance tous les deux ans au moins.

Sanctions

Art. 20

Les mesures disciplinaires, le renvoi et la révocation des officières et officiers de l'état civil qui manquent à leurs devoirs ou qui se révèlent inaptes sont réglés par la législation fédérale.

CHAPITRE 3

Actes et documents d’état civil

Archives

Art. 21

Les registres de l'état civil qui ont été établis à une date antérieure à celles fixées à l'article 92a, alinéa 1 OEC, sont considérés comme des archives. Ils doivent être déposés aux Archives de l’État, conformément aux directives de l’office des archives de l’État.

Sceau

Art. 22 — 1Chaque office est pourvu d'un sceau à sec

portant l'écusson cantonal avec la légende "République et Canton de Neuchâtel, État civil [arrondissement]".

2Le sceau doit être apposé sur tous les documents ayant un caractère officiel. Il ne peut en revanche être utilisé pour des pièces étrangères à l'état civil.

Examen de documents par l’autorité de surveillance

Art. 23

Lorsque des ressortissantes étrangères ou des ressortissants étrangers doivent être saisis dans le registre de l’état civil, les documents étrangers sont soumis à l'autorité de surveillance pour vérification avant enregistrement de l’événement, conformément aux directives de l’autorité de surveillance.

CHAPITRE 4

Communications

Enfant trouvé

Art. 24

La personne qui trouve un enfant de filiation inconnue en informe immédiatement la police neuchâteloise, qui en informe l’office de l’état civil de l’arrondissement concerné.

chapitre 5

Traitement électronique des données

Traitement électronique

Art. 25

1L’officière ou l’officier de l'état civil ne peut obtenir l’accès au registre informatisé de l’état civil qu’après approbation par l'autorité de surveillance. Cette dernière effectue les demandes d'accès auprès de l’autorité fédérale compétente.

2L’autorité de surveillance définit les rôles et les tâches accordées à chaque utilisateur et utilisatrice.

3L'installation du système est de la compétence du service cantonal en charge de l’informatique.

chapitre 6

Pénalités

Suites pénales

Art. 26

Les contraventions prévues à l'article 91 de l'ordonnance fédérale sur l'état civil (OEC), du 28 avril 2004 sont poursuivies conformément à la loi d’introduction du Code de procédure pénale suisse (LI-CPP), du 27 janvier 2010[6].

chapitre 7

Dispositions finales

Abrogation

Art. 27

Sont abrogés :

a) le règlement sur l'état civil, du 5 juillet 2000[7] ;

b) l’arrêté concernant la réunion d'arrondissements de l'état civil et la modification du règlement de l'état civil, du 16 mai 2001[8].

c) l’arrêté relatif à l'autorisation de divulguer des données d'état civil à des généalogistes, du 22 juin 2015[9].

Entrée en vigueur

Art. 28

1Le présent règlement entrera en vigueur dès son approbation par la Confédération.

2Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.

Approbation du Département fédéral de justice et police (DFJP), le 22 février 2024 (dossier 511-479/1).

(*) FO 2023 No 47

[1] RS 210

[2] RS 211.231

[3] RS 211.112.1

[4] RS 172.042.110

[5] La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'état, du 26 juillet 2013 (FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'état, du 27 mai 2025 (FO 2025 N° 23), avec effet immédiat.

[6] RSN 322.0

[7] FO 2000 N° 52

[8] FO 2021 N° 37

[9] FO 2021 N° 37