RÈGLEMENT 173.36.1 sur la communication par voie électronique en procédure administrative

du 7 octobre 2020

Préambule

LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu les articles 27a et 44a de la loi du 28 octobre 2008 sur la procédure administrative (LPA-VD) [A] vu le préavis du Département des infrastructures et des ressources humaines arrête

Art. 1 - Objet

1 Le présent règlement fixe les conditions de la communication par voie électronique (ci-après: la communication électronique) entre autorités administratives et parties dans les procédures soumises à la LPA-VD[A].

2 Les dispositions légales de droit cantonal qui fixent des conditions différentes pour le traitement de procédures administratives particulières sont réservées.

Art. 2 - Caractère facultatif de la communication par voie électronique

1 L'autorité administrative détermine si elle accepte la communication électronique. Elle peut y renoncer en cours de procédure.

2 Elle ne peut imposer la communication électronique à une partie.

3 La communication électronique dans une procédure administrative déterminée ne peut débuter qu'à l'initiative d'une partie.

4 Si une partie, après avoir accepté la communication électronique, y renonce, l'autorité administrative modifie le mode de communication dès réception de cette renonciation.

Art. 3

1 La communication électronique avec les autorités administratives cantonales intervient par l'intermédiaire du portail sécurisé des prestations en ligne de l'Etat (ci-après: Portail sécurisé), au sens de la loi du 6 novembre 2018 sur les moyens d'identification électronique et le portail sécurisé des prestations en ligne de l'Etat (LCyber)[B].

Art. 4 - Exigences générales

1 La communication électronique avec les autres autorités administratives intervient par l'intermédiaire d'un système qui, cumulativement :

2 Le processus d'authentification au sens de l'alinéa 1, lettre b doit permettre d'imputer à une personne physique déterminée l'envoi ou la prise de connaissance de chaque communication électronique.

Art. 5 - Processus d'inscription

1 Lors de son inscription, au sens de l'article 4, lettre a, la partie doit être expressément informée qu'une communication électronique autorisée a les mêmes conséquences juridiques qu'une communication par courrier postal.

2 Les personnes morales qui comprennent plusieurs autorités administratives en leur sein peuvent instaurer une procédure d'inscription unique valable pour la communication électronique avec l'ensemble de ces autorités.

Art. 6 - Processus d'authentification

1 L'authentification au sens de l'article 4, alinéa 1, lettre b doit avoir lieu :

2 Le service en charge de l'informatique de l'Etat (ci-après : le service)[C] précise par directive les conditions techniques à respecter pour procéder à une identification par l'intermédiaire du portail sécurisé.

Art. 7 - Conservation des données

1 Les données mentionnées à l'article 4, alinéa 1, lettre d doivent rester consultables au minimum pendant 18 mois après la clôture de la procédure administrative concernée, à moins que la partie ne révoque son inscription au système de communication électronique plus tôt.

2 Au surplus, l'autorité administrative conserve au dossier une copie de ces données.

Art. 8 - En général

1 L'autorité administrative détermine le format de données dans lequel des écrits peuvent lui être communiqués et dans lequel elle-même communique, sous réserve de l'alinéa 2.

2 Le service peut fixer ces formats de données par directive concernant la procédure devant les autorités administratives cantonales.

3 Si une autorité qui accepte la communication électronique reçoit, par l'intermédiaire d'un canal de communication électronique reconnu au sens des articles 3 à 7, des écrits qu'elle ne peut consulter, elle impartit à la partie un bref délai pour :

Art. 9 - Décisions administratives

1 Les décisions électroniques sont notifiées sous forme de fichiers au format Portable Document Format (PDF).

2 Elles sont munies d'une signature électronique horodatée, garantissant l'intégrité du texte et permettant d'identifier sans ambiguïté l'autorité qui statue ainsi que la personne physique signataire.

Art. 10

1 Le Département des infrastructures et des ressources humaines est chargé de l'exécution du présent règlement, qui entre en vigueur le 1er décembre 2020.