178.11.1•RÈGLEMENT 178.11.1 d'application de la loi du 29 juin 2004 sur le notariat
178.11.1RLNoRegulation1 janv. 2005
du 16 décembre 2004
LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu la loi du 29 juin 2004 sur le notariat [A] vu le préavis du Département des institutions et des relations extérieures arrête
1 L'émolument dû à l'Etat en application de la loi [A] ou du présent règlement est de 100 à 2'000 francs.
1 Plusieurs notaires ayant leur étude principale dans des lieux différents peuvent s'associer. Le nombre de lieux différents où des notaires ont leur étude principale ne peut toutefois excéder quatre au sein d'une même association.
2 Toute nouvelle association de notaires doit faire l'objet d'une annonce auprès du département et d'une publication dans la Feuille des avis officiels.
1 Le département autorise sur requête du notaire l'ouverture d'une étude secondaire.
2 L'exercice du notariat au lieu où l'un des associés a son étude principale n'est pas considéré comme une étude secondaire.
3 Le nombre d'études secondaires est limité à deux par étude principale; en cas d'association de notaires en un ou plusieurs lieux, ce nombre est limité à trois.
4 Les locaux de l'étude secondaire sont exclusivement affectés à l'activité notariale. Ils ne doivent pas donner l'apparence d'une association prohibée par la loi [A] .
5 Le notaire peut disposer d'une infrastructure technique permanente.
6 L'étude secondaire peut comporter plusieurs postes de travail représentant au maximum deux équivalents temps plein.
7 Le notaire doit exercer son activité de manière régulière à son étude secondaire.
8 L'émolument perçu par le département pour l'ouverture d'une étude secondaire est fixé à 250 francs.
9 Le préfet du lieu de l'étude secondaire contrôle le respect des conditions fixées pour l'ouverture d'une étude secondaire. Il informe le département des irrégularités qu'il constate.
1 Le candidat à l'entrée en stage doit produire en personne auprès du département les documents suivants :
2 Le département vérifie que le candidat remplit les conditions posées par la loi [A] et le règlement. Il délivre un certificat d'entrée en stage.
1 Les activités juridiques qui figurent sur la liste tenue par le département permettent l'entrée en stage.
2 Le département peut agréer une activité ne figurant pas sur la liste sur requête d'un candidat au moment du dépôt de la demande d'entrée en stage ou préalablement à celle-ci. Le département informe l'Association des notaires vaudois.
3 Une activité juridique agréée ne sera prise en compte que si elle est exercée au moins à mi-temps. Si l'activité n'est pas exercée à plein temps, elle sera comptée prorata temporis pour correspondre à la durée minimale de deux ans requise par l'article 21 de la loi [A] . La totalité de l'activité doit dans tous les cas avoir été exercée dans les cinq ans précédant l'entrée en stage.
1 Le candidat au stage doit justifier à la fois d'un baccalauréat universitaire (bachelor) en droit suisse et d'une maîtrise universitaire (master) en droit suisse.
2 Le baccalauréat universitaire en droit suisse doit couvrir les matières suivantes :
3 La maîtrise universitaire en droit suisse doit couvrir toutes les disciplines figurant dans le programme de maîtrise en droit avec mention droit privé et fiscal du patrimoine, de la Faculté de droit et des sciences criminelles de l'Université de Lausanne.
4 Le candidat doit justifier auprès du département avoir subi des examens universitaires dans l'ensemble de ces matières.
5 Le département requiert le préavis de la Faculté de droit et des sciences criminelles de l'Université de Lausanne lorsque le candidat n'a pas subi des examens dans l'ensemble des disciplines incluses dans la maîtrise en droit avec mention droit privé et fiscal du patrimoine.
1 Lorsque l'une des disciplines indiquées à l'article précédent fait défaut, l'entrée en stage est subordonnée à la réussite d'un examen complémentaire portant sur cette discipline.
2 A la demande d'un candidat à l'entrée en stage, le département peut établir un programme de formation complémentaire. Il sollicite à cet effet le préavis de la faculté de droit de l'université de Lausanne.
1 Le stage s'effectue à plein temps.
1 Les notaires désignés par le Conseil d'Etat pour faire partie de la commission d'examens doivent être titulaires d'une patente depuis au moins cinq ans.
1 L'examen professionnel consécutif au stage porte sur les branches suivantes :
2 Les sujets de ces six épreuves écrites sont arrêtés par la commission d'examens et communiqués aux candidats au début de chaque épreuve.
1 Le président de la commission fait connaître par un avis dans la Feuille des avis officiels, au moins trois mois à l'avance, le jour où les examens commenceront. Il fixe le délai d'inscription.
1bis Le candidat dispose d'un délai de cinq ans dès la fin de son stage pour se présenter aux examens. Les éventuelles deuxièmes et troisièmes tentatives doivent être entreprises dans ce délai. Lorsque des circonstances particulières le justifient, et sur demande motivée, le département peut octroyer une prolongation de ce délai.
2 Chaque candidat doit produire auprès du département les documents suivants avant l'échéance du délai d'inscription :
3 Le candidat doit payer le montant de la taxe d'examen, fixé à 1'500 francs. Le non-paiement de la taxe d'examen dans le délai imparti vaut retrait de l'inscription.
4 Le département statue sur la validité des candidatures et transmet à la commission d'examens celles qui remplissent les conditions fixées par la loi et le règlement
5 Sauf cas de force majeure, la taxe d'examen n'est pas remboursée en cas de retrait d'une candidature acceptée, ni si le candidat ne se présente pas aux examens.
1 La commission d'examens arrête, préalablement à chaque session d'examens, la liste des candidats, la moyenne nécessaire pour la réussite des examens, ainsi que le matériel à disposition des candidats.
1bis Le département attribue aux candidats une identification anonyme préalablement aux épreuves écrites, qui est seule utilisée jusqu'à la fin de ces dernières.
2 Les épreuves écrites ont lieu à huis clos sous la surveillance d'un ou plusieurs membres de la commission. La commission arrête le temps accordé pour chaque épreuve.
3 Les candidats ne sont admis aux épreuves orales que s'ils ont obtenu la moyenne fixée par la commission pour les épreuves écrites. Les épreuves orales se déroulent en présence de deux membres de la commission dont l'un au moins est notaire.
1 La commission délibère au complet à deux reprises au moins, soit à l'issue des épreuves écrites et à l'issue des épreuves orales.
2 Elle apprécie chaque épreuve et lui donne une note. Elle détermine si la moyenne nécessaire est atteinte.
1 La commission notifie la décision de réussite ou d'échec aux examens professionnels à chaque candidat à l'issue de la session. La décision comprend l'appréciation de chaque épreuve pour chaque candidat; elle indique la voie de recours.
2 La réussite de chaque examen est notifiée au département en vue de l'éventuelle délivrance d'une patente.
1 Les membres de la commission des examens sont rémunérés selon l'arrêté sur les commissions [B] .
1 L'émolument de délivrance de la patente est arrêté à 1'000 francs. Il est intégralement dû pour toute nouvelle patente.
1 La demande de patente est adressée au département accompagnée des pièces suivantes :
2 Le département vérifie que le requérant remplit toutes les conditions et qu'il s'acquitte de l'émolument. Il transmet la demande au Conseil d'Etat avec son préavis.
3 Le Conseil d'Etat statue; l'octroi de la patente est publié dans la Feuille des avis officiels.
1 Pour disposer d'un sceau électronique, le notaire doit justifier auprès du département pouvoir disposer d'une signature électronique qualifiée au sens de la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur la signature électronique [C] . Toute modification à cette signature qualifiée doit être transmise au département.
2 Le sceau électronique est établi par le département sur un modèle où apparaissent, d'une part, une indication graphique rappelant le sceau de l'Etat, et d'autre part, les nom, prénom et lieu de la patente du notaire titulaire.
3 Le département délivre le sceau au notaire qui le demande et justifie d'une signature électronique qualifiée moyennant son engagement de lier l'emploi du sceau à une clé de sécurité dont il dispose seul, en sus de sa signature électronique.
1 Le notaire suppléant est choisi en règle générale parmi les notaires qui ont leur étude principale dans le même district. Le département prend l'avis du préfet du district où se situe l'étude principale du notaire suppléé; le préfet consulte le notaire suppléé ou ses proches.
2 La nomination du notaire suppléant est communiquée au préfet, qui l'annonce au notaire suppléé ou à ses proches et au notaire suppléant. Le préfet procède personnellement à la mise en oeuvre du notaire suppléant.
1 Le département examine le rapport que lui remet le notaire suppléant une fois sa mission terminée.
2 S'il constate que le notaire suppléant s'en est acquitté conformément à la loi [A] , il le relève de sa mission. Il publie cette décision dans la Feuille des avis officiels.
1 En cas de renonciation à la patente ou lorsqu'il atteint la limite d'âge, le notaire informe le département de la désignation de son successeur.
2 En cas de décès, le notaire successeur informe le département de sa désignation dans un acte à cause de mort.
3 Le département interpelle le notaire successeur pour savoir s'il accepte sa charge.
4 Si rien ne s'y oppose, le département ratifie la désignation du notaire successeur. Il publie cette décision dans la Feuille des avis officiels.
1 Aussitôt après la publication de la désignation du notaire successeur, le succédé lui remet ses minutes, répertoires et registres réglementaires, ainsi que tous documents, comptes, valeurs, fonds consignés et informations nécessaires à la poursuite des dossiers en cours.
2 Il lui remet également l'ensemble de ses archives, y compris électroniques, ainsi que les valeurs et les actes pour cause de mort déposés auprès de lui, ainsi que leur répertoire.
3 S'il l'estime nécessaire à l'exercice de sa mission, le notaire successeur peut également requérir du succédé qu'il lui remette des documents et informations relatifs à son activité professionnelle.
4 En cas de refus du succédé de transmettre tout ou partie des documents et informations visés aux alinéas 1 à 3 ci-dessus, le notaire successeur peut demander au département qu'il fasse intervenir le préfet. La procédure prévue à l'article 33, alinéas 1 et 2 de la loi[A] est alors applicable.
5 En cas de décès du succédé, les alinéas 1 à 4 sont applicables à ses héritiers.
1 Quelle que soit sa couverture, un crédit bancaire n'est pas considéré comme liquidité au sens de l'article 44, premier alinéa, de la loi [A] .
1 La comptabilité doit comporter des livres de caisse, chèques postaux et banques, ainsi qu'une fiche pour chaque client créancier (consignation ou provision) qui doivent être tenus de manière détaillée et à jour chaque semaine. Aux mêmes conditions, les opérations comptables peuvent également être enregistrées directement dans la comptabilité générale.
2 Les notaires sont astreints à tenir une comptabilité générale en partie double dans laquelle chaque opération doit être reportée au plus tard dans les 20 premiers jours du mois suivant.
1 Un bilan et un compte d'exploitation datés et signés doivent être établis chaque année, au plus tard dans les trois mois qui suivent la clôture d'un exercice. Sur demande motivée, ce délai peut être prolongé par le département.
2 Lorsque la situation paraît justifier un contrôle accru, le département peut exiger des situations mensuelles ou trimestrielles.
1 Les notaires sont tenus de se conformer au plan comptable annexé au présent règlement.
1 Le notaire doit séparer sa comptabilité professionnelle et ses comptes privés.
1 L'Association des notaires vaudois informe le département des programmes de formation continue qu'elle offre aux membres.
2 Le département peut astreindre chaque notaire à suivre un minimum de formation continue dans le cadre mis en place par la profession. Les notaires ainsi astreints doivent justifier d'un tel suivi, le cas échéant aux conditions fixées par avance, sous peine de sanctions disciplinaires.
3 Après consultation de l'Association des notaires vaudois, le département peut autoriser qu'il soit fait état de spécialisations ayant fait l'objet d'une formation continue de longue durée. Le notaire doit avoir subi avec succès un mécanisme de contrôle préalablement agréé.
1 L'énonciation du domicile des parties à l'acte doit être suffisamment précise pour que les communications postales qui peuvent leur être adressées arrivent à destination.
2 Pour les mandataires, seule l'indication de la localité de domicile est obligatoire.
1 Les minutes comportent un en-tête dans lequel figurent le numéro de l'acte, sa date, le nom des parties, le nombre des expéditions levées et leur destinataire ainsi que la date de présentation de l'acte dans un registre public et la date de la désignation fiscale.
2 Les expéditions électroniques y sont indiquées comme telles.
1 Les minutes sont imprimées sur un papier filigrané spécial au format A4 fourni par le département. Elles peuvent être complétées et corrigées à la main par des renvois ou des apostilles.
2 L'inaltérabilité du texte doit être garantie.
1 Les autres pièces officielles permettant la légalisation par comparaison de signatures au sens de l'article 64 LNo [A] sont :
1 Il n'est pas nécessaire d'annexer à l'acte les autorisations et documents administratifs qui sont produits à l'appui de l'exécution de l'acte dans un registre public.
1 Les visas pour date certaine sont répertoriés avec les légalisations, dans un seul et même registre, sous une série unique de numéros.
2 Les répertoires des actes en brevet, le registre des légalisations ainsi que les inventaires des titres déposés peuvent en outre être tenus sous forme informatisée aux conditions prévues par le département.
1 Les onglets, documents et objets conservés par le notaire visés aux art. 33, 37 et 84 de la loi [A] , avant leur restitution ou leur dépôt aux archives, doivent être conservés en l'étude du notaire, ou en un lieu sûr dont le notaire maîtrise seul les entrées et sorties.
2 Le notaire veille à les protéger de tout risque de destruction.
3 Le département peut prescrire que les minutes des actes entre vifs ou à cause de mort fassent en outre l'objet d'un autre procédé d'archivage aux conditions qu'il fixe. Cet archivage doit intervenir de manière à empêcher toute modification postérieure des documents archivés. Il peut être réalisé sous forme centralisée.
1 L'expédition délivrée sous forme électronique s'opère sous la forme d'un document informatisé par l'usage d'une application reconnue comme ne permettant pas sa modification ultérieure.
2 L'authentification par le notaire de sa conformité à l'original, la date de l'expédition, la signature qualifiée et le sceau électroniques du notaire doivent y être incorporés.
1 A moins que le déposant n'ait stipulé le contraire, ou n'émette une procuration légalisée, la restitution d'un testament déposé (art. 75 LNo [A] ) ne peut intervenir moyennant quittance qu'en mains du déposant lui-même, ou de son ayant cause dûment légitimé pour les valeurs confiées. Lorsque le disposant retire un testament (art. 75 LNo) ou révoque en le supprimant un acte à cause de mort (art. 74 LNo), les annonces faites au registre central des testaments sont retirées (art. 76 LNo) sauf indication contraire du disposant.
1 Le préfet informe le notaire de la date et de l'heure de son inspection au moins dix jours à l'avance. Le notaire doit y assister personnellement. En cas de maladie ou d'empêchement majeur, le notaire peut demander le renvoi de l'inspection.
2 S'agissant des études secondaires, le préfet du district où est située l'étude secondaire peut procéder à des inspections portant uniquement sur les conditions posées pour l'exploitation d'une telle étude.
1 La Chambre des notaires se réunit sur l'initiative de son président, de son vice-président, ou à la demande de trois de ses membres.
2 Elle statue en principe à huis clos. Sauf en matière disciplinaire, la Chambre peut prendre ses décisions par voie de circulation.
1 Le président ou une délégation de la Chambre instruit les faits objets d'une demande de modération.
2 La Chambre procède à la modération. Elle peut déléguer ses compétences à une commission formée d'au moins deux de ses membres. Elle peut mettre à la charge du notaire ou de son client un émolument de 50 à 500 francs ainsi que tout ou partie des frais entraînés par la modération.
1 Les avocats membres de la Chambre des notaires sont rémunérés selon l'arrêté sur les commissions [B] .
2 L'Association des notaires vaudois rémunère les notaires membres de la Chambre des notaires.
3 Pour leur activité d'enquêteur, les membres de la Chambre des notaires sont rémunérés selon le tarif applicable aux membres de la Chambre des avocats.
1 Pour couvrir la responsabilité civile résultant de ses activités ministérielle et professionnelle, le notaire a l'obligation de contracter une assurance responsabilité civile de 5'000'000 francs au moins.
1 La franchise ne doit pas excéder le montant de 10'000 francs, excepté celle prévue par les conditions générales d'assurance pour les dommages matériels (destruction, endommagement, perte de choses).
1 ...
1 Toute modification de la couverture de l'assurance responsabilité civile doit être communiquée sans retard au département.
1 Pour couvrir le dommage causé dans l'exercice de ses activités ministérielle et professionnelle, le notaire remet au département une garantie de 20'000 francs
2 Le département apprécie la valeur de la garantie offerte par le notaire. Sa décision est sans recours.
3 Lorsque la garantie est fournie sous forme de gage immobilier, la valeur du gage est soumise à l'appréciation d'un expert désigné par le département.
1 Les droits du notaire sur les valeurs ou objets de la garantie passent à l'Etat si la responsabilité du notaire pour un dommage au sens de l'article 107 de la loi [A] est établie par un jugement entré en force ou par une reconnaissance du notaire.
2 Sur requête d'un lésé, le département interpelle le notaire pour savoir dans quelle mesure son assurance en responsabilité civile est intervenue pour couvrir le dommage.
3 Si le montant du dommage n'est pas entièrement couvert par l'assurance de la responsabilité civile, le département transmet le dossier à l'office des faillites du lieu où le notaire avait son étude pour qu'il procède à la réalisation de la garantie.
4 L'office réalise les sûretés réelles et pourvoit au recouvrement des sûretés personnelles au nom de l'Etat et pour le compte des lésés.
5 L'office procède à un appel public aux créanciers par une publication dans la Feuille des avis officiels. Il leur impartit un délai de soixante jours pour annoncer leurs prétentions et produire leurs titres.
6 A l'expiration de ce délai, il statue sur les interventions et dresse un état de collocation. Avis public est donné du dépôt de cet état. En outre, l'office avise individuellement les créanciers dont la prétention est écartée ou réduite.
1 Si des créanciers se manifestent après le délai de soixante jours prévu à l'article précédent, mais dans le délai légal, l'état de collocation est rectifié autant que possible, moyennant avance par l'intervenant des frais frustraires. Les interventions sont irrecevables après l'échéance du délai légal.
2 Avis public est donné du dépôt de l'état de collocation rectifié.
1 Le créancier qui conteste l'état de collocation parce que sa production a été écartée en tout ou en partie ou parce qu'il conteste la collocation d'un autre créancier doit ouvrir action dans les vingt jours qui suivent le dépôt de l'état de collocation.
2 S'il conteste la collocation de sa créance, il ouvre action contre l'Etat. S'il conteste une autre créance, il ouvre action contre le créancier concerné. Dans ce dernier cas, il est payé par préférence sur la part du créancier évincé si l'action est fondée.
1 L'action en contestation de l'état de collocation est portée devant l'autorité compétente selon la valeur litigieuse du lieu où le notaire avait son étude.
2 Le procès est instruit selon la forme accélérée.
3 La valeur litigieuse est déterminée selon le dividende probable afférent à la créance litigieuse.
1 L'ouverture d'une action en contestation de l'action de collocation suspend la procédure jusqu'à droit connu.
2 Dès l'état de collocation entré en force, l'office distribue le dividende.
1 Les décisions de l'office peuvent être attaquées par la voie de la plainte dans le délai de dix jours. Les dispositions de la loi d'application dans le Canton de Vaud de la loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite [D] sont applicables par analogie.
1 L'office prélève les frais déboursés par l'Etat pour l'application des dispositions qui précèdent sur le produit de la réalisation de la garantie avant toute distribution aux créanciers.
1 Les notaires qui sont au bénéfice d'une autorisation d'avoir un bureau de consultation au sens de l'article 33 de la loi du 10 décembre 1956 sur le notariat [E] peuvent en poursuivre l'usage et en demander la transformation en étude secondaire aux conditions fixées par le règlement dans un délai d'un an.
2 Le stagiaire qui remplit les conditions d'inscription à l'examen professionnel posées par la loi du 10 décembre 1956 sur le notariat au moment de l'entrée en vigueur de la nouvelle loi est autorisé à s'inscrire aux examens professionnels.
3 Le stage commencé valablement sous l'empire de la loi du 10 décembre 1956 sur le notariat est régi par la loi du 29 juin 2004 [A] dès son entrée en vigueur.
4 Le candidat au stage peut se prévaloir d'une activité juridique agréée au sens de l'article 6 qui a été exercée totalement ou partiellement avant l'entrée en vigueur du présent règlement.
5 La modification de l'article 6 du 21 mai 2008 n'est pas applicable aux personnes qui ont obtenu leur maîtrise en droit avant le 1er juillet 2010 et qui ont commencé leur stage de notaire avant le 1er juillet 2013.
6 Les notaires disposent d'un délai d'un an pour se conformer à l'article 29. Pendant ce délai, ils peuvent utiliser le papier prévu par l'article 12 du règlement du 28 décembre 1979 d'application de la loi du 10 décembre 1956 sur le notariat .
7 L'article 10 alinéa 1bis ne s'applique pas aux candidats ayant déjà débuté leur stage à la date de son entrée en vigueur.
1 Le règlement du 28 décembre 1979 d'application de la loi du 10 décembre 1956 sur le notariat est abrogé.
1 Le Département des institutions et des relations extérieures est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er janvier 2005.
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