RÈGLEMENT 431.02.1 relatif à la loi du 2 février 2010 d'application de la loi fédérale sur l'harmonisation des registres des habitants et d'autres registres officiels de personnes

du 10 septembre 2014

Préambule

LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu la loi du 2 février 2010 d'application de la loi fédérale du 23 juin 2006 sur l'harmonisation des registres des habitants et d'autres registres officiels de personnes (LVLHR)[A] vu le préavis du Département des finances et des relations extérieures arrête

Art. 1 - Désignation du service compétent (art. 1 LVLHR)

1 Le service qui gère les relations avec la Confédération en matière de registre des habitants et d'autres registres de personnes et qui procède aux contrôles de qualité s'y rapportant est l'Administration cantonale des impôts (ci-après : le service gestionnaire)[B] .

2 Ce service est également responsable du traitement et de la sécurité des données personnelles et des fichiers au sens de la loi sur la protection des données personnelles (LPrD) ainsi que des demandes d'accès au Registre cantonal des personnes.

Art. 2 - Registre communal des habitants

1 Chaque commune tient un registre communal des habitants selon les prescriptions de la loi sur le contrôle de l'habitant (LCH)[C] et son règlement d'application, ainsi que sur la base des informations transmises par la Confédération par fichiers électroniques au travers de l'application cantonale.

Art. 3 - Registre cantonal des personnes

1 Le Registre cantonal des personnes (ci-après : le RCPers) comprend l'ensemble des données des registres communaux des habitants, ainsi que celles provenant de registres tenus par la Confédération.

2 Il constitue le fichier de référence pour toute l'administration cantonale vaudoise (ci-après : ACV) en ce qui concerne l'identification des résidents et leur adresse.

3 Toutes les applications informatiques de l'ACV recourant à des données disponibles dans le RCPers devront se greffer sur ce registre.

Art. 4 - En général

1 Toute autorité administrative qui souhaite bénéficier des fonctionnalités et des données du RCPers (ci-après : l'autorité requérante) doit adresser sa requête au service gestionnaire, en précisant quelles données lui sont nécessaires pour accomplir ses tâches légales.

Art. 5 - Accès en consultation directe

1 L'accès à la base de données se fait à partir du portail d'accès sécurisé de l'Etat de Vaud.

2 Les demandes d'accès individuel se font par un formulaire spécifique adressé au service gestionnaire.

3 Lorsque de nombreux collaborateurs d'un même service sont concernés, les demandes peuvent se faire par fichier ou formulaire fourni par le service gestionnaire.

Art. 6 - Contrôle

1 Le chef de l'autorité administrative ayant accès à la base de données doit contrôler en permanence que la liste des collaborateurs remplissant les conditions d'accès à la base de données est à jour et que les informations auxquelles ils ont accès sont toujours nécessaires à l'exécution de leurs tâches légales.

2 Il signale immédiatement tout changement au service gestionnaire.

Art. 7 - Accès aux informations en consultation ou à l'usage au travers d'une information spécifique

1 Les articles 4 et 6, alinéa 1 s'appliquent également lorsque la consultation ou l'usage des informations du RCPers[D] se fait au travers d'une application servant au métier de l'autorité requérante.

Art. 8 - Transmission de fichiers

1 Les transmissions ponctuelles ou périodiques de données destinées à des applications informatiques de l'ACV doivent faire l'objet d'une demande motivée adressée au service gestionnaire et traitée conformément aux dispositions de la LPrD[E] .

Art. 9 - Données statistiques

1 Le service gestionnaire tient à jour un fichier des transmissions identifiant les autorités administratives utilisatrices et les modalités de communication, tout particulièrement la liste des informations qui leur sont fournies.

Art. 10 - Ressources informatiques et développements

1 Les ressources informatiques et les développements nécessaires à la production de fichiers spécifiques et d'interfaces avec des applications existantes, y compris les travaux additionnels effectués au service gestionnaire sont à la charge des autorités requérantes.

Art. 11 - Entrée en vigueur

1 Le Département des finances et des relations extérieures est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er octobre 2014.