LOI 431.02 d'application de la loi fédérale du 23 juin 2006 sur l'harmonisation des registres des habitants et d'autres registres officiels de personnes

du 2 février 2010

Préambule

LE GRAND CONSEIL DU CANTON DE VAUD vu la loi fédérale du 23 juin 2006 sur l'harmonisation des registres des habitants et d'autres registres officiels de personnes (LHR) [A] vu l'ordonnance fédérale du 21 novembre 2007 sur l'harmonisation de registres (OHR) [B] vu le projet de loi présenté par le Conseil d'Etat décrète

Art. 1 - Désignation du Service compétent

1 Le Conseil d'Etat désigne par voie réglementaire le Service qui gère les relations avec la Confédération en matière de registres des habitants et autres registres de personnes au sens de l'article 9 LHR [A] et qui procède aux contrôles de qualité s'y rapportant.

2 Le Service mentionné à l'alinéa 1 est le responsable du traitement au sens de la loi sur la protection des données personnelles (LPrD) [C] .

Art. 2 - Registre communal des habitants

1 Chaque commune tient un registre communal des habitants.

2 Le contenu et la gestion de ce registre sont déterminés par la loi sur le contrôle des habitants (LCH) [D] et son règlement d'application [E] .

Art. 3 - Registre cantonal des personnes

1 Les données des registres communaux des habitants sont réunies dans un registre cantonal des personnes géré par le Service.

2 En cas de divergence entre le registre cantonal des personnes et les registres communaux ou de soupçon d'inexactitude d'une donnée figurant au registre cantonal des personnes, le Service prend contact avec la commune pour procéder aux rectifications nécessaires.

Art. 4 - Echange de données [ 2 ]

1 L'échange des données prévues à l'article 6 LHR [A] au sein du canton a lieu par l'intermédiaire de l'application informatique cantonale.

2 L'échange de données lors des arrivées, départs et autres mutations ainsi que la communication au registre cantonal des personnes se font immédiatement.

3 L'échange à l'intérieur comme à l'extérieur du canton se fait sous forme cryptée par voie électronique selon les modalités prévues par le droit fédéral.

Art. 5 - Livraison des données

1 Le Service livre les données du registre cantonal des personnes à l'Office fédéral de la statistique (ci-après : OFS) dans les délais et selon les modalités prévus par le droit fédéral.

2 Il les livre au service cantonal en charge de la statistique[F] à l'exception des noms et prénoms des personnes figurant dans le registre.

3 Le service cantonal en charge de la statistique peut utiliser les données reçues à des fins statistiques.

Art. 6 - Accès aux données [ 1, 2, 3 ]

1 Sous réserve de dispositions contraires de la présente loi, tous les services de l'Etat ainsi que les notaires soumis à la loi vaudoise sur le notariat[G] et la Caisse cantonale de compensation AVS ont, dans l'exercice de leurs tâches légales, accès aux données du registre cantonal des personnes, sous réserve :

2 Le service en charge de l'information sur le territoire[H], ainsi que le service en charge de la protection civile et de la protection de la population[H] ont accès aux données mentionnées à l'article 9, alinéa 1 lettres c) et d) de la loi sur le contrôle des habitants[D].

3 Le service en charge des droits politiques[F] a accès aux données mentionnées à l'article 9, alinéa 1 lettre e) de la loi sur le contrôle des habitants.

4 Le service en charge du recouvrement des sanctions judiciaires et des frais pénaux[F] a accès aux données relatives à la détention dans un établissement pénitentiaire.

5 Les administrations communales ont les accès prévus à l'alinéa 1er. Elles ont cependant accès à toutes les données concernant leurs communes.

6 L'Administration cantonale des impôts et le service en charge de la population[F] ont accès à toutes les données.

6bis Le service en charge de la protection des mineurs[H] a accès aux données de l'article 4, alinéa 1, lettre h) de la loi sur le contrôle des habitants[D].

7 Les autorités et personnes mentionnées aux alinéas précédents peuvent accéder aux données au moyen d'une procédure d'appel. Elles ne peuvent transmettre à des tiers les données auxquelles elles ont accès.

Art. 7 - Connexion

1 Seule l'application informatique cantonale est connectée à la plate-forme centrale informatique de communication (sedex) mise à disposition par la Confédération.

Art. 8 - Certification

1 L'application informatique cantonale est certifiée par l'OFS.

2 Les communes utilisent un logiciel certifié par le service en charge de l'informatique cantonale[F] et le tiennent à jour.

Art. 9 - Utilisation et communication au sein du canton [ 1 ]

1 Les services de l'administration cantonale et des administrations communales qui tiennent des registres peuvent utiliser le numéro d'assuré, dans l'accomplissement de leurs tâches légales, pour identifier de manière univoque les personnes physiques qu'ils contiennent.

2 La demande, motivée, est adressée au Service, qui transmet les données nécessaires à la Caisse centrale de compensation AVS pour l'enregistrement sur la liste des entités utilisant le numéro d'assuré.

3 Les communications du numéro d'assuré peuvent donner lieu à un émolument d'un montant de 30 francs au maximum.

Art. 10 - Numéro facultatif de logement

1 Afin de simplifier la mise à jour du lien personne-ménage-logement, les communes peuvent introduire une numérotation physique ou administrative des logements en complément de l'identificateur de logement (EWID) enregistré dans le registre des bâtiments (art. 8, al. 3 LHR [A] - art. 12f LRF [I] ).

2 Dans ce cas, les propriétaires ou leurs mandataires indiquent ce numéro sur le contrat de bail.

Art. 11 - Délais

1 L'harmonisation des registres et l'inscription du numéro AVS dans les registres de contrôle des habitants sont achevées au plus tard le 1er janvier 2010.

2 L'indicateur de bâtiments (EGID) est géré dans tous les registres des habitants au plus tard le 15 janvier 2010 et l'identificateur des logements (EWID) au plus tard le 31 décembre 2012.

3 Toutefois, les registres des habitants qui ne peuvent attribuer un identificateur de logement au 31 décembre 2010 doivent introduire un numéro de ménage pour cette date.

Art. 12 - Apurement du registre cantonal des bâtiments

1 Jusqu'au 31 décembre 2012, les services industriels, les régies immobilières ou tout autre prestataire de services tenant des registres sont tenus de mettre gratuitement à la disposition des communes les données dont elles ont besoin pour procéder à l'apurement du registre cantonal des bâtiments selon les directives de l'OFS.

Art. 13 - Numéro de logement

1 En cas d'introduction d'un numéro de logement (art. 10, al. 1), les propriétaires, leurs mandataires et toute autre entité tenant des registres sont tenus, jusqu'au 31 décembre 2012, de mettre gratuitement à disposition des communes ou de leurs mandataires les données nécessaires.

Art. 14 - Communication aux autorités fédérales

1 La présente loi est communiquée au Département fédéral de l'intérieur.

Art. 15

1 Le Conseil d'Etat est chargé de l'exécution de la présente loi. Il en publiera le texte conformément à l'article 84, alinéa 1, lettre a) de la Constitution cantonale et en fixera, par voie d'arrêté, la date d'entrée en vigueur.