RÈGLEMENT 810.05.1 fixant les normes relatives à la comptabilité, au système d'information, à la révision du reporting annuel et au système de contrôle interne des hôpitaux reconnus d'intérêt public

du 25 avril 2018

Préambule

LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu la loi du 5 décembre 1978 sur la planification et le financement des établissements sanitaires d'intérêt public (ci-après : la LPFES) [A] vu le préavis du Département de la santé et de l'action sociale (ci-après : le département) arrête

Art. 1 - Champ d'application [ 1 ]

1 Sont soumis au présent règlement les établissements hospitaliers vaudois avec participation financière de l'Etat inscrits sur la liste LAMal vaudoise, qu'ils soient constitués en institutions de droit public ou des hôpitaux privés reconnus d'intérêt public au sens de l'article 4 de la LPFES (ci-après : les hôpitaux).

2 Les modalités particulières prévues par la loi sur les Hospices cantonaux[B] et ses dispositions d'application sont réservées.

3 Les hôpitaux inscrits sur la liste LAMal vaudoise avec limitation quantitative de leurs missions médicales ou dont le nombre de cas pour leurs missions médicales est non significatif par rapport à leur entière activité font l'objet d'un suivi restreint. Dans ce cas, l'article 7, alinéa 2, lettres b) et c) ne s'applique pas.

Art. 2 - But [ 1 ]

1 Le présent règlement fixe la forme et la teneur des informations comptables, financières et statistiques que les hôpitaux sont tenus de communiquer à l'Etat, afin de satisfaire au contrôle de l'utilisation des subventions.

2 A cette fin, il définit :

Art. 3 - Principes et directives comptables [ 1 ]

1 Les hôpitaux remplissent le reporting à l'intention du service.

2 Ce reporting est dressé conformément aux dispositions légales et aux principes comptables applicables à la forme juridique que revêt l'établissement ainsi qu'aux directives comptables édictées par le service. Les directives comptables sont mises à jour au plus tard le 30 juin de l'exercice concerné.

3 Les grands hôpitaux au sens de l'article 3, alinéa 2 du Règlement sur les investissements des établissements hospitaliers figurant sur la liste vaudoise (RIEH)[C], sont tenus de dresser ce reporting selon une norme comptable reconnue, telle que les Swiss GAAP RPC.

Art. 4 - Plan comptable [ 1 ]

1 Les hôpitaux sont tenus d'appliquer le plan comptable de l'association "H+ Les hôpitaux de Suisse", tel que complété par les directives comptables du service. Le plan comptable est mis à jour au plus tard le 1er janvier de l'exercice concerné.

Art. 5 - Règles particulières liées aux charges et produits d'investissements [ 1 ]

1 Les charges et produits d'investissements doivent pouvoir être distingués des charges et produits d'exploitation dans le reporting et comptabilisés conformément aux directives comptables du service. Le service peut, à titre exceptionnel, autoriser un hôpital à utiliser des produits d'investissement pour couvrir d'autres charges que des charges d'investissement en cas de besoins avérés. L'hôpital doit motiver ce besoin par une demande écrite au service et la transmettre au plus tard le 31 mars suivant l'exercice comptable concerné.

2 Le fonds d'entretien et de rénovation est dissous. Son solde est viré au fonds de réserve d'investissements.

3 Les bénéfices d'investissement ressortant du reporting annuel sont obligatoirement affectés à un fonds de réserve pour les investissements. Ce fonds est exclusivement destiné à couvrir les charges d'investissement, sous réserve des dispositions prévues à l'alinéa premier.

Art. 6 - Reporting [ 1 ]

1 Le reporting se compose des éléments suivants :

2 Les formules-types de reporting sont élaborées par le service qui les met à jour au plus tard le 30 juin de l'exercice concerné.

Art. 7 - Remise des informations et des documents [ 1 ]

1 Les hôpitaux ont l'obligation de fournir au service toutes les pièces et informations utiles à l'appréciation de leur situation financière.

2 Ils doivent en particulier remettre au service les documents suivants :

3 Les hôpitaux doivent également faire parvenir au service les documents suivants :

Art. 8 - Délai pour la remise des budgets [ 1 ]

1 Les hôpitaux remettent les budgets au service au plus tard le 30 avril de chaque année.

Art. 9 - Délai pour la remise du reporting semestriel [ 1 ]

1 Les hôpitaux remettent le reporting semestriel au service au plus tard le 31 août de chaque année.

Art. 10 - Délai pour la remise du reporting annuel et des informations complémentaires [ 1 ]

1 Les hôpitaux remettent au service les documents requis à l'article 7, alinéa 2, lettre c) du présent règlement au plus tard le 30 avril de chaque année.

Art. 11 - Délai pour la remise des comptes annuels et des rapports [ 1 ]

1 Les hôpitaux remettent au service les documents requis à l'article 7, alinéa 3, lettres a) et b) du présent règlement au plus tard le 30 juin de chaque année.

Art. 12 - Désignation et conditions

1 L'organe suprême de l'hôpital désigne un réviseur du reporting annuel. Ce dernier peut être l'organe de révision requis par le droit fédéral.

2 Le réviseur du reporting annuel doit être un expert-réviseur agréé ou une entreprise de révision agréée soumise à la surveillance de l'Etat au sens de la loi fédérale sur la surveillance de la révision.

3 Tous les hôpitaux soumis au présent règlement sont astreints au contrôle ordinaire et à la présentation des comptes des grandes entreprises selon l'article 961 CO[D].

Art. 13 - Indépendance, durée et reconduction du mandat

1 Les dispositions du droit fédéral régissant l'indépendance de l'organe de révision des sociétés anonymes et celles relatives aux entreprises de révision soumises à la surveillance de l'Etat sont applicables au réviseur du reporting annuel.

2 Le réviseur du reporting peut exercer ce mandat pendant sept ans au plus. L'entreprise de révision ne peut reprendre le même mandat qu'après une interruption de trois ans. Les dispositions légales en matière de marchés publics[E] sont expressément réservées.

Art. 14 - Attributions [ 1 ]

1 Le réviseur du reporting annuel et des comptes annuels effectue chaque année les contrôles suivants :

2 Avec l'accord de l'hôpital, le service peut déléguer des contrôles spécifiques au réviseur du reporting lors de son contrôle annuel afin d'attester du respect d'une loi, d'un règlement, d'une directive ou d'une convention particulière.

3 Le service informe les hôpitaux des contrôles spécifiques du réviseur requis pour l'exercice comptable au plus tard le 30 juin de cet exercice, afin que le mandat de révision annuel entre l'hôpital et le réviseur du reporting annuel puisse être adapté en conséquence.

Art. 15 - Rapport de vérification du reporting annuel [ 1 ]

1 Le réviseur du reporting annuel établit un rapport écrit à l'intention du service selon le modèle annexé au présent règlement mis à jour dans les directives comptables.

2 Si, au cours de ses vérifications, il constate des violations de la loi, des règlements et directives, des statuts ou des conventions, il les consigne dans son rapport.

3 En cas de non respect du présent règlement par le réviseur du reporting, le département peut nommer un réviseur ad hoc aux fins de procéder à un nouveau contrôle, aux frais de l'hôpital concerné.

4 Le réviseur du reporting annuel remet son rapport à l'organe suprême de l'hôpital au plus tard le 15 avril de chaque année afin que ce dernier puisse le transmettre au service dans les délais impartis.

Art. 16 - Empêchement d'accomplir son mandat

1 En cas d'impossibilité d'accomplir son mandat, le réviseur informe immédiatement le département.

2 Si le réviseur du reporting renonce à son mandat, il en indique les motifs par écrit à l'organe suprême de l'hôpital ; il transmet une copie de ce courrier au département.

3 En cas de révocation du réviseur par l'organe suprême de l'hôpital, ce dernier en indique les motifs par écrit au réviseur et transmet une copie de ce courrier au département.

Art. 17 - Contrôles [ 1 ]

1 Le service peut procéder lui-même ou mandater un réviseur à ses frais pour procéder à des contrôles dans les hôpitaux.

2 Les hôpitaux fournissent au service ou au réviseur mandaté toutes les pièces et informations que ces derniers jugent utiles pour vérifier le respect des dispositions du présent règlement.

Art. 18 - Sanctions

1 En cas de non respect des échéances ou exigences du présent règlement, les dispositions de l'article 32f, alinéa 1 LPFES[A] sont applicables.

Art. 19 - Applicabilité du règlement

1 Le présent règlement est applicable dès l'exercice comptable 2019.

Art. 20 - Abrogation

1 Le présent règlement abroge celui du 7 mai 2008 sur le même objet.

Art. 21 - Disposition finale

1 Le Département de la santé et de l'action sociale est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er janvier 2019.