RÈGLEMENT 810.11.1 d'application de la loi du 16 novembre 1993 sur les Hospices cantonaux

du 20 mai 2009

Préambule

LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu la loi du 16 novembre 1993 sur les Hospices cantonaux (ci-après : LHC)[A] vu la loi du 5 décembre 1978 sur la planification et le financement des établissements sanitaires d'intérêt public (ci-après : LPFES) [B] vu l'article 155 de la loi du 29 mai 1985 sur la santé publique (ci-après : LSP) [C] vu l'article 64 de la loi du 11 février 1970 sur l'organisation du Conseil d'Etat (ci-après : LOCE) [D] vu le préavis du Département de la santé et de l'action sociale (ci-après : le département en charge de la santé) arrête

Art. 1 - Champ d'application

1 Le présent règlement fixe les dispositions d'application de la loi du 16 novembre 1993 sur les Hospices cantonaux [A] .

2 Il décrit l'organisation générale du Centre hospitalier universitaire vaudois (ci-après : le CHUV) et détermine les règles financières et de gestion qui lui sont applicables.

Art. 2 - Principes d'organisation

1 Le CHUV est organisé en départements, dénommés également unités de gestion, qui sont dirigés par des chefs de département.

2 Les départements sont eux-mêmes organisés en services dénommés également unités de base. Ces derniers sont dirigés par des chefs de service.

Art. 3 - Direction [ 5 ]

1 Le CHUV est dirigé par un directeur général. Ce dernier a rang de chef de service sur le plan de l'administration cantonale.

1bis Le Conseil stratégique du CHUV est associé à la désignation du directeur général par la participation de l'un ou de ses membres au comité de sélection mis sur pied par le Conseil d'Etat.

2 Le directeur général s'adjoint les compétences d'un comité de direction, chargé de la direction opérationnelle du CHUV. Ce comité est présidé par le directeur général.

Art. 4 - Compétences du directeur général

1 Sous réserve des compétences du Conseil d'Etat, du chef du département et de l'Université de Lausanne, par sa faculté de biologie et médecine en ce qui concerne les domaines de l'enseignement et de la recherche, le directeur général a notamment les compétences suivantes :

2 Le directeur général peut déléguer ses compétences par le biais d'une directive. Il porte cette dernière à la connaissance du chef du département.

Art. 5 - Directions transversales

1 Le CHUV comprend des directions transversales en matière notamment d'administration et finances, de ressources humaines, de systèmes d'information, de constructions, ingénierie et technique et logistique. Elles font l'objet des dispositions du chapitre V du présent règlement.

Art. 6 - Directions médicale et des soins

1 Le CHUV comprend une direction médicale et une direction des soins qui soutiennent le directeur général dans la mise en œuvre des missions du CHUV décrites à l'article 8 du présent règlement, notamment par la définition et l'application de standards de prise en charge des patients et d'organisation des professionnels médicaux et paramédicaux.

Art. 7 - Collèges

1 Le CHUV comprend également le collège des chefs de département, le collège des directeurs administratifs ainsi que le collège des directeurs des soins.

2 Ces collèges assument des tâches d'exécution, d'information et de consultation au sein du CHUV.

Art. 8 - Missions

1 Le CHUV a pour missions :

Art. 9 - Délégations d'activités et conventions de collaboration

1 Dans l'exercice des missions attribuées au CHUV, le directeur général décide, sous réserve de l'alinéa 4, de la passation de conventions et contrats cadres de collaboration avec d'autres établissements sanitaires de droit public ou privé, reconnus d'intérêt public ou non, ayant des missions semblables. Ses décisions font l'objet d'une liste.

2 Lorsqu'il s'agit d'établissements universitaires, les collaborations sont instaurées d'entente avec l'Université de Lausanne, par sa faculté de biologie et médecine.

3 Le directeur général peut décider du versement d'une contribution financière en lien avec les conventions et contrats cadres de collaboration.

4 Les décisions du directeur général impliquant une délégation de mission ou d'activité du CHUV et les conventions de collaboration y relatives sont soumises à l'approbation du Conseil d'Etat.

Art. 10 - Nomination [ 5 ]

1 Le Conseil d'Etat nomme les membres du Conseil stratégique du CHUV sur proposition du département, qui présente des candidats ayant les compétences attendues au sens de l'article 16b alinéa 1er LHC.

2 ...

Art. 11 - ... [ 5 ]

1 ...

2 ...

3 ...

Art. 12 - Compétences de la direction des ressources humaines

1 La direction des ressources humaines du CHUV est responsable de la gestion opérationnelle, du développement et de l'application de la politique définie par le Conseil d'Etat en matière de personnel pour ce qui est du personnel du CHUV. Elle se concerte sur les principes avec le Service du personnel de l'Etat de Vaud.

2 Elle émet les directives et instructions internes nécessaires, après les avoir soumises au Service du personnel de l'Etat de Vaud.

3 Elle est responsable notamment du paiement des salaires.

Art. 13 - Compétence de la direction des systèmes d'information

1 La direction des systèmes d'information du CHUV est responsable de la planification, de l'exploitation et du fonctionnement des systèmes d'information propres au CHUV.

2 Elle est responsable des achats de matériel informatique et de logiciels.

3 Elle collabore avec l'Université de Lausanne pour les besoins informatiques relatifs aux activités liées à la recherche et à l'enseignement.

Art. 14 - Compétences de la direction des constructions, ingénierie et technique

1 La direction des constructions, ingénierie et technique est responsable des schémas directeurs d'aménagement, des plans d'aménagement et de la planification des constructions pour les immeubles – terrains et bâtiments sanitaires – mis à disposition par l'Etat.

2 Elle répond de l'application de la directive émise par le directeur général en matière de gestion du fonds d'entretien et de transformation au sens de l'article 39 du présent règlement.

3 Elle collabore avec le Service Immeubles, Patrimoine et Logistique ainsi qu'avec le Service des bâtiments et travaux de l'Université de Lausanne pour l'application de la politique mise en œuvre par l'Etat en matière de constructions.

Art. 15 - Compétences de la direction de la logistique

1 La direction de la logistique est responsable de la logistique générale du CHUV.

2 Elle prévoit et assure le bon fonctionnement du CHUV, notamment dans les domaines des achats, des approvisionnements, des aménagements extérieurs, des communications, de l'hygiène, de l'ingénierie biomédicale, des locaux et parkings, de la restauration et des transports.

Art. 16 - Compétences de la direction administrative et financière

1 La direction administrative et financière est responsable notamment de l'application des dispositions légales et réglementaires relatives à la négociation des conventions tarifaires, à la gestion de la trésorerie, la tenue de la comptabilité, l'établissement et le suivi du budget, la présentation du budget et des comptes, la gestion des immobilisations, le recouvrement des créances et la gestion des fonds figurant au bilan du CHUV.

Art. 17 - Contrôle de gestion

1 La direction administrative et financière est responsable du développement d'instruments d'information et de contrôle de gestion adéquats à l'attention du directeur général et des directions des unités de gestion.

Art. 18 - Système de contrôle interne

1 La direction administrative et financière assure la mise en œuvre et l'amélioration continue d'un système de contrôle interne efficace et efficient.

2 Dans ce cadre, elle collabore avec :

3 Les responsables des unités de gestion assurent une mise à jour régulière, mais au minimum une fois par an :

Art. 19 - Trésorerie

1 Les besoins de trésorerie du CHUV sont couverts par l'Etat par un compte courant destiné à assurer les besoins de trésorerie du CHUV.

2 Ce compte courant porte intérêts.

Art. 20 - Taux d'intérêts

1 Le département en charge des finances[E] fixe :

Art. 21 - Elaboration et transmission [ 5 ]

1 Le CHUV élabore le plan stratégique de développement et le transmet pour préavis formel au Conseil stratégique du CHUV, puis, après concertation avec le service en charge de la santé publique, l'Université de Lausanne et le service en charge de l'enseignement supérieur, au département, pour soumission au Conseil d'Etat.

2 Le Conseil d'Etat transmet le plan stratégique de développement au Grand Conseil pour adoption.

Art. 22 - Eléments constitutifs

1 Le plan stratégique de développement comprend :

Art. 23 - Procédure d'évaluation [ 5 ]

1 Le CHUV élabore, en concertation avec l'Université de Lausanne un rapport intermédiaire durant la troisième année de législature et un rapport final d'évaluation du plan stratégique de développement. Il le transmet pour information au Conseil stratégique du CHUV et l'adresse au département pour soumission au Conseil d'Etat puis au Grand Conseil. Ce dernier en prend acte et adopte cas échéant les avenants évoqués à l'article 24 selon la procédure mentionnée à l'article 21.

Art. 24 - Rapport intermédiaire

1 Le rapport intermédiaire relatif à la mise en œuvre du plan stratégique de développement comprend :

Art. 25 - Rapport final

1 Le rapport final concernant la mise en œuvre du plan écoulé comprend :

Art. 26 - Portée

1 Le contrat annuel de prestations couvre les prestations cliniques et de santé publique du CHUV ainsi que des institutions ayant signé une convention particulière de collaboration avec le CHUV et impliquant un financement au sens de l'article 9.

Art. 27 - Procédure d'établissement [ 5 ]

1 Le CHUV et le département, par son service en charge de la santé publique, élaborent le contrat annuel de prestations. Après prise de position du Conseil stratégique du CHUV, ce dernier est transmis pour information au Conseil d'Etat ainsi qu'aux présidents de la Commission Thématique de Santé Publique, de la Commission de gestion et de la Commission des finances du Grand Conseil à l'appui de la demande de participation financière de l'Etat au CHUV.

2 Le CHUV et le département, par son service en charge de la santé publique élaborent l'annexe technique au contrat annuel de prestations en principe avant le 30 juin de chaque année. Cette annexe est transmise pour information au Conseil stratégique du CHUV et au Conseil d'Etat, ainsi qu'aux présidents de la Commission Thématique de Santé Publique, de la Commission de gestion et de la Commission des finances du Grand Conseil.

Art. 28 - Contenu du contrat annuel de prestations et de son annexe technique

1 Le contrat annuel de prestations comprend :

2 L'annexe technique au contrat annuel de prestations comprend pour sa part la fixation définitive du budget, de la quantité des prestations à fournir et des niveaux de référence pour les indicateurs de qualité.

Art. 29 - Procédure d'évaluation [ 5 ]

1 Sur la base des informations fournies par le CHUV avant le 15 mars, le département, par son service en charge de la santé publique, élabore le rapport d'évaluation du contrat annuel de prestations avant le 30 juin. Ce rapport est transmis pour information au Conseil stratégique du CHUV et au Conseil d'Etat, ainsi qu'aux présidents de la Commission Thématique de Santé Publique, de la Commission de gestion et de la Commission des finances du Grand Conseil.

Art. 30 - Contenu du rapport d'évaluation

1 Le rapport d'évaluation comprend :

Art. 31 - Etablissement du budget

1 Le budget du CHUV est établi dans le cadre de la procédure déterminée pour le contrat de prestations selon l'article 28 du présent règlement.

Art. 32 - Tenue des comptes [ 3 ]

1 Le CHUV tient un compte d'exploitation et un bilan selon son propre système comptable.

2 La direction administrative et financière tient une seule comptabilité pour l'ensemble du CHUV.

3 En fin d'exercice, le bilan et le compte d'exploitation du CHUV sont présentés en annexe de la brochure des comptes selon le même plan de comptes que celui de l'Etat. Ils font partie du périmètre de consolidation de la brochure des comptes.

Art. 33 - Présentation du budget et des comptes

1 Le budget du CHUV figure en annexe du budget de l'Etat selon le même plan comptable que ce dernier.

2 Les comptes de résultats du CHUV approuvés par le Conseil d'Etat figurent en annexe des comptes de l'Etat. La présentation des comptes de résultats est identique à celle du budget.

Art. 34 - Exploitation et suivi du budget

1 Le CHUV exploite son budget selon le principe de l'enveloppe budgétaire et en faisant application par analogie des règles définies par la LPFES [B] pour le financement des autres hôpitaux subventionnés.

2 Un suivi budgétaire est établi de manière trimestrielle par la direction administrative et financière à l'attention du directeur général. Le suivi budgétaire est transmis pour information au département en charge de la santé[E] .

Art. 35 - Budget des unités de gestion

1 La direction administrative et financière est chargée de l'établissement du budget des unités de gestion du CHUV. Il est soumis à l'approbation du directeur général et transmis au département en charge de la santé[E] .

2 Le budget est établi par unité de base dans le cadre de l'unité de gestion.

3 L'unité de gestion est responsable du résultat consolidé de ses unités de base. Des directives fixent les modalités.

4 Le budget des unités de gestion du CHUV est transmis pour information à la Commission des Finances du Grand Conseil jusqu'au 15 janvier de chaque année.

Art. 36 - Immeubles mis à disposition du CHUV par l'Etat

1 Le CHUV tient une liste des immeubles mis à sa disposition par l'Etat, classés selon le code de l'Etablissement cantonal d'assurance contre l'incendie et les éléments naturels.

Art. 37 - Calcul de la compensation financière [ 1, 3 ]

1 La compensation financière versée à l'Etat par le CHUV pour les immeubles mis à sa disposition, conformément à l'article 14a, alinéa 1 LHC[A] , correspond aux amortissements selon la méthode publiée par l'association faîtière des hôpitaux suisses auxquels s'ajoute un intérêt sur le solde à amortir moyen de l'exercice écoulé. Le taux d'intérêt est celui de la dette consolidée de l'Etat. Il est fixé par le département en charge des finances[E]. Une directive précise le calcul de la compensation financière.

Art. 37a - Rénovations et transformations d'immeubles à charge du CHUV [ 1, 3 ]

1 Le Grand Conseil accorde, par la voie du budget de fonctionnement de l'Etat, les moyens destinés au financement des investissements d'immeubles compris entre 1 et 8 millions à charge du CHUV, selon l'article 14a, alinéa 2 LHC[A] .

2 Le département en charge de la santé[E] est chargé du suivi du programme pluriannuel d'investissement (PPI) élaboré selon l'article 14a, alinéa 4 LHC.

Art. 38 - Entretien et transformation des immeubles et installations

1 Le CHUV assure l'entretien des immeubles et installations mis à sa disposition par l'Etat, ainsi que les transformations nécessitées par l'exploitation et dont le coût est inférieur ou égal à un million de francs par objet. Sont inclus dans ce périmètre les travaux effectués aux alentours des bâtiments du CHUV et les transformations en relation avec l'installation de nouveaux équipements.

Art. 39 - Fonds d'entretien et de transformation [ 1 ]

1 Le CHUV alimente annuellement un fonds porté à son bilan et destiné à financer les dépenses d'entretien et de transformation, mentionnées à l'article 38.

2 Les dépenses réelles de chaque exercice sont portées au compte d'exploitation. Elles sont couvertes en contrepartie par un prélèvement équivalent sur le fonds d'entretien et de transformation.

3 Le fonds d'entretien et de transformation ne peut pas être débiteur.

Art. 40 - Catégories

1 Les fonds affectés inscrits au bilan du CHUV sont classés en deux catégories :

2 Les sous-catégories de fonds couverts par les litt. a) et b) ci-dessus sont listées en annexe au présent règlement.

Art. 41 - Compétences

1 Les fonds en relation avec l'activité hospitalière au sens de l'article 40, alinéa 1, litt. a) sont gérés d'entente entre le département en charge de la santé[E] et le département en charge des finances[E] .

2 Sous réserve des dispositions contractuelles relatives à l'utilisation de fonds de tiers, les fonds affectés à la recherche au sens de l'article 40, alinéa 1, litt. b) sont gérées par le directeur général en concertation avec l'Université de Lausanne, par le Décanat de la faculté de biologie et médecine. Une directive règle notamment les principes et la stratégie de placement des fonds.

Art. 42 - Titulaires

1 Les fonds institutionnels et de réserve des départements sont gérés par le directeur général.

2 Pour les fonds de département et de service, le titulaire d'office est le responsable du département, respectivement du service concerné, sous réserve d'une décision contraire du directeur général.

3 Les titulaires des fonds affectés à la recherche sont désignés par le chef de département concerné, sous réserve des fonds alloués par des tiers à des collaborateurs du CHUV en particulier. Dans tous les cas, ces désignations sont validées par le directeur général.

Art. 43 - Rôle et responsabilités

1 Le titulaire est responsable de la bonne gestion des fonds affectés et de l'équilibre financier lié à l'utilisation de ceux-ci dans les limites de leur affectation. La vérification de la gestion et de l'utilisation conforme des fonds sont du ressort de la direction administrative départementale dont le titulaire de fonds dépend.

2 Le directeur général fixe les détails des règles de gestion dans des directives spécifiques.

3 Demeurent réservées notamment les dispositions régissant la gestion des fonds de service, inscrites dans le règlement du 9 janvier 2008 sur les médecins chefs de département, les médecins chefs de service, les médecins cadres, les médecins agréés et médecins hospitaliers du CHUV [F] .

Art. 44 - Organe de surveillance

1 Les fonds affectés inscrits au bilan du CHUV sont supervisés par la direction administrative et financière du CHUV.

2 La conformité de l'attribution et de l'utilisation des fonds affectés inscrits au bilan du CHUV est vérifiée par l'audit interne et externe du CHUV.

3 Les compétences du Contrôle cantonal des finances sont réservées.

Art. 45 - Alimentation

1 Les fonds affectés inscrits au bilan du CHUV sont alimentés:

Art. 46 - Prélèvements

1 Les prélèvements sur les fonds affectés inscrits au bilan du CHUV sont effectués:

Art. 47 - Garantie

1 Un fonds affecté inscrit au bilan du CHUV ne peut être débiteur sans un fonds de garantie.

Art. 48 - Service d'audit interne

1 Le CHUV est doté d'un service d'audit interne, rattaché administrativement au directeur général. Ce service est autonome et indépendant. Par autonomie et indépendance, on entend l'absence de lien hiérarchique avec le directeur général ainsi que la capacité pour l'audit interne d'agir sans directive ni contrainte concernant l'élaboration, la programmation ou la conduite des contrôles.

2 Demeurent réservés les mandats confiés par le directeur général et le comité d'audit.

3 Le chef du service d'audit interne est un spécialiste de la révision. Il est nommé par le directeur général du CHUV sur préavis du comité d'audit.

Art. 49 - Fonctionnement

1 Le service d'audit interne exerce ses missions en toute autonomie et indépendance.

2 Le service d'audit interne se dote d'un règlement d'organisation interne ou d'une charte, qui est préavisé par le comité d'audit et soumis à l'approbation du directeur général.

3 Son fonctionnement est soumis à un audit externe au moins tous les deux ans.

Art. 50 - Missions du Service d'audit interne

1 Le service d'audit interne fixe ses missions sur une base annuelle. Des missions ponctuelles peuvent également lui être confiées directement par le directeur général ou le comité d'audit.

2 Le service d'audit interne intervient notamment dans les domaines suivants:

3 Dans le cadre de l'accomplissement de ses missions, il bénéficie d'un accès illimité à toutes les fonctions, documents, informations, et procédures du CHUV.

Art. 51 - Rapports

1 Le service d'audit interne rapporte au directeur général et au secteur audité. Il rapporte également au comité d'audit en ce qui concerne les mandats confiés par ce dernier. Il formule dans ses rapports des recommandations de correction ou d'amélioration du fonctionnement du domaine audité.

2 Il fournit régulièrement à l'attention du directeur général un état de situation des recommandations non traitées, et l'informe également des retards dans la mise en œuvre des recommandations.

3 Il établit chaque année à l'attention du comité d'audit un rapport d'activité sur les missions effectuées, sur la communication des rapports d'audit interne, et sur les principaux renseignements contenus dans ceux-ci.

Art. 52 - Comité d'audit

1 Le CHUV est doté d'un comité d'audit, dont les membres sont nommés par le Conseil d'Etat. Le chef du département en assure la présidence.

Art. 53 - Fonctionnement

1 Le comité d'audit décide de son organisation et de ses règles de fonctionnement.

2 Il se réunit au minimum deux fois par année. A la demande d'un de ses membres, une séance extraordinaire peut être tenue.

3 Il a la mission d'évaluer la capacité de fonctionnement du système de contrôle interne (SCI) et d'apprécier l'efficacité de l'audit externe, du service d'audit interne, ainsi que de leur coopération. Il prend en outre connaissance des faits pouvant avoir un impact sur le système financier du CHUV et préavise le Conseil d'Etat en la matière.

4 Dans le cadre de l'exercice de ses missions, il a notamment les compétences suivantes:

Art. 54 - Rapports

1 Le comité d'audit rapporte annuellement au Conseil d'Etat sur son activité.

Art. 55 - Gestion [ 2 ]

1 Les vignobles du CHUV (immeubles et vignes) sont gérés par le service en charge de la viticulture[E] qui tient les comptes séparément des comptes de l'Etat.

Art. 56 - Abrogation des règlements en vigueur

1 Le règlement du 22 février 1995 sur les Hospices cantonaux, ainsi que du règlement du 10 décembre 1997 sur les réserves spéciales affectées au bilan des Hospices cantonaux sont abrogés.

Art. 56a - Taux d'intérêt pour le calcul de la part intérêt de la compensation financière [ 4 ]

1 En dérogation à l'article 37 alinéa 1 et pour les exercices budgétaires 2023 à 2027, le taux d'intérêt applicable au calcul de la part « intérêts » de la compensation financière versée par le CHUV se monte à 1%.

2 Si toutefois durant cette période le taux moyen de la dette consolidée de l'Etat dépasse 2% ou descend en-dessous de 1% pendant un exercice, le régime de l'article 37 alinéa 1 est à nouveau appliqué.

Art. 57 - Entrée en vigueur

1 Le département en charge de la santé est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er juin 2009.