172.220.111.42

# Ordinanza sull’elaborazione di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del DFAE

(Ordinanza Web DFAE)

del 5 novembre 2014 (Stato 1° gennaio 2024)

Il Consiglio federale svizzero,

visti l’articolo 57*h* ^ter^della legge del 21 marzo 1997[^1]sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA);

visto l’articolo 27 capoverso 2 lettera c della legge del 24 marzo 2000[^2]sul personale federale (LPers),[^3]

ordina:

## **Sezione 1:** Disposizioni generali {#sec_1}
##### **Art. 1** Oggetto {#sec_1/art_1 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--1}
1. La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) (Web DFAE).
2. L’Intranet del DFAE (Intranet DFAE) è una piattaforma informativa protetta accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate.
3. L’Extranet del DFAE (Extranet DFAE) è un’estensione dell’Intranet alla quale hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all’Intranet e una cerchia esterna limitata di persone tramite password.

##### **Art. 2** Scopo del trattamento dei dati nel Web DFAE {#sec_1/art_2 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--2}
Il trattamento di dati personali nel Web DFAE serve alla formazione di reti e alla collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle attività del DFAE.

##### **Art. 3** Gestione {#sec_1/art_3 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--3}
Il Web DFAE è gestito dalla Segretaria generale del DFAE (SG DFAE).

## **Sezione 2:** Dati e trattamento dei dati {#sec_2}
##### **Art. 4** Persone {#sec_2/art_4 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--4}
Nel Web DFAE sono trattati i dati delle seguenti persone:
a. gli impiegati del DFAE;
b. altri impiegati dell’Amministrazione federale;
c. i terzi legati da un rapporto contrattuale al DFAE o ad altre unità dell’Amministrazione federale che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale (terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale);
d. i terzi ai quali il responsabile dell’applicazione ha attribuito i diritti d’accesso all’Extranet DFAE (terzi con accesso all’Extranet DFAE).

##### **Art. 5** Genere, origine e modificabilità dei dati personali {#sec_2/art_5 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--5}
1. Nel Web DFAE sono trattati i dati delle persone di cui all’articolo 4 elencati nell’allegato.
2. Nell’allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web DFAE dai servizi di elenchi secondo l’articolo 8 dell’ordinanza del 6 dicembre 2013[^4]sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT, i dati che possono essere rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web DFAE.
3. I dati dei servizi di elenchi gestiti dall’UFIT sono aggiornati quotidianamente e non possono essere modificati nel Web DFAE.

##### **Art. 6** Diritti d’accesso individuali {#sec_2/art_6 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--6}
1. Le seguenti persone hanno accesso all’Intranet DFAE:
a. gli impiegati del DFAE;
b. altri impiegati dell’Amministrazione federale;
c. i terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale;
2. Le seguenti persone hanno accesso all’Extranet DFAE:
a. le persone di cui al capoverso 1;
b. i terzi con accesso all’Extranet DFAE.

##### **Art. 7** Attribuzione dei diritti d’accesso {#sec_2/art_7 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--7}
1. Il responsabile dell’applicazione attribuisce diritti d’accesso individuali agli utenti del Web DFAE.
2. Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per esercitare i diritti d’accesso sono ancora adempiute.
3. I diritti d’accesso possono essere limitati.

##### **Art. 8** Trattamento dei dati {#sec_2/art_8 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--8}
1. Le persone di cui all’articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web DFAE nell’ambito dei loro diritti d’accesso (diritto di lettura).
2. Il numero personale non è visibile.
3. Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel Web DFAE.
4. L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel Web DFAE, sempreché ciò sia necessario all’adempimento dei suoi compiti.
5. I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo.

##### **Art. 9** Gestione del sistema {#sec_2/art_9 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--9}
1. L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni del Web DFAE.
2. Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore del sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il DFAE.

## **Sezione 3:** Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni {#sec_3}
##### **Art. 10** Diritto d’accesso e diritto di rettifica {#sec_3/art_10 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--10}
1. Ogni persona può chiedere alla SG DFAE per scritto e comprovando la propria identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web DFAE e la rettifica di dati inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web DFAE.
2. Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito.

##### **Art. 11** Obblighi di diligenza {#sec_3/art_11 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--11}
1. La SG DFAE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web DFAE siano trattati conformemente alle prescrizioni.
2. Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web DFAE siano esatti, completi e aggiornati.

##### **Art. 12** Sicurezza dei dati {#sec_3/art_12 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--12}
1. La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono disciplinate:[^5]
a.[^6] dall’ordinanza del 31 agosto 2022[^7]sulla protezione dei dati;
b.[^8] dall’ordinanza dell’8 novembre 2023[^9]sulla sicurezza delle informazioni.[^10]
2. La SG DFAE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

##### **Art. 13** Verbalizzazione {#sec_3/art_13 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--13}
1. Gli accessi al Web DFAE e le modifiche nel Web DFAE sono costantemente verbalizzati.
2. I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.[^11]

## **Sezione 4:** Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati {#sec_4}
##### **Art. 14** {#sec_4/art_14 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--14}
1. I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE si è concluso sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.
2. I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e sono legati al DFAE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.
3. I dati degli altri impiegati dell’Amministrazione federale, di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrattuale ad altre unità dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso all’Extranet DFAE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l’ultimo accesso.
4. Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

## **Sezione 5:** Entrata in vigore {#sec_5}
##### **Art. 15** {#sec_5/art_15 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--15}
La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2014.

(art. 5 cpv. 1 e 2)
### Origine ed estensione dei dati {#annex_u1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--annex-1}
LegendaA Servizi di elenchi UFIT (ripresa automatica)
B Attribuzione automatica da parte del Web DFAE
C Inserimento manuale dei propri dati (facoltativo)
D Inserimento manuale dei propri dati (obbligatorio)

#### **A.** Intranet DFAE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale {#annex_u1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--annex-1/lvl_A}
| Dati | Origine |
| --- | --- |
| Cognome | A |
| Nome | A |
| Appellativo | A |
| Foto | C |
| Numero personale (non visibile) | A |
| Sigla | A |
| Numero ufficio | A |
| Dipartimento | A |
| Unità organizzativa 1 | A |
| Unità organizzativa 2 | C |
| Unità amministrativa | A |
| Funzione 1 | A |
| Funzione 2 | C |
| Telefono 1 | A |
| Telefono 2 | C |
| Cellulare professionale | C |
| Cellulare privato | C |
| Indirizzo e-mail | A |
| Fax | A |
| Indirizzo | A |
| Luogo di lavoro | A |
| Paese | A |
| Grado di occupazione | C |
| Orari di lavoro | C |
| Competenze | C |
| Superiore gerarchico (cognome, nome) | A |
| Supplente (cognome, nome) | C |
| Attitudini (esperienza professionale) | C |
| Appartenenza a un gruppo | B |
| Lingua di corrispondenza | A |
| Conoscenze linguistiche | C |

#### **B.** Extranet DFAE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale {#annex_u1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--annex-1/lvl_B}
| Dati | Origine |
| --- | --- |
| Cognome | C |
| Nome | C |
| Appellativo | C |
| Foto | C |
| Dipartimento | C |
| Unità organizzativa | C |
| Unità amministrativa | C |
| Funzione | C |
| Telefono | C |
| Cellulare professionale | C |
| Cellulare privato | C |
| Indirizzo e-mail | C |
| Fax | C |
| Indirizzo | C |
| Luogo di lavoro | C |
| Paese | C |
| Orari di lavoro | C |
| Superiore gerarchico (cognome, nome) | C |
| Supplente (cognome, nome) | C |
| Attitudini (esperienza professionale) | C |
| Appartenenza a un gruppo | B |
| Lingua di corrispondenza | C |
| Conoscenze linguistiche | C |

#### **C.** Extranet DFAE: origine ed estensione dei dati di terzi con accesso all’Extranet DFAE {#annex_u1/lvl_u1 omnilex-key=ch-fedlex--172.220.111.42--annex-1/lvl_C}
| Dati | Origine |
| --- | --- |
| Cognome | D |
| Nome | D |
| Appellativo | D |
| Foto | C |
| Indirizzo | D |
| Località | D |
| Paese | D |
| Homepage | C |
| Funzione | C |
| Telefono | D |
| Numeri di cellulare | C |
| Indirizzo e-mail | D |
| Fax | C |
| Azienda (operante per …) | D |
| Persona di riferimento al DFAE (cognome, nome) | D |
| Supplente (cognome, nome) | C |
| Orari di lavoro | C |
| Competenze | C |
| Appartenenza a un gruppo | B |
| Lingua di corrispondenza | D |
| Conoscenze linguistiche | C |

[^1]: RS  **172.010**
[^2]: RS  **172.220.1**
[^3]: Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU  **2022**  568).
[^4]: RS  **172.010.59**
[^5]: Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 11 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU  **2023**  735).
[^6]: Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU  **2022**  568).
[^7]: RS  **235.11**
[^8]: Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 11 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU  **2023**  735).
[^9]: RS  **128.1**
[^10]: Nuovo testo giusta l’all. n. 8 dell’O del 24 feb. 2021, in vigore dal 1° apr. 2021  (RU  **2021**  132).
[^11]: Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU  **2022**  568).