221.431

# Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio

(Ordinanza sui libri di commercio; Olc)

del 24 aprile 2002 (Stato 1° gennaio 2013)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 958*f* capoverso 4 del Codice delle obbligazioni[^1],[^2]

ordina:

## **Sezione 1:** Libri {#sec_1}
##### **Art. 1** {#sec_1/art_1 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--1}
1. Chi ha l’obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari.
2. Il libro principale consta:
a. dei conti (suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate), sulla base dei quali sono allestiti il conto d’esercizio e il bilancio;
b. del giornale (rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate).
3. I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati necessari per stabilire lo stato patrimoniale dell’azienda, i rapporti di debito e di credito derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e dei creditori, come pure l’inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle prestazioni non fatturate.

## **Sezione 2:** Principi generali {#sec_2}
##### **Art. 2** Principi di tenuta e conservazione regolari dei libri {#sec_2/art_2 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--2}
1. La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare).
2. Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo e i documenti contabili sono rilevati e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, occorre rispettare i principi del trattamento regolare dei dati.[^3]
3. La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle norme contabili riconosciute, sempreché il Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni, la presente ordinanza e altre disposizioni esecutive non dispongano diversamente.[^4]

##### **Art. 3** Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione) {#sec_2/art_3 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--3}
I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.

##### **Art. 4** Documentazione {#sec_2/art_4 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--4}
1. A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.[^5]
2. Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni.

## **Sezione 3:** Principi della conservazione regolare {#sec_3}
##### **Art. 5** Obbligo di diligenza generale {#sec_3/art_5 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--5}
I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.

##### **Art. 6** Disponibilità {#sec_3/art_6 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--6}
1. I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.[^6]
2. Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se necessario per la consultazione e la verifica.
3. Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari.

##### **Art. 7** Organizzazione {#sec_3/art_7 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--7}
1. Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archiviate è disciplinata e documentata in modo chiaro.
2. È garantito l’accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati.

##### **Art. 8** Archivio {#sec_3/art_8 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--8}
Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.

## **Sezione 4:** Supporti d’informazione {#sec_4}
##### **Art. 9** Supporti d’informazione ammessi {#sec_4/art_9 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--9}
1. Sono ammessi per la conservazione di documenti:
a. i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili;
b. i supporti d’informazione alterabili quando:
        1. sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale);
        2. è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);
        3. sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; e
        4. sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).
2. I supporti d’informazione sono considerati alterabili quando le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici, dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).

##### **Art. 10** Esame e migrazione di dati {#sec_4/art_10 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--10}
1. L’integrità e leggibilità dei supporti d’informazione sono esaminate regolarmente.
2. I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione (migrazione di dati) quando è garantito che:
a. le informazioni rimangono complete ed esatte;
b. la disponibilità e la leggibilità continuano a soddisfare le esigenze legali.
3. La migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro è iscritta a verbale. Quest’ultimo è conservato assieme alle informazioni.

## **Sezione 5:** Disposizioni finali {#sec_5}
##### **Art. 11** Diritto previgente: abrogazione {#sec_5/art_11 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--11}
L’ordinanza del 2 giugno 1976[^7]concernente la registrazione di documenti da conservare è abrogata.

##### **Art. 12** Entrata in vigore {#sec_5/art_12 omnilex-key=ch-fedlex--221.431--12}
La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 2002.

[^1]: RS  **220**
[^2]: Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU  **2012**  6709).
[^3]: Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU  **2012**  6709).
[^4]: Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU  **2012**  6709).
[^5]: Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU  **2012**  6709).
[^6]: Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU  **2012**  6709).
[^7]: [RU  **1976**  1334]